Das inet Transport Management System (TMS)

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1 Klare ORIENTIERUNG IM FRACHTKOSTENMANAGEMENT. Das inet Transport Management System (TMS)

2 DEN DIREKTEN WEG WÄHLEN. Detaillierte Frachtkosten auf Knopfdruck Globalisierung, internationalisierte Handelsbeziehungen, neue Märkte, Verschiebung von Produktionsstandorten und andere marktwirtschaftliche Trends führen zu kontinuierlich steigendem Transportaufkommen. Folglich erhöhen sich die Transportkosten erheblich, wenn es nicht gelingt Kosten treiber zu identifizieren und zu reduzieren. Verschärfte gesetzliche Verordnungen und Compliance- Anforderungen sind weitere gute Gründe die eigenen Transportlogistikkosten genau zu analysieren, regelmäßige Optimierungsmaßnahmen durchzuführen sowie Nachvollziehbarkeit und Transparenz zu garantieren. Das zuverlässigste Instrument zur dauerhaften Senkung der Frachtkosten ist ein wirksames und effizientes Frachtkostenmanagement. Allein durch ganzheitliche und automatisierte Prüfung korrekt verwendeter Konditionen, Zahlen und Gewichte können bereits Kosten eingespart werden. Als international agierendes Softwareunternehmen entwickeln wir ein integriertes, skalierbares und flexibles Transport Management System (TMS) mit Kompetenz, innovativen Ideen und dem Mut neue Wege zu gehen. Das verschafft unseren Kunden einen klaren Vorsprung beyond standard. Mit der Lösung Frachtkostenmanagement stellen wir Ihnen effiziente Prozesse und Funktionen zur Verfügung, damit Sie Ihre Ziele hinsichtlich der Abrechnung, Kontrolle und Auswertung Ihrer Frachtkosten zuverlässig, schnell und kostenoptimal erreichen und somit Ihren Wettbewerbsvorteil sichern. Michaela Pazderka office manager 2 3

3 ERFOLGREICHES FRACHtKOSTEN- MANAGEMENT BRAUCHT EINEN PLAN. DAS INET TMS AUF EINEN BLICK Von der einheitlichen Konditionsverwaltung bis zur täglichen Frachtkosten-Auswertung Unsere Lösung Frachtkostenmanagement unterstützt einfach und revisionssicher komplexe Frachtabrechnungsprozesse. Das System bildet unterschiedliche Abrechnungsvarianten und Frachtkonditionen für alle Trans portmodalitäten ab. Die notwendige Transparenz zur Vermeidung von Fehl- oder Doppelabrechnungen sowie der Verrechnung unberechtigter Zusatzkosten ist dadurch geschaffen. Die Erstellung von Frachtkosten analysen in globalen Transportnetzwerken wird somit vereinfacht. Weltweite Kostenkontrolle ohne Manipulation Globale Transportnetzwerke zu betreiben, bedeutet unter anderem diverse länder spezifische Finanzanforderungen beachten und einhalten zu müssen. Die Möglichkeit in einem System für diverse Partner unterschiedliche Verrechnungsvarianten, wie z. B. Gutschrifts- und Rechnungsverfahren, verwenden zu können, stellt einen großen Vorteil dar. Unser integrier tes Frachtkostenmanagement, die durchgängige Protokollierung von Datenänderungen, workflow-basierte Autorisierungsprozesse, die nachvollziehbare Versionsverwaltung der generierten Belege und die Überwachung der elektronischen Schnittstellen zum Finanzsystem erfüllen darüber hinaus sämtliche Compliance-Anforderungen. Das inet Frachtkostenmanagement bietet Ihnen: Kostenoptimierung durch Vermeidung von Mehrfachabrechnungen Vermeidung der Verrechnung unberechtigter Zusatzkosten Automatisierung der Verrechnung und der Frachtkostenkontrolle verbesserte Verhandlungsgrundlage für den Frachteinkauf Erhöhte Zuverlässigkeit durch Anwendung der aktuellen und korrekten Konditionen Vermeidung von Medienbrüchen eine einheitliche und vollständige Datenbasis KPI-Auswertungen Erhöhte Sicherheit und Transparenz durch Einhaltung von Genehmigungs- und Autorisierungsvorgaben verursachergerechte Aufteilung der Frachtkosten Vermeidung von Belegstornierungen Einsatz von digitalen Signaturen beim elektro- nischen Datenaustausch Behälterwartung und -schadens abwicklung Frachtkostenprüfung Frachtkostenverrechnung Frachtkosten reklamation Frachtkostenaufteilung Frachtkosten berechnung Mediation Transportation Analytics Transportauftragsmanagement Behältergebührenabrechnung Frachtkonditionenverwaltung Visibility Closing the loop Kompetenz in jeder Phase Frachtkostensimulation ANALYSIEREN ÜBERWACHEN Behälterdisposition Netzwerkplanung EINE INTEGRIERTE REALTIME- DATENBASIS Behälterbestandsführung PLANEN Strategische Transportplanung STEUERN Frachteinkauf Frachtkostenkalkulation Frachtkostenkalkulator Behälterbedarfsplanung Dynamische Transportplanung Transportdisposition Global Trade Compliance Dock Management Continuous Replenishment Cross Docking Multi Parcel Shipping Multi Carrier Communication Die hervorgehobenen Module sind Teil der Lösung Frachtkostenmanagement. Ergänzende Informationen zu allen weiteren Lösungen und Serviceleistungen finden Sie in den jeweiligen Broschüren oder im Internet unter 4 5

