3.1 PowerPoint starten

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1 Grundlagen der Handhabung MS Powerpoint Einführung 3.1 PowerPoint starten Um mit PowerPoint zu arbeiten, müssen Sie das Programm zunächst starten. Sie starten PowerPoint. Klicken Sie nach dem Starten von Windows auf den -Button in der Task- Leiste am unteren Bildschirmrand. Wählen Sie Alle Programme / Microsoft Office und klicken Sie auf Microsoft Powerpoint Wenn Sie häufig mit PowerPoint arbeiten, ist es sinnvoll, eine Verknüpfung auf den Desktop zu legen, über die Sie PowerPoint schneller starten können. So legen Sie eine Verknüpfung auf den Desktop: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop und wählen aus dem Kontextmenü die Funktion Neu, Verknüpfung. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie jeweils per Klick Computer, Lokaler Datenträger (C:), Programme, Microsoft Office und Office 12 aus. Scrollen sie mit Hilfe der vertikalen Bildlaufleiste nach unten, markieren die Datei POWERPNT.EXE und klicken auf OK und Weiter >. Tippen Sie nun einen Namen für die neue Verknüpfung ein, zum Beispiel PowerPoint. Mit Klick auf Fertig stellen richten Sie die neue Verknüpfung ein. Doppelklicken Sie künftig auf dem Desktop die Verknüpfung PowerPoint, um das Programm zu starten. 14 Ilse Schwarz

2 MS Powerpoint 2007 Einführung Grundlagen der Handhabung Um PowerPoint wieder zu beenden, haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Klicken Sie in der Multifunktionsleiste den -Button und klicken Sie dort auf PowerPoint beenden. Haben Sie eine Präsentation geöffnet, aber noch nicht gespeichert, fragt PowerPoint Sie, ob Sie das nun machen möchten (dazu später mehr!). Drücken Sie die Tastenkombination +. Klicken Sie auf das oben rechts in der Ecke. Auch damit können Sie PowerPoint beenden. 3.2 Präsentationen mit Hilfe von Vorlagen erstellen Wenn Sie sich mit PowerPoint und seinen Möglichkeiten vertraut machen wollen, jedoch dazu nicht gleich ein Riesenprojekt starten möchten, empfiehlt es sich, zunächst einmal mit Vorlagen zu arbeiten. Die Vorlagen ermöglichen Ihnen, Präsentationen aufzubauen, so dass Sie einerseits einen guten Überblick über die Möglichkeiten und Funktionen von PowerPoint bekommen und andererseits gleichzeitig einen Rahmen und einen Aufbau für Ihre Präsentation erstellen. Sie erstellen eine Präsentation mit Hilfe von Vorlagen. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste den -Button und dort auf Neu. Es erscheint das Fenster Neue Präsentation. Wählen Sie unter Vorlagenkategorien die Option Installierte Vorlagen aus. Wählen Sie dort die Vorlage Quizshow aus. Sobald Sie diese Vorlage mit der Maus anklicken, öffnet PowerPoint diese Vorlage. Sie sehen nun die Präsentation, die Ihnen eine Vorstellung der Möglichkeiten vermittelt, die Sie mit PowerPoint haben. Sie können diese Präsentation nun mit Inhalt füllen, bearbeiten, ergänzen, gestalten und alles wieder verändern. ikon Verlags G.m.b.H. 15

3 Grundlagen der Handhabung MS Powerpoint Einführung Sie sehen auf dem PowerPoint-Bildschirm nun folgende Elemente: Ein großes Bild mit der aktuellen Folie (hier die Titelfolie). Diese Folie können Sie direkt bearbeiten. Klicken Sie dazu einzelne Bestandteile, zum Beispiel die Überschrift, einfach an. PowerPoint hebt die markierten Teile durch Rahmen hervor. Links sehen Sie eine Übersicht über die verwendeten Folien. Hier können Sie per Mausklick leicht zu einer anderen Folie wechseln. Per Drag & Drop, dem Ziehen einer einzelnen Folie mit gedrückter linker Maustaste, können Sie leicht auch die Reihenfolge der Folien ändern. Am oberen Rand finden Sie die Multifunktionsleiste, über die Sie alle Funktionen von PowerPoint erreichen. Klicken Sie auf eines der Register, um es zu öffnen. Die Darstellung der Multifunktionsleiste verändert sich Sie sehen nun den Bereich, den Sie gerade ausgewählt haben. Neben oder unter den meisten Icons ist der dazugehörige Text dargestellt. In schwarzer Schrift bzw. schwarzen oder bunten Icons werden Funktionen dargestellt, die Sie direkt ausführen können. Graue Funktionen bzw. Icons sind momentan nicht aktiv. Im Register Home können Sie beispielsweise die Gruppe Schriftart nicht verwenden, weil Sie noch kein Textfeld in der Folie ausgewählt haben. Manche Funktionen haben einen nach unten zeigenden Pfeil. Das heißt: Zu dieser Funktion gibt PowerPoint Ihnen weitere Auswahlmöglichkeiten. Befehle mit drei Punkten ( ) führt PowerPoint nicht direkt aus, sondern erst dann, wenn Sie weitere Einstellun- 16 Ilse Schwarz

