Die Checklisten der JOBSTARTER Evaluation zu guter Projektarbeit

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1 Die Checklisten der JOBSTARTER Evaluation zu guter Projektarbeit Diese Checklisten fassen die im Rahmen der JOBSTARTER Evaluation identifizierten Kernelemente guter Projektarbeit zusammen und listen die Erfolgsfaktoren für folgende Phasen der Projektarbeit auf: Projektplanung und management Projektumsetzung Netzwerkarbeit Öffentlichkeitsarbeit Sicherung der Nachhaltigkeit und Transfer von Projektergebnissen Die Checklisten dienen dem Transfer guter Projektarbeit und richten sich unmittelbar an die Projekte und sollen Denkanstöße für die Konzeption zukünftiger Projektvorhaben geben. 1. Checkliste Projektplanung und -management Konzepterstellung konsistentes Projektkonzept detaillierte Zeit und Meilensteinplanung realistische Planung der Mitarbeiterkapazitäten kontrollierbarer Finanzplan stringente und steuerbare Projektorganisation Führen Sie Informationsgespräche mit Fachleuten/Unternehmensvertretern und Unternehmensvertreterinnen in der Region und wichtigen KooperationspartnerInnen (über Zielsetzungen des Projektes, Erfolgswahrscheinlichkeit, Ansprachestrategien, Zielgruppen ). Diskutieren Sie ihr Konzept mit KooperationspartnerInnen und Fachleuten; holen Sie sich Feedback ein und berücksichtigen Sie es. Zeigen Sie den KooperationspartnerInnen, dass ihre Anregungen berücksichtigt werden das sichert Akzeptanz in der Umsetzungsphase. Bitten Sie das Regionalbüro frühzeitig um Feedback und berücksichtigen sie es. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dort haben meist schon zahlreiche Projektkonzepte gesehen und können helfen, unrealistische und problematische Elemente zu identifizieren. Diskutieren Sie ihr Konzept in Ihrer Institution mit Kollegen und Kolleginnen, Vorgesetzten und der Geschäftsführung. Wenn es Träger in Ihrer Region gibt, die Erfahrung mit ähnlichen Projekten haben, diskutieren Sie Ihre Projektplanung mit diesen Personen sie können Schwachstellen erkennen und unrealistische Planungen aufdecken.

2 Identifizieren Sie strategische NetzwerkpartnerInnen, z.b. für den Zugang zu Betrieben und Jugendlichen (z. B. Branchenvertreter / Branchenvertreterinnen, Schulen, Bildungseinrichtungen). Sprechen Sie diese frühzeitig, d.h. bereits in der Phase der Konzepterstellung an und stellen Sie sicher, dass diese sich inhaltlich einbringen können und ihre Interessen berücksichtigt sehen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen über umfangreiche Fach und Branchenkenntnisse verfügen und Erfahrung im Zugang zu Unternehmen bzw. Zugang zu Jugendlichen nachweisen können. Denken Sie anderenfalls darüber nach, wie diese Kenntnisse vermittelt werden können (Kommunikationstrainings etc.). Stellen Sie erste Überlegungen zur Nachhaltigkeit an: Eruieren Sie z.b. wie eine Fortführung des Projektes nach Auslaufen der Förderung organisiert werden könnte oder welche Dienstleistungen kostenpflichtig sein könnten. Ist das Konzept (hinsichtlich Strategie, Ziele, Maßnahmen) in sich konsistent? Ist die regionale Ausgangslage kurz, präzise und auf der Basis verfügbarer Daten glaubwürdig dargestellt? Ist der Zeitplan als realistisch einzuschätzen und wurde das Projekt durch Meilensteine in Teil und Oberziele untergliedert? Sind Feedback Schleifen angelegt, d.h. werden Erfahrungen bei der Projektumsetzung zur Anpassung der Konzeption berücksichtigt? Ist der finanzielle Rahmen den Projektzielen/Maßnahmen angemessen? Wurden die Ziele operationalisiert, d.h. in konkrete Aufgaben für das Projektteam übersetzt? Wie wirkt das Projekt nachhaltig in der Region? Welche nachhaltigen Strukturveränderungen sollen erreicht werden und sind diese realistisch gegeben? Passt das Projekt zur Gesamtstrategie der Region / Kommune (z.b. bezüglich der Entwicklung bestimmter Branchen)? Sind die Vorstellungen der regionalen KooperationspartnerInnen einbezogen worden, bedient das Projekt auch die Interessen der KooperationspartnerInnen? Bedarfs und Potenzialanalysen Überblick über die Zielbranche verschaffen Branchenspezifische Ausbildungshemmnisse herausarbeiten Unternehmensbedarf an Dienstleistungen abschätzen Einwandbehandlung gegen typische Ausbildungsbedenken der Branche erarbeiten

