Präsentieren mit PowerPoint

Transkript

1 Diashow einmal anders Präsentieren mit PowerPoint Version PC 2003 Diashow einmal anders präsentieren

2 Inhaltsverzeichnis Programm öffnen und Text erfassen...3 Neue Folie einfügen...4 Objekte einfügen Word-Tabelle einfügen...5 Diagramm einfügen...5 Organigramm erstellen...6 Zeichnungselemente hinzufügen...8 Design zuweisen...9 Folien animieren...9 Hyperlink einfügen...14 Interaktive Schaltflächen...14 Masterfunktionen in PowerPoint...15 Kopf- und Fusszeilen in PowerPoint...18 Film und Sound in Powerpoint...19 Nützliche Tastaturbefehle (Shortcuts) und Präsentationsstift...21 Diashow einmal anders präsentieren Seite 2

3 Präsentationen erstellen mit PowerPoint Text erfassen Starte PowerPoint und klicke auf Erstelle eine leere Präsentation Du kannst verschiedene vorbereitete Layouts für Folien auswählen. Klicke auf die gewünschte Rubrik. Klicke auf die vorgegeben Textstellen und füge deinen Text ein. Textfelder, die du nicht verarbeiten willst, markierst du und löschst sie mit delete weg. Wenn du nachher nicht ein Design übernehmen willst, kannst du den Text nach deinen Wünschen formatieren, entweder über die Symbolleisten oder über das Menü Format und den Befehl Zeichen. Diashow einmal anders präsentieren Seite 3

4 Neue Folie hinzufügen Über den Befehl Neue Folie aus dem Menü Einfügen erhältst du wiederum die Möglichkeit ein neues Folienlayout zuzuweisen. Objekte einfügen PowerPoint bietet die Möglichkeit, Objekte einzubinden, die in anderen Programmen erstellt wurden. Dabei ist PowerPoint direkt verknüpft mit dem andern Programm. Die Folienlayouts bieten vorbereitete Verknüpfungen an. Verknüpfung mit Word-Tabellen Verknüpfung mit Excel Diagrammen Verknüpfung mit einem Organigramm-Programm Um ein Objekt zu erstellen, bzw. zu verändern, wird es in der entsprechenden Folie doppelgeklickt. Diashow einmal anders präsentieren Seite 4

5 Word-Tabelle einfügen Doppelklicke das Tabellensymbol auf der Folie. Du wirst nun mit Word verbunden und kannstdie Tabelle gestalten wie im Word. Wenn die Tabelle ausgefüllt und gestaltet hast, klickst du ausserhalb des Objektes auf die Folie, nun bist du zurück im PowerPoint. Die Tabelle wird nun als Objekt behandelt. Du kannst sie verschieben, vergrössern oder verkleinern, kopieren, etc. Für Änderungen klickst du mit Doppelklick auf das Objekt. Diagramm einfügen Doppelklicke das Diagrammsymbol auf der Folie. Du erhältst nun ein vorbereitetes Diagramm, welches du an deine Bedürfnisse anpassen kannst. Gib dazu deine Zahlen in die vorbereitete Excel- Tabelle ein. Das Diagramm passt sich sofort an. Mit einem Klick auf die Folie ausserhalb des Diagramms wird das Objekt in PowerPoint eingebunden. Diagramm ändern Um Veränderungen im Diagramm vorzunehmen, wird es doppelgeklickt. Dir stehen nun die vielfältigsten Möglichkeiten für die Gestaltung zur Verfügung. Dazu dienen die Buttons der Symbolleiste: Die Farben des Diagramms passen sich dem Präsentationslayout an. Wenn du also ein Standard-Design verwenden willst (Menü Format, Design übernehmen), lohnt es sich nicht, viel Zeit zu investieren in die farbliche Gestaltung. Diagramm animieren In einer Bildschirmpräsentation kann auch das Diagramm animiert werden. Markiere dazu das Objekt und wähle im Menü Bildschirmpräsentation den Befehl Benutzerdefiniert. Diashow einmal anders präsentieren Seite 5

6 In der Registerkarte Zeitlicher Ablauf bestimmst du, welche Teile der Folie animiert werden sollen. (Das Diagramm muss angewählt sein.) In der Registerkarte Diagrammeffekte kannst du bestimmen, wie das Diagramm animiert werden soll. Organigramm erstellen Doppelklicke das Organigrammsymbol auf der Folie. Du erhältst nun ein vorbereitetes Organigramm, welches du an deine Bedürfnisse anpassen kannst. Setze deinen Text an die Stelle der vorgegebenen Platzhalter. Was du nicht mehr brauchst, markierst du und löschst es weg mit delete. Diashow einmal anders präsentieren Seite 6

