Protokoll. Lenkungsausschuss Hochschul-IT. Termin: 15. Januar 2014, :30 Uhr. Ort: Ricklingen/H-IT. Protokoll: OB.

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1 Protokoll : 15. Januar 2014, :30 Uhr Ort: Ricklingen/H-IT Protokoll: OB Teilnehmende: Name Kürzel anwesend VP Prof. Dr. Manfred Krause HA L H-IT Carsten Hellmich CHE L V-IT Christiane Jentzen-Ang CJ L Z-IT Jürgen Rosemeyer JR L Bibl. Horst Ferber (vertreten durch Andrea HF Hofmann) IT-K F I Prof. Dr. Sönke Schoof (bis 12:00 Uhr) SS IT K F II Prof. Dr. Martin Reuter MR IT-K F III/ELC Prof. Dr. Oliver Bott OB IT-K F IV Prof. Dr. Arne Schulze ASC IT-K F V Gerhard Becker GB Thorsten Schumacher TS = anwesend = nicht anwesend Tagesordnung: 1 Begrüßung, 2 Protokoll 3 Berichte / Absprachen 3.1 Fakultät I 3.2 Fakultät II 3.3 Fakultät III 3.4 ELC 1

2 3.5 Fakultät IV 3.6 Fakultät V 3.7 Bibliothek Sonstiges Nächster : Wird per Umfrage ermittelt. Legende: Beschreibung: Kurze Beschreibung des Sachverhalts, des Ergebnisses Typ: Info(rmation), Beschluss, Verantwortlich: Namenskürzel der für Umsetzung des Beschlusses oder der Durchführung der verantwortlichen Person : Vereinbarter Erledigungstermin der 2

3 1 Begrüßung, durch den Leiter der H-IT. Info 2 Das Protokoll der letzten Sitzung wird genehmigt. Info 3 F I: Keine bes. Meldungen CH: Problematisiert Technikbetreuung Aula im Rahmen der geplanten Technikbeschaffungen 3 F II: Entfällt F III: Neues Konzept anonymer Kennungen zur Zeiterfassung werden problematisch in Bezug auf Handhabbarkeit im Alltag gesehen (insb. wenn das Konzept auf andere Dienste ausgeweitet wird). OB bittet um Einbeziehung der Fakultäten/OEs bei der weiteren Konzeption (s.u. Bericht H-IT) ELC (ehemals els): Im Rahmen des Scannens von EvaExam-Prüfungsbögen mit den Ricoh-Kopierern in den Fakultäten wird eine deutlich erhöhte Fehlerrate (bis ca. Faktor 10) beobachtet. Um die Fehlerrate zu senken empfiehlt die ELC die Beschaffung von mind. einem in EvaSys/EvaExam integrierten Scanner pro Standort. Angebote liegen bei Hr. Bietendüwel vor. Beschluss: Scanner sollen beschafft bzw. bereitgestellt werden eprüfungen: Mittelfristig muss dem Bedarf an eprüfungen begegnet werden, die dezentrale Organisation gerade großer Prüfungen in mehreren Räumen und mehreren Zeitslots ist allerdings vergleichsweise aufwändig. Diskutiert wird ein eigener und ausreichend großer PC-Raum in der Bismarckstr. : E- Prüfungskonzept wird von ELC gemeinsam mit H-IT im kommenden SoSe erarbeitet und als Entscheidungsvorlage vorgelegt. Fakultäten sollen bis dahin Bedarf an insb. großen E-Prüfungen (mehr als 30 Teilnehmer) ermitteln/artikulieren. Beschluss H-IT H-IT ELC/H-IT Fakultätsvertreter

