Merkblatt Effektives Forderungsmanagement

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1 Merkblatt Effektives Frderungsmanagement vn Rechtsanwalt Per-Hendrik Ipland Außenstände sind bares Geld, belasten damit die Liquidität des Unternehmens und führen gegebenenfalls zum ttalen Frderungsverlust. Das Überschreiten vn Zahlungsfristen wird häufig als Kavaliersdelikt angesehen. Dch Frderungsausfälle sind vermeidbar. Bestimmte Maßnahmen können bereits vr Vertragsschluss ergriffen werden und bereits zu diesem Zeitpunkt das Risik vn Frderungsausfällen minimieren. Sicher ksten diese Maßnahmen auch Zeit, insbesndere wenn eine schriftliche Vereinbarung getrffen werden sll. Ziel eines effektiven Frderungsmanagements muss es daher sein, das Risik vn Frderungs- und damit Liquiditätsausfällen zu minimieren, denn Mangelnde eigene Liquidität führt zu eigenen Schulden und eventuellen Flgeksten Außenstände ksten Geld und führen unter Umständen zu Zinsverlusten. Verjährung führt zu ttalem Frderungsverlust und ein Inslvenzverfahren des Schuldners höchstwahrscheinlich auch! I. Vrbeugung - Vertragsgestaltung - Frderungssicherung 1. Infrmatinen über den Vertragspartner Infrmatinen über den Vertragspartner sllten bereits bei Geschäftsanbahnung eingehlt werde, denn zu diesem Zeitpunkt sind ptentielle Schuldner nch auskunftsfreudig. Warum sllten Sie insbesndere bei eigener Vrleistungspflicht nicht vr Leistungserbringung der Vertragsschluss sich über die Zahlungsmral des ptentiellen Kunden infrmieren? Überprüfen Sie daher möglichst flgende Punkte: a. Erfassen Sie möglichst viele Kundendaten. b. Habe ich spätestens bei Vertragsschluss eine vllständige Bezeichnung meiner Vertragspartner? c. Weitere Infrmatinsquellen: Handelsregister Gewerberegister Beindrff & Ipland Rechtsanwälte Rubensstr Hannver inf@beindrff-ipland.de

2 - 2 - Einwhnermeldeamt Auskunfteien Gerichtliches Schuldnerverzeichnis Briefkpf vm Schuldner (Kntnummer) Aus Gesprächen mit Schuldner selbst (mögliche Kunden) Internet Handels-/Handwerkskammer 2. Fälligkeitsvereinbarungen Bereits im Rahmen der Vertragsgestaltung der -ptimierung sllten Sie Fälligkeitszeitpunkte vereinbaren wie z.b.: 14 Tage nach Rechnungsdatum der am 10. des Flgemnats. In diesen Fällen ist die Leistungszeit nach dem Kalender bestimmt, s dass Verzug auch hne eine Mahnung eintritt. Nicht ausreichend für eine Entbehrlichkeit ist die Angabe eines Zahlungsziels in der Rechnung. Darüber hinaus kann der Vertragspartner sich bereits bei Vertragsunterschrift auf die Fälligkeit einstellen. 3. Zahlungsbedingungen Insbesndere die Zahlungsbedingungen spielen im Rahmen des Frderungsmanagements eine wichtige Rlle, denn dadurch wird die Abwicklung des Zahlungsverkehrs bereits im Zeitpunkt der Vertragsgestaltung festgelegt. Hier entstehen gegebenenfalls Interessenknflikte, denn der zur Zahlung verpflichtete Vertragspartner will zur Liquiditätsschnung möglichst spät zahlen, die andere Partei dagegen möchte das Geld aus dem gleichen Grund früh erhalten. Hier sllten insbesndere die im Rahmen der Infrmatinsbeschaffung gewnnenen Erkenntnisse genutzt werden. Je nach Bnität des Vertragspartners können alternativ zur Zahlung bei Rechnungsstellung der bei Lieferung flgende Zahlungsbedingungen vereinbart werden: Lastschrift/Bankeinzug. Vrkasse Vrschuss der Abschlagszahlungen. Sknt als Zahlungsanreiz Zahlung per Nachnahme 4. Frderungssicherung in der Vertragsgestaltung Insbesndere bei Geschäften größeren Umfangs kann eine gestörte Vertragsabwicklung zu einer wirtschaftlich existenziellen Bedrhung werden, denn häufig dient allein ein einziges Geschäft der Deckung der Betriebsksten für mehrere Mnate. Hier stellt sich die Frage, wie die Zahlung des vereinbarten Entgelts vertraglich abgesichert werden kann. Tipp: Es empfiehlt sich eine Sicherungsbestellung bereits im Vertrag zu vereinbaren, denn regelmäßig werden sich bei später drhendem Frderungsausfall die Schuldner nicht mehr auf eine Sicherungsabrede Beindrff einlassen. & Ipland Rechtsanwälte Zudem besteht bei nachträglicher Sicherungsvereinbarung die Gefahr Rubensstr. der 3 Anfechtbarkeit Hannver durch einen Inslvenzverwalter des Schuldners. Aber auch nach Vertragsschluss inf@beindrff-ipland.de ist eine Sicherung möglich und insbesndere zahlungswillige Kunden bzw. Vertragspartner werden sich darauf einlassen.

