Handbuch. Accantum GmbH Äußere Oberaustr. 36/4 D Rosenheim. Office & Outlook AddIn. Revisionsnummer: 1.00

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1 Handbuch Accantum GmbH Äußere Oberaustr. 36/4 D Rosenheim Titel: Betreff: Erstelldatum: Letzte Bearbeitung: Handbuch Office & Outlook AddIn ; HZI :49:00, FWI Revisionsnummer: 1.00 Speicherort: Q:\ITSW02-Intern\ACCANTUM\Accantum_V60\Doc\Handbücher\Accantum Office AddIn Handbuch V6.0.2.docx Accantum GmbH Die Weitergabe, sowie Vervielfältigung dieser Unterlage, auch von Teilen, Verwertung und Mitteilung ihres Inhaltes ist nicht gestattet, soweit nicht ausdrücklich durch die Accantum GmbH zugestanden. Zuwiderhandlung verpflichtet zu Schadenersatz. Alle Rechte vorbehalten.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis Einführung Office Integration Unterstützung Office Integration Office Integration in MS Office Word Installation Update Neuinstallation Installation Office AddIn Einrichtung Verbindung zum Archiv Globale Einstellungen Funktionen und Features Archivieren von Dokumenten Verwendung eines Profils Nach erfolgreicher Archivierung Dokumentenkopien Archivieren Suchfunktion Versionen von Dokumenten Eigenschaften von Dokumenten Speichern in der Office Integration Office Integration in MS Office Excel Office Integration in MS Office PowerPoint Office Integration in MS Office Outlook Globale Einstellungen Archivieren von Nachrichten Stubben von Nachrichten Wiederherstellen von Nachrichten Abbildungsverzeichnis Seite 2 / 22

3 Einführung Office Integration 2 Einführung Office Integration Vielen Dank, dass Sie sich für den Einsatz der Accantum Office Integration entschieden haben. Damit haben Sie ein nützliches Zusatzprogramm für den Import von Dokumenten und s in das [accantum]-archiv erworben. Die Office Integration ist entstanden, um dem Anwender die Möglichkeit zu bieten, direkt in Ihrer gewohnten MS Office Umgebung Dokumente und s in das [accantum]-archiv zu importieren. Achtung: Wir weisen explizit darauf hin, dass unsere Software-Komponenten mit den jeweils aktuellsten Service-Packs / Releases aller verwendeten Softwarekomponenten (s. Systemanforderungen) entwickelt und getestet wurden. Für Schäden oder Funktionsdefizite, welche aus unsachgemäßer Installation, veralteten oder inkompatiblen Versionen dieser Komponenten resultieren, übernehmen wir keine Haftung oder Verantwortung. 2.1 Unterstützung Office Integration Die aktuelle Version der [accantum] Office Integration kann mit MS Office Word, Excel, PowerPoint und Outlook verwendet werden Hinweis: Bei Dateiformaten vor dem.docx,.xlsx,.pptx Formaten ist die Funktion der Office Integration eingeschränkt. 2.2 Office Integration in MS Office Word Nach erfolgreicher Installation der [accantum] Office Integration, wird in der Office Titelleiste ein neuer Reiter mit [accantum] angezeigt. In diesem Reiter sind alle Funktionen der Office Integration enthalten. Alle sonstigen Standard Office Menüpunkte bleiben gleich und werden nicht durch die Office Integration beeinträchtigt. Zur nachfolgenden Erläuterung der Einrichtung, wurde MS Office Word verwendet. Abbildung 2-1 Office Integration in MS Office Word Seite 3 / 22