4 Videoaufzeichnungen von Vorlesungen: Inanspruchnahme der mobilen Aufzeichnungseinheiten nimmt zu, Übertragung der Video-Daten zum zentralen Server beansprucht im größeren Maße Bandbreite. Dies sollte Info H-IT bei dem Ausbau der Netzwerkanbindung der Fakultäten/Standorte berücksichtigt werden. F IV: Anregungen: 1. Standardisiertes Projektvorgehen bei IT- (Infrastruktur-)Projekten (z.b. Office 365) mit inhaltlichen und regelmäßigen Statusberichten zur Information der Fakultäten. GB schlägt Redmine als Projektmanagementtool auch hierfür zu verwenden. CHE schlägt vor, Informationen im Intranet bereit zu stellen (Website) 2. Erstellung einer expliziten Infrastrukturstrategie (z.b. IPv6): Was ist den Fak. wichtig, was wird wann benötigt? Bsp. Kont. Nutzung verschiedener Betriebssysteme. CHE problematisiert in Bezug auf ISS Notwendigkeit vorheriger Bedarfsanalysen. Verweist auf vorhandene ISS für Verwaltung (z.b. kein MAC-OS, kein Linux auf den Arbeitsplatzrechnern). Fazit: Regelmäßig im LA-IT bedarfsorientiert über Infrastrukturstrategie sprechen. Im Zusammenhang mit 2 Thema IT-Services der H-IT CHE: Personalaufstockung für Verbesserung Service der H-IT insb. außerhalb der regulären Dienstzeiten problematisch (Info Hr. Steuernagel). Effektivere Betreuungskonzepte sollen überlegt werden. Dienstleistungskatalog sollte entwickelt werden. Startpunkt: Erarbeitung einer Liste von Dienstleistungen, die zur Kenntnis und weiteren Bedarfsermittlung an Fakultäten geht. F V: Praktikum-DB Die Praktikum-DB benötigt mittelfristig eine andere H-IT Alle H-IT, Fakultäten 4

5 Lösung. Sie wartet seit einiger Zeit auf eine HIS- Lösung bzw. auf eine hochschulweit einheitliche Lösung. Sie wurde zu Zeiten der EFH durch externe Programmier-Aufträge über eine Frontend-Backend- Lösung mit Access 2003 realisiert. Raum-/Semesterplanung Kufer-Software-Lösung Die Semesterplanung mittels der Kufer-Software an der Fakultät benötigt (ähnlich Praktikum-DB) ein Redesign oder eine andere hochschulweite Lösung. Die derzeit eingesetzte Lösung zum Einlesen der Daten (extern programmiert) war eigentlich nicht auf Dauer vorgesehen. Mittlerweile sind die Anforderungen anders/einfacher geworden. Betriebliche Projektarbeit Mike Saatze (Ausbildung FI SI) Mike Saatze wird im Antrag zur betrieblichen Projektarbeit folgendes Thema angeben: Neukonzeptionierung zur Erfassung und Inventarisierung von Peripheriegeräten mit Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM) an der Fakultät V der Hochschule Hannover. SCCM SCCM soll/wird an der Fakultät eingeführt werden. Kurzfristig ist die Ermittlung der installierten Hard- /Software umzusetzen. Weiterhin soll SCCM die derzeitige PC-Installation per Image-Technik (Acronis) ersetzen, sowie Software-Verteilung und Patch- Management ermöglichen. SCCM hat sich ggü. anderen Lösungen wie Matrix aufgrund besserer Konditionen (Bundesvertrag) durchgesetzt. CHE: SCCM wurde nach auch von der H-IT ausgewählt (insb. Lizenzverwaltung). Bibliothek: Die Umstellung auf das Ausleihsystem OUS4 ist erfolgt; erforderliche Nacharbeiten müssen 5

6 auf Verbundebene stattfinden. Die Thin Clients der Zentralbibliothek wurde ausgetauscht; die Wahl fiel auf Geräte der Firma Dell Wyse. Der Schriftenserver Ser- Wiss ist upgedatet auf OPUS4. Windows XP wurde an allen Standorten durch Windows 7 ersetzt; lediglich in der Teilbibliothek in Kleefeld stehen noch einige Geräte aus. Für das laufende Jahr sind als Projekte in der vorlesungsfreien Zeit vorgesehen: - Umzug in die neue Domäne im Februar - Serverersatz für netman.bib.hs-hannover.de im Sommer; um Unterstützung durch H-IT im Februar wird gebeten. Das laufende Projekt Hochschulbibliographie und Forschungsdokumentation mit Vivo geht voran. Es besteht eine Kooperation mit der TIB/UB; mit der Stabsstelle Forschung & Entwicklung werden Kooperationsgespräche aufgenommen; juristische Klärungsprozesse laufen. H-IT 6 H-IT: Siehe anhängige Datei; Es folgen Ergänzungen durch CHE: - Mailadressen: o Nach Abstimmung (4 dafür /2 Enthalgungen) wird stud.hs-hannover.de gewählt (Diskutierte Alternative: studium.hs-h.de) o fh-hannover.de: endgültige Abschaltung JR weist auf die an Studierende herausgegebene Information hin, die Mailadresse bliebe lebenslang enthalten (Weiterleitung). CHE verweist auf den hohen Administrationsaufwand und Beschluss

