Telefon- und Web-Konferenzen (Stand 05/05)

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1 Telefon- und Web-Konferenzen (Stand 05/05) 1. EINLEITUNG EINFÜHRUNG TELEFONKONFERENZEN EINFÜHRUNG WEB-KONFERENZEN KONFERENZ LOGIN & BUCHEN DIAL-OUT KONFERENZ VORBEREITEN DIAL-OUT KONFERENZ DURCHFÜHREN Sofortiges Starten einer Konferenz Starten zu einem bestimmten Termin Wortmeldungen und Stumm-Schaltungen per Telefon DIAL-IN KONFERENZEN VORBEREITEN DIAL-IN KONFERENZEN DURCHFÜHREN WEB-KONFERENZEN MIT PRÄSENTATIONEN Vorbereitung Durchführung Sicht des Moderators Sicht des Teilnehmers TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN...9

2 1. Einleitung Sie können sofort starten, denn Software-Installationen, Firewall-Konfigurationen oder das Freischalten von ActiveX sind bei der Verwendung unseres Web-basierten Dienstes nicht erforderlich. 2. Einführung Telefonkonferenzen Dial-out Dial-in Sie geben alle Telefonnummern der teilnehmenden Personen ein. Das System ruft die Teilnehmer an und vermittelt eine Konferenz. Die gesamten Kosten der Zusammenschaltung und Leitungskosten übernehmen Sie als Konferenzinitiator. Ihnen wird eine Rufnummer und ein Zugangscode bekannt gegeben. Diese teilen Sie allen Teilnehmern z.b. per mit Zum verabredeten Zeitpunkt wählen sich alle Teilnehmer mit dem Zugangscode ein und werden vom System zusammengeschaltet. Die Kosten der Einwahl tragen die Teilnehmer selbst. Die Kosten der Konferenzzusammenschaltung tragen Sie als Konferenzinitiator. 3. Einführung Web-Konferenzen Unter Web-Konferenzen verstehen wir Telefonkonferenzen ergänzt um die Möglichkeit, allen Teilnehmern eine Präsentation zeigen oder beliebige Anwendungen gemeinsam nutzen zu können, sog. Application Sharing. Die Nutzung von Web-Konferenzen kann ergänzend zu der Nutzung von Telefonkonferenzen vereinbart werden, insb. ist Software bei Application Sharing zu lizenzieren. Sie können den Teilnehmern Microsoft PowerPoint -Folien oder Star Office / Open Office Impress-Folien präsentieren. Optional können Sie beliebige Windows- Anwendungen mittels Application Sharing gemeinsam nutzen. Die Teilnehmer und Sie benötigen dazu ausschließlich einen Web-Browser (z.b. Microsoft Internet Explorer ab Version 5, Netscape ab Version 6, Mozilla ab Version 1.1) mit aktiviertem JavaScript. Präsentationen und Application Sharing sind nur möglich, während eine Telefonkonferenz läuft. Beim Beenden der Telefonkonferenz wird auch die zugehörige Web-Konferenz automatisch beendet. 4. Buchen & Teilnehmer Login Zum Starten und Verwalten Ihrer Konferenzen gehen Sie über unserer Internetseite -> Konferenz-Dienste und hier unter Audio & Web-Konferenzen: Setup & Teilnehmer-Login. Dort geben Sie als Moderator oder Teilnehmer Ihre Daten ein. Falls Sie einen Sicherheitshinweis erhalten, bitte auf o.k. klicken. Anschließend befinden Sie sich in Ihrer persönlichen Konferenzübersicht. Diese gibt Ihnen einen Überblick über: alle geplanten Konferenzen des aktuellen Monats sowie alle bereits durchgeführten Konferenzen des aktuellen Monats. Sind Sie zum ersten Mal hier, ist die Konferenzübersicht natürlich leer. Haben Sie im betreffenden Monat bereits eine Reihe von Konferenzen geplant oder durchgeführt, können Sie einstellen, für welchen Zeitraum, welche Kostenstelle und welchen User Sie Konferenzen angezeigt bekommen möchten, oder ob Sie nur geplante Konferenzen sehen möchten. Nach jeder Änderung dieser Einstellung bitte auf den Pfeil nach rechts klicken, damit die entsprechenden Konferenzen angezeigt werden.