3 - 3 - Mögliche Sicherungsfrmen: a. Eigentumsvrbehalt Durch einen Eigentumsvrbehalt im Kaufvertrag behalten Sie sich bis zur vllständigen Kaufpreiszahlung das Eigentum vr. Der Erwerber ist jedch berechtigt, die Sache in Besitz zu nehmen und zu benutzen. Erst mit der vllständigen Kaufpreiszahlung geht das Eigentum vllständig und autmatisch auf den Erwerber über. Entscheidend ist, dass z.b. im Falle einer Inslvenz des Vertragspartners der Inslvenzverwalter die Kaufsache wieder herausgeben (sg. aussndern) der den Kaufvertrag erfüllen muss. Ein Eigentumsvrbehalt macht dann Sinn, wenn der Kaufpreis nicht im Vraus und auch nicht bei Übergabe der Kaufsache geleistet werden sll. Insbesndere bei Teilzahlungs- bzw. Ratenzahlungsvereinbarungen wird der Eigentumsvrbehalt üblicherweise vereinbart. b. Frderungsabtretung Häufig werden Sie bei Außenständen auf das Argument Ihres Schuldners für die Nichtzahlung treffen, dass er selbst Außenständen habe. Sie können sich swhl bereits im Rahmen der Vertragsgestaltung als auch im Nachhinein durch eine Frderungsabtretung slche Frderung als Sicherung abtreten lassen. Selbst Gehaltsansprüche des Schuldners können unter bestimmten Vraussetzungen Gegenstand eines Abtretungsvertrages sein. Unter Umständen bietet es sich sgar an, dass auch künftige Frderungen, d.h. slche, die nch nicht entstanden aber schn bestimmbar sind, bereits im Vraus vertraglich abgetreten werden. Sie sllten allerdings immer prüfen, b das abgetretene Recht bzw. der Anspruch des Schuldners überhaupt existiert, es dem Schuldner zusteht, es nicht bereits anderweitig abgetreten der in snstiger Weise vrbelastet ist. c. Sicherungsübereignung Stellen Sie fest, dass Ihre Frderungen möglicherweise gefährdet, d.h. nicht realisiert werden können, kann es ratsam sein, sich Gegenstände, die im Eigentum des Schuldners stehen übereignen zu lassen. Es ist sgar möglich, dass Ihr Schuldner die Sache weiter in Besitz hat und damit z.b. weiter arbeiten kann. Es genügt, wenn Sie vereinbaren, dass Sie z.b. bis zur Erfüllung der Zahlung Eigentümer der Sache sind. Auch hier wird empfhlen, eine slche Sicherungsübereignung schriftlich zu vereinbaren. Beindrff & Ipland Rechtsanwälte Rubensstr Hannver inf@beindrff-ipland.de