4 MS Powerpoint 2007 Einführung Grundlagen der Handhabung gen vorgenommen haben. Mit dem Symbol können Sie Arbeitsbereiche oder Dialogfenster der jeweiligen Gruppe öffnen um weitere Einstellungen vorzunehmen. Viele Befehle erreichen Sie auch über so genannte Kontextmenüs. Das sind Menüs, in denen Befehle zusammengefasst sind, die Sie aus einem bestimmten Zusammenhang heraus benötigen. Kontextmenüs aktivieren Sie, indem Sie während Ihrer Arbeit an der Stelle, an der Sie gerade sind, mit der rechten Maustaste klicken. Wenn Sie zum Beispiel eine Textzeile geschrieben haben und diese Zeile kopieren möchten, markieren Sie die Textzeile einfach und klicken einmal mit der rechten Maustaste. Es öffnet sich ein Kontextmenü, das Ihnen unter anderem den Befehl Kopieren zur Verfügung stellt. Am untersten Rand finden Sie die so genannte Statuszeile, die Ihnen Informationen zur aktuellen Folie (1 von 8), zum Namen der Vorlage (QuizShow) sowie zur verwendeten Sprache (Deutsch) gibt. In der Titelzeile ganz oben sehen Sie den Namen des Programms (Microsoft Power- Point) sowie den (vorläufigen) Namen Ihrer Präsentation, den PowerPoint automatisch vergibt (hier: Präsentation 2). Sobald Sie diese Präsentation unter einem anderen Namen speichern, können Sie diesen Namen hier ablesen. Mit der Bildlaufleiste ganz am rechten Rand können Sie ebenfalls durch Ihre Präsentation blättern. Grundsätzlich dient diese vertikale Bildlaufleiste gemeinsam mit der horizontalen Bildlaufleiste dazu, sich innerhalb größerer Dokumenten zu bewegen. Diese Funktion können Sie auch mit den Pfeiltasten Ihrer Tastatur (,,, ) sowie mit den Tasten und erledigen. Auf all diese und weitere, hier noch verborgene Bestandteile des PowerPoint- Bildschirms gehen wir im Verlauf dieser Unterlage natürlich noch genauer ein. Übungsaufgabe Erstellen Sie eine weitere Präsentation mit Hilfe der Vorlagen und probieren Sie dabei andere Entwurfsvorlagen aus. 3.3 PowerPoint-Ansichten Passend zu dem, was Sie gerade tun möchten, zum Beispiel eine Folie bearbeiten, den Aufbau einer Präsentation verändern oder eine Vorschau auf Ihre Präsentation zu erhalten, können Sie in PowerPoint eine entsprechend Arbeitsumgebung wählen, die exakt auf den jeweiligen Bedarf abgestimmt ist. In PowerPoint spricht man dabei von unterschiedlichen Ansichten. Für ein schnelles Wechseln zur gewünschten Ansicht stehen in der horizontalen Bildlaufleiste folgende Symbole zur Verfügung: Ganz links finden Sie das Symbol, mit dem Sie in die Normalansicht umschalten. Mit dem Symbol daneben wechseln Sie in die Foliensortierung, in der Sie eine Übersicht über alle Folien erhalten. Hier können Sie leicht die Reihenfolge der Folien per Drag & Drop ändern. Rechts schließlich sehen Sie das Symbol, mit dem Sie eine Vorschau auf die Bildschirmpräsentation der aktuellen Folie erhalten. ikon Verlags G.m.b.H. 17