3 5. Dial-out Konferenz vorbereiten Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf "Dial-out". Im nachfolgenden Formular tragen Sie die Teilnehmernamen und -nummern ein oder übernehmen sie aus Ihrem Conference-Adressbuch (siehe links unter Menüpunkt Teilnehmer ). Geben Sie als erste Rufnummer die des Initiators (wird auch Moderator, Konferenzleiter oder Chairman genannt) ein. Der Initiator wird bei Konferenzbeginn zuerst angerufen und die Konferenz nur dann weiter aufgebaut, wenn er erreicht wird. Für den Initiator werden Ihnen zur Auswahl in Zeile 1 die Rufnummern angeboten, die unter "Persönliche Daten" gespeichert sind. Möchten Sie einen anderen Initiator festlegen, können Sie Felder bei Name und Rufnummer manuell ausfüllen. Oder Sie lassen die erste Zeile leer und wählen Sie in der zweiten Zeile einen Teilnehmer aus Ihrem Adressbuch aus.

4 Scrollen Sie nach unten. Unter Konferenzspezifikation können Sie den Konferenztermin angeben. Sie haben auch die Möglichkeit, die Konferenz an einem festen Termin periodisch zu wiederholen (z.b. jeden Dienstag). Weitere Konferenzspezifikationen wie Gesprächsmitschnitt oder Einladungen versenden sind optional.

5 Klicken Sie auf "Konferenz buchen". Es erscheint eine Bestätigungsseite. Überprüfen Sie die Konferenzdaten auf Korrektheit. Alles richtig? Dann klicken Sie zum Abschluss der Vorbereitungen wiederum auf "Konferenz buchen". 6. Dial-out Konferenz durchführen 6.1. Sofortiges Starten einer Konferenz Haben Sie als Konferenztermin "sofort" gewählt (Standardeinstellung), dann öffnet sich auf Ihrem Bildschirm das Conference-Control-Panel zur Konferenzsteuerung. Sie können damit beispielsweise einzelne Teilnehmer zeitlich begrenzt stumm oder taubstumm schalten, weitere Teilnehmer in die laufende Konferenz holen oder - falls Sie dies bei der Buchung angemeldet haben - einen Gesprächsmitschnitt starten, nachdem Sie die Teilnehmer darüber informiert haben Starten zu einem bestimmten Termin Haben Sie Ihre Konferenz für einen bestimmten Termin gebucht, werden die Teilnehmer automatisch zu diesem Zeitpunkt angerufen. Wenn Sie sich zeitgleich in unser System einloggen, sehen Sie die Konferenz on air. Durch Klicken auf den on air -Button können Sie die Steuerung per Web-Browser übernehmen Wortmeldungen und Stumm-Schaltungen per Telefon Während einer Telefonkonferenz können Sie als Teilnehmer und Initiator mit der Taste 1 eine Wortmeldung absetzen (der Initiator sieht im Conference-Control-Panel ein Wortmeldungsfähnchen, per Klick darauf wird ein stummer Teilnehmer laut geschaltet) mit der Taste 3 eine Wortmeldung zurück nehmen mit der Tastenkombination * 1 Ihre laute Leitung stumm schalten (das ist besonders hilfreich, um störende Hintergrundgeräusche z.b. während einer Autofahrt aus der Konferenz heraus zu halten) mit der Tastenkombination * 1 Ihre stumme Leitung laut schalten.

