Reality Consult GmbH

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1 Reality Consult GmbH Internationale Managementberatung für Immobilien- und Facility Management Supply Chain Management im FM ein zukunftsweisender europäischer Standard Messeforum FACILITY MANAGMNT Messe Frankfurt, Peter Prischl, Managing Director

2 Facility Management ist international genormt auch bei Verträgen ( Vereinbarungen ) uropäische Normenserie N Facility Management 1. Begriffe 2. Vereinbarungen 3. Qualität 4. Taxonomie, Klassifikation und Strukturen 5. Prozesse 6. Flächenbemessung 7. Leistungs-Benchmarking Weiterentwicklung dieser Serie zur globalen ISO-Norm hat bereits begonnen! 2

3 Das europäische Facility Management Modell (N :2006 Anhang A) 3 Primärprozesse Sekundärprozesse STRATGISCH TAKTISCH OPRATIV O R G A N I S A T I O N L I S T U N G S R B R I N G R B D A R F A N G B O T intern und/oder extern Auftraggeber Kunde nd- nutzer V O N S L A s S P Z I F I Z I R N B R I T S T L L N V O N K P I s Facility Management Vereinbarung Hauptaktivitäten Facility Services

4 Die zukunftsweisende Form eines FM-Vertrags: N Leitfaden FM-Vereinbarungen 4

5 N FM-Vereinbarungen: 1 Anwendungsbereich Öffentliche und privatwirtschaftliche Beziehungen, inländisch und U-weit Alle Facility Services Interne und externe Leistungserbringung Alle Arbeitsumfelder Industrie, Handel, Verwaltung, Militär, Gesundheit usw. Leistungen zwischen Unternehmen Management durch den Facility Management-Auftragnehmer Wiederkehrende Arbeitsabläufe mit Dauer von mehr als einem Jahr Leistungsorientiert Leistungen mit (leistungsorientierten) Preisen. o Kein Mustervertrag o Keine rechtlichen Regelungen zwischen FM-Auftraggeber und FM-Auftragnehmer o Kein Management von Umweltbelangen. 5

6 Das Verständnis der Hauptaktivitäten (Kerngeschäft) des Auftraggebers ist entscheidend! 4 Hauptaktivitäten Der FM-Auftragnehmer muss die Hauptaktivitäten, also das Kerngeschäft (Primärprozesse) des FM-Auftraggebers, die relevanten Organisationsstrategien und die Organisationsstruktur des FM-Auftraggebers verstehen und anerkennen. Daher sind in einer FM-Vereinbarung die Hauptaktivitäten des FM-Auftraggebers zu beschreiben, im Minimum - Unternehmensimage und Markenauftritt des Kunden - Produkte und Leistungen des Kunden - Kunden des Kunden. Die Unterscheidung zwischen Hauptaktivitäten (Kerngeschäft) und Unterstützungsleistungen (Sekundäraktivitäten, Sekundärprozesse) ist eine grundlegende unternehmerische ntscheidung sie muss von jeder Organisation selbst getroffen werden und laufend aktuell gehalten werden. 6

7 Nur Mitwirkung an der FM-Strategie ermöglicht Heben strategischer Verbesserungspotenziale 5 Verschiedene Typen von FM-Vereinbarungen FM-Partner sollen zunächst überlegen, ob sie eine FM-Beziehung auf a) strategischer, b) taktischer oder c) operativer bene aufbauen wollen. Wenn dies (schriftlich) geklärt ist, legen sie den Typ ihrer Beziehung fest: FM-Vereinbarung für a), b) und c) => Damit übernimmt der FM-Auftragnehmer eine Mitverantwortung für die Festlegung der gesamten FM-Strategie des Auftraggebers (dieser muss ihm eine solche auch einräumen) im inklang mit der Strategie für die Hauptaktivitäten = Unternehmensstrategie FM-Vereinbarung nur für b) und c) => Keine Verantwortung für strategische Auswirkungen und Verbesserungen! 7