4 AUF DEM SCHNELLSTEN WEG ZU EINEM OPTIMIERTEN FRACHTKOSTENMANAGEMENT. Die Lösung inet Frachtkostenmanagement im Detail Die Module der Lösung Frachtkostenmanagement sind einzeln und in Kombination einsetzbar. Die serviceorientierte Architektur sowie zertifizierte Schnittstellen stellen sicher, dass alle Prozesse miteinander kombiniert, in bestehende Transportlogistik- Netzwerke implementiert und mit der bestehenden Systemlandschaft verknüpft werden können. Schnell, einfach und effizient. Frachtkostenkalkulator Frachtkosten punktgenau einschätzen Ob im Angebotslegungsprozess, in der Auftragserfassung oder später in der Disposition, Frachtkosten spielen immer eine große Rolle. Durch die einmalige Eingabe der potentiellen Sendungsdaten erhalten Sie die exakten Frachtkosten zur Angebotslegung. Um die geeigneten Dienstleister für Ihre Transporte zu bestimmen, ist es wichtig die Kosten der verschiedenen Leistungsarten (Express, 10-Uhr-Zustellung usw.) vergleichen zu können. Mit Hilfe des Moduls Frachtkostenkalkulator können Frachtkosten für eine Transportanfrage oder einen bestimmten Transportauftrag ermittelt werden. Neben verhandelten Konditionen mit den Transportdienstleistern können auch Referenz- bzw. Hauskonditionen hinterlegt werden. Frachtkonditionenverwaltung Frachtkonditionen transparent verwalten und pflegen Im Modul Frachtkonditionenverwaltung werden die mit den einzelnen Transportlogistik-Dienstleistern vereinbarten Konditionen detailliert und transparent hinterlegt, unabhängig von Komplexität und Anzahl. Dabei werden Konditionen und Preise für unterschiedliche Transportmodalitäten (Luft, See, Straße, Bahn), unterschiedliche Kostentreiber (kg, Stück, km, Lademeter usw.) und unterschiedliche Kostenarten (Fracht, Standzeiten, Zustellversuche usw.) hinterlegt. Die flexible Definition und Pflege von Zonen matrizen, Mehrwertsteuer-Entscheidungstabellen, Berechnungsregeln und deren Gültigkeit ermöglicht eine vollständige und verursachungsgerechte Ermittlung von Frachtkosten. In Entscheidungs matrizen werden Regeln für die Anwendung der Konditionsattribute in den einzelnen Verrechnungsfällen definiert. Verschiedene Währungen und Kurse (Wechsel-, Waren-, Schiff-, Zollkurse usw.) wie auch länderspezifisch anzuwendende Steuer sätze werden unterstützt. Gleiches gilt für den Abrechnungs modus, Mindest- und Maximalpreise, Zu- und Abschläge sowie Kostenarten. Wechselkurse werden automatisiert tagesaktuell abgerufen und bei der Fracht kostenberechnung berücksichtigt. Mediation Verrechnungsdaten sammeln, Vorsysteme und Supply Chain Partner integrieren Im Modul Mediation wird eine valide Datenbasis für das Frachtkostenmanagement aufbereitet und für den automatisierten Prozess veredelt. Nur auf diese Weise kann garantiert werden, dass Frachtkosten korrekt be- und verrechnet werden. Aus den Bewegungsdaten, die an das Modul übergeben werden, werden in einem weiteren Schritt Verrechnungsfälle generiert, welche die Basis für die Frachtkostenberechnung bilden. Frachtkostenberechnung Frachtkostenberechnung auf Basis tatsächlicher Transporte Unternehmen müssen für eine Vielzahl von Transportarten und -modalitäten Frachtkosten ermitteln und an diverse Partner verrechnen. Frachtkosten für ein und dieselbe Lieferung können an mehrere Beteiligte verrechnet werden. Die automatische und verursachungsgerechte Frachtkostenverrechnung erfolgt im Modul Frachtkostenberechnung auf Basis hinterlegter Frachtkonditionen, Berechnungsvorschriften, Mehrwertsteuer-Entscheidungstabellen usw. Es gibt eine Vielzahl von Berechnungsmethoden für diese Frachtraten. In einem ersten Schritt werden die übernommenen Transportdaten regelbasiert zu Bewertungseinheiten zusammengefasst (z. B. nach Touren mit gleichem Absender, Empfänger usw.). In einem zweiten Schritt werden dann unter Berücksichtigung der hinterlegten Konditionen die effektiven Fracht kosten berechnet. 6 7