6 7. Dial-in Konferenzen vorbereiten Entscheiden Sie, ob Sie einen dauerhaften Konferenzraum anlegen möchten, in dem Sie mit stets gleichen Zugangsdaten und Leistungsmerkmalen Konferenzen führen können, oder eine Konferenz mit spezifischen Zugangsdaten und Leistungsmerkmalen sowie optional mit Einladungen durchführen möchten. Wählen Sie entsprechend Ihrer Entscheidung im Menü auf der linken Seite entweder den Punkt Konferenzraum oder den Punkt "Dial-in". Per Klick auf Konferenzraum neu anlegen können Sie weitere Konferenzräume anlegen. Ist der Konferenzraum dauerhaft angelegt, dann finden Sie hier auch den Zugangscode, der dauerhaft gültig ist. Teilen Sie den Konferenzteilnehmern die Rufnummer, den Zugangscode und den Zeitpunkt der Konferenz selbst mit. Weitergehende Informationen entnehmen Sie bitte der Online-Hilfe direkt im System. Bitte beachten Sie bei Konferenzräumen: Jede Person, die die Zugangsdaten kennt, kann jederzeit Konferenzen durchführen, solange Sie die Zugangsdaten nicht explizit ändern. Teilen Sie daher nur entsprechend vertrauenswürdigen Teilnehmern die Zugangsdaten mit. In der vorliegenden Kurzanleitung wird nun der Fall des Buchens einer Konferenz und Einladens per mit Konferenz spezifischen Zugangsdaten erläutert. Dial-in Konferenz spezifizieren: Geben Sie das Thema der Konferenz, Datum Uhrzeit, die Leistungsmerkmale und die voraussichtliche Anzahl der Teilnehmer ein. Es können später übrigens auch mehr oder weniger Teilnehmer teilnehmen, berechnet wird Ihnen nur die tatsächliche Teilnehmerzahl, nicht die voraussichtlich genannte. Standardmäßig können alle Teilnehmer sowohl hören als auch sprechen. Soll unterschieden werden zwischen Konferenzteilnehmern, die sprechen und hören können ( Moderatoren ) und solchen, die nur hören können ( Auditorium ), wählen Sie unter "Teilnehmer" die Option "mit Auditoriumszugangscode". Dadurch werden zwei verschiedene Zugangscodes erzeugt. Anrufer, die den Moderatoren-Zugangscode eingeben, können sprechen und hören. Anrufer mit Teilnehmer-Zugangscode können nur hören. Wortmeldungen sind aber auch für diese mit der Taste 1 des Telefons möglich Klicken Sie auf "Konferenz buchen". Falls Sie zuvor bei Einlandungen versenden sofort oder zu einem bestimmten Zeitpunkt vor der Konferenz ausgewählt haben geben Sie die Teilnehmer, die benachrichtigt werden sollen ein.

7 Klicken Sie erneut auf "Konferenz buchen". Es erscheint eine Bestätigungsseite. Überprüfen Sie die Konferenzdaten auf Korrektheit. Alles richtig? Dann klicken Sie zum Abschluss der Vorbereitungen wiederum auf "Konferenz buchen". 8. Dial-in Konferenzen durchführen Wählen sich die Teilnehmer ein, wird die Konferenz vermittelt. Wenn Sie sich mit Ihrem Web-Browser und obigen Zugangsdaten zeitgleich in unser System einloggen, sehen Sie die Konferenz "on air". Durch Klicken auf den on air -Button können Sie die Steuerung per Web-Browser übernehmen. Das Conference-Control-Panel erscheint auf Ihrem Bildschirm. Wortmeldungen & Stummschaltung erfolgen wie beim Dial-Out 9. Web-Konferenzen mit Präsentationen Die Nutzung von Web-Konferenzen muß ergänzend zu der Nutzung von Telefonkonferenzen bestellt werden Vorbereitung Klicken Sie unter Menüpunkt Konferenz auf Präsentation und laden Sie Ihre Präsentation auf unseren Server. Unterstützt werden Microsoft PowerPoint - Präsentationen ebenso wie Star Office / Open Office Impress- Präsentationen. Geben Sie unter Titel den Namen der Präsentation ein. Wählen Sie eine vorbereitete Präsentation aus Ihren Dateien und Ordnern mit Durchsuchen aus Ihrem (Windows-) Explorer aus. Öffnen Sie diese. Wenn der Dateipfad im unteren Kästchen erscheint, klicken Sie auf Hochladen (ACHTUNG: Große Präsentationen