8 5.4 Preisgestaltungsmethoden 1. Pauschalpreis: FM-Auftragnehmer ist voll für Leistung und Qualität der vereinbarten Facility Services zu einem festgelegten Gesamtbetrag verantwortlich. 2. inheitspreis: FM-Auftragnehmer ist voll für Leistung und Qualität der vereinbarten Menge eines Facility Services zu einem festgelegten inheitspreis innerhalb einer vereinbarten Bandbreite verantwortlich. 3. Kosten plus Aufschlag: FM-Auftragnehmer ist voll für Leistung und Qualität zu tatsächlichen Kosten zuzüglich eines Aufschlags für die vereinbarten Facility Services verantwortlich. Die tatsächlichen Kosten müssen dem Auftraggeber evident gemacht werden. Festpreis: Für bestimmte Zeit fix festgesetzt Garantierter Höchstpreis: Auf diesen begrenzt Variabler Preis: Open Book kann in allen Fällen vereinbart werden. Mit vereinbarten variablen Kriterien ermittelt/angepasst 8

9 5.5 Leistungsbezogene Zahlungen 1. Anreize innerhalb des (unmittelbaren) Geltungsbereichs der Vereinbarung Hier wirken leistungsbezogene Zahlungen (auch) als Anreiz- und Pönale- (bzw. Schadenersatz) System. 2. Anreize bezogen auf Mehrwert für die Hauptaktivitäten Falls beide Parteien anerkennen, dass das Kerngeschäft bzw. dessen Leistung durch entsprechende FM-Leistungen verbessert werden kann z.b. durch höhere Produktivität oder stärkere Wettbewerbsfähigkeit, soll ein entsprechendes Anreizsystem in die FM-Vereinbarung aufgenommen werden. 3. insparanreize Falls der FM-Auftragnehmer insparmöglichkeiten erkennt, können Vereinbarungen zur inführung und Aufteilung der insparungen in die FM- Vereinbarung aufgenommen werden. 9

10 6 Hauptmerkmale von FM-Vereinbarungen 1. Ausreichende Vorbereitungszeit und Ressourcen für Ausarbeitung 2. Gegenseitigkeit und Nutzen Auftraggeber und Auftragnehmer sollen eine gemeinsame Sicht haben und die vom Auftraggeber gewünschten rgebnisse und Ziele verstehen: 1. Auftragnehmer soll operative und strategische Wichtigkeit seiner eigenen Tätigkeiten für die Organisation des Auftraggebers erkennen, 2. Auftragnehmer soll sein direktes Interesse am Leistungsvermögen seines FM- Auftragnehmers in finanzieller, operativer und sonstiger Hinsicht erkennen. Beide Parteien sollen vor Vertragsabschluss eine Rentabilitätsanalyse machen! 10

11 6.3 Strategische Ziele Der FM-Auftragnehmer soll die für die Vereinbarung geltende FM-Strategie des Auftraggebers verstehen und unterstützen. Falls die FM-Strategie des Auftraggebers nicht (vollständig) festgelegt ist, sollten beide Parteien ein ausreichendes Verständnis der gebotenen Strategie für die Anwendung der betreffenden Vereinbarung entwickeln und dokumentieren. Auftraggeber und Auftragnehmer sollen einander ihr Wissen offenlegen! Auftraggeber und Auftragnehmer sollen ein gegenseitiges Verstehen der Unternehmenskultur und der internen Prozesse des jeweils anderen haben. Die beiden Managementstrukturen, deren Überlappung und Schnittstellen sowie der Informationsfluss sollen ausdrücklich berücksichtigt und festgelegt werden. Die FM-Vereinbarung soll eine Präambel mit den Absichten der Partner beinhalten. 11

12 6.4 Notwendige Bestandteile der FM-Vereinbarung / 1 1. Laufzeit üblicherweise mindestens drei Jahre Laufzeit... Kündigungsfrist vernünftige Frist für beide Laufzeitverlängerung Regelung 2. Ausschließlichkeit Grad der Ausschließlichkeit, welcher dem FM-Auftragnehmer für einen bestimmten Facility Service gewährt wird, soll festgelegt sein. 3. Management der vom Auftraggeber beschafften Facility Services mpfohlen: FM-Auftragnehmer beschafft alle vereinbarten Facility Services (fungiert also als Auftraggeber gegenüber Unterauftragnehmern). Falls aber FM-Auftragnehmer einige Facility Services selbst beschaffen möchte, deren Management aber der FM-Auftragnehmer durchführen soll, so sind Art und Umfang aller Vertretungstätigkeiten (oder auch bloß Koordinationstätigkeiten) detailliert und eindeutig zu regeln, samt Vorgehen bei Unklarheiten. 12

