Reisekostenrichtlinie

Transkript

1 Finance Reisekostenrichtlinie INHALT 1. Einleitung 2. Anforderungen an eingereichte Belege 3. Bewirtung von Gästen 4. Reisekosten a. Fahrtkosten b. Übernachtungskosten c. Verpflegungsmehraufwand d. Reisenebenkosten. 1

2 1. Einleitung Die Abrechung von Reisekosten ist ein lästiges, aber notwendiges Übel. Leider wird sie insbesondere durch das komplizierte deutsche Steuerrecht geprägt und in enge Grenzen gesetzt. Wir wollen den Mitarbeitern von streetfootballworld ggmbh Dienstreisen und anschließende Kostenabrechnung so einfach wie möglich machen, müssen uns dabei allerdings an den rechtlich gesteckten Rahmen halten. Die in dieser Richtlinie enthaltenen Informationen sollen den Rahmen für Reisekosten und die Abrechung der Reisekosten erläutern. Daneben enthält sie Vorgaben für die Bewirtung von Gästen, relevant nicht nur im Rahmen von Dienstreisen. Außerdem werden die Formulare Reisekostenabrechnung, Eigenbeleg und Nebenkosten erläutert, die generell für die Abrechnung von verauslagten Kosten genutzt werden sollen und auf dem S-Drive zu finden sind unter S:\+sfw basics\+templates\expense reimbursement-travel Grundsätzlich sollen für Dienstreisen die Transportmittel (Flug, Bahn, Mietwagen) und Übernachtungen (Hotel, Herberge, etc.) über streetfootballworld gebucht werden. Da somit die Kosten direkt zwischen dem Reisebüro und streetfootballworld abgerechnet werden, müssen und dürfen sie in der Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters nicht mehr aufgeführt werden. Grundsätzlich buchen wir bei streetfootballworld Flug: Economy Class Bahn: 2. Klasse Mietwagen: VW Golf oder kleiner 2. Anforderungen an eingereichte Belege Vollständigkeit der Formulare und Belege Bitte reicht eine Reisekostenabrechnung erst ein, wenn die Formulare vollständig ausgefüllt, alle zugehörigen Beleg im Original beigefügt und vom Vorgesetzten/Budgetverantwortlichen unterschrieben sind. Angabe von Firmenname und -adresse Alle eingereichten Rechnungen (z.b. Hotel, Mietwagen, Flug, Bahn, Bewirtung) ab 150 EURO (inkl. Umsatzsteuer) müssen die Firmenadresse enthalten: streetfootballworld ggmbh, Waldenserstr. 2-4, Entrance E, Berlin Manchmal ist der Aussteller des Beleges nicht in der Lage, die Angaben auf dem Beleg auszudrucken. Dann sollte er eine streetfootballworld-visitenkarte an den Beleg heften und mit seinem Firmenstempel versehen. Auf allen eingereichten Belegen muss die enthaltene Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen werden. Bei Belegen bis 150 EURO (inkl. Umsatzsteuer) genügt es jedoch, wenn die Beträge brutto, also inkl. Umsatzsteuer, ausgewiesen werden und lediglich der anzuwendende Steuersatz in Prozent angegeben wird. 2

3 Eigenbelege In seltenen Fällen gehen dem Mitarbeiter Kostenbelege verloren oder es werden keine Belege ausgestellt (z.b. Gebühren für Gepäckaufbewahrung, Parkuhren). In solchen Ausnahmefällen können die Kosten durch Eigenbelege glaubhaft gemacht werden (siehe entsprechendes Formular auf dem S-Drive). Eigenbelege können jedoch nur für Kostenpositionen bis 100 inkl. Umsatzsteuer akzeptiert werden. 3. Bewirtungen: Bewirtungen von Gästen sind vorher vom Vorgesetzten / Budgetverantwortlichen zu genehmigen. Bewirtung von Gästen bedeutet, dass sich streetfootballworld-mitarbeiter nicht gegenseitig auf Firmenkosten zum Essen einladen dürfen, d.h. dass zu einem bestimmten Arbeitsanlass mindestens eine externe Person zum Essen eingeladen wird. Bewirtungsbelege müssen folgende Angaben enthalten: a) Der Beleg des Restaurants enthält i.d.r. bereits: Name des Restaurants Steuer-Nummer des Restaurants Ausweis der einzelnen Speisen und Getränke Gesamtsumme Ausweis der enthaltenen Umsatzsteuer b) Vom Mitarbeiter sind hinzuzufügen: Grund der Bewirtung Namen der bewirteten Personen 4. Reisekosten Reisekosten umfassen Fahrtkosten Übernachtungskosten Verpflegungsmehraufwand Nebenkosten. Die verschiedenen Kosten und die zugehörigen Informationen werden im Formular Reisekostenabrechnung erfasst (siehe entsprechendes Formular auf dem S-Drive). Die Erstattung erfolgt entweder durch Einzelüberweisung auf das Konto des Mitarbeiters oder mit der nächsten Gehaltszahlung. Die Reisekostenabrechung erfolgt in EURO, d.h. Kosten in fremder Währung müssen zunächst umgerechnet werden. Dazu kann folgender Währungsrechner verwendet werden: (Hier bitte die Interbank Rate für das Datum des Kostenbelegs auswählen.) 3