3 Zugang zur Zielbranche gewinnen und wichtige KooperationspartnerInnen einbeziehen Nehmen Sie Literatur und Informationsrecherchen zur Ausbildungsstellensituation in der Region und der entsprechenden Zielbranche vor (z.b. Berufsausbildungsbericht, Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Informationen der Kammern). Werten Sie Regionalstatistiken aus (z.b. Daten zu Arbeitsmarkt, Ausbildungssituation, Schulabgängen und regionaler Wirtschafts und Demografieentwicklung). Führen Sie Informationsgespräche mit Branchenvertretern / Branchenvertreterinnen und Unternehmern/Unternehmerinnen zu den Ausbildungshemmnissen und den Bedarf der Branche. Die dabei etablierten Kontakte können später für die Akquise verwendet werden. Beziehen Sie wichtige KooperationspartnerInnen (z.b. Kammern, Agenturen, Unternehmensnetzwerke) in die Diskussion mit ein. Bitten Sie diese um Unterstützung beim Zugang zu den Unternehmen, um die Akzeptanz ihres Projektes zu sichern. Führen Sie Unternehmensbefragungen zur Ermittlung des Bedarfs der Zielbranche durch. Bitten Sie die Unternehmen, Anforderungen an die Dienstleistungen des Projektes genau zu formulieren. Sind die Ausbildungshemmnisse der Zielbranche und ihre Bedürfnisse bekannt und dokumentiert? Entsprechen die Dienstleistungen den Bedürfnissen der Zielbranche? Müssen diese entsprechend angepasst werden? Welcher Nutzen ist für die Zielgruppe durch die Projektarbeit zu erwarten? Zugang zu Unternehmen und Ansprache der Zielgruppe zeitnahe und zielgerichtete Ansprache der Unternehmen sicherstellen Zielgruppe im Vorfeld der Akquisitionstätigkeit bestimmen, Streuverluste vermeiden. Professionelle Ansprache der Unternehmer und Unternehmerinnen Klären Sie frühzeitig, ob interne Unternehmensdatenbanken zur Verfügung stehen, die Adressen der Zielbranche beinhalten; von Vorteil ist, wenn weitere Informationen über die Unternehmen bereitstellen (z.b. über Unternehmensgröße, Ausbildungseignung, etc.)

4 Falls diese nicht vorhanden sind: Führen Sie Gespräche und Verhandlungen mit potenziellen KooperationspartnerInnen, die den Zugang zu entsprechenden Betriebsdaten ermöglichen (Kammern, Unternehmensverbände, Netzwerke, etc.). Halten Sie Vereinbarungen schriftlich fest. KAUSA: Erarbeiten Sie Strategien, wie sie Unternehmen mit Inhabern und Inhaberinnen mit Migrationshintergrund identifizieren können (z.b. über Schneeballverfahren; Kooperationen mit Interessenverbänden, Ortsbegehungen) Stehen neben Adressen auch weitergehende Informationen über die Betriebe zur Verfügung, erstellen Sie eine Betriebstypisierung (nach Potenzial; spezifischen Bedarfen, noch nicht oder nicht mehr ausbildenden Betrieben) Erstellen Sie gemeinsam mit den Projektmitarbeitern und mitarbeiterinnen eine Einwandbehandlung für typische Argumente der Zielbranche gegen Ausbildung. Erstellen Sie ggf. sogar eine Modellrechnung, die den Unternehmen aufzeigt, dass es sich finanziell lohnt, auszubilden. Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gezielt für die Akquisitionstätigkeit vor (z.b. anhand von Rollenspielen). Stellen Sie eine direkte Ansprache der Unternehmen sicher (Telefonanrufe; Vor Ort Besuche; Netzwerktreffen; Messen), keine Flyer oder postalische Ansprache. Ist eine schnelle und zielgerichtete Ansprache der Betriebe durch den Zugriff auf eine Unternehmensdatenbank gesichert? Kann eine Betriebstypisierung im Vorfeld der Akquisitionstätigkeiten vorgenommen werden, die eine gezielte Ansprache bei möglichst geringen Streuverlusten ermöglicht? Gibt es Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Team, die Fach und Branchenkenntnisse mitbringen? Gibt es Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Team, die Erfahrung im Zugang zu Unternehmen bzw. Jugendlichen bzw. in der Akquise dieser Gruppen vorweisen können? Sind die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für die Akquisitionstätigkeit vorbereitet und haben schlagfertige Argumente pro Ausbildung zur Hand?