13 6.4 Notwendige Bestandteile der FM-Vereinbarung / 2 4. Untervergabe (Subvergabe) Art der Facility Services, welche untervergeben werden können oder nicht, Ausmaß der Untervergabe, Steuerung der Unterauftragnehmer sind festzulegen. FM-Auftragnehmer soll für Untervergaben voll verantwortlich bleiben! 5. Zuweisung der Managementverantwortung Die Managementverantwortungen aller Beteiligten und Betroffenen soll eindeutig festgelegt sein. Dies betrifft auch Personal, welches übernommen oder delegiert wird. Falls das Personal des FM-Auftragnehmers im Namen des Auftraggebers handelt, ist der Grad an Vertretungsberechtigung, an Autonomie und der Handlungsspielraum (Richtlinien, Normen, Abstimmung, skalationsprozesse) vollständig und rechtlich eindeutig festzulegen. 13

14 6.4 Notwendige Bestandteile der FM-Vereinbarung / 3 6. Informationsverantwortungen Verantwortung für Gestaltung und Durchführung der Managementinformationen soll vollständig festgelegt sein. Berichtsformate, ingangsfaktoren in Leistungskennzahlen (KPIs) überhaupt das komplette Berichtswesen soll detailliert definiert sein. Wenn Leistungskennzahlen zu finanziellen Anreizen Prämien und Pönalen führen, so müssen diese und deren rmittlung gerichtsfest definiert sein. Möglicherweise sollte von vornherein eine unabhängige Auditierung vorgesehen werden. 7. Kommunikation Alle von der FM-Vereinbarung Betroffenen müssen gesichert über diese informiert werden. Regelmäßige Informationswege, -Kanäle, -Plattformen, -Jour Fixes etc. müssen eindeutig und einforderbar vereinbart sein. 14

15 6.4 Notwendige Bestandteile der FM-Vereinbarung / 4 8. Vorschriften Die FM-Vereinbarung muss den europäischen, nationalen und lokalen rechtlichen Bestimmungen jeder Art entsprechen und sollte soziale Aspekte berücksichtigen. In multinationalen FM-Vereinbarungen sollen FM-Auftraggeber und FM- Auftragnehmer unbedingt die jeweils geltenden Rechtsordnungen für die einzelnen Teile und Ausführungsbereiche (Standorte) festlegen. 9. Standards des FM-Auftraggebers Die FM-Vereinbarung muss die Organisationsregelungen und Richtlinien des FM- Auftraggebers berücksichtigen. 10.Durchführung der Beendigung der FM-Vereinbarung Schon in der Vereinbarung soll möglichst konkret eine mögliche Beendigung der FM-Beziehung in Bezug auf gegenseitige Information, Dokumentation und deren Übergabe, Vergütung, Personal, Arbeitsmittel, Materiallager etc. geregelt sein. 15

16 Meist übersehen: Regelung des CAFM 6.4 Notwendige Bestandteile der FM-Vereinbarung / 5 11.CAFM Die N sieht dazu nichts vor. Vorweg empfehlen wir, bei dem in uropa meistverbreiteten Begriff CAFM (Computer Aided Facility Management) zu bleiben. (Nicht IWMS (Integrated Workplace Management System) oder andere Begriffe, welche meist von einem bestimmten Hersteller promotet werden) Unsere mpfehlung: 1. Der FM-Auftraggeber schafft eine entsprechende CAFM Software an oder modernisiert vorhandene Software und richtet damit ein CAFM für sein Unternehmen, seine Organisation ein. 2. Der FM-Auftraggeber hat dieses System zu bedienen, ggf. auch zu betreiben und gemäß den vereinbarten Facility Services alle Dateneingaben vorzunehmen. 12.Die FM-Daten bleiben damit igentum des FM-Auftraggebers und sind für diesen auch bei einem Auftragnehmerwechsel verfügbar nur ein eigenes CAFM System gewährleistet dies! 16