4 4.a) Fahrtkosten Bei Benutzung eines Mietwagens oder eines öffentlichen Verkehrsmittels (Flugzeug, Zug, Nahverkehr, Fähre oder Taxi) sind die Aufwendungen in der nachgewiesenen Höhe anzusetzen. Verwendet der Mitarbeiter dagegen ein Privatfahrzeug, beträgt die Pauschale je gefahrenem Auto-Kilometer bei Kraftwagen 0,20, für die Mitnahme jedes weiteren Teilnehmers an der Dienstreise erhöht sich der Pauschbetrag um 0,02 je Kilometer. Die Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte sind keine Reisekosten 4.b) Verpflegungsmehraufwand Mit den Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand soll der Mitarbeiter für höhere persönliche Ausgaben entschädigt werden, die dadurch entstehen, dass man sich i.d.r. auf Reisen nicht so günstig verpflegen kann wie in der eigenen Wohnung oder in der regelmäßigen Arbeitsstätte. Das deutsche Steuerrecht kennt für unterschiedlich lange Abwesenheitszeiten und für unterschiedliche Länder jeweils einen Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand. Mit der Zahlung des Pauschbetrages sind alle Verpflegungskosten abgegolten, selbst wenn die Kosten nachweisbar höher sind, dürfen nur die Pauschbeträge angesetzt werden. Auch zusätzliche Verpflegungskosten (z.b. Kaffee am Flughafen) dürfen nicht einzeln angesetzt werden. Die Zahlung des Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwand ist somit ausdrücklich weder als vom Arbeitgeber gezahlte Vollverpflegung noch als zusätzliches Gehalt oder Schmerzensgeld zu verstehen. Die unten folgenden Erläuterungen zeigen, dass ein Pauschbetrag nur zur Auszahlung kommt, wenn sich der Mitarbeiter während seiner Dienstreise selbst verpflegen musste, d.h. wenn er nicht verpflegt wurde oder das Frühstück nicht in der Übernachtung enthalten ist. Die Pauschale für Verpflegungsmehraufwand darf nur an Angestellte von streetfootballworld ggmbh gezahlt werden, ausdrücklich nicht an Berater, Freelancer o.ä.. Sie müssen ggf. eine gesonderte Regelung mit streetfootballworld ggmbh treffen und dieses dann entsprechend in Rechnung stellen. streetfootballworld zahlt die jeweils steuerlich maximal zulässigen Pauschbeträge. Enthält jedoch die Übernachtung das Frühstück oder wird der Mitarbeiter verpflegt (z.b. Einladung ins Restaurant oder in die Kantine durch den Geschäftspartner, Verpflegung während Events, Meetings, Festivals), hat der Mitarbeiter das auf der Reisekostenabrechnung wahrheitsgemäß anzugeben, und ihm werden die erhaltenen Mahlzeiten vom Pauschbetrag abgezogen in Höhe von 20% für das Frühstück und jeweils 40% für Mittag- und Abendessen. Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Inland: Eintägige Dienstreisen: Bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit: 12 EURO 4

