Spesenreglement. Dachverband für Freiwilligenarbeit im sozialen Bereich, Frauenfeld

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1 Spesenreglement Dachverband für Freiwilligenarbeit im sozialen Bereich, Frauenfeld Karl Moser, Änderung am:

2 Inhaltsverzeichnis: 1. Allgemeines Geltungsbereich Definition des Spesenbegriffs Spesenrückerstattung Fahrtkosten Grundsatz Dienstfahrten mit Privatwagen/Taxi Verpflegungskosten Übrige Kosten Spesenabrechnung und Visum Lohnausweis Gültigkeit Inkrafttreten... 5 Karl Moser, Änderung am:

3 1. Allgemeines 1.1. Geltungsbereich Dieses Spesenreglement gilt für Vorstandsmitglieder des DaFA und für Personen, die vom Vorstand mit konkret umschriebenen Aufgaben beauftragt werden, beispielsweise Quartierverantwortliche im Bereich Nachbarschaftshilfe. Es gilt sinngemäss auch für Mitarbeitende des DaFA, beispielsweise für die Kontaktperson. Die Freiwilligenarbeit erfolgt ohne Entschädigung. Es werden nur die im Zusammenhang mit dieser Arbeit anfallenden Spesen ersetzt Definition des Spesenbegriffs Als Spesen gelten die Auslagen, die im Rahmen der Freiwilligenarbeit anfallen. Ersetzt werden folgende Auslagen: - Fahrtkosten nachfolgend Ziffer 2 - Verpflegungskosten nachfolgend Ziffer 3 - Übrige Kosten nachfolgend Ziffer Spesenrückerstattung Die Spesen werden grundsätzlich effektiv nach Spesenereignis und gegen Originalbeleg abgerechnet. Pauschalen werden nur in den nachfolgend aufgeführten Ausnahmefällen gewährt. 2. Fahrtkosten 2.1 Grundsatz Für die Fahrt sollen alle Personen nach Möglichkeit die öffentlichen Transportmittel benützen. Bei Bedarf wird ein entsprechendes Tram- bzw. Busbillett zur Verfügung gestellt oder es kann ein regionales Spezialbillett (z.b. Tageskarte) oder eine Verbundkarte abgegeben werden. Die Auslagen werden von der Hilfe in Anspruch nehmenden Person übernommen. 2.2 Dienstfahrten mit Privatwagen/Taxi Grundsätzlich sind die öffentlichen Verkehrsmittel zu benützen. Die Kosten für den Gebrauch des privaten Motorfahrzeuges oder des Taxis werden nur dann vergütet, wenn durch deren Benützung eine wesentliche Zeit- und/oder Kostenersparnis resultiert bzw. die Verwendung der öffentlichen Verkehrsmittel unzumutbar ist. Wird trotz guter öffentlicher Verkehrsverbindungen das eigene Fahrzeug oder ein Taxi benützt, werden nur die Kosten des öffentlichen Verkehrsmittels vergütet. Karl Moser, Änderung am:

4 Die Kilometer-Entschädigung beträgt max. CHF Verpflegungskosten Sind Sie bei Reise gezwungen, sich ausserhalb Ihres sonstigen Wohnortes zu verpflegen, haben Sie Anspruch auf folgende Pauschalvergütung: Mittagessen bis CHF Nachtessen bis CHF Die Auslagen werden von der Hilfe in Anspruch nehmenden Person übernommen. 4. Übrige Kosten Für die übrigen Spesen wie Parkgebühren, Telefongebühren, Briefmarken können jährliche Pauschalen bezahlt werden. Die Spesenpauschale muss in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Der Vorstand setzt im Rahmen des Budgets die jährlichen Pauschalen fest. 5. Spesenabrechnung und Visum Die Spesenabrechnungen sind monatlich quartalsweise oder jährlich zu erstellen und zusammen mit den entsprechenden Spesenbelegen der zuständigen Stelle zum Visum vorzulegen. Belege, die der Spesenabrechnung beigelegt werden müssen, sind Originaldokumente wie Quittungen, quittierte Rechnungen, Kassenbons, Kreditkartenbelege und Fahrspesenbelege. 6. Lohnausweis Für freiwillig Mitarbeitende, deren Auslagen nach diesem Reglement vergütet werden, kann auf das Ausstellen eines Lohnausweises verzichtet werden. Wird jedoch ein Lohnausweis erstellt, z.b. weil ein Lohn ausbezahlt wurde oder die Entschädigung gemäss Ziffer 4 des Spesenreglements CHF übersteigt, sind die Pauschalspesen im Lohnausweis unter Ziffer 13.2 betragsmässig aufzuführen. Karl Moser, Änderung am:

5 7. Gültigkeit Dieses Spesenreglement wird der Steuerverwaltung zur Genehmigung unterbreitet Aufgrund der Genehmigung verzichtet der Dachverband für Freiwilligenarbeit im sozialen Bereich, Frauenfeld, auf die betragsmässige Bescheinigung der nach tatsächlichem Aufwand abgerechneten Spesen in den Lohnausweisen. Jede Änderung dieses Spesenreglementes oder dessen Ersatz wird der Steuerverwaltung des Kantons Thurgau vorgängig zur Genehmigung unterbreitet. Ebenso wird sie informiert, wenn das Reglement ersatzlos aufgehoben wird. 8. Schlussbestimmungen Das vorliegende Spesenreglement wurde durch den DaFA-Vorstand erlassen und durch die Generalversammlung vom 27. April 2010 angenommen. Änderungsanträge sind dem DaFA-Vorstand zu unterbreiten und durch diesen zu genehmigen. 8. Inkrafttreten Dieses Spesenreglement tritt am 27. April 2010 in Kraft. Datum Unterschrift Der Vorstand Karl Moser, Änderung am:

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