Der Antrag für Ausgaben dient zur Anmeldung und Dokumentation jeglicher Ausgaben für Waren oder Dienstleistungen.

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Anke Baumhauer
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1 ANMELDUNG VON AUSGABEN 1.1) ALLGEMEINES UND BETRAGSKATEGORIEN Der Antrag für Ausgaben dient zur Anmeldung und Dokumentation jeglicher Ausgaben für Waren oder Dienstleistungen. a) Notwendigkeit Aus dem Antrag muss die Notwendigkeit klar hervorgehen und das gewählte Angebot begründet sein. Die Notwendigkeit ist gegeben, wenn der Zweck der gekauften Ware unter die Aufgaben der Verfassten Studierendenschaft fällt (siehe 1.)). b) Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit Achtung! Dies heißt aber nicht immer, dass das billigste Angebot auch das beste bzw. zu wählende ist! Wenn andere Wertungskriterien (z. B. längere Garantie) den Preisunterschied wieder ausgleichen, kann auch ein teureres Angebot gewählt werden. Das muss dann aber als Grund angegeben werden. Grundsätzlich ist man mit dem billigsten Angebot allerdings immer auf der sicheren Seite. Auch ist der Grundsatz der Sparsamkeit nicht so zu verstehen, kein Geld auszugeben und an allen Ecken zu sparen. Im Gegensatz, das Geld, das zur Verfügung steht, soll auch ausgegeben werden. Jedoch in einem angemessenen Rahmen und unter Berücksichtigung des richtigen Wirtschaftens. c) Betragskategorien < 150 Euro Anmeldung von Ausgaben mit gewähltem Angebot 150 Euro 500 Euro Anmeldung von Ausgaben mit 3 Vergleichsangeboten (Ausdruck einer Preissuchmaschine sind völlig ausreichend z. B. Idealo.de, Preissuchmaschine.de) 500 Euro Euro Anmeldung von Ausgaben mit 3 Vergelichsangeboten, expliziert adressiert an die Verfasste Studierendenschaft. Ein Angebot per Mail ist auch zulässig Euro Euro Beschränkte Ausschreibung. Der Betrag muss mit dem Referat für Finanzen abgesprochen werden.

2 1.2) WICHTIGE HINWEISE Die Verfasste Studierendenschaft darf nur auf Rechnung bezahlen, es gibt keine Vorkasse. Im Ausnahmefall und mit Erlaubnis des Referates für Finanzen ist eine Barzahlung möglich. Der Betrag muss jedoch privat ausgelegt werden. Das Geld wird erstattet, indem auf der,,anmeldung von Ausgaben unter Hinweise,,Auslegung Geldbetrag bar/überweisung notiert wird und die Bankverbindung auf die Kassenanordnung geschrieben wird. Rechnung der Ware muss immer an die Verfasste Studierendenschaft adressiert werden: Verfasste Studierendenschaft der Hochschule Heilbronn Max-Planck-Str Heilbronn Es dürfen keine Transportversicherungen abgeschlossen werden. Angebote dürfen nur bei geeigneten Unternehmen eingeholt werden. Unternehmen für Produkt geeignet, gutes Image, vertrauenswürdig, schon öfters Probleme mit dem Unternehmen gehabt,,für uns nicht geeignet Eventuell wird durch eine Anfrage auch ein Hochschulrabatt gewährt. Versandkosten anfragen. Es ist gesetzlich geregelt, dass Anbieter ihr Versandkosten ausweisen müssen. Falls sie nicht direkt bei der Rechnung mitangezeigt werden, müssen diese durch Recherche auf der Website ausfindig gemacht werden. Für Angebote können Fristen gesetzt werden. Weniger als 3 Angebote sind nur in Ausnahmefällen zulässig, wenn es sich z. B. um ein einzigartiges Produkt handelt. Bitte hierfür das Referat für Finanzen kontaktieren. Die Entscheidung muss begründet und dokumentiert werden. Ausgaben für andere Referate sind nur in Absprache mit dem Referatsleiter möglich Referatsleiter muss dann auch (neben dem Antragsteller) auf der Anmeldung von Ausgaben unterschreiben. Die Splittung von Beträgen auf zwei Referate ist grundsätzlich möglich (z. B. 50 Kultur und 50 Politik) Dies muss jedoch mit dem Referat für Finanzen abgesprochen werden.

3 Die Überschreitung des eigenen Budgets ist nur in Absprache mit der Haushaltsbeauftragten und der/des Finanzreferenten/in möglich. Falls vorhersehbar ist, dass das im Haushaltsplan für euer Referat vorgesehene Geld nicht ausreicht, ist dies bei der Haushaltsbeauftragten oder dem/der Finanzreferenten/in anzukündigen. Es ist anzugeben, welche Projekte noch geplant werden und welchen Geldbetrag diese Projekte in Anspruch nehmen werden.