7 rechtliche (und dann technische/organisatorische) Konsequenzen einer hohen Anzahl von verwalteten Andressen (über /Providerstatus). TS unterstützt diese Argumentation (Abwägung Aufwand/Nutzen). GB: Anregung der Erstellung einer H-IT Anleitung für Einrichtung ei- ner Mitteilung (Filterkonfig. Outlook) über fehlerhaft zugesendete Mails und Mitteilung an Nutzer. Weiterhin: Domain-Name sollte reserviert bleiben. CHE: Dies ist sichergestellt. - SAP: o Projekt verläuft gut, das in dem ¾-Jahr 7 o Erreichte ist positiv zu bewerten. SS fragt zur Finanzbuchhaltung: Wann Einsichtnahme in den Fak. möglich? CHE: 100 Einsichtlizenzen sind gekauft. Zeitablauf: In der zweiten Projektphase werden die Einsicht-/Zugriffslizenzen für die Fakultäten bearbeitet. OB: Wann ist damit zu rechnen? CHE: Konkrete Zeitplanung ist von Herrn Bietendüwel als Projektverantwortlichem abzufragen. - Anonymisierte Benutzerkennungen: Benutzerkennungen nach Systematik der RWTH Aachen erstellt vor dem Hintergrund verbesserten Datenschutzes). Das Thema wird insg. kontrovers diskutiert (Abwägung Datenschutz/Benutzerfreundlichkeit). OB bittet darum, bei der Neukonzeption der Benutzerkennungen die Fakultäten mit einzubeziehen. (s.o.) - Campusmanagement (TS): Aus Projektskizze (wurde dem erweiterten Präsidium bereits vor-

8 gestellt und ebd. in Bezug auf den Zeitplan und die Reihenfolge der Fakultäten bestätigt) soll Präsidiumsvorlage werden, hierfür ist die genannte Arbeitsgruppe gebildet worden. OB: Bei Einführung und später dem Betrieb der Systeme ist der Berücksichtigung etw. pers. Mehrbedarfs Rechnung zu tragen. TS: Dem ist bereits in der Projektskizze Rechnung getragen worden durch Einplanung zus. Stellen. - Web-Relaunch: CHE: September 2014 wird nicht zu halten sein. TS bedauert, dass einer Übergangslösung unter zumindest der Berücksichtigung des Corp. Designs von der zuständigen Projektgruppe einer Absage erteilt worden ist. Der Hochschule droht nun eine längere Zeit uneinheitlicher Außendarstellung. OB fragt nach dem Stand der Neubesetzung des/der Datenschutzbeauftragter? CHE: Nachfolge wird derzeit entschieden. Ggf. soll DSB durch DS-Assistenten unterstützt werden. Vor. wird ein Prof. das Amt des DBA zeitnah übernehmen. 8

