Tag der offenen Tür Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

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1 Tag der offenen Tür Checkliste für einen reibungslosen Ablauf Das Event Tag der offenen Tür oder Tag der offenen Praxis ist ein wichtiges Marketinginstrument, um den Bekanntheitsgrad, die Außenwirkung und das Image der Praxis zu verbessern. Vorbereitung Maßnahmen Was? Zuständigkeit Fertig bis Erledigt am Ziel der Veranstaltung Was wollen wir erreichen? Bekanntheitsgrad der Praxis Praxisinhaber steigern Zielgruppe festlegen, die angesprochen werden soll. Praxisinhaber Mitarbeiter in Teamsitzung informieren und einbinden Praxisinhaber Brainstorming zu Ablauf der Veranstaltung alle Termin und Motto festlegen z.b. Frühlingsputz, Kirschblütenfest, Sommerfest, Herbstaktion Praxisinhaber und Team Termin festlegen auf Ferien, Feiertage etc. achten Praxisinhaber Etat festlegen Praxisinhaber 3 Monate Veranstaltungsablauf planen Aktionen: z.b. Kinder Zahnpasta anrühren, Gas- Luftballons mit Absenderkarten, Tombola etc. Organisationsteam Aufgabenverteilung Praxisinhaber Freiwillige vor Vorläufigen Ablaufplan erstellen Werbung, Presse, Print, Brainstorming Organisationsteam

2 2 Monate Corporate Identity-Konzept auf Aktion abstimmen Kleidung, Print, Give-aways auswählen und bestellen. Soll das Programm durch Vorträge oder z.b. humoristische Vorträge Praxisfotos für Einladung Banner, Beachflag von Grafiker entwerfen lassen mit Praxislogo, Wimpel, Fahnen Apotheken im Umkreis ansprechen für einen Info- Gesundheitsstand mit Proben z.b. Traubenzucker etc. Sticker bestellen, die die Teilnehmer tragen, um festzustellen, dass auch alle zahlenmäßig erfasst wurden Hinweis des Events auf der Homepage Hinweis auf das Event in der laufenden Post durch Aufkleber oder Eindruck auf Briefpapier Zielgruppe festlegen: Adresslisten von Patienten, Bekannten etc. Angehörige der Mitarbeiten, Ehrengäste, Bürgermeister, Gemeinderat, Bankpartner, Depotmitarbeiter, lokale Presse, lokaler Rundfunk, Apotheker erstellen Kontakt zu Rundfunk herstellen, ob Interesse an Reportage besteht Praxisinhaber, Organisationsteam

3 Anzeige professionell gestalten lassen für lokale Presse mit Informationen zum Event Veranstaltungsablauf festlegen Kinderspielecke, Kinderbetreuung, Kinder-TV, Hüpfburg Luftballons mit Aufdruck bestellen Kinder- und Erwachsenenprogramm z.b. Zauberer, Pantomime, Marionettentheater Lieferanten ansprechen auf Give-aways und Sponsoring z.b. Depots, Implantathersteller, Industrie etc. Bewirtung, i.d.r. regionale Händler auswählen Technik planen, Musikbeschallung, Mirophon, Lautsprecher, Beamer etc. Sonstige Werbemaßnahmen planen Mögliche Parkplatzprobleme lösen, ggf. Sondergenehmigung einholen Aktionschecklisten erstellen 4-6 Wochen Einladungen mit Rückantwortkarten versenden, per Post oder , Anfahrtsplan Pressemeldungen und ggf. Pressetexte erstellen Fotos der Praxis für Presse bereithalten, Praxisdarstellung, zahnärztliches Dienstleistungsprogramm

