"AUF NUMMER SICHER GEHEN" MOBILES GEBÄUDEMANAGEMENT BEI DER STADT MAINZ

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1 "AUF NUMMER SICHER GEHEN" MOBILES GEBÄUDEMANAGEMENT BEI DER STADT MAINZ Uwe Hehl, Gebäudewirtschaft Mainz (GWM); Thoralf Beyer, Promos Consult Friedrichshafen, 26. Oktober 2016 PROMOS Unternehmensgruppe Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigungen nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung des Urhebers.

2 Eigenbetrieb Gebäudewirtschaft Mainz Gründung 1998 als zentraler Dienstleister der Stadt Mainz für die zentrale Bewirtschaftung aller Gebäude wie Verwaltungsgebäude, Schulen Kindergärten sowie sonstiger Gebäude, die zur Erfüllung der kommunalen Aufgaben dienen. Ab zusätzlich für die Planung und Ausführung aller Neubauten zuständig.

3 Rd. 600 städtische Objekte -BGF gesamt : qm - jährl. Gebäudekosten ca. 49,5 Mio -Investitionsvolumen bis 2018 : 160Mio 45 Schulen mit 135 Gebäuden, davon 35 Turn- und Sporthallen 75 Kinder- und Jugendeinrichtungen, davon 60 Kita`s 36 Verwaltungsgebäude ca. 142 andere Gebäude, Theater, Museum, Bürgerhäuser, Schwimmbäder, Sporthallen, Bibliotheken u.a. 23 Feuerwehrgebäude davon 2 Hauptfeuerwachen ca. 141 andere Objekte und Gebäude, Denkmäler, Brunnen, Spielplätze, Lager etc. 3

4 Organisation der GWM Mitarbeiterzahl 2016: 221 Region Bezirk A Werkleitung Innenrevision Gebäudemanagement Dienstleistungsmanagement Controlling Region Bezirk B Region Bezirk C Region Bezirk D Projektmanagement Sachgebiet Bewirtschaftung Sachgebiet Rechnungswesen Sachgebiet Energiemanagement Verwaltung Technische Dienste Planung und Neubau 4

5 Einführung Promos GT Produktivstart Betreuung / Optimierung Fertigstellung ab 1. Januar 2007 ab 15. Februar 2007 NIE Echtbetrieb / Vor-Ort- Unterstützung Übernahme Salden/ Bewegungsdaten Betreuung / Optimierung / weitere Inbetriebnahmen Bilanzen, Controlling, Perioden-/Jahres-Abschluss Anlagenbuchhaltung, Darlehen 5

6 Entwicklung des Systems -in der Erführungsphase nur behutsame Optimierung möglich -Veränderungen müssen mit den Vorgaben der verwaltungsinternen Abläufe abgestimmt werden -neue Features in Promos GT erlauben grundlegende Verbesserungen wie papierlose Freigabeprozesse von Aufträgen, Nachträgen, Maßnahmen -durch Automatisierung der Abläufe wird es speziell für neue Mitarbeiter/-innen wesentlich einfacher, die Abläufe zu durchschauen. -Nutzung des digitalen Archives auch für die Dokumentation von Aufträgen, Rechnungen, finanztechnischen Unterlagen. -Einbindung des Callcenters in das SAP Ticketsystem mit Generierung interner und externer Aufträge -Einbindung mobiler Prozesse für Energieerfassung, technische Dienste und Winterdienst 6

7 PROMOS CONSULT PROJEKTMANAGEMENT, ORGANISATION UND SERVICE GMBH PROMOS consult ist ein führendes Beratungs- und Systemhaus, das speziell für die Wohnungs-, Bau- und Immobilienwirtschaft Softwarelösungen entwickelt. PROMOS ist seit vielen Jahren innovativ und kann durch sein spezielles Lösungskonzept auf eine ausgereifte Lösungsbibliothek zurück greifen. Durch unsere IT-Dienstleistungen und unser eigenes Rechenzentrum verfügen wir über ein Full-Service-Angebot und können zu allen immobilienwirtschaftlichen Prozessen erfolgreiche Referenzprojekte nachweisen. Mit Branchen Know-how und maßgeschneiderten Lösungen liefern wir sichere Standards und zukunftsweisende Technologien für die individuelle Unterstützung Ihrer Geschäftsprozesse. Berlin, Hauptsitz der PROMOS consult. Geschäftsführung: Jens Kramer, Volker Schulz, Siegfried Döring, Katharina Knorr, Torsten Friedel Gründung: April 1998 Anzahl Mitarbeiter: 127 Wir begleiten Sie von der Analyse Ihrer Geschäftsprozesse über die Einführung bis zum Betrieb Ihrer IT-Lösung. Umsatz 2014: 12,2 Mio. Euro davon Beratung: 51% Standorte: Berlin, Dortmund, Münster/Westf., Kassel Schaubild 7

8 REFERENZEN (AUSZUG) Wir sind nur erfolgreich, wenn unsere Kunden erfolgreich sind! Schaubild 8

9 DIE OFFENE LÖSUNGSBIBLIOTHEK PROMOS.GT Vorgefertigte Arbeitspakete, umfangreiche Branchenkenntnisse und vordefinierte Lösungen machen PROMOS.GT zu einem universellen Werkzeugkasten und ergänzen SAP als Marktführer unter den ERP-Systemen ideal. 9

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14 SAP ZERTIFIZIERT DIE PROMOS LÖSUNG EASYSQUARE Schaubild 14