5 Grundlagen der Handhabung MS Powerpoint Einführung Wenn Sie beim Anklicken des jeweiligen Symbols die -Taste gedrückt halten, können Sie statt in die Normalansicht (1) in die Folienmasteransicht schalten, statt die Foliensortierung (2), die Handzettelmasteransicht aktivieren und statt der Vorschau auf die Bildschirmpräsentation zu erhalten (3) eine Bildschirmpräsentation einrichten beziehungsweise gestalten. Einzelheiten zu diesen Ansichten erfahren Sie im Laufe der Unterlage. Alle verschiedenen Ansichten erreichen Sie auch über die Registerkarte Ansicht. Normalansicht In der Normalansicht erscheint der Bildschirm dreigeteilt. Sie sehen den Gliederungsbereich auf der linken Seite des Bildschirms. Hier haben Sie zwei Register: Im Register Folien sehen Sie kleine Bilder der Folien. Klicken Sie auf das Register Gliederung, zeigt PowerPoint alle Texte der Folien, die Sie hier direkt bearbeiten können. Im unteren Bereich haben Sie Platz für Notizen. Notizen sind Bemerkungen, die Sie sich für den Vortrag notieren und gesondert ausdrucken können, die aber bei der Präsentation selber nicht sichtbar sind. In der Normalansicht können Sie die Gliederung bearbeiten sowie die einzelnen Folien gestalten. Je nach Bedarf können Sie die einzelnen Bereiche mit der Maus vergrößern oder verkleinern. Der Vorteil dieser Ansicht liegt darin, dass Sie wirklich den Überblick über alle Bereiche haben. Änderungen, die Sie in der Gliederung vornehmen, sind sofort auf der Folie sichtbar. Wenn Sie beim Gestalten Ihrer Folien mehr Platz benötigen als zu sehen ist, können Sie den Folienbereich so vergrößern, dass er fast den gesamten Bildschirmbereich einnimmt. Hierzu fahren Sie mit der Maus einfach auf die Trennlinie zwischen den Bildschirmbereichen und ziehen die Linie bei gedrückter linker Maustaste einfach nach links. Damit verkleinern Sie die Gliederung und vergrößern die Folienansicht. Durch Anklicken des Symbols in der Gliederung können Sie die Gliederungsansicht und den Notizbereich komplett ausschalten. So haben Sie maximalen Platz zum Bearbeiten einer einzelnen Folie. Über Ansicht, Präsentationsansichten, Normal stellen Sie die Ansicht auf den Ausgangszustand zurück. Foliensortierung In die Foliensortierungsansicht gelangen Sie durch Anklicken des Symbols der Statusleiste oder über Ansicht / Foliensortierung. in 18 Ilse Schwarz

6 MS Powerpoint 2007 Einführung Grundlagen der Handhabung Hier stellt PowerPoint die Folien Ihrer gesamten Präsentation in Miniaturform dar. In dieser Ansicht können Sie prüfen, ob die verwendeten Farben harmonieren, die Aufteilung im Zusammenhang stimmt und die Reihenfolge der Folien Ihrem Konzept entspricht. Sollten Sie hier feststellen, dass die Reihenfolge Ihrer Folien nicht stimmt, dass also eine Ihrer Folien nicht in den logischen Zusammenhang passt und eigentlich an anderer Stelle stehen müsste, können Sie die Folie bei gedrückter linker Maustaste einfach an die richtige Position ziehen. Sie können hier auch Folien löschen, die Sie nicht (mehr) brauchen. Markieren Sie dazu eine Folie und drücken Sie die -Taste. Haben Sie eine Folie aus Versehen gelöscht, drücken Sie unmittelbar danach die Tastenkombination +, oder drücken auf in der Schnellzugriffsleiste um diesen Schritt rückgängig zu machen! Mit einem Doppelklick auf die Folie schalten Sie wieder zurück in die Normalansicht, in der Sie Ihre Folie weiter bearbeiten können. Notizenseite In die Notizenansicht gelangen Sie über Ansicht / Notizenseite. In dieser Ansicht können Sie zu den einzelnen Folien Notizen für Ihren Vortrag festhalten, also alles das, was Sie Ihren Zuhörern mitteilen möchten und auf gar keinen Fall vergessen dürfen. Auf einem Notizblatt befindet sich in verkleinerter Form die entsprechende Folie, die Sie beliebig verschieben und vergrößern oder verkleinern können. Außerdem steht Ihnen viel Raum für Sprechernotizen zur Verfügung. Die Notizen können Sie durch Grafiken und Bilder ergänzen. ikon Verlags G.m.b.H. 19

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