5 2. Checkliste Projektumsetzung Angebot an Dienstleistungen Gewinnung von zusätzlichen Ausbildungsplätzen Verbesserung der Ausbildungsqualität Gewährleistung von passgenauer Vermittlung Sicherstellung nachhaltiger Strukturveränderungen Stellen Sie sicher, dass Ihre Dienstleistungen den Bedarf der Unternehmen decken (durch Bedarfsanalysen, Betriebstypisierungen, Fachgesprächen im Vorfeld, siehe auch weiter oben). Beziehen Sie Fachleute (Unternehmensvertreter/Unternehmensvertreterinnen; Kammern, etc.) in die Erarbeitung von Ansprachestrategien und bei der Umsetzung dieser Strategien ein. Gerade die Einbeziehung von Unternehmen sichert oft eine überzeugende Wirkung auf andere Unternehmer und Unternehmerinnen. Stärken Sie die Kooperationen zwischen den einzelnen Akteuren im Bereich der Beruflichen Bildung (z.b. durch die Initiierung von PartnerInnenschaften zwischen Schulen und Unternehmen, Einbindung verschiedener Akteure in Netzwerkstrukturen). Stellen Sie sicher, dass Sie Zugang zu potentiellen Bewerbern und Bewerberinnen haben (durch Schulen, Informationsveranstaltungen etc.). Unterstützen Sie die Berufsorientierung in den Schulen (z.b. durch Informationsveranstaltungen in den Schulen, Einbeziehung von Unternehmern/Unternehmerinnen, Fortbildungen für Lehrkräfte). Besonders die Einbeziehung von Auszubildenden sichert, dass die Jugendlichen in ihrer Sprache angesprochen werden. Gewährleisten Sie eine individuelle Beratung der Jugendlichen und erarbeiten Sie Konzepte zur Eignungsfeststellung/Kompetenzfeststellung. Betreiben Sie nicht eine reine Werbung für bestimmte Berufe, sondern zeigen Sie klar und deutlich Vor und Nachteile des Berufs auf, um Enttäuschungen zu vermeiden. Bleiben Sie auch AnsprechpartnerInnen während der Ausbildung, insbesondere wenn Konflikte zwischen Jugendlichen und Betrieben auftreten. Stellen Sie einen Wissenstransfer in die Unternehmen hinein sicher (durch gemeinsam erarbeitete Materialien, Fort und Weiterbildungsangebote für Ausbilder) Was ist der erwartbare Nutzen des angebotenen Dienstleistungsspektrums für die Zielgruppe des Projektes und andere Beteiligte (z.b. KooperationspartnerInnen)?

6 Entsprechen die angebotenen Dienstleistungen dem Bedarf der Branche? Werden spezifische Ausbildungshemmnisse der Branche adressiert? Ist der Zugang zu Jugendlichen sichergestellt und werden diese in ihrer eigenen Sprache angesprochen? Werden die Jugendlichen nicht nur angeworben, sondern tatsächlich beraten und bei der Berufswahl unterstützt? Wurden Methoden/Strategien/Instrumente entwickelt, um eine passgenaue Vermittlung zu erreichen? Sind die Unternehmen nach Auslaufen des Jobstarter Projektes auch ohne weitere Unterstützungsleistungen in der Lage, eine Ausbildung selbstständig durchzuführen, d.h. findet ein Wissenstransfer in die Unternehmen statt? Können erarbeitete Materialien, Datenbanken nach Auslaufen des Projektes KooperationspartnerInnen zur Verfügung gestellt und somit weiter nutzbar gemacht werden?