15 TICKETHAUPTPROZESS SAP ERP Portal Anruf Verschlagwortung und Zuordnung Objektbezug, Betreff, Personen, Datum Konsolidierende Statusverfolgung aller Teilprozesse Papier Musterstraße 12 Wohnungsbesichtigung Ticket Einleitung Aktivität Musterstraße 16 Störmeldung Freigabe/Genehmigung Durchführung Musterstraße 16 Umfirmierung Rückmeldung Prüfung/Abnahme Abschluss Aktivität Folgeaktivität Ticketabschluss Schaubild 15

16 TICKETSYSTEM ALS BINDEGLIED VERSCHIEDENER PROZESSE Easysquare workflow bildet die Basis des Ticketsystems. Tickets übernehmen eine Bindegliedfunktionen bei der Abbildung spezieller Geschäftsprozesse. Mieterportal Posteingang externe Dienste Ticketsystem Notfallservice mobile Prozesse Callcenter/ Mieterbüro Ticketsystem Rechnungseingangsworkflow Beschwerdemanagement Ticketsystem Ticketsystem Ticketsystem Lieferantenportal Freigabeprozesse Reporting Kunden-/ Objektakte Schaubild 17

17 ÜBERBLICK: RECHNUNGSEINGANGSWORKFLOW MIT EASYSQUARE WORKFLOW e Brief E-Invoice Scan (ggf. externer Dienstleister) Anbindung Workflow Subprozesse Auswertung / Dashboard Monitoring Archivierung Protokolle easysquare mobile Freigabe Invoice Cockpit Clearing Ergänzungs-/Prüfungsprozess Abstimmung Kontierung Erfassung Freigabe Mitzeichnung Buchung Pflege der Kreditorstammdaten Budget anpassen BW-Vertrag anpassen Schaubild 18

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19 INFRASTRUKTUR VON EASYSQUARE Die easysquare Plattform basiert auf einem Portalserver mit der SAP NetWeaver Technologie und wird im Rechenzentrum der PROMOS betrieben. Die Verbindung zwischen easysquare und dem SAP System erfolgt über https. Kundensystem SAP ERP Web App 1 2 Starten eines Prozesses zur Vorgangsbearbeitung individuelle Vorgangsdaten im Prozess manuell eingeben (Termin, Empfänger) https https 3 6 Erstellung des Formulars zum Versand der Daten an das Portal Rückverarbeitung mobil erfasster Daten in SAP Ablegen des Formulars an der Wirtschaftseinheit (als PDF) im SAP 4 Austausch der Formulardaten zwischen SAP und der App 5 https mobile Erfassung der Formulardaten und Rücksenden an das Portal ios/android App Schaubild 24

20 BUSINESS SZENARIEN Easysquare bietet für sehr viele immobilienwirtschaftliche Kernprozesse schlüsselfertige Lösungskonzepte Beispiele Formularservice und Arbeitskorb Mieter-/ Nutzerwechsel Handwerkerkopplung/ Kleinreparatur Sicherheitsbegehung Leerwohnungssanierung Mobile Schadensmeldung Mitarbeiter-/ Kundenportal Interessentenportal Terminvereinbarung Objektbewertung Bestandsdatenerfassung Vertragsabschluss Schaubild 25

21 DIE 3 SÄULEN DER VERKEHRSSICHERUNGSLÖSUNG Der Eigentümer stellt in seinem SAP ERP System die Basisdaten zur Verfügung. Die daraus resultierenden Prüfaufgaben werden dann automatisch über das easysquare Portal direkt in die easysquare App auf das mobile Endgerät des Prüfers übertragen. Auf dem mobilen Endgerät erfasst der Prüfer dann intuitiv die Prüfergebnisse zu den Prüfaufgaben. SAP ERP easysquare Portal für die Verkehrssicherung easyquare App 1 Erforderliche Basisdaten für die Verkehrssicherung 2 Automatische Generierung des Prüfaufgaben-Soll 3 Prüfaufgaben-Soll in mobilen Formularen Objekte Techn. Plätze oder RE-FX Objekte Prüfleistungen Zuständigkeiten Manuelle Zuordnung oder Partner der RE-FX Objekte Webportal Eigentümer Externe Betreiber 4 Mobile Erfassung der Prüfergebnisse vor Ort Prüfintervalle 6 Prüfergebnis und PDF-Prüfprotokoll IH-Meldung bei Mangel Abdeckungsanalyse/ Soll-Ist Vergleich Archivierung der Prüfprotokolle 5 Prüfaufgaben-Ist Ablage der Prüfprotokolle Prüfergebnis Fotos Unterschrift Mangelerfassung Schaubild 26

22 VIELEN DANK! Kontakt PROMOS consult Projektmanagement, Organisation und Service GmbH Rungestraße Berlin Telefon: Mobil: Fax: Alle vorausschauenden Aussagen hängen von verschiedenen Risiken und Unsicherheiten ab, die dazu führen können, dass die tatsächlichen Ergebnisse wesentlich von den Erwartungen abweichen. Leser werden davor gewarnt, sich auf die vorausschauenden Aussagen, die nur eine Aussage für den Zeitpunkt enthalten, in dem sie gemacht werden, unangemessen zu verlassen. SAP, SAP R/3, mysap All-in-One PROMOS.GT, SAP R/3 Enterprise, SAP NetWeaver, SAP ERP, SAP NetWeaver Business Intelligence, SAP Business Information Warehouse, SAP BusinessObjects, SAP NetWeaver Portal, SAP Solution Manager, ABAP, BAPI und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP SE in Deutschland und anderen Ländern. Schaubild 27