5 Mehrtägige Dienstreisen: 24 EUR pro vollem Tag Jeweils 12 EUR für Ab- und Rückreisetag, unabhängig davon ob mehr oder weniger als 8 Stunden Abwesenheit am Ab- oder Rückreisetag. Maßgebend ist die Abwesenheitsdauer von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte. Führt jemand an einem Kalendertag mehrere Dienstreisen durch, können die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammengerechnet werden. Bei mehrtägigen Dienstreisen werden die Pauschalen für die einzelnen Tage zusammengerechnet. Beispiel: Dienstreise Berlin-Frankfurt-Berlin vom ab 17 Uhr bis bis 15 Uhr: : 12 (Abreisetag, Pauschale auch bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit) : 24 (voller Tag) : 12 (Rückreisetag) Summe: 48 Falls der Arbeitnehmer verpflegt wurde, also wenn er eine Mahlzeit kostenlos erhalten hat oder das Frühstück im Übernachtungspreis inbegriffen war, werden ihm die so erhaltenen Mahlzeiten von der Tagespauschale abgezogen. Der Betrag eines ganzen Kalendertages, also 24, verteilt sich hierbei zu 20 % (4,80 ) auf das Frühstück und zu je 40 % (9,60 ) auf Mittag- und Abendessen. Wird der Arbeitnehmer also drei Mal am Tag verpflegt, wird die Pauschale also wieder vollständig gekürzt und es wird keine Pauschale ausgezahlt. Dabei sollen die Kürzungen aber nicht die Pauschale übersteigen. Beispiel.: Bei einer eintägigen Dienstreise von 9 bis 19 Uhr steht dem Mitarbeiter eine Pauschale von 12 zu. Wird der Arbeitnehmer jedoch zum Frühstück und zum Mittagessen verpflegt bzw. eingeladen, kürzt er die Pauschale nicht um 2 x 40% von 24 = 19,20, sondern um 12, also maximal um die gewährte Pauschale. Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Ausland Für Dienstreisen im Ausland gelten vom Zielland abhängige Pauschalen (siehe die jeweils aktuelle Liste auf dem S-Drive) Die Berechnungsweise der Pauschalen und der Kürzungen für Verpflegung gelten analog zum Verfahren bei Inlandsreisen. Bei Dienstreisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgeblich. 4.c) Übernachtungskosten Als Übernachtungskosten sind die tatsächlich entstandenen Kosten (Hotel, Herberge, Fremdenzimmer, Appartement) anzuerkennen. Nebenkosten zur Übernachtung (Garage, Minibar, Fernseher, Telefon) sind keine Übernachtungskosten. Kosten für Hotelgarage und 5

6 dienstlich veranlasste Telekommunikation können ggf. als Reisenebenkosten abgerechnet werden. Für private Übernachtungen können 20 pro Nacht abgerechnet werden, jedoch nur dann, wenn die dadurch tatsächlich entstandenen Kosten nachgewiesen werden. Wie bereits oben unter 4.b) erläutert: Lässt sich der Kostenanteil für das Hotelfrühstück anhand der Belege nicht feststellen, ist der Gesamtbetrag bei einer Übernachtung im Inland um 4,80 EUR (20 % von 24 EUR) und bei einer Übernachtung im Ausland um 20% des für den betreffenden Staat geltenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwand zu kürzen. Beispiel 1: Eine inländische Hotelrechnung lautet "Übernachtung mit Frühstück 106,50 ". Zur Ermittlung der Übernachtungskosten werden abgezogen 20 % von 24, d. h. 4,80. Ersetzbare Kosten der Unterkunft liegen i. H. v. 101,70 vor. Beispiel 2: Eine inländische Hotelrechnung lautet "Übernachtung 100 plus Frühstück 6,50 ". Es werden dem Mitarbeiter 100 ersetzt. Die Kosten des Frühstücks werden aus Sicht des Mitarbeiters durch den Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand (s.o.) ganz oder teilweise gedeckt. 4.d) Nebenkosten Aus Anlass einer Dienstreise sind die verschiedensten Nebenkosten denkbar: Hotelgarage, berufliche Telefongespräche oder Telefaxübermittlungen, Internet, Parkgebühren, Maut, Umbuchungs- und Stornokosten bei Flug- und Fährtransporten sowie Nebenkosten des Geldverkehrs. Voraussetzung für die Abzugsfähigkeit dieser Kosten ist der belegmäßige Nachweis. Das Formular Nebenkosten auf dem S-Drive soll nicht nur bei der Reisekostenabrechnung, sondern generell für die Abrechnung verauslagter Kosten verwendet werden. 6