7 3. Checkliste Netzwerkarbeit Zugang zu Zielgruppen des Projektes sichern Wissenstransfer zwischen KooperationspartnerInnen fördern Transparenz von ausbildungsfördernden Aktivitäten in einer Region herstellen Entwicklung gemeinsamer regionaler Initiativen und Projekte Existierende Aktivitäten und Interessen im Bereich Berufliche Bildung bündeln und koordinieren Zugangswege zu Jugendlichen und Effektivität der Besetzung offener Stellen verbessern Überlegen Sie, welche Anreize für die einzelnen Akteure bestehen, sich aktiv in ein Netzwerk einzubinden und setzen Sie mit gezielten Angeboten daran an. Beziehen Sie wichtige Kooperationspartner bereits bei der Projektkonzeption mit ein und versuchen Sie diese z.b. durch das Einsetzen eines Lenkungsausschusses zur aktiven Mitarbeit zu verpflichten. Versuchen Sie Unternehmen für Ihr Netzwerk zu gewinnen, indem Sie branchenspezifische Themen und Veranstaltungen auf die Agenda setzen, die den Unternehmen wichtig sind. Eine branchenspezifische Ausrichtung des Netzwerks erleichtert auch die Einbindung anderer Akteure (z.b. Unternehmensverbände). Berücksichtigen Sie Schulen als wichtige Netzwerkpartner, wenn Sie die Berufsorientierung und/oder die passgenaue Vermittlung von freien Ausbildungsstellen in einer Region verbessern wollen. Analysieren Sie vor der Auswahl von Schulen deren thematische Schwerpunkte. Binden Sie die Netzwerkpartner ein, indem Sie den Partnern konkrete Verantwortlichkeiten/Aufgaben zuweisen und diese Vereinbarungen schriftlich festhalten. Binden Sie die Netzwerkpartner ein, indem Sie die Partner regelmäßig über das Projekt/ Ergebnisse, Zwischenstände, Probleme informieren und Rat einholen. Sind die Möglichkeiten und Grenzen für eine Zusammenarbeit geklärt? Welche Synergieeffekte können mit anderen Projekten und Institutionen hergestellt werden? Sind wichtige Akteure im Bereich der Beruflichen Bildung identifiziert und werden diese frühzeitig mit eingebunden? Ist die Form der Zusammenarbeit verbindlich geregelt? Ist der Beitrag der einzelnen Netzwerkpartner klar definiert? Ist klar erkennbar, welchen Nutzen die eingebundenen Akteure aus dem Netzwerk haben?