4 Installation 3 Installation 3.1 Update Ein Update von früheren Versionen des Outlook-AddIns wird nicht unterstützt. Bitte führen Sie eine manuelle Deinstallation früherer Versionen durch, bevor sie die aktuelle Version installieren. 3.2 Neuinstallation Installation Office AddIn Die erforderlichen Installationsdateien der Office Integration werden zusammen mit den Installationsdateien des [accantum] Archivs zur Verfügung gestellt. Die zur Installation benötigte Setup-Datei der Office Integration befindet sich im [accantum] Office-AddIn Ordner. Abbildung 3-1 Installationsdateien des [accantum] Archivs Abbildung 3-2 Office AddIn Setup Um eine einwandfreie Installation der Office Integration zu gewährleisten, empfehlen wir die setup.exe- Datei mit einem Rechtsklick als Administrator auszuführen: Abbildung 3-3 Setup.exe Datei Als Administrator ausführen Im weiteren Installationsverlauf wird Empfohlen, die Dialoge mit den Standardeinstellungen zu bestätigen. Die Installation des Outlook AddIns muss unter einem Administrator-Konto durchgeführt werden. Da sonst die Registrierung vor allem bei aktiver Benutzerkontensteuerung nicht gewährleistet werden kann. Seite 4 / 22

5 Installation Abbildung 3-4 Setup - starten Abbildung 3-5 Setup - Lizenzbedingungen Die Lizenzbedingungen müssen akzeptiert werden andernfalls ist eine Installation nicht möglich. Seite 5 / 22

6 Installation Abbildung 3-6 Setup - Pfad Es ist möglich, das Office AddIn an einem Ort zu installieren. Abbildung 3-7 Setup - Install Mit Betätigung der Schaltfläche Install wird die Installation begonnen. Seite 6 / 22

7 Installation Abbildung 3-8 Setup - in Progress Abbildung 3-9 Setup - Finish Nach erfolgreicher Installation wird empfohlen sollte ein Office Produkt geöffnet sein dieses neu zu starten. Hinweis: Eine Verwendung auf Terminal Servern wird nicht empfohlen. Seite 7 / 22

8 Einrichtung 4 Einrichtung Die Office Integration kann mit wenigen Schritten eingerichtet werden und ist darauf ausgelegt, dem Benutzer eine einfache Archivierung und Bearbeitung von Office-Dokumenten zu ermöglichen. 4.1 Verbindung zum Archiv Bevor mit der Office Integration gearbeitet werden kann, wird eine Verbindung zum Archiv benötigt. Abbildung 4-1 Schaltfläche - <Archiv wählen> Globale Einstellungen Wie am Screenshot unten bereits zu sehen ist, werden die Archiv-URL, die Authentifizierungsart und die Benutzeranmeldedaten vom Archiv benötigt. Damit die Zugangsdaten beim Öffnen eines neuen Office Dokuments nicht erneut eingegeben werden müssen, empfiehlt es sich den Hacken bei Benutzerdaten speichern zu setzen. Abbildung 4-2 Einstellungen - Archivdaten eingeben Seite 8 / 22

9 Einrichtung Im Reiter Sonstiges werden Protokollierungen der Office Integration eingestellt. Abbildung 4-3 Einstellungen - Protokollierungseinstellungen Im Reiter Speichern wird das Verzeichnis indem das Dokument Zwischengespeichert werden soll und ob eine automatische Namensvergabe erfolgen soll, eingerichtet. Abbildung 4-4 Einstellungen Speicheroptionen Seite 9 / 22

10 Einrichtung Im Reiter Profilverwaltung werden gespeicherte Profile, die verschiedene Archivierungseinstellungen beinhalten, aufgelistet. Zusätzlich kann eingerichtet werden, ob Profile für andere MS Office Produkte übernommen werden sollen. Weitere Informationen zu den Profilen werden im Punkt beschrieben. Abbildung 4-5 Einstellungen Profilverwaltung Seite 10 / 22

11 Funktionen und Features 5 Funktionen und Features Direkte Funktionen und Features die in der gewohnten MS Office Umgebung verwendet werden können um Dokumente und s in das [accantum]-archiv zu importieren. 5.1 Archivieren von Dokumenten Die Archivierung von MS Office Dokumenten (Word, Excel, PowerPoint) wird über die Schaltfläche <Archivieren> realisiert. Abbildung 5-1 Dokumente archivieren, Schaltfläche - <Archivieren> Abbildung 5-2 Erweiterte Archivierungseinstellung Ablageregeln wie Ablageort einstellen, Dokumentenattribute definieren und Verwendung eines Profils können hier eingestellt werden. Seite 11 / 22