5 Von dieser Funktionalität profitieren alle beteiligten Partner gleichermaßen, da heutzutage entweder Transportlogistik-Dienstleister Transportaufträge verschiedener Kunden bündeln oder Kunden Ihre Transporte mit denen anderer Unternehmen kombinieren, um Transportkosten zu reduzieren. Artikel genau und dem jeweils verursachten Aufwand entsprechend, z. B. nach Volumen oder fracht pflichtigem Gewicht, erfolgt die Aufteilung der entstandenen Frachtkosten. Frachtkostenverrechnung Frachtkosten mittels Rechnungs- oder Gutschriftsverfahren abwickeln In der Frachtrechnungserstellung werden die Rechnungen über die durchgeführten Transporte und Dienstleistungen inklusive der bewilligten Zusatzkosten erstellt. Anschließend werden diese Belege elektronisch an die beteiligten Finanz-IT-Systeme zur weiteren Verarbeitung übermittelt. Zusätzlich können die Rechnungen in elektronischer Form auch an den Rechnungsempfänger übermittelt werden. In der Frachtgutschriftserstellung erfolgt die Erstellung von Gutschriften inklusive der bewilligten Zusatzkosten und ebenfalls die elektronische Übermittlung an die Finanz-IT-Systeme der beteiligten Partner. Frachtkostenaufteilung Verursachungsgerechte Aufteilung von Frachtkosten Für die korrekte Ermittlung von Gewinn und Verlust ist es unbedingt notwendig, Frachtkosten den tatsächlichen Kostenverursachern zuordnen und verbuchen zu können. Die Kosten müssen dem Kundenauftrag, der Produktgruppe, der Ware und den involvierten Unternehmensbereichen zugewiesen werden. Im Modul Frachtkostenaufteilung werden folglich die automatisch ermittelten Frachtkosten auf die jeweiligen Transportaufträge oder Waren aufgeteilt. Selbst multimodale Transporte sind kein Problem: Die Weiter verrechnung an unterschiedliche Empfänger ist integraler Bestandteil des Frachtkostenmanagement. Frachtkostenreklamation Entstandene Zusatzkosten online geltend machen, prüfen und genehmigen Das Modul Frachtkostenreklamation ermöglicht es Transportlogistik-Dienstleistern zusätzliche Aufwände, z. B. für erweiterte Weg strecken, Standzeiten oder wiederholte Zustellung transportspezifisch online anzumelden. Die Prüfung und darauffolgende Genehmigung oder Ablehnung der Zusatzkosten geschieht web-basiert. Dabei haben alle beteiligten Partner jederzeit die Möglichkeit den Abrechnungsstatus der einzelnen Transporte einzu sehen. Die Benachrichtigung über die Entscheidung zur Genehmigung der Zusatzkosten an den Transportlogistik- Dienstleister erfolgt workflow-basiert im Modul Frachtkostenreklamation. Autorisierung-Workflows gewährleisten die Einhaltung von gesetz lichen und betrieblichen Genehmigungsprozessen. Die beteiligten Partner erhalten die Sicherheit, dass die jeweils vereinbarten Transportkonditionen tatsächlich berechnet werden und gegebenenfalls angefallene Zusatzkosten ohne aufwändige Prüfverfahren be glichen werden. So werden entstandene Zusatzkosten im Vorfeld abgehandelt und Reklamationen erfolgen zeitnah zum physischen Transport. Rechnungen werden folglich so gut wie nie storniert. Im Modul Frachtkostenverrechnung ist stets gewährleistet, dass ausschließlich Leistungen verrechnet werden, welche gemäß den zugrundeliegenden Kondi tionen vereinbart und auch die jeweiligen Transporte tatsächlich durchgeführt wurden. Frachtkostenprüfung Frachtabrechnungen nachvollziehbar machen, manuelle Arbeitsschritte automatisieren Im Modul Frachtkostenprüfung werden Eingangsbelege (Rechnungen, Gutschriften) elektronisch übernommen oder manuell erfasst. Anschließend werden die Positionen der Eingangsbelege mit den bereits kalkulierten Frachtkosten abgeglichen. Eventuelle Ab weichungen werden in Differenzlisten ausge wiesen und entsprechende Korrekturbuchungen (z. B. Rückbelastung zu hoher Frachtkosten) werden durchgeführt. Zum Zeitpunkt des Rechnungsoder Gutschriftseingangs stehen bereits alle erforderlichen Informationen für die Frachtkostenprüfung zur Verfügung. 8 9