8 4. Checkliste Öffentlichkeitsarbeit Erhöhung des Bekanntheitsgrads des Jobstarter Projektes Hoher Sympathiewert /Hohe Akzeptanz des Projektes in der Bevölkerung und der Politik Ansprache (neuer) Zielgruppen Informationsweitergabe an Betriebe und Jugendliche Aufbau oder Verbesserung des Image der Zielbranche Veränderung des Ausbildungsklimas in einer Region Bringen Sie die Ziele/ Erfahrungen/ Ergebnisse möglichst breit, gezielt und mit Informationswert in die Öffentlichkeit. Gewinnen Sie KooperationspartnerInnen und Förderer, wie z.b. (prominente) Persönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft sowie dem gesellschaftlichen Leben, für Veranstaltungen, Diskussionsforen, Podiumsdiskussionen. Richten Sie Ihre Informationsveranstaltungen oder Messeauftritte branchenspezifisch aus und bitten Sie Verbände oder größere Unternehmen, diese bekannt zu machen. Gestalten Sie Informationsveranstaltungen für Jugendliche möglichst praxisnah (z.b. durch Übungswerkstätten, regionale Wettbewerbe). Organisieren Sie gemeinsam mit den Unternehmen Informationsveranstaltungen für Jugendliche und Eltern, in der Betriebe sich und ihre Ausbildungsmöglichkeiten vorstellen können. Überlegen Sie sich, welche Medien Ihre Zielgruppe nutzt. Gibt es Orte, wo Jugendliche oder Unternehmen regelmäßig Informationen wahrnehmen (z.b. Schwarzes Brett der Schule bzw. Handwerkskammerzeitschrift)? Nutzen Sie für die Ansprache der potentiellen Bewerber und Bewerberinnen zielgruppengerechte Medien, wie z.b. Internetforen, Jugendsender im Radio, Sendeprogramme für Jugendliche. Überlegen Sie, auf welche dieser Medien Sie über Ihre Netzwerkpartner ohne Zusatzkosten zugreifen können. Sichern Sie die Glaubwürdigkeit Ihrer Meldungen: Eine Pressemitteilung ist wirkungsvoller als eine Anzeige. Pflegen Sie Ihren Internetauftritt regelmäßig und machen Sie Veränderungen erkennbar. Machen Sie regelmäßig regional und überregional auf das Projekt aufmerksam. Wie soll das Projekt durch welche Zielgruppe wahrgenommen werden? Ist das Projekt bei den relevanten Akteuren in der Region bekannt (Kammern, Agentur für Arbeit, Kommune, Unternehmensverbänden, Schulen)

9 Ist das Projekt den Zielgruppen (Unternehmen, Jugendliche) ein Begriff? Ist die Presse und Öffentlichkeitsarbeit zielgruppenspezifisch ausgerichtet?

10 5. Checkliste Nachhaltigkeit Aufgebaute Projektstrukturen sichern Erreichte Projekterfolge nachhaltig verankern Aufgebaute Netzwerkstrukturen fortführen bzw. an andere Akteure übergeben Projektideen weiterentwickeln und realisieren Entwickeln Sie möglichst frühzeitig (wenn möglich sogar schon bei Projektantrag) Ideen und Konzepte, wie Sie Projektstrukturen und erfolge sichern können. Überprüfen Sie mögliche Geschäftsmodelle (z.b. kostenpflichtige Dienstleistungen für Unternehmen, Seminarreihen, etc.), durch die eine Fortführung einzelner Dienstleistungen realisierbar wäre. Beginnen Sie frühzeitig, einzelne Dienstleistungsangebote mit einer geringen Gebühr anzubieten. Wählen Sie dafür Dienstleistungen, bei denen Sie in der Region ein Alleinstellungsmerkmal haben (z.b. branchenspezifische Angebote). Gehen Sie frühzeitig auf NetzwerkpartnerInnen zu und besprechen eine mögliche Weiterführung einzelner Aktivitäten durch das Netzwerk oder bestimmte Akteure. Zeigen Sie den Netzwerkpartnern den Nutzen auf, den diese von einer Weiterführung haben können. Stellen Sie sicher, dass aufgebaute Datenbanken oder Informationsangebote (z.b. Website) auch weiterhin zur Verfügung stehen und gepflegt werden oder durch Kooperationspartner weiter verwendet werden können, indem Sie Kooperationspartner einbeziehen und dafür sorgen, dass diese einen Nutzen aus dem Weiterbetrieb haben. Überprüfen Sie frühzeitig andere Fördermöglichkeiten zur (Ko ) Finanzierung nach Auslaufen der Jobstarter Förderung. Diskutieren Sie diese Möglichkeiten mit der Kommune und mit Ihren Partnern. Können Projektstrukturen, die durch Jobstarter aufgebaut wurden, auch nach der Förderung (teilweise) weiter getragen werden? Wie können Kooperationspartner dafür gewonnen werden? Für welche Dienstleistungen des Projektes besteht eine Zahlungsbereitschaft seitens der Betriebe? Gibt es Möglichkeiten, Projektideen bzw. Dienstleistungen an Netzwerkpartner zu übertragen? Wie kann das finanziert werden? Wie kann das Projekt zu einer verbesserten Zusammenarbeit und Aufgabenteilung anderer Akteure in der Region beitragen, die auch nach Auslaufen des Jobstarter Projektes bestehen bleibt?