8 können bei Übertragung und Konvertiereung sehr lange dauern und sollten vermieden werden!!!). Die Präsentationen werden auf unseren Servern in DHTML-Dokumente konvertiert. Dabei werden auch Folienanimationen, die mittels Mouse-Klick gesteuert werden, berücksichtigt. Die Konvertierung dauert ein paar Sekunden, bei großen Präsentationen können auch einmal zwei Minuten vergehen (Wir empfehlen die Präsentation z.b. bereits am Vortag hochzuladen). Wenn Sie erneut im linken Menü unter Konferenz Präsentationen anklicken, sehen Sie Ihre Präsentation bereits aufgeführt. Ist kein Ausrufezeichen (! ) hinter dem Namen, ist die Konvertierung abgeschlossen. Befindet sich noch ein Ausrufezeichen dort, klicken Sie nach einer kurzen Weile wieder auf Konferenz, Präsentationen, um zu überprüfen, ob die Präsentation bereit ist. Klicken Sie bei der Vorbereitung Ihrer Dial-out-Konferenz bzw. bei der Einrichtung Ihres Dial-in- Konferenzraumes unter Web-Konferenzen Präsentationen an. Sie erhalten dann bei der Buchung der Konferenz einen Teilnehmer-PIN, den Sie mit der Adresse den Teilnehmern mitteilen müssen Durchführung Sicht des Moderators (Haben Sie bei einer Dial-out-Konferenz als Termin sofort angegeben, entfällt dieser Schritt! Das Conference- Control-Panel öffnet sich automatisch.) Wenn nun die Telefonkonferenz startet, loggen Sie sich unter wie oben beschrieben ein. Sie bekommen mit dem on air -Button angezeigt, dass eine Telefonkonferenz läuft. Klicken Sie auf den on air -Button, damit Sie die Konferenzleitung mit dem Conference-Control-Panel übernehmen. Wählen Sie im Conference-Control-Panel Präsentation. Sie können nun von den vorbereiteten Präsentationen die relevante auswählen. Blättern Sie nun in den Folien Ihrer Präsentation. Sobald Sie als Konferenzleiter eine neue Folie auswählen, wird diese allen Teilnehmern der Web-Konferenz gezeigt. Über Pfeile (vorwärts und zurück), können Sie in der Präsentation blättern oder durch direkte Auswahl

9 eines Folientitels / einer Foliennummer zu bestimmten Folien springen Sicht des Teilnehmers Die Teilnehmer loggen sich unter als Teilnehmer Login mit ihrem Namen und dem Teilnehmer-PIN ein. Dieser Teilnehmer-PIN ist für alle Web-Konferenzteilnehmer identisch. Der Teilnehmer-PIN steht für Sie auch oben im Conference-Control-Panel und kann den Teilnehmern in der Telefonkonferenz von Ihnen als Moderator mitgeteilt werden. Haben Sie eine Dial-in Konferenz mit Benachrichtigung gestartet, wurde der PIN in der Benachrichtigungsmail mitgeteilt. Nach dem Einloggen wird der Teilnehmer zum anschließen an die Präsentation aufgefordert. Durch Klicken auf den Begriff anschließen wird die Präsentation für ihn sichtbar. Wenn der Moderator den Telefonhörer auflegt, werden sowohl die Telefonkonferenz als auch die Folienpräsentation beendet. 10. Technische Voraussetzungen Die Teilnehmer an einer Telefonkonferenz benötigen lediglich ein Telefon. Damit können auch Teilnehmer, die zum Zeitpunkt der Konferenz unterwegs sind, mit ihrem Handy an der Konferenz teilnehmen. Das Telefon von Dial-in-Teilnehmern einer Telefonkonferenz muss Tonwahl-fähig sein. Um an einer Web-Konferenz teilnehmen zu können, sind zusätzlich ein Web-Browser (z.b. Microsoft Internet Explorer ab Version 5, Netscape ab Version 6, Mozilla ab Version 1.1) sowie Internet- bzw. Intranet-Zugang erforderlich. Übrigens: Als Kunde der NCS GmbH können Sie beliebig viele Nutzer innerhalb Ihres Unternehmens selbst anlegen und verwalten. Über die verschiedenen Accounts und Kostenstellen ist auch eine unternehmensinterne Kostenverteilung möglich. Selbstverständlich können wir unser Conferencing-System auch inhouse bei Ihnen installieren. Außerdem bieten wir neben den Telefon und Web-Konferenzen auch Videokonferenzen an. Teilnehmer die Keine Videokonferenztechnik beszitzen können über uns einen unsereer weltweit 3500 verfügbaren Videokonferenzräume buchen.

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