12 Funktionen und Features Verwendung eines Profils Damit Archivierungseinstellungen nicht immer manuell durchgeführt werden müssen, kann mit Profilen gearbeitet werden. In den Profilen können Einstellungen gespeichert, und später wieder auf das Profil mit allen gespeicherten Einstellungen zugegriffen werden. Im rot markierten Bereich mit Klick auf das <grüne Plus> werden die manuell durchgeführten Einstellungen in einem Profil gespeichert und mit Klick auf die <Disketten> Schaltfläche gespeichert. Abbildung 5-3 Manuelle Einstellungen mit einem Profil verknüpfen Nach erfolgreicher Archivierung Nach erfolgreicher Archivierung werden die für jedes Dokument eindeutige DocumentID, der Ablageort und die aktuelle Version des Dokuments im rot markierten Informationsbereich angezeigt. Abbildung 5-4 Anzeige Dokumentendaten nach erfolgreicher Archivierung Dokumentenkopien Archivieren Durch die Office Integration ist es möglich, schnell und einfach Dokumentenkopien im Archiv abzulegen. Dies wird durch die Schaltfläche <Neu Archivieren> realisiert. Abbildung 5-5 Schaltfläche - <Neu Archivieren> Anschließend öffnet sich das Selbe Fenster wie beim ersten Archivieren indem die Archivierungseinstellungen durchgeführt werden können. Die Empfehlung ist, das Gleiche Profil wie bei der ersten Archivierung zu verwenden, um für die Kopie dieselben Einstellungen zu verwenden. Seite 12 / 22

13 Funktionen und Features 5.2 Suchfunktion Ähnlich wie im Archiv kann nach bestimmten Kriterien eine Suche gestartet werden. Abbildung 5-6 Schaltfläche - <Suchen > Mit Klick auf die <Suchen > Schaltfläche wird das Filtermenü zur Suche aufgerufen. Abbildung 5-7 Suchen - Suchfilter definieren Wie im Screenshot zu sehen, gibt es diverse Filtermöglichkeiten um eine benutzerdefinierte Suche im Archiv zu starten. Im Reiter Ergebnis werden die Suchergebnisse angezeigt: Abbildung 5-8 Suchen - Reiter Ergebnis (Suchergebnisse) Seite 13 / 22

14 Funktionen und Features Je nach Format des gefundenen Dokuments, wird das Dokument im entsprechenden Pro-gramm geöffnet. Handelt es sich beispielsweise um ein MS Word Dokument, kann das Doku-ment sofort direkt im Word geöffnet werden. 5.3 Versionen von Dokumenten Durch die Schaltfläche <neue Version> können verschiedene Versionen eines Dokuments angelegt werden. Abbildung 5-9 Schaltfläche - <neue Version> Durch verschiedene Versionen eines Dokuments können zwischen früheren und älteren Versionen gewechselt werden, zum Beispiel Version 1 bearbeitet von Mitarbeiter A und Version 2 bearbeitet von Mitarbeiter B. Abbildung 5-10 Schaltfläche - <Versionen> Wenn die Version gewechselt wird, öffnet sich für die ausgewählte Version ein neues Word Dokument indem der Inhalt der entsprechenden Version enthalten ist. Somit wird sichergestellt, dass jede Version extra abgespeichert werden muss. Die Versionen eines Dokuments werden in den Standardeinstellungen im Pfad: C:\Users\Benutzername\Documents\Accantum AutoSave\ gespeichert. Der Speichername setzt sich wie folgt zusammen: Dokumentname_v1 (v1, v2, v3 für die entsprechende Version des Dokuments). Der Speicherpfad kann auch geändert werden, diese Einstellung wird im Punkt Reiter Speichern erläutert. Hinweis: Der Speicherort der Versionen muss vom Anwender manuell geleert werden, die Leerung des Speicherortes erfolgt nicht automatisch! Seite 14 / 22