4 Bewerbung der Veranstaltung durch persönliche Einladungen per Brief, Plakate, Inserat, Rundfunk, TV Für Besucher (Erwachsene, Kinder) Getränke, Catering, festlegen, Gläser, Geschirr etc. bestellen Ggf. Namensschilder für Praxismitarbeiter anfertigen lassen Personalverantwortlichkeiten und Einsatzpläne und einen Springer benennen. Fotograf buchen, professionelle Bilder Tag der offenen Tür ins Internet stellen ggf. Bedienungen organisieren Gewinnkarten, Karten für Luftballons drucken Sind alle Give-aways und Printsachen im Haus? Ggf. Erste Hilfe-Kräfte organisieren, z.b. im Sommer. 2 Wochen Erinnerung an wichtige Personen versenden Endgültigen Zeitplan erstellen Cateringunternehmen an Termin erinnern Abfallbehältnisse besorgen, Aufräumen

5 Bei Tombola die Anzahl und Art der Gewinne festlegen Tombola-Box besorgen Kontrolle der Aktionschecklisten Reinigung der Praxis vor und nach der Veranstaltung organisieren Überprüfen, ob alle Drucksachen, Give-aways im Haus 1 Woche Rücklauf der Zusagen überprüfen, Anzahl feststellen in Excel-Liste eintragen VIP s, die sich nicht gemeldet haben persönlich anrufen und Termin bestätigen lassen Presse anrufen zur Anzeigenkontrolle Zeitplan überprüfen nach Generalprobe Rundfunk anrufen an Reportage erinnern Rücksprache mit Musikern, Catering, Dienstpersonal, Behörden etc. ob alles pünktlich geregelt ist Teamsitzung zur Generalprobe, alle Checklisten abarbeiten Technik prüfen, ob alles funktioniert 2 Tage Praxis auf Sauberkeit, Personal auf Vollständigkeit und einheitliche Kleidung überprüfen, Praxisdekoration, Tischdecken, Servietten etc.

6 Ggf. Zelt, Pavillon aufbauen, Bestuhlung Hinweisschilder Ausgang, Toilette, Privatbereich, Parkplatz anbringen Einsatzpläne überprüfen und mit jedem Mitarbeiter durchgehen Getränke anliefern lassen mit Kühlschränken Tische, Bänke, Stehtische anliefern lassen Catering-Hardware anliefern lassen Am Vortag Praxis-Info-Material auslegen Einsatzplanung durchgehen, ggf Springer benennen Abarbeitung aller Checklisten Wetterprognosen einbeziehen Hitze, Regen, Schnee Aktionstag 2 Stunden vor Beginn Anwesenheit aller Mitarbeiter feststellen Kleidung, Make-up, Fingernägel, etc. Zeitplanung nochmals durchsprechen Funktionstüchtigkeit aller technisch erforderlichen Gräte überprüfen Eröffnung durch Praxisinhaber, ggf. Gäste persönlich begrüßen

7 Praxispersonal nicht nur als Bedienung einsetzen Catering Speisen und Getränke auf Vollständigkeit überprüfen, Warm-Kalt, Abtransport gebrauchtes Geschirr während der Veranstaltung gewährleisten. Praxismanagerin überprüft regelmäßig alle Abläufe Infomappen persönlich übergeben Besucherzahl durch Teilnehmerliste feststellen Nach dem Event Das Praxisteam für die Einsatzbereitschaft und den Erfolg loben bzw. belohnen Kritische Analyse und Fehleranalyse, was können wir das nächste Mal besser machen. Mitarbeiter, ggf. mit Ehepartner für den Einsatz entlohnen, z.b. zum gemeinsamen Essen einladen Nach dem Event Pressemitteilung an die lokale Presse mit Fotos Beitrag und Fotos ins Internet stellen Zeitungsartikel sammeln und mit Fotos im Wartezimmer präsentieren. Broschüre mit Fotos zusammenstellen und ggf. an wichtige Besucher versenden

8 Wer hat Preisausschreiben oder Ballonweitflugwettbewerb gewonnen? Alle Kosten der Veranstaltung auflisten und eine Nachkalkulation erstellen Praxisinterne kritische Analyse der Veranstaltung: Was könnten wir beim nächsten Mal besser machen