Checkliste Nutzenanalyse zur Einführung elektronischer Rechnungen

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1 Checkliste Nutzenanalyse zur Einführung elektronischer Rechnungen Diese Praxishilfe dient Unternehmen dazu, die Kosten der konventionellen Rechnungsstellung zu analysieren, technische Ist-Bedingungen für die elektronische Kundenkommunikation zu bewerten und Nutzenvorteile für Online-Rechnungen zu ermitteln. StreamServe 2003, 2004 in Kooperation mit rapid enterprise solutions 1

2 Vorbemerkungen Jährlich versenden deutsche Unternehmen über 6 Milliarden Rechnungen. Doch schon bald werden sie in Form von Briefen Seltenheitswert haben, weil die Unternehmen ihre Zahlungsmitteilungen zunehmend über das Internet verschicken wollen. Nach einer Erhebung des Softwarehauses StreamServe unter mehr als 600 größeren Firmen werden die Kunden immer häufiger Online-Rechnungen erhalten. Bis 2005 will etwa jedes fünfte Unternehmen zumindest bei einigen Kundengruppen auf die herkömmliche Kommunikation verzichten. Als hauptsächlichen Grund für die Umstellung auf elektronische Rechnungen nennen vier von fünf Firmen Kostenvorteile, weil insbesondere die Aufwendungen für Druck, Distributionsprozesse und Porto entfallen. Jedes zweite Unternehmen ist außerdem der Meinung, dass der Rechnungsversand via Internet heutzutage ein kundengerechtes Verfahren darstellt und somit über den Online-Versand ein höherer Marktservice geschaffen werden kann. Planen Sie die Online-Rechnung? für alle Kundengruppen: für einzelne Kundengruppen: noch nicht entschieden: nein: bereits umfassend realisiert: 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% Quelle: StreamServe, August 2003 (643 Unternehmen über 250 Mio. Umsatz) Mit der beabsichtigten elektronischen Kommunikation von Rechnungsdokumenten betreten die meisten Unternehmen sowohl in organisatorischer als auch technischer Sicht Neuland. Die nachfolgende Checkliste verfolgt deshalb den Zweck, die Unternehmen in der systematischen Ist-Analyse hinsichtlich der Kundenbedingungen, technischen Voraussetzungen und Nutzenperspektiven zu unterstützen. Soweit Ja-/Nein-Fragen gestellt werden, kennzeichnen die roten Kästchen die Neinund die grünen Kästen die Ja-Antworten. 2

3 Kundenbedingungen Privatkunden (B2C) In welchem Umfang handelt es sich bei den Rechnungsempfängern um Privatkunden? Wie hoch ist die monatliche Quote der Änderungen bei den Rechnungsempfängern? Tsd. Wie hoch schätzen Sie den Anteil der privaten Rechnungsempfänger, die über einen Internet-Anschluss verfügen? In welchem Anteil besteht seitens der Privatkunden vermutlich Interesse an Online-Rechnungen? o Ergebnis einer Kundenbefragung o geschätzter Anteil Bestehen seitens Ihrer Privatkunden hohe Ansprüche an eine übersichtliche und grafische Gestaltung der Rechnungen? Bieten wichtige Wettbewerber ihren Kunden bereits die Möglichkeit der Online-Rechnung an? Wird das Medium Rechnung in den Marketingstrategien aktiv zur Kundenbindung und/oder Vertriebsunterstützung eingesetzt? Unternehmenskunden (B2B) In welchem Umfang handelt es sich bei den Rechnungsempfängern um Unternehmen? In welchem Umfang verfügen Ihre B2B-Kunden über EDI- Lösungen? In welchem Umfang bestehen anderweitige elektronische Geschäftsprozesse (eprocurement etc.) zu den Kunden mit EDI- Lösungen? Werden in elektronischen Geschäftsprozessen mit Geschäftskunden andere technische Kommunikationsstandards als EDI eingesetzt? Werden Rechnungen bereits an Geschäftskunden elektronisch übermittelt? In welcher Größenordnung besteht seitens der Geschäftskunden vermutlich Interesse an einer elektronischen Übermittlung von Rechnungen? Bestehen seitens Ihrer B2B-Kunden aus Gründen der Automati- 3