15 Funktionen und Features 5.4 Eigenschaften von Dokumenten Wenn ein Dokument bereits Archiviert wurde, kann mithilfe der <Eigenschaften> Schaltfläche das Archivierungseinstellungsfenster im Lesemodus geöffnet werden. Im Einstellungsfenster wurden zuvor der Ablageort und die Dokumentattribute definiert. Abbildung 5-11 Schaltfläche - <Eigenschaften> Einstellungsfenster im Lesemodus. Grau hinterlegte Felder können nicht verändert werden. Abbildung 5-12 Dokumenteigenschaften Einstellungsfenster im Lesemodus Seite 15 / 22

16 Funktionen und Features 5.5 Speichern in der Office Integration Die Schaltfläche <Speichern unter> unterscheidet sich vom normalen Speichern in MS Office Produkten. Beim Speichern in der Office Integration werden alle Attribute im aktuell geöffneten Dokument mit abgespeichert. Bei der normalen Speicherung gehen diese verloren. Abbildung 5-13 Schaltfläche <Speichern unter> 5.6 Office Integration in MS Office Excel Alle in MS Word geschilderten Funktionen und Anwendungsbeschreibungen sind identisch in MS Office Excel. Die Funktionalitäten befinden sich an selber Stelle. Abbildung 5-14 Office Integration in MS Office Excel 5.7 Office Integration in MS Office PowerPoint Alle in MS Word geschilderten Funktionen und Anwendungsbeschreibungen sind identisch in MS Office PowerPoint. Die Funktionalitäten befinden sich an selber Stelle. Abbildung 5-15 Office Integration in MS Office PowerPoint 5.8 Office Integration in MS Office Outlook Wie in MS Office Word, Excel und PowerPoint, ist die Office Integration ebenfalls in MS Office Outlook durch einen Reiter in der Titelleiste integriert. Abbildung 5-16 Reiter [accantum] in der Outlook Titelleiste Die Suchfunktion hat dieselbe Funktion wie oben bei MS Word bereits beschrieben. Genauere Informationen zur Suche befinden sich im Punkt 3.2 Suchfunktion. Seite 16 / 22

17 Funktionen und Features Globale Einstellungen Genauere Informationen zu den Reitern Verbindung, Sonstiges und Profilverwaltung befinden sich im Punkt 2.1 Verbindung zum Archiv. Die Einstellungen und Funktionen sind identisch wie im Punkt 2.1 beschrieben Im Reiter Verhalten werden Einstellungen vorgenommen, wie Archivierte Nachrichten im MS Outlook Posteingang markiert werden sollen und wie mit Stub-Anhängen sowie Textinhalten verfahren werden soll. Abbildung 5-17 Einstellungen - Verhalten Im Reiter Suche werden die maximale Anzahl an Suchtreffer und zusätzliche Suchmöglichkeiten im MS Outlook eingestellt. Seite 17 / 22

18 Funktionen und Features Abbildung 5-18 Einstellungen Suche Archivieren von Nachrichten Die Archivierung von Nachrichten wird über die Schaltfläche <Archivieren> realisiert. Abbildung 5-19 Nachrichten archivieren, Schaltfläche - <Archivieren> Zur Archivierung können Einstellungen vorgenommen werden, die genau definieren wie die Nachricht im Archiv abgelegt werden soll. Ablageregeln wie Ablageort, Weiteres Verfahren von Archivierten Nachrichten oder Nachrichten Stubben können vorgenommen werden. Seite 18 / 22

19 Funktionen und Features Abbildung 5-20 Archivierungseinstellung von Nachrichten Durch beispielsweise setzen des Hackens bei s nach Archivierung löschen werden die Nachrichten nach der Archivierung gelöscht. Durch setzen des Hackens bei s nach dem Archivieren Stubben werden die Nachrichten und deren Anhänge auf weniger Byte komprimiert, um Speicherplatz zu sparen. Seite 19 / 22