9 Bericht der -Adressen Seitens des Gleichstellungsbüros gibt es eine Rückmeldung zur neuen -Domain für die Studierenden. Im Gleichstellungsbüro wird die stud.hs-hannover.de favorisiert. Als zweiter Vorschlag wurde studium.hs-hannover.de in den Raum gestellt. Die sieht neben der stud -Frage das Problem der Verwechslung bei stud.hs-hannover.de versus der alten stud.fh-hannover.de. Es soll eine Präsidiumsvorlage erstellt werden. SAP - Zeiterfassung Am Jahresende wurde der erste Teil des SAP-Projektes abgeschlossen. Die Dezernate I und IV arbeiten seit Jahresanfang in SAP. Für den Einzelnen sichtbar ist die parallele Umstellung auf eine neue Kaba-Version und die Ankopplung an das SAP-System. Die ersten Erfahrungen zeigen, dass die Zeit- und Urlaubssalden richtig übernommen worden sind. Trotzdem können Abweichungen auftreten, die bitte sofort an zeiterfassung@hs-hannover.de zu richten sind. Erfahrung muss mit dem technischen Ablauf der Synchronisation gesammelt werden. Durch die zeitgesteuerten Buchungsläufe kann es zu langen Verzögerungen kommen. Die Art der Dienstgangverbuchung hat sich zum Vorsystem stark verändert. Während das Altsystem einen Dienstgang nicht in die Berechnung aufgenommen hat, ist für das SAP-System eine paarige Buchung notwendig. Bei Fehlern bricht das System am Tag der Fehlbuchung die Berechnung ab und berechnet keine Folgetage Telefon Tel: 0511/ Fax: 0511/ Adresse Hochschule Hannover Ricklinger Stadtweg Hannover USt_ID.Nr. DE Carsten Hellmich Tel carsten.hellmich@hs-hannover.de Benutzerkennungen Die Freischaltung der Zeiterfasserkonten bei der SAP-Basis am RRZN erforderte die Vergabe von neuen Benutzerkennungen für die Zeiterfassung. Fast alle Nutzernamen wurden durch die 12 Zeichenlänge abgeschnitten. Da in der Kürze der Zeit eine Lösung für über 600 Nutzer gefunden werden musste, wurde auf anonymisierte Kennungen zurückgegriffen. Die Kennungen wurden durch das RRZN erzeugt, so dass auch zukünftig keine Überschneidung mit dortigen Kennungen möglich sind.

10 Insbesondere aus Datenschutz und IT-Sicherheitssicht wird überlegt, die Kennungen flächendeckend einzusetzen. Damit verbunden wäre auch die Überlegung, das WLAN-Passwort unterschiedlich von anderen Passwörtern zu setzen. Das Eduroam-Passwort ist insofern kritisch, da es zumeist in mobilen Geräten dauerhaft hinterlegt ist. Druckdienstleistungen Für 2013 sind noch an offenen Posten unklar. Über diese Summe gibt es weiterhin nur fehlerhafte Belege oder Beanstandungen seitens der Hochschule. Ein großer Teil dieser Summe wird aber in 2014 fällig werden und sollte durch Rückstellungen berücksichtigt werden. Infrastruktur Im Serverraum 1634 sind im letzten Jahr zwei Stromausfälle auf Grund von Überlastungen aufgetreten, die zum Teil zu längeren Ausfallzeiten geführt haben. Durch Dez. II beauftragt, werden neue Phasen in den Raum gebracht. Grundsätzlich ist auch für die anderen Server- und Netzverteilerräumen eine Überprüfung notwendig. Die plant in diesem Jahr sich der Sache anzunehmen und auch die USV-Kapazitäten zu prüfen. Campusmanagement Im erweiterten Präsidium wurde am 6.1. über einen Anlauf zur Einführung der LSF-Software im Rahmen des Campusmanagements gesprochen. Ein Projektplan soll ausgearbeitet werden und dem Präsidium zur Vorlage gebracht werden. Dez. V, die und Prof. Bott wurden mit den Vorarbeiten beauftragt. Web-Relaunch Nach langer Zeit fand am 9.1. ein der Web-AG statt. Dort wurden von Frau Prof. Nikol die derzeitigen Überlegungen zum Konzept des neuen Webauftritts vorgestellt. Es ist geplant, dem Präsidium einen Projektplan für einen Relaunch vorzustellen. Für Design und Technik wurden die Arbeitspakete grob abgeschätzt. Fraglich ist nach dem jetzigen Stand ein Start des neuen Auftritts im September. Netzwerk Die in 2013 beauftragten Geräte für den Umbau des Netzes wurden geliefert und werden eingebaut. Für den Einzug der FhG in Ahlem und der OEs in die Bismarckstraße wurden Arbeiten am Netz vorgezogen. Der nächste Schritt ist der Austausch der Ring-Switche gegen die neuen Geräte. Dieser Schritt wird wahrscheinlich mit Unterbrechungen im Netz verbunden sein. Die H-IT wird diesen Schritt ankündigen. Weitere Arbeiten sind der Austausch der Switche in Kleefeld, die Umrüstung der Geräte in der EP4 und der Abschluß der Umrüstarbeiten in der Bismarckstraße. Die Umstellung der angemieteten Festverbindungen von 100 MBit auf höhere Bandbreiten nach Ahlem und in die Bismarckstraße wurden durch das Präsidium genehmigt und sind beauftragt. Es ist davon auszugehen, dass die Bismarckstraße in Q1 umgestellt werden kann, nach Angaben des Anbieters werden in Ahlem Erdarbeiten notwendig sein. Nach der Umstellung sind alle Standorte über angemietete Faserpaare im Selbstbetrieb angebunden. In den Serverraum Expo Plaza 4 besteht eine zweite direkte IP-Verbindung, die für die Server- und Speichersysteme genutzt werden soll. WLAN Die H-IT hat in den renovierten Bauabschnitten die Access-Points angebracht. Sollte es noch schlecht ausgeleuchtete Bereiche geben, bitte an die H-IT adressieren. Im Gespräch zwischen dem Präsidenten und den Vertretern der Studierenden wurde das Thema WLAN-Versorgung angesprochen. Trotz einiger Anstrengungen zur Verbesserung der Qualität gibt es in Fakultät IV weiterhin Probleme. Um ein besseres Bild bekommen zu können, hat die ein Gerät der Firma Fluke beschafft. Das Seite 2 von 3

