Soft Dialer/Soft Phone

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1 Johannes-Kepler-Universität Soft Dialer/Soft Phone Cisco Jabber für Windows

2 Inhaltsverzeichnis Produktbeschreibung... 2 Download dieser Anleitung u. Software... 3 Einstellungen beim 1. Start des Programms... 4 Schritt Schritt Schritt Hauptfenster Erstellen einer Kontaktliste im Hauptfenster... 7 JKU-Mitarbeiter hinzufügen... 7 Kontakt einer externen Person (Nicht-JKU-Kontakt) hinzufügen... 8 Eingabe eines Persönlichen Kontakt (der nicht im JKU-Verzeichnis enthalten ist, wie Private, Firmen) Telefon-Kontrolle... 9 Zu steuerndes Telefon auswählen Individuelle Status Meldungen Zusätzlichen Status-Text hinzufügen Anrufer-Liste anzeigen Chat-Fenster Öffnendes Fenster bei eingehendem Anruf Anruf-Fenster nach Annahme des Telefonates Zugriff auf die Mailbox Konferenzanrufe starten TIPP für Gruppeneinladungen: Deaktivieren des Senden von Nutzungsdaten an Cisco Standard- u. Graustufen-Icons der Status-Anzeige

3 Produktbeschreibung Der Soft Dialer/das Soft Phone (Cisco Jabber) stellt Ihnen diese Vielzahl von integrierten Kommunikationsmitteln zur Verfügung. Sie können leicht vorhandene Telefonverzeichnisse durchsuchen, um wichtige Ansprechpartner zu finden und Kommunikationen zu starten. Der Soft Dialer/das Soft Phone bietet leistungsfähige, im Desktop-Computer integrierte Kommunikations-Funktionen. Dazu zählen darin eingebundene Teilnehmerverzeichnisse der JKU, Anruf per Mausklick, Anzeige ankommender Anrufe und das Hinzufügen weiterer Medien (Dokumentenversand, Screenshot-Versand) zu einem laufenden Gespräch. Sie können Ihre Kommunikation über ein einziges Fenster steuern und dadurch wirksamer kommunizieren und sogleich produktiver werden: Mithilfe des Soft Dialers können Sie das JKU Personen-Verzeichnis durchsuchen und so Kontaktinformationen schnell finden. Sparen Sie Zeit, indem Sie per Mausklick aus Ihrer Kontaktliste anrufen, anstatt eine Telefonnummer zu wählen. Erstellen Sie Ihre eigene Kontaktliste (JKU-Teilnehmer und externe Kontakte). Bei einem Anruf wird der Name dieses externen Kontaktes mitangezeigt (nicht wie sonst nur die Telefonnummer am Telefon). Telefonieren (nur wenn Softphone-Lizenz) Sie kostenlos (auch im Ausland) mit Hilfe des integrierten Softphones (und gestartetem Cisco Anyconnect (VPN zur JKU) ) ohne Ihren Festnetz-Telefonapparat (Beantragung einer Softphone-Lizenz durch Ihren Kostenstellenverantwortlichen mit Begründung (wie viel Reisetätigkeit, ) per an ). Externe Gespräche, werden wie gewohnt Ihrem Festnetzapparat verrechnet. Steuern Sie Ihr Cisco IP-Telefon mit dem Soft Dialer. Schauen Sie die letzten Kommunikationsvorgänge durch, um schneller reagieren zu können. Schauen Sie nach, wer Sie wann angerufen hat. Fügen Sie nach Bedarf Kommunikationsmedien hinzu. Während Sie telefonieren, können Sie schnell und einfach Video oder Dokumentenaustausch hinzufügen, um die Zusammenarbeit oder die Besprechung effektiver zu gestalten. Geben Sie Ihren Bildschirm an bis zu 5 andere Jabber-User frei. Sie können auf Wunsch die Maussteuerung an eine dieser Personen übergeben. Nutzen Sie abhörsicheres Chatten mit den anderen Teilnehmern inklusive abhörsicheren Dokumentenversand u. Screenshot-Versand. Bei ankommenden Anrufen erhalten Sie ein Pop-Up-Fenster. Sie sehen, wer anruft und die Anruf Art nur Sprache oder Video, bevor Sie antworten. Wenn Sie verfügbar sind, können Sie den Anruf entgegennehmen oder ablehnen. Der Status des anderen Teilnehmers wird angezeigt (telefoniert/abwesend/verfügbar ). Sie können Ihren Status selbst ändern (nicht stören, bis 1400h in Besprechung, ). Im Status Nicht Stören wird Ihr Telefon auf stumm geschaltet. Wenn Sie eine Mailbox nutzen (nur 1 pro Institut bzw. mit Begründung), dann können Sie auf die einzelnen Nachrichten zugreifen (abspielen, löschen, Rückruf ) 2

