HERZLICH WILLKOMMEN!

Transkript

1 HERZLICH WILLKOMMEN! Fachtagung Projektmanagement Projektmanagement Erkenntnisse aus der aktuellen Projektmanagement- Forschung Impulsreferat und Gedankenaustausch Dr. Fritz Forrer Geschäftsführender Partner Forrer Lombriser & Partner AG 1

2 Projektmanagement Was ist ein Projekt? Eigenschaften eines Projektes Einmaligkeit Neuartigkeit Technisch und organisatorische Komplexität Interdisziplinäre Zusammenarbeit Sind Ihre Projekte wirklich Projekte? 2 Projektmanagement management bedeutet ein Projekt zu planen überwachen koordinieren steuern 3

3 Befragungsergebnisse erfolgreiche Projekte vereinzelte 0 weniger als die Hälfte 0 mehr als die Hälfte 27 alle Anzahl Antworten (n): 28 Forschungsergebnisse: Bis zu 70% der Projekte erreichen die Ziele nicht, sind zeitlich verzögert oder überschreiten die budgetierten Kosten! 4 Projektziele Projektrisiken Know-How-Bedarf und Ressourcen Erkenntnis: Projektinitiierung und -planung hat (bezüglich Zeitanteil) an Bedeutung zugenommen Projektinformation Organisation Projektantrag Projektstruktur Personelle Zusammensetzung Projektauftrag Projektzeitplan Projektinitiierung Projektplanung Initiierung und Planung Früher 40 % Heute 0 % Startsitzung Problemlösung Meilensteine im engeren Sinne Projektdurchführung Durchführung und Abschluss Früher 0 % Heute 40 % Projekterfolgskontrolle

4 Befragungsergebnisse Gründe des Scheiterns Projektinitiierung Zu wenig Know-how und Ressourcen im PT Unklare Projektziele Projektorganisation nicht zielführend Projektrisiken nicht definiert Relevante Anspruchsgruppen nicht einbezogen Projektplanung Projektzeitplan nicht eingehalten Zusammensetzung von PL und PT Projektkommunikation nicht ausreichend Projektstruktur unklar Projektdurchführung Keine Lösung für das eigentliche "Problem" Meilensteine nicht eingehalten Startsitzung ermöglich nicht, sich zu orientieren Keine Projektevaluation Eindeutiger fehlt Andere n = 28 Fragebogen Projektziele Projektrisiken Know-How-Bedarf und Ressourcen 42 Nennungen Organisation Erkenntnis: Bedeutung der Initiierungs- und Planungsphase nimmt zu Scheiterungsgründe liegen in diesen Phasen Projektinformation Projektantrag Projektstruktur Personelle Zusammensetzung Projektauftrag Projektzeitplan Projektinitiierung Projektplanung 21 Nennungen Startsitzung Problemlösung 13 Nennungen Meilensteine Projektdurchführung im engeren Sinne Projekterfolgskontrolle 1 Nennungen 7

5 Entscheide in den Phasen der Projektinitiierung und -planung sind für den Projekterfolg zentral! vgl. Forrer/Schöni: Projektmanagement - Mit knappen Ressourcen Projekte sichersteuern. Zürich Versus Verlag Seite «Die Schienen sind verlegt, Boss. Es gibt nur noch ein kleines Problem mit dem Plan!» 9

6 Befragungsergebnisse Gründe des Scheiterns Projektinitiierung Zu wenig Know-how und Ressourcen im PT Unklare Projektziele Projektorganisation nicht zielführend Projektrisiken nicht definiert Relevante Anspruchsgruppen nicht einbezogen Projektplanung Projektzeitplan nicht eingehalten Zusammensetzung von PL und PT Projektkommunikation nicht ausreichend Projektstruktur unklar Projektdurchführung Keine Lösung für das eigentliche "Problem" Meilensteine nicht eingehalten Startsitzung ermöglich nicht, sich zu orientieren Keine Projektevaluation Eindeutiger fehlt Andere n = 28 Fragebogen 10 Zusammensetzung des Projektteams Forschungsfrage Kann die Leistung eines Projektteams anhand individueller Charaktereigenschaften der Teammitglieder bestimmt werden? Ergebnisse Ein hoher Notendurchschnitt hinsichtlich der Motivation der individuellen Teammitglieder bei der Teamarbeit (Motivation, Leistungsfähigkeit usw.) korreliert positiv mit der Teamleistung. Der Grad der Mitwirkung bestimmt die Teamarbeit zu 3.23%! Projektteams mit einem Gruppenmitglied, das einen hohen Durchschnittswert ausweist, haben eine bessere Leistung erbracht als andere Projektteams. n = 22 Projektteams mit drei bis vier Teammitgliedern Quelle: Hacker, M., 2000, S