20 Funktionen und Features Stubben von Nachrichten Das Stubben von Nachrichten kann auch im Hauptfenster durch die Schaltfläche <Stubben> durchgeführt werden. Abbildung 5-21 Schaltfläche - <Stubben> Durch das Stubben werden die Nachrichten und deren Anhänge auf weniger Byte komprimiert, um Speicherplatz zu sparen. Archivierte Nachrichten werden im Outlook mit einem kleinen Hacken unter der Uhrzeit gekennzeichnet: Abbildung 5-22 Markierung einer archivierten Nachricht Gestubbte Nachrichten werden im Outlook mit einem zweiten kleinen Hacken unter der Uhrzeit gekennzeichnet: Abbildung 5-23 Markierung einer gestubbten Nachricht Wiederherstellen von Nachrichten Nachrichten, die bereits Archiviert wurden können über die Schaltfläche <Wiederherstellen> wiederhergestellt werden. Abbildung 5-24 Schaltfläche - <Wiederherstellen> Zum Widerherstellen von Nachrichten, muss die entsprechende Nachricht markiert und dann auf die Schaltfläche <Wiederherstellen> geklickt werden. Seite 20 / 22

21 Funktionen und Features Der Wiederherstellungsprozess wird daraufhin angezeigt. Sollten bei der Wiederherstellung Fehler auftreten, werden diese im Reiter Fehlerprotokoll angezeigt. Abbildung 5-25 Wiederherstellungsprozess Beim Wiederherstellen von Nachrichten, werden die Bytegröße, alle Anhänge und alle Texte auf Ihre ursprüngliche Größe und Länge wiederhergestellt. Seite 21 / 22

22 Abbildungsverzeichnis 6 Abbildungsverzeichnis Abbildung 2-1 Office Integration in MS Office Word... 3 Abbildung 3-1 Installationsdateien des [accantum] Archivs Abbildung 3-2 Office AddIn Setup... 4 Abbildung 3-3 Setup.exe Datei Als Administrator ausführen... 4 Abbildung 3-4 Setup - starten... 5 Abbildung 3-5 Setup - Lizenzbedingungen... 5 Abbildung 3-6 Setup - Pfad... 6 Abbildung 3-7 Setup - Install... 6 Abbildung 3-8 Setup - in Progress... 7 Abbildung 3-9 Setup - Finish... 7 Abbildung 4-1 Schaltfläche - <Archiv wählen>... 8 Abbildung 4-2 Einstellungen - Archivdaten eingeben... 8 Abbildung 4-3 Einstellungen - Protokollierungseinstellungen... 9 Abbildung 4-4 Einstellungen Speicheroptionen... 9 Abbildung 4-5 Einstellungen Profilverwaltung Abbildung 5-1 Dokumente archivieren, Schaltfläche - <Archivieren> Abbildung 5-2 Erweiterte Archivierungseinstellung Abbildung 5-3 Manuelle Einstellungen mit einem Profil verknüpfen Abbildung 5-4 Anzeige Dokumentendaten nach erfolgreicher Archivierung Abbildung 5-5 Schaltfläche - <Neu Archivieren> Abbildung 5-6 Schaltfläche - <Suchen > Abbildung 5-7 Suchen - Suchfilter definieren Abbildung 5-8 Suchen - Reiter Ergebnis (Suchergebnisse) Abbildung 5-9 Schaltfläche - <neue Version> Abbildung 5-10 Schaltfläche - <Versionen> Abbildung 5-11 Schaltfläche - <Eigenschaften> Abbildung 5-12 Dokumenteigenschaften Einstellungsfenster im Lesemodus Abbildung 5-13 Schaltfläche <Speichern unter> Abbildung 5-14 Office Integration in MS Office Excel Abbildung 5-15 Office Integration in MS Office PowerPoint Abbildung 5-16 Reiter [accantum] in der Outlook Titelleiste Abbildung 5-17 Einstellungen - Verhalten Abbildung 5-18 Einstellungen Suche Abbildung 5-19 Nachrichten archivieren, Schaltfläche - <Archivieren> Abbildung 5-20 Archivierungseinstellung von Nachrichten Abbildung 5-21 Schaltfläche - <Stubben> Abbildung 5-22 Markierung einer archivierten Nachricht Abbildung 5-23 Markierung einer gestubbten Nachricht Abbildung 5-24 Schaltfläche - <Wiederherstellen> Abbildung 5-25 Wiederherstellungsprozess Seite 22 / 22