4 sierung von Geschäftsprozessen zunehmend Ansprüche an eine elektronische Integration des Rechnungseingangs? Verlangt die Wettbewerbssituation die Option zur elektronischen Übermittlung von Rechnungsdokumenten? Kosten der konventionellen Rechnungsstellung In welchem Rhythmus werden die Rechnungen versendet? o tägliche Aussendung o wöchentliche Aussendung o monatliche Aussendung o Aussendung in einem anderen Rhythmus Wie viele Rechnungen werden im Monatsdurchschnitt erstellt und verschickt? In welchem Umfang handelt es sich um kontinuierliche Rechnungsadressaten? In welchem Umfang handelt es sich um einmalige / ständig wechselnde Rechnungsadressaten? Wurden einmal die durchschnittlichen Kosten für Rechnungserstellung (Generierung der Rechnungsdaten, Ausdruck, Kuvertierung, Porto etc.) systematisch ermittelt? Wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten je Rechnung? o unter 5,00 Euro je Rechnung o zwischen 5,01 und 7,50 Euro je Rechnung o zwischen 7,51 und 10,00 Euro je Rechnung o zwischen 10,00 und 15,00 Euro je Rechnung o über 15,00 Euro je Rechnung Quote der Rechnungsreklamationen aufgrund inhaltlicher Fehler (Fehler in Adresse, Rechnungspositionen, Preisen etc.)? Kosten der Bearbeitung inhaltlich reklamierter Rechnungen? o unter 10,00 Euro je Reklamation: o zwischen 10,01 und 15,00 Euro je Reklamation o zwischen 15,01 und 20,00 Euro je Reklamation o zwischen 20,01 und 25,00 Euro je Reklamation o über 25,00 Euro je Reklamation Tsd. Sind alternative Realisierungsmöglichkeiten wie beispielsweise das Outsourcing des Rechnungsversands geprüft worden? 4

5 Kosten für Rechnungsbeilagen Werden Rechnungsbeilagen in den Marketingstrategien aktiv zur Kundenbindung und Vertriebsunterstützung eingesetzt? Wie viele Rechnungen werden im Monatsdurchschnitt mit Beilage/n verschickt? Wie werden diese Beilagen üblicherweise produziert? o separater Druck: o gemeinsamer Druck mit den Rechnungen: Wurden die durchschnittlichen Zusatzkosten der Beilagen (Druck, Versandaufbereitung, Porto) ermittelt? Wie hoch sind die durchschnittlichen Zusatzkosten der Rechnungsbeilagen? o unter 2,50 Euro je Rechnungsbeilage o zwischen 2,51 und 5,00 Euro je Rechnungsbeilage o zwischen 5,01 und 10,00 Euro je Rechnungsbeilage o zwischen 10,01 und 15,00 Euro je Rechnungsbeilage o über 15,00 Euro je Rechnungsbeilage Erzeugen die Rechnungsbeilagen aufwendige Planungs- und Versandprozesse? Wird der vertriebliche Nutzen der Rechnungsbeilagen im Verhältnis zu den Kosten kontinuierlich analysiert? Kosten für Mahnungen Wie viele Mahnungen werden monatlich erstellt? In welchem Rhythmus werden Mahnungen versendet? o tägliche Aussendung o wöchentliche Aussendung o monatliche Aussendung o Aussendung in einem anderen Rhythmus In welchem Umfang handelt es sich um kontinuierliche Mahnungsadressaten? In welchem Umfang handelt es sich um einmalige Mahnungen? Wurden die durchschnittlichen Kosten für die Erstellung von Mahnungen ermittelt? Wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten je Mahnschreiben? o unter 5,00 Euro je Mahnschreiben 5 Tsd.