7 Hauptgründe für Projektmisserfolg Forschungsfrage Welches sind die Hauptgründe von Projektmisserfolgen nach Priorität sortiert? Ergebnisse 1. Mangelhaftes Erkennen der Bedürfnisse der Kunden/Endbenutzer. 2. Ungenügendes Herausarbeiten der Projektanforderungen und Projektrahmenbedingungen; dadurch Setzen von unrealistischen Projektzielen. 3. Mangelnde Berücksichtigung unternehmensspezifischer Begebenheiten (Unternehmensstruktur, -kultur usw.). 4. Mangelnde Berücksichtigung von Dynamik und Veränderungen während der Projekt-Arbeit.. Mangelhafte Projektkontrolle und steuerung. Quelle: Cicmil, S.J.K., 1997, S Erfolgsfaktoren der Projektarbeit Forschungsfrage Welche Faktoren beeinflussen den Projektmanagement-Erfolg am stärksten? 1. Rang: Berücksichtigung der Kundenbedürfnisse 2. Rang: klar definierte Projektziele 3. Rang: Gut geplante Übergabe der Projektergebnisse in operativen Betrieb 4. Rang: Reaktionsfähigkeit der Projektorganisation auf Umfeld- Veränderungen n = 0 Quelle: David, James & Bryde, 2003, S

8 Befragungsergebnisse Gründe des Scheiterns Projektinitiierung Zu wenig Know-how und Ressourcen im PT Unklare Projektziele Projektorganisation nicht zielführend Projektrisiken nicht definiert Relevante Anspruchsgruppen nicht einbezogen Projektplanung Projektzeitplan nicht eingehalten Zusammensetzung von PL und PT Projektkommunikation nicht ausreichend Projektstruktur unklar Projektdurchführung Keine Lösung für das eigentliche "Problem" Meilensteine nicht eingehalten Startsitzung ermöglich nicht, sich zu orientieren Keine Projektevaluation Eindeutiger fehlt Andere n = 28 Fragebogen 14 Befragungsergebnisse vertiefte Analyse Aus Ihren Antworten ist ersichtlich, dass ein Zusammenhang zu bestehen scheint zwischen «zu wenig Know-how und Ressourcen» und «unklaren Projektzielen» zwischen «zu wenig Know-how und Ressourcen» und «Projektrisiken nicht definiert» zwischen «Projektzeitplan nicht eingehalten» und «unklare Projektziele», «relevante Anspruchsgruppen nicht einbezogen», «zu wenig Know-how und Ressourcen» und «Projektorganisation nicht zielführend» 1

9 Erkenntnisse Ihre Antworten sind bezüglich der Scheiterungsgründe identisch mit den Forschungsergebnissen Ihre Einschätzung des Anteils erfolgreicher Projekte in Ihren Unternehmen ist deutlich höher als dies Forschungsergebnisse zeigen Zunehmende Bedeutung der Initiierungs- und Planungsphase für den Projekterfolg bei gleichzeitig (zu) vielen Fehlern in dieser Phase Dass v.a. Schwächen bei «Know-how und Ressourcen» den Projekterfolg mehrfach und markant gefährden 1 Fragen und Diskussion 17

10 Rückfragen und Kontakt Forrer Lombriser & Partner AG Fritz Forrer, Dr. oec. HSG, geschäftsführender Partner Poststrasse 14, Postfach St.Gallen Telefon Telefax