4 Der Soft Dialer ist für Windows - und Apple-MacOS-Betriebssysteme erhältlich (Die Einstellungen für Linux, senden wir Ihnen bei einer an zu). Für Android- und ios-handys/tablets sind Apps vorhanden. Anleitungen finden Sie auf der JKU-Homepage unter Service -> IT-Services -> Telefonie & Handy -> Mobil (auf Pfeil klicken) -> Anleitungen für Mobilgeräte -> Mobilgeräte Anleitungen Download dieser Anleitung u. Software Sie finden die Software unter Jabber/ Loggen Sie sich mit Ihrer Ak-Nummer und Groupwise-Passwort ein. Klicken Sie unten auf Windows -> Cisco -> Cisco Jabber für Windows -> auf die Datei klicken zum Runterladen. Bei Problemen wenden Sie sich an den Benutzerservice des IM (Klappe 1111 bzw. Die Anleitung für den Soft Dialer/Soft Phone (Cisco Jabber) finden Sie auf der JKU-Homepage unter Service->IT-Services->Telefonie&Handy->Festnetz->Soft Dialer. 3

5 Einstellungen beim 1. Start des Programms Schritt 1 Geben Sie Ihre AK-Nummer ein. Anschliessend klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen. Schritt 2 Bei der Installation des Clients über den Novell Zenworks Application Manager sind die Servereinstellungen voreingestellt! ANSONSTEN: Beim ersten Starten nach der Installation, muss der Kontotyp ausgewählt werden: Kontotyp: Cisco IM & Presence Beim Punkt Anmeldeserver wählen Sie - Folgenden Server verwenden Und tragen folgendes ein: Serveradresse: jabber.jku.at 4

6 Schritt 3 Bei Benutzername geben Sie Ihre AK-Nummer (z.b.: ak111222) an, bei Kennwort geben Sie Ihr Groupwise-Passwort ein. Hakerl setzen, bei Anmelden wenn Cisco Jabber startet (ansonsten müssen Sie sich bei jedem Start neu anmelden). Anschliessend klicken Sie auf Anmelden 5

7 Hauptfenster Das Hauptfenster enthält: Menü um Funktionen aufzurufen Feld für Statusmeldung Such- oder Wähl-Feld Kontakt-Listen Telefon-Kontrollen Anruf-Liste Mailbox-Zugriff (nur wenn für Berechtigte eingerichtet) 6

8 Erstellen einer Kontaktliste im Hauptfenster JKU-Mitarbeiter hinzufügen Im Suchfeld den Namen der zu suchenden Person eingeben (z.b. Mustermann): -> Mit dem Cursor auf die gewünschte Person gehen. -> Auf + klicken -> wenn noch keine Gruppe erstellt: -> Neue Gruppe anklicken -> Gruppenname eingeben ( z.b.: Abteilung Strafrecht, Buchhaltung, ) -> auf Erstellen klicken -> Hinzufügen zu: -> gewünschte Gruppe auswählen, in der die zu hinzufügende Person angefügt werden soll -> Button hinzufügen anklicken Das Hinzufügen von externen Nummern, Personen die nicht im JKU-Verzeichnis stehen: Siehe nächster Punkt 7

9 Kontakt einer externen Person (Nicht-JKU-Kontakt) hinzufügen Klicken Sie auf das Zahnrad. Klicken Sie auf Datei -> Neu -> Persönlicher Kontakt 8