6 Transportation Analytics Entscheidungen aufgrund fundierter Daten treffen Das Modul Transportation Analytics ermöglicht die übersichtliche Auswertung der Frachtkosten. Tägliche Berichte, basierend auf Ihren vordefinierten Parametern, machen die Ergebnisse der Frachtkosten mit den Zielvorgaben vergleichbar. Konfigurierbare Dashboards mit leicht verständlichen KPIs ermöglichen die zentrale Kontrolle und einen einfachen Zugriff auf alle relevanten Daten. Mit Hilfe dieser KPIs können Sie vertraglich vereinbarte Frachtkosten, Zusatzkosten und Sonderkosten kontrollieren und analysieren. Frachtkostensimulation Kostenveränderungen in der Transportlogistik abschätzen Das Modul Frachtkostensimulation erstellt zuverlässiges Datenmaterial für Auswertungen und Szenarien, die Ihnen eine optimale Entscheidungsbasis für die Planung liefern. Auch in der Ausschreibungsphase sind Auswertungen hilfreich, um die zu erwartenden Zielkonditionen zu ermitteln. Auf dieser Basis können eingeholte Angebote bewertet und verglichen werden, so dass eine optimale Transportdienstleister-Einteilung nach Region, Transportmodus oder -weg möglich ist. Die Ergebnisse können in Tabellen, Grafiken und Karten visualisiert sowie exportiert werden. Auf einen Blick inet Frachtkostenmanagement Frachtkostenberechnung für alle Transportarten und -modalitäten automatische Erstellung von Rechnungen und / oder Gutschriften zuverlässige, transparente Frachtkostenreklamation lückenlose Überprüfung aller ein- und ausgehenden Frachtkostenbelege Unterstützung internationaler Währungen und deren Kurse, unterschiedlicher Maßeinheiten und Steuersatzermittlungen Durchgängigkeit und Skalierbarkeit von der Planung bis zur KPI-Auswertung Revisionssicherheit durch Erfüllung internationaler Compliance-Anforderungen valide Datenbasis für Verhandlungen, Reports und Analysen 10 11

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