4 1.3 ) ABLAUF EINES BESTELLPROZESSES Unter 150 Euro Über Angebote informieren/ günstigstes Angebot auswählen Anmeldung von Ausgaben ausfüllen und von befugter Person genehmigen lassen Antrag von befugter Person genehmigt? Anmeldung von Ausgaben bei der Haushaltsbeauftragten einreichen Budget vorhanden? LHG und LHO konform? Der/Die Antragsteller/in informiert sich über ein Angebot und wählt das günstigste aus. Er/Sie füllt die Anmeldung von Ausgaben aus und unterschreibt die Anmeldung. Daraufhin muss die Anmeldung von Ausgaben von einer Person unterschrieben werden, die die Befugnis für die sachliche und rechnerische Richtigkeit besitzt. Bei Fachschaften und Referaten ist dies der Vorsitz. Der/Die Antragsteller/in reicht die Anmeldung von Ausgaben an den/die Referatsleiter/in bzw. Fachschaftsvorsitzende/r weiter. Genehmigt der/die Referats- bzw. Fachschaftsvorsitzende/r die Anmeldung von Ausgaben so muss diese/r ebenfalls unterschreiben. Die Haushaltsbeauftragte prüft, ob Budget für die Ausgabe vorhanden ist und ob die Ausgabe LHG und LHO konform ist. Ein möglicher Fehlkauf kann bereits hier unterbunden werden. Die Haushaltsbeauftragte gibt dem/der Referats- bzw. Fachschaftsvorsitzenden per Mail eine Rückmeldung über die Genehmigung. Bestellen Ware / Dienstleistung mit Lieferschein und Rechnung erhalten Kassenanordnung ausfüllen Wird die Anfrage genehmigt, kann die Ware oder Dienstleistung auf den Namen der Verfassten Studierendenschaft der Hochschule Heilbronn bestellt werden. Wird die Ware geliefert ist, mithilfe der Rechnung eine Kassenanordnung auszufüllen. Diese wird benötigt um Auszahlungen vornehmen zu können und zu dokumentieren. Gesammelte Unterlagen an Haushaltsbeauftrage schicken Das komplette Paket, bestehend aus Belege, Lieferschein, Rechnung und Kassenanordnung, ist an die Haushaltsbeauftragte zu schicken. Dort wird die Rechnung bezahlt, gebucht und archiviert.

5 ab 150 Euro Über Angebote informieren 3 Angebote einholen Anmeldung von Ausgaben ausfüllen und von befugter Person genehmigen lassen Antrag von befugter Person genehmigt? Anmeldung von Ausgaben bei der Haushaltsbeauftragten einreichen Budget vorhanden? LHG und LHO konform? Bestellen Ware/Dienstleistung mit Lieferschein und Rechnung erhalten Kassenanordnung ausfüllen Der/Die Antragsteller/in informiert sich über Angebote. Es müssen drei Angebote eingeholt werden. Gewählt wird i. d. R. das preisgünstigste Angebot. Er/Sie füllt die Anmeldung von Ausgaben aus und unterschreibt die Anmeldung. Daraufhin muss die Anmeldung von Ausgaben von einer Person unterschrieben werden, die die Befugnis für die sachliche und rechnerische Richtigkeit besitzt. Bei Fachschaften und Referaten ist dies der Vorsitz. Der/Die Antragsteller/in reicht die Anmeldung von Ausgaben an den/die Referatsleiter/in bzw. Fachschaftsvorsitzende/r weiter. Genehmigt der/die Referats- bzw. Fachschaftsvorsitzende/r die Anmeldung von Ausgaben so muss diese/r ebenfalls unterschreiben. Die Haushaltsbeauftragte prüft, ob Budget für die Ausgabe vorhanden ist und ob die Ausgabe LHG und LHO konform ist. Ein möglicher Fehlkauf kann bereits hier unterbunden werden. Die Haushaltsbeauftragte gibt dem/der Referats- bzw. Fachschaftsvorsitzenden per Mail eine Rückmeldung über die Genehmigung. Wird die Anfrage genehmigt, kann die Ware oder Dienstleistung auf den Namen der Verfassten Studierendenschaft der Hochschule Heilbronn bestellt werden. Wird die Ware geliefert ist mithilfe der Rechnung eine Kassenanordnung auszufüllen. Diese wird benötigt um Auszahlungen vornehmen zu können und zu dokumentieren. Gesammelte Unterlagen an Haushaltsbeauftrage schicken Das komplette Paket, bestehend aus Belege, Lieferschein, Rechnung und Kassenanordnung, ist an die Haushaltsbeauftragte zu schicken. Dort wird die Rechnung bezahlt, gebucht und archiviert.

6 1.4) AUSFÜLLEN DER ANMELDUNG VON AUSGABEN Hier ist der genaue Betrag des gewählten Angebotes einzutragen Hier sind die Gründe für den Kauf anzukreuzen

Zeitraum für die geplante Durchführung der Bestellung Frist, in der die Rechnung bezahlt werden muss Hier sind die genauen Beträge der 3 Angebote einzutragen Unterschrift des

7 Zeitraum für die geplante Durchführung der Bestellung Frist, in der die Rechnung bezahlt werden muss Hier sind die genauen Beträge der 3 Angebote einzutragen Unterschrift des Antragstellers Unterschrift des Referatsleiters oder Fachschaftsvorsitzes Ist der Antragsteller gleichzeitig der Referatsleiter bzw. Fachschaftsvorsitzende, so muss Punkt 8. nicht ausgefüllt werden

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