7 Organigramm verändern Um ein neues Feld hinzuzufügen, wählst du eine der Möglichkeiten in der Symbolleiste aus und klickst dann in dasjenige Feld, dem das neue Feld angehängt werden soll. Anordnung verändern: Markiere jene Felder, die neu angeordnet werden sollen (mit gedrückter Shift-Taste kannst du mehrere Elemente markieren) und wählst dann unter Format die gewünschte Darstellungsart aus. Um zu PowerPoint zurückzukehren, schliesst du das Organigramm-Programm (Kreuz oben rechts). Über die Menüs Feld, Linie, Schrift, Diagramm findest du weitere Formatierungsmöglichkeiten. Bestätige die Frage mit Ja, dann wird das aktualisierte Organigramm in PowerPoint eingebunden. Mit einem Doppelklick auf das Organigramm kannst du es weiterbearbeiten. Diashow einmal anders präsentieren Seite 7

8 Zeichnungselemente hinzufügen Elemente zeichnen Elemente gruppieren Elemente ausrichten Elemente formatieren Klicke in der Zeichnungs-Symbolleiste auf ein gewünschtes Element (eine grosse Auswahl findest du bei AutoFormen) und fahre mit dem Mauszeiger auf die Arbeitsfläche. Der Mauszeiger wird zu einem Kreuz, mit dem du das Element aufziehen kannst. Um mehrere gleiche Elemente zu zeichnen, machst du einen Doppelklick auf die Auswahl. Um wieder den normalen Mauszeiger zurück zu erhalten, klickst du das Element in der Symbolleiste nochmals an. Wenn du beim Aufziehen des Elementes die Shift-Taste gedrückt hältst, wird das Element proportional gezeichnet (Kreis statt Oval, Quadrat statt Viereck). Um Elemente, die eine Gruppe bilden und immer gemeinsam verschoben werden sollen, zusammen zu fassen, markierst du alle diese Elemente, in dem du eines nach dem andern mit gedrückter Shift-Taste anklickst. An den Markierungspunkten an siehst du, welche markiert worden sind. Öffne nun in der Symbolleiste den Befehl Zeichnen und klicke auf Gruppieren. Von nun an werden die Elemente als ein Objekt behandelt. Am selben Ort kann auch die Gruppierung wieder aufgelöst werden. Klicke mit gedrückter Shift-Taste jene Elemente an, die du ausrichten möchtest. Sind sie markiert, so öffnest du den Befehl Zeichnen aus der Symbolleiste, klickst auf ausrichten und verteilen und wählst die entsprechende Ausrichtung. Klicke auf ein Element, das du formatieren möchtest, mit der rechten Maustaste und wähle den Befehl AutoForm formatieren. Hier erhältst du vielfältigste Möglichkeiten, das Ausprobieren lohnt sich! Diashow einmal anders präsentieren Seite 8

9 Design zuweisen Suche im Menü Format den Befehl Design übernehmen. Hier erhältst du verschiedenste Vorlagen, wie deine Präsentation nachher aussehen soll. Wähle das dir entsprechende Format an und bestätige mit zuweisen. Bildschirmpräsentation Folien animieren Unterhalb der Arbeitsfläche befinden sich die verschiedenen Ansichten. Klicke auf das Symbol für die Bildschirmpräsentation. Nun wird die Präsentation abgespielt. Wenn du vorher bei den Animationseinstellungen nicht auf automatisch gestellt hast, musst du jeden neuen Aufbauschritt mit einem Mausklick oder mit der Leerschlagtaste auslösen. Mit Escape (Tastatur oben links) kehrst du zur Folienansicht zurück. Benutzerdefinierte Animationen ermöglichen dir eine individuelle Steuerung deiner Präsentation. Klicke im Menu Bildschirmpräsentation auf Benutzerdefinierte Animation. Diashow einmal anders präsentieren Seite 9

10 Auf der rechten Seite erscheint nun die nebenstehende Übersicht. Markiere den Text oder das Objekt, dem du einen Effekt zuweisen willst und klicke auf Effekt hinzufügen. Die vier erscheinenden Titel haben folgenden Inhalt: Eingangseffekte bestimmen das Erscheinungsbild der Objekte. Diashow einmal anders präsentieren Seite 10