4 - 4 - d. Bürgschaften Ein weiteres Mittel stellt die sg. Bürgschaft dar. In diesem Fall dienen nicht bestimmte Gegenstände der andere Frderungen als Sicherungsmittel sndern andere Persnen werden als Bürgen zum alternativen Schuldner. Zahlt der Hauptschuldner nicht, können Sie Ihr Geld vm Bürgen frdern. Beachten Sie, dass ein slcher Bürgschaftsvertrag mit dem Bürgen immer schriftlich geschlssen werden muss. Als nie per Fax, der gar mündlich! Vereinbaren Sie eine sg. selbstschuldnerische Bürgschaft, denn dann können Sie sfrt gegen den Bürgen vrgehen, hne zuerst den Hauptschuldner verklagen zu müssen. e. Weitere Sicherungsmittel Grundschuld, Hypthek Verpfändung. II. Mahnwesen Frderungsdurchsetzung 1. Außergerichtliche Frderungsbeitreibung Trtz aller vrbereitend getrffenen Maßnahmen und gesicherten Vertragsgestaltungen bedarf es ständig einer Überwachung des Zahlungsverhaltens der Vertragspartner. Organisieren Sie den Zahlungsverkehr, insbesndere das Mahnwesen! Wann ein Schuldner zu zahlen hat, bestimmt sich nach der Fälligkeit der Frderung. Sfern nichts anderes vereinbart ist, gilt im Zweifel die sfrtige Fälligkeit. Allerdings wird in der Praxis regelmäßig ein Zahlungsziel in der Rechnung angegeben, um dem Vertragspartner ein wenig Zeit zur Abwicklung seines eigenen Zahlungsverkehrs zu ermöglichen. Seien Sie nicht zu grßzügig mit den Zahlungszielen, um die eigene Liquidität nicht zu gefährden. a. Mahnung Nicht selten wird es vrkmmen, dass Sie dennch den Kunden mahnen müssen. Eine Mahnung ist letztlich nichts anderes als die ernsthafte Auffrderung die Zahlung zu bewirken. Nicht ntwendig aber häufig zweckmäßig ist das Setzen einer Zahlungsfrist. Genaus wenig erfrderlich ist das Andrhen bestimmter Flgen bei Fristablauf. Aus Gründen des Nachweises sllte eine Mahnung immer schriftlich erflgen. Tipp: In der Praxis ist häufig zu bebachten, dass mehrfache Mahnungen versendet werden, die durchnummeriert sind und die letzte Mahnung auch als slche bezeichnet wird. Vermeiden Sie dieses Verfahren, denn dieses veranlasst den Schuldner mit der Leistung erst recht bis zur letzten Mahnung zu warten. Beindrff & Ipland Rechtsanwälte Rubensstr Hannver inf@beindrff-ipland.de

5 - 5 - In der Praxis hat sich teilweise flgendes Schema zum Mahnwesen etabliert: Erste Mahnung: Zahlungserinnerung Frmulieren Sie höflich aber bestimmt. Weisen Sie unter Bezugnahme auf Rechnungsnummer und -datum darauf hin, dass Sie einen Zahlungseingang nicht verzeichnen knnten. Legen Sie eine Rechnungskpie bei. Zweite Mahnung: Deutlich Sfern nach ca Tagen trtz der höflichen Zahlungserinnerung keine Zahlung erflgt, werden Sie ein wenig deutlicher. Kündigen Sie an, dass Sie bei weiterer Zahlungsverweigerung und Ablauf einer weiteren Frist, Verzugszinsen und Mahnksten berechnen werden. Gegebenfalls dritte Mahnung: Andrhung weiterer Schritte Bei guten Kunden und auch nur dann, wenn mit einer Zahlung zu rechnen ist, bietet sich eine dritte Mahnung an. In dieser sllten Sie eventuell die Einschaltung eines Rechtsanwalts der auch gleich die Einleitung des gerichtlichen Verfahrens andrhen. Dem Schuldner muss deutlich werden, dass Sie ihm die anfallenden Ksten in Rechnung stellen werden. b. Verzug Die Flge einer Mahnung ist der Verzug. Tritt sdann der Verzug ein, gewährt das Gesetz einen Anspruch auf Verzugszinsen und Schadenersatz. Vraussetzung des Verzugs ist die Mahnung, dch in flgenden Fällen tritt dieser auch hne Mahnung ein: Bei Entgeltfrderungen 30 Tage nach Rechnungszugang. Allerdings muss gegenüber Verbrauchern ein diesbezüglicher Hinweis auf der Rechnung enthalten ist. Die Leistungszeit ist nach Kalender bestimmt. Haben Sie bereits vertraglich vereinbart, dass eine Frderung an einem kalendermäßig bestimmbaren Zeitpunkt fällig wird (s.. unter Fälligkeitsvereinbarung), s tritt Verzug bereits dann ein, wenn eine Zahlung nicht erflgt. Erfüllungsverweigerung. Wenn Ihr Vertragspartner ernsthaft und ausdrücklich jegliche Zahlung verweigert, kmmt er ebenfalls autmatisch in Verzug. Die Flgen des Verzugs sind Beindrff & Ipland Rechtsanwälte Rubensstr Hannver inf@beindrff-ipland.de

6 - 6 - Anspruch auf Verzugszinsen. Gegenüber Verbrauchern betragen diese 5 % p.a. über dem jeweils gültigen Basiszinssatz ( hne Verbraucherbeteiligung sgar 8%. Anspruch auf Verzugsschaden. Dieser umfasst neben Mahnksten (Telefn, Papier und Prtksten) auch die Ksten eines Rechtsanwaltes und anderer Ksten der Rechtsverflgung. Entscheidend ist aber, dass diese erst nach Verzugseintritt entstanden sind. 2. Gerichtliche Frderungsbeitreibung Wenn sämtliche außergerichtliche Maßnahmen keinen Erflg bringen, s bleibt nur nch die Möglichkeit den gerichtlichen Weg zu beschreiten. Ziel dieses Weges ist es letztlich Rechtsicherheit zu erlangen aber insbesndere auch einen sg. Vllstreckungstitel, als Vraussetzung rechtskräftig festgestellte Frderungen auch durchsetzen zu können. Hierfür gibt es die Möglichkeit eines Klageverfahrens, welches abhängig vm Streitwert beim Amts- der Landgericht geführt werden muss. Dieses bietet sich an, wenn der Schuldner bereits vrab erkennen lässt, dass er sich gegen die Frderung zur Wehr setzen will, z.b. in dem er diese bestreitet. Zuständig ist bis zu einem Gegenstandswert vn 5.000,00 das Amtsgericht. Ab 5.000,00 muss die Klage beim Landsgericht eingereicht werden. Beachten Sie, dass beim Landgericht eine Vertretung durch einen Rechtsanwalt erflgen muss. Häufig einfacher, schneller, kstengünstiger und bei unbestrittenen Frderungen zu empfehlen, ist das gerichtliche Mahnverfahren. Einfacher deswegen, da das Gericht nicht prüft, b die Frderung auch tatsächlich besteht, sndern nur, b beim Antrag die Frmalitäten eingehalten wurden. Darüber hinaus kann dieser Antrag über ein im Schreibwarenladen erhältliches Frmular der in manchen Bundesländern sgar hne Frmular nline über das Internet ausgedruckt werden. Das Mahngericht erlässt sdann den Mahnbescheid, gegen den allerdings innerhalb vn 2 Wchen Widerspruch eingelegt werden kann. Erflgt seitens des Schuldners kein Widerspruch, s ergeht ein Vllstreckungsbescheid Hiergegen kann der Schuldner wider innerhalb vn 2 Wchen Einspruch einlegen und damit eine mündliche Verhandlung erzwingen. Daher sllte man sich gut überlegen, b man das Mahnverfahren zur Frderungseintreibung wählt, denn im Falle eines Widerspruchs des Schuldners würde letztlich der eigentliche Zeit- und Kstenvrteil entfallen. III. Typische Anzeichen für bevrstehende Zahlungsunfähigkeit Beindrff & Ipland Rechtsanwälte Rubensstr Hannver inf@beindrff-ipland.de

7 - 7 - Spätestens bei der Mahnung, am besten aber bereits vr Vertragsschluss (s..) sllte man möglichst viele Infrmatinen über den Schuldner sammeln und prüfen, b eventuell eine Inslvenz bzw. Zahlungsunfähigkeit bevrsteht. Typische Anzeichen dafür sind: Wechsel des Geschäftsführers Wechsel der Bankverbindung Statt üblicher Sfrtzahlung nunmehr Ausnutzen langer Zahlungsziele taktische Mängelrügen Entlassungen im Schuldnerbetrieb Verlegung des Geschäftssitzes Insbesndere bekannt werdende Pfändungen Einzelnes Auftreten der Merkmale grundsätzlich harmls aber je mehr Anzeichen, dest größer die Gefahr! Wichtig: Rasches Handeln ist erfrderlich! Stand: Beindrff & Ipland Rechtsanwälte Rubensstr Hannver inf@beindrff-ipland.de