6 o zwischen 5,01 und 7,50 Euro je Mahnschreiben o zwischen 7,51 und 10,00 Euro je Mahnschreiben o über 15,00 Euro je Mahnschreiben Technische Aspekte Besteht eine hohe Integration der für die Generierung von Rechnungen relevanten IT-Systeme? Ist im Umfeld Ihres MFG/PRO eine Vielzahl proprietärer Applikationen/Legacy-Anwendungen vorhanden, die in die Generierung der Rechnungsdaten einbezogen werden müssen? Erfordert Ihr MFG/PRO eine Vielzahl an Schnittstellen zu den ergänzenden Applikationen? Kennen Sie alle Möglichkeiten, die MFG/PRO hinsichtlich der Prozess-Integration bietet? Weisen die extern gerichteten kritischen Geschäftsprozesse Medienbrüche auf, weil MFG/PRO keine ausreichende oder nur eine schwierige Integration bieten kann? Bestehen zufriedenstellende Durchlaufzeiten bei den MFG/PRO -basierten Geschäftsprozessen? Sind die Steuerung und das Management der Geschäftsprozesse für den Output der Rechnungen aufwendig? Sind diese Geschäftsprozesse für das Output Management ausreichend transparent? Lassen sich Prozesse für die Kommunikation von Geschäftsdokumenten mit Hilfe von MFG/PRO flexibel und mit überschaubarem Aufwand modellieren? Können Rechnungsdokumente in unterschiedlichen Formaten generiert und verteilt werden? Sind die bestehenden IT-Lösungen in der Lage, Rechnungsdokumente über unterschiedliche Kanäle zu verteilen? Können Rechnungsdokumente flexibel und nach unterschiedlichen Anforderungen (Corporate Identity des Unternehmens) gestaltet werden? 6

7 Bewertung des Unternehmen-Nutzens durch elektronische Rechnungsstellung Wenn es zu einer Verbesserung in den oben angesprochenen Gebieten kommt, wovon würde Ihr Unternehmen zuallererst profitieren? Kostenreduzierung in der Druckvorbereitung aufgrund geringerer Rechnungsvolumina? Kostenreduzierung in den Druckprozessen aufgrund geringerer Rechnungsvolumina? Kostenersparnisse bei den Drucksystemen (Investitionen/ Abschreibung, Wartung etc.)? Kostenreduzierung bei der Materialbeschaffung (Papier, Kuverts) aufgrund geringerer Rechnungsvolumina? Kostenreduzierung durch geringeren Distributionsaufwand (Kuvertierung, Versandaufbereitung)? Kostenreduzierung durch Ersparnisse beim Porto? Liquiditätsverbesserung durch früheren Zahlungseingang, weil die Online-Rechnungen 2 bis 3 Tage früher bei den Kunden sind? Liquiditätsverbesserung, weil ein günstigerer Rhythmus in der Rechnungsstellung realisiert werden kann? Wettbewerbsvorteil, weil die Bereitstellung der Rechnung über das Internet komfortabler für die Kunden ist? Servicevorteile durch kundengerechte Informationen, die ohne Zusatzkosten in die Rechnung integriert werden können? Kundenbindung durch personifizierte Informationen, die ohne Zusatzkosten in die Rechnung integriert werden können? Aktive Antwort auf Wettbewerbsdruck, da Mitbewerber bereits Online-Rechnungen anbieten? Günther-Wagner-Allee 13, D Hannover Annaberger Str. 73, D Chemnitz Tel. 0511/ , Fax 0511/ Tel , Fax Stephan.Vanberg@streamserve.com Peter.Mertens@rapid-e.de Das Dokument wurde mit freundlicher Genehmigung von StreamServe Deutschland zur Verfügung gestellt. 7