11 Gerät kann in seiner Umgebung Netze erkennen und deren Empfangsqualität messen. Das Gerät erleichtert die Fehlersuche insbesondere bei konkurrierender Kanalnutzung. Der WLAN-Dienst wird sehr gut genutzt, zu Spitzenzeiten sind mehr als 1500 Adressen vergeben. Einer der Access-Points in der Bibliothek in Linden zeigt zeitweise mehr als 70 registrierte Clients. Gerade in Bereichen mit hoher Dichte dürfte die Kapazität der Funkverbindungen der limitierende Faktor darstellen. Die angesprochenen Limitierungen sind grundsätzlicher Natur und werfen eine Reihe von Fragen auf: Ist WLAN ein gleichberechtigter Netzzugang? Welche Daten können und dürfen dann übertragen werden? Welche Sicherheitsstandards über die verschlüsselte Verbindung sollen gelten? Sollen Geräte registriert werden? Soll bei Versorgungsengpässen die Bandbreite gedrosselt werden? Für alle? Gäste? Gibt es eine Gerätelimitierung? Das Thema spielt stark mit der BOYD-Frage (Bring Your Own Device) zusammen. Server / Backup / Speicher Der aus HP2020-Mitteln genehmigte Ersatz für den HP-Cluster in der Expo Plaza 4 wurde vor Weihnachten geliefert und wird im Januar durch Dell aufgebaut werden. Das System besteht aus 2 Servern (800 Serie) und einem Speichersystem mit ca. 10 TB. Auf dem System sollen die Anwendungen der Verwaltung insbesondere der Studierendenverwaltung ausgeführt werden. Dazu werden die Anwendungen schrittweise vom aktiven System in Linden auf das neue System verlagert. Die ausgebauten HP-Server werden umgerüstet und ersetzten eine Reihe von älteren Firewall-Servern. Im Rahmen der nds. Backup-Cloud wurde der Antrag auf ein zweites Isilon-System (baugleich mit bestehendem System) genehmigt und beauftragt. Die Lieferung wird voraussichtlich in der KW3 / Aufbau in KW4 erfolgen. Bei der Inbetriebnahme ist mit Ausfällen zu rechnen. Stellungnahme Die weist auf die Benutzungsordnung hin. Darin ist festgelegt, dass eine Stellungnahme bei Beschaffungen zu erfolgen hat. Auszug: 3 n des Rechenzentrums (1) Dem Rechenzentrum obliegen insbesondere folgende n: 3. Koordinierung der Beschaffung von IV-Systemen und Standardsoftware in der FHH, insbesondere a) Stellungnahmen zu Investitionsmaßnahmen in IV-Systeme sowie b) Nutzungsanalysen vorhandener Systemkomponenten und Bedarfsplanung, Seite 3 von 3