10 Eingabe eines Persönlichen Kontakt (der nicht im JKU-Verzeichnis enthalten ist, wie Private, Firmen) Kontakt-Formular EXTERNE Kontakte [Randleistentitel] In der Telefonnummer-Zeile (Büro) muss bei [Randleisten der Telefonnummer eignen sich am ideal, Anfang um eine zusätzliche wichtige Punkte 0 eingegeben aus Ihrem werden. Text hervorzuheben oder um zusätzliche Zeile Hinzufügen zu : Informationen als schnelle Verweise, Hier beispielsweise eine vorhande einen Gruppe Zeitplan, auswählen oder hinzuzufügen. Neue Gruppe um eine Gruppe anzulegen, Normalerweise in der werden der Kontakt sie links, dann zu finden rechts, ist oben (z.b.: oder privat, unten Firmen, ) auf der Seite platziert. Sie können Sie aber auch problemlos an jede gewünschte Stelle ziehen. Wenn Sie Ihre Inhalte hinzufügen möchten, einfach hier klicken und mit der Eingabe beginnen.] Telefon-Kontrolle Unten Links auf das Telefon-Symbol klicken 9

11 Zu steuerndes Telefon auswählen Hier wird die Telefonkontrolle festgelegt: - Mein Telefon für Anrufe verwenden Der Normalfall (Hakerl soll hier sein, bei Sekretariaten oder mehreren zugeteilten Telefonen, können auch mehrere Telefone zum Steuern angezeigt werden, aktuell genutztes auswählen!) - Meinen Computer für Anrufe verwenden Telefonieren über den Computer (muss freigeschaltet sein(abteilungsleiter, Institutsleiter), Mikrofon u. Lautsprecher bzw. auch Kamera für Videotelefonie müssen vorhanden sein!) Mit dieser Funktion können Sie ohne den Telefonapparat (z.b. mit dem Notebook im Ausland) telefonieren. Beantragung dieser Funktion (Begründung, Name, AK-Nummer an - Anrufe weiterleiten an Eingeben einer Nummer für die Weiterleitung 10

12 Individuelle Status Meldungen Teilen Sie jedem Ihren Anwesenheitsstatus mit (Bitte nicht stören, Besprechung, ) Sie können bis zu 3 individuelle Status Meldungen für jeden Status selbst erstellen (statt Abwesend -> zb.: zusätzlich den Status bin Mittagessen. Der Status Abwesend ist dann zusätzlich verfügbar) Mit Löschen persönlicher Status entfernen Sie alle selbst eingetragenen Status Meldungen (normale bleiben). Die Status-Meldung Bitte nicht stören schaltet Ihr Telefon auf lautlos! (Nach dem Umschalten auf einen anderen Status ist das Klingeln wieder hörbar) Zusätzlichen Status-Text hinzufügen Mit dem Cursor in das Status Meldungs- Feld gehen und die neue Status Meldung eingeben (Auf das Wort neben dem Pfeil nach unten klicken und gewünschten Text eingeben). Teilen Sie den anderen JKU-Jabber- Nutzern Ihren gerade gewünschten Anwesenheitsstatus mit. z. B. Individuell Status bei Status Nicht Stören eingeben -> bis 1300h Besprechung oder bin Mittagessen 11

13 Anrufer-Liste anzeigen Die Anruferliste zeigt Ihnen die angenommenen und die versäumten Anrufe. Mit dem Cursor auf einen Eintrag gehen Rechte Maustaste drücken - Sie können Ihn anrufen oder einen Chat mit diesem Anrufer eröffnen oder diesem eine schicken. - Sie können einen Anrufer aus dem Anruferlisten-Protokoll löschen Die Zahl neben dem Symbol Uhr für die Anrufliste, zeigt die versäumten Anrufen an: Hier zeigt sie 1 versäumten Anruf an. 12

14 Chat-Fenster Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Person und wählen Chat Das Chat-Fenster enthält: - Das Such- oder Wähl-Feld - Kontakte und Status - Chat Einstellungen - Die Möglichkeit sicher Dateien zu senden (auch einfach Screenshots zu erstellen und senden) Öffnendes Fenster bei eingehendem Anruf Wenn Sie angerufen werden, erscheint am Computer ein Anruf-Fenster. Möglichkeit 1: Sie heben ganz normal den Telefonhörer ab. Möglichkeit 2: Sie klicken auf Annehmen oder Ablehnen. Wenn Sie auf Annehmen klicken, ist das Telefon, bis zum Abheben des Telefonhörers im Freisprech-Modus. Nach dem Abheben des Hörers kann wie gewohnt telefoniert werden. 13

15 Anruf-Fenster nach Annahme des Telefonates Anruf-Fenster integriert auch das Chat-Fenster und inkludiert folgendes: - Ein Pop-Out-Button, der Chat und Anrufer Fenster trennt - Anruf-Kontrollen (wie Halten/Übergeben/Konfere nz, Anruf beenden ) Die Anruf-Kontrolle ermöglicht: - Programmfenster maximieren - Selbstansicht ein-/ausschalten - Tastatur öffen um Zahlen einzugeben (für Mailboxen, ) - Audio stummschalten - Folgende zustätzliche Kontrollen: o Anruf halten o Anruf übergeben o Anruf zusammenführen o Eröffnen von Telefon-Konferenzen 14

16 Zugriff auf die Mailbox ACHTUNG : Mailbox-Steuerung funktioniert nur, wenn eine Mailbox für diesen Nutzer eingerichtet wurde. - Hier sehen Sie, wann und von wem Sie eine Nachricht erhalten haben. - Sie können mit einem Klick auf den Abspiel-Button die Nachricht am PC anhören. (Dazu muss ein Lautsprecher oder Kopfhörer am PC vorhanden sein. Wenn Sie dazu Fragen haben oder Hilfe benötigen, wenden Sie sich an die Klappe 1111). Wenn Sie eine Mailbox benötigen, ersuchen wir um eine Ihres Kostenstellenverantwortlichen an (Grundsätzlich 1 Mailbox pro Institut/Abteilung bzw. mit Begründung). 15

17 Konferenzanrufe starten 1. Suchen Sie die Kontakte mit denen Sie eine Telefonkonferenz beginnen wollen. Sie können mehrere Teilnehmer durch drücken(und halten) der CTRL-Taste und durch anklicken der auszuwählenden Teilnehmer auswählen. 2. Rechter Maus-Klick und auswählen von Konferenzanruf starten 3. Jabber öffnet ein neues Konferenzanruf-Fenster. In diesem Fenster klicken Sie neben jedem Teilnehmer auf das Telefon-Symbol um diesen anzurufen. 4. Sobald diese Person antwortet, klicken Sie auf das grüne hinzufügen -Symbol neben diesem Teilnehmer, um diesen in die Konferenz aufzunemen. 5. Wiederholen Sie diese Schritte bis jeder Teilnehmer in der Konferenz ist. TIPP für Gruppeneinladungen: Sie können mit dem Mauszeiger auf einen Gruppennamen gehen, rechter Maus-Klick und Konferenzanruf starten. Damit laden sie alle Mitglieder dieser Gruppe zur Telefonkonferenz. Fahren Sie fort ab dem Schritt 3. Deaktivieren des Senden von Nutzungsdaten an Cisco 1. Klicken Sie auf das Zahnrad (Optionen) 2. Klicken Sie auf Hilfe -> Nutzungsdaten an Cisco senden 3. Hackerl muss verschwunden sein Standard- u. Graustufen-Icons der Status-Anzeige Standard Icon Graustufen Icon Beschreibung Verfügbar Abwesend Nicht Stören! Nicht Verfügbar (Jabber nicht gestartet bzw. noch nie installiert) Tip: Machen Sie diesen Kontakt auf den Soft Dialer 16

18 Standard Icon Graustufen Icon Beschreibung (Cisco Jabber) aufmerksam, da er das Programm wahrscheinlich nicht kennt 17

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