11 Hervorhebungseffekte definieren was irgendwann mit dem Objekt passiert, während die Folie sichtbar ist. Beenden Effekte beschreiben wie ein Objekt aus der Folie entfernt wird. Animationspfade definieren den Weg, den ein Objekt während einer Animation zurücklegt. Diashow einmal anders präsentieren Seite 11

12 Nach dem Festlegen des Effektes / der Effekte folgt nun der Schritt hin zur Automation. Klicke auf den Effekt, den du bearbeiten willst. Klicke auf Mit Vorheriger und dein Effekt startet bei der Präsentation automatisch. Bei einigen Effekten hast du zusätzliche Einstellmöglichkeiten (hier: Animationsrichtung). Hier bestimmst du die Animationsdauer. Klickst du gleich neben dem Effekt auf das Dreieck erscheint das nebenstehende Untermenu, welches dir neben den schon bekannten weitere Einstellmöglichkeiten bietet. Diashow einmal anders präsentieren Seite 12

13 Übersicht In der Übersicht findest du noch einmal Erklärungen zu den einzelnen Funktionen. Diashow einmal anders präsentieren Seite 13

14 Hyperlink einfügen Mit Hyperlinks lässt sich die Präsentation interaktiver gestalten. Ein Hyperlink ist ein Verbindungsstichwort. Wird dieses angeklickt, so wird man an eine andere Stelle in der Präsentation geschickt. Markiere das Stichwort, auf das der Hyperlink gelegt werden soll. Wähle im Menü Einfügen den Befehl Hyperlink oder klicke auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste. Soll mit dem Hyperlink eine neue Datei geöffnet werden, so klicke auf den ersten Befehl Datei oder Webseite. Interaktive Schaltflächen Für die Navigation innerhalb der verlinkten Präsentation gibt es vorbereitete Schaltflächen. Du findest diese in der Zeichnungsleiste unter AutoFormen, Interaktive Schaltflächen. Mit diesen Symbolen wird ein Link eingefügt, z.b. "eine Folie zurück" oder "zuletzt aufgerufene Folie", usw. Diashow einmal anders präsentieren Seite 14

15 Folienmaster (Vorlage) einsetzen Viele Layoutinformationen können in einem Master abgelegt werden, der diese Informationen an die Folienlayouts weitergeben kann. Anschliessend erscheinen diese Informationen auf allen Folien. Master Folien Folienmaster (Vorlage) bearbeiten Um den Master zu aktivieren gehst du wie folgt vor: 1. Erstelle eine neue leere Präsentation. 2. Wähle im Menu Ansicht den Menupunkt Master. 3. Im Masteruntermenu wählst du den Eintrag Folienmaster aus. 4. Ändere diverse Formatierungen: - Schriftart beim Titel, Schriftarten in den verschiedenen Ebenen - Schriftfarben - Position des Titels, Ausrichtung des Titels, Schliesse den Master über die dargestellte Mastersymbolleiste. 6. Bearbeite deine Präsentation und schaue sie dir an. 7. Ändere weitere Eigenschaften im Master analog 2 bis 6 und schaue dir das Resultat erneut an. Diashow einmal anders präsentieren Seite 15

16 Titelmaster Ein spezieller Master ist der Titelmaster. Layoutangaben beim Titelmaster werden nur wirksam auf Titelfolien. Standardmässig ist der Titelmaster nicht aktiviert. In diesem Falle erhalten die Titelfolien die Layoutangaben vom normalen Master. Um den Titelmaster zu aktivieren befolge folgende Schritte: 1. Wähle im Menu Ansicht den Menupunkt Master. 2. Klicke auf Folienmaster, um den Folienmaster zu aktivieren. 3. Sobald der Folienmaster angezeigt wird, wähle entweder im Menu Einfügen den Menupunkt Neuer Titelmaster oder in der Symbolleiste Neuen Titelmaster einfügen. 4. Der Titelmaster wird erstellt, basierend auf den Layoutvorgaben des Folienmasters. Du kannst nun Anpassungen analog Folienmaster durchführen. In der Symbolleiste findest du noch weitere Symbole. Hier fügst du einen neuen Folienmaster ein. Hier löschst du den Master. Hier kannst du den Master umbenennen. Hier kannst du das Masterlayout ergänzen. Diashow einmal anders präsentieren Seite 16

17 Wichtiges zu Vorlagen Mache auf den Folien nur inhaltliche Änderungen. Sobald du Formatierungen vornehmen willst, überlege auf welcher Stufe diese Anpassung sinnvoll durchgeführt werden soll. z.b. Die einzelnen Folientitel erfasst du auf den verschiedenen Folien. Möchtest du jedoch die Schriftart anpassen, kannst du dies ebenfalls auf der Folie durchführen. Der sinnvollere und somit richtige Weg geht aber über den Master. Handzettelmaster / Notizmaster Neben der normalen Bildschirmpräsentation bietet Powerpoint auch die Möglichkeit, die einzelnen Folien mit weiterführenden Angaben/Notizen zu versehen. Angaben / Notizen für den Vortragenden der Präsentation, welche auf Papier ausgedruckt werden können. Angaben / Notizen die an Präsentationsteilnehmer ausgedruckt abgegeben werden können. Diese beiden Ausgaben können ähnlich wie der Folienmaster bearbeitet werden. Hier hat man ebenfalls die Möglichkeit Text einzufügen, Hintergrundobjekte zu platzieren, Formatierungen anzugeben. Für die Bearbeitung der beiden Master gehst du analog den Angaben des Folienmasters nach. Diashow einmal anders präsentieren Seite 17

18 Kopf- und Fusszeilen Du hast die Möglichkeit Kopf- und Fusszeilen auf deinen Folien und Notizblättern zu platzieren. Dies erreichst du gemäss den Angaben in den beiden folgenden Kapiteln: Kopf- und Fusszeilen für Folien 1. Falls du nicht auf einer Folie bist, wechsle bitte in die Folienansicht (Kopf- und Fusszeilen lassen sich auch über den Folienmaster anzeigen, aber es gibt dabei eine kleine Einschränkung) 2. Wähle im Menu Ansicht den Menupunkt Kopf- und Fusszeile Es wird die Dialogbox für die Anpassung der Fusszeilenparameter angezeigt. 4. Schalte auf der Registerkarte Folie die Optionen Datum, Foliennummer und Fusszeile ein, bzw. aus. In der Vorschau siehst du sofort, welcher Bereich damit angepasst wird. Dies zeigt auch, dass eine Fusszeile auf einer Folie aus Maximum drei Bereichen bestehen kann und deren Inhalt auch teilweise vorgegeben wird. 5. Die Positionierung der einzelnen Bereiche kann über den Folienmaster eingestellt werden. 6. Schalte die Option "Auf Titelfolie nicht einblenden" ein, wenn du auf der Titelfolie keine Fusszeile haben möchtest. 7. Betätige die Schaltfläche "Für alle übernehmen", falls die Angaben für alle Folien relevant sein sollen. Falls Angaben nur für die aktuelle Folie relevant sind, drücke die Schaltfläche "Übernehmen" Kopf- und Fusszeilen für Notizblätter und Handzettel Die Bearbeitung von Kopf- und Fusszeilen geht auf die gleiche Art wie bei Folien. Folgende Unterschiede haben diese beiden Gruppen: Bei Notizblätter und Handzettel gibt es zusätzlich den Bereich "Kopfzeile". Bei Notizblätter und Handzettel können die Kopf- und Fusszeilen auf den einzelnen Seiten nicht unterschiedlich sein. Diashow einmal anders präsentieren Seite 18

19 Film und Sound in Powerpoint Quelle: Multimedia Powerpoint besitzt selber keinerlei Multimediafähigkeiten. Das Programm ist ausschließlich darauf angewiesen, welche Einstellungen für Multimedia im Betriebssystem vorgenommen wurden und welche Programme dafür zur Verfügung stehen. Powerpoint verwendet zur Darstellung von Filmen oder zum Abspielen von Sound nicht den Windows-Media-Player, sondern den in Windows integrierten MCI-Player. MCI ist die Abkürzung für Media Control Interface. MCI wird grundsätzlich mit Windows installiert. In den alten Windows-Versionen 95 und 98 musste beim Setup noch entschieden werden, ob der Rechner Multimedia-Bestandteile installieren soll oder nicht. Unter Windows XP und Vista wird MCI automatisch installiert. Der MCI-Media-Player heißt mplay32.exe (bzw. mplayer.exe unter Windows 9x). Wenn man nach ihm sucht und ein Video- oder Audio-File dort abspielt, wird es so gezeigt, wie PPT es auch zeigen würde. Eine Datei, die hier ohne Probleme gespielt wird, läuft normalerweise auch unter Powerpoint ohne Probleme. Das Dateiformat (erkennbar an der Dateiendung wie AVI oder MPEG) sagt kaum etwas darüber aus, ob eine Video- Datei in Powerpoint abgespielt werden kann oder nicht. Wichtig ist einzig und allein der verwendete Codec und seine Verfügbarkeit auf dem Rechner, der die Präsentation abspielen soll. Vorbemerkungen Sie können Videofilme und Musikdateien in eine Präsentation einbauen. Das geht über "Einfügen / Mediaclips" mit den Symbolen "Film" und "Sound" erst einmal ganz einfach. Solange die Präsentation auf dem gleichen Computer vorgeführt wird, auf dem Sie sie erstellt haben, müssen Sie keine großen Probleme befürchten. Sobald die Präsentation aber Ihren eigenen Rechner verlässt und woanders vorgeführt wird, lauern viele Fallstricke auf Sie. 1. Verknüpfung 2. Codecs 3. Speicherpfad 1. Verknüpfung Welche Multimedia-Dateien Sie auch immer einfügen, merken Sie sich als wichtigsten Hinweis: Alle Multimedia-Dateien sind lediglich verlinkt - Powerpoint verfügt nicht über die Fähigkeit, eine Multimedia-Datei fest einzubetten. Sie müssen also beim Weitergeben immer darauf achten, die Mediendateien ebenfalls mitzugeben. Eine Ausnahme machen nur sehr kleine WAV-Dateien unter 100 kb, die standardmäßig eingebettet werden. Und eine Ausnahme machen einige Filmdateien, die sich als Objekt einbetten lassen. Zudem müssen Sie wissen, dass Powerpoint Mediendateien nicht selber abspielen kann. Powerpoint greift auf das Multimedia-System MCI des Betriebssystems zurück. Überfordert Ihre Mediendatei die Fähigkeiten von Windows oder weichen die Multimedia- Einstellungen bei einem anderen PC von Ihrem Rechner ab, tauchen Probleme auf. Von Powerpoint-Seite her können Sie das nicht beeinflussen. Diashow einmal anders präsentieren Seite 19

20 2. Codecs Das größte Problem stellen fehlende Codecs dar. Es ist keine Garantie, dass ein Film innerhalb einer Präsentation laufen wird, weil der Windows-Media-Player ihn abspielt - Powerpoint verwendet nicht den großen Windows-Media-Player sondern greift auf einen integrierten Windows-Player zurück. Falls Ihre Präsentation auf einem anderen Rechner gezeigt werden soll, sollten Sie den kleinsten gemeinsamen Nenner für das Format der Multimedia-Dateien wählen: AVI mit einem Standard-Codec für Filme und WAV für Sound. Das ist zwar keine hundertprozentige Garantie, dass die Dateien wirklich abgespielt werden und korrekt zu hören oder zu sehen sind. Aber die Fehlerquote ist auf ein Minimum reduziert. 3. Speicherpfad Wenn Sie Präsentationen weitergeben oder auf CD brennen wollen, müssen Sie unbedingt vor dem Einbinden der Dateien alles in den gleichen Ordner speichern, in dem später Ihre Präsentation gespeichert wird. Nur Dateien aus dem exakt gleichen Ordner werden ohne Laufwerks- und Pfadangabe in die Präsentation übernommen. Aus anderen Ordnern oder Unterordnern merkt sich Powerpoint immer den kompletten Pfad mitsamt Laufwerksbuchstabe. Spielt man die Präsentation später auf einem anderen System ab, das andere Laufwerkskennbuchstaben hat, findet Powerpoint seine Medien-Dateien nicht mehr. Eine weitere Fehlerquelle ist die Geschwindigkeit der Hardware. Ein Film, der bei Ihnen unproblematisch läuft, wird auf einem schwächeren Rechner ruckeln. Musik, die zeitgleich bei einer Folie abgespielt werden soll, kommt erst mit Verzögerung. Multimedia-Technik Powerpoint besitzt selber keinerlei Multimediafähigkeiten. Das Programm ist ausschließlich darauf angewiesen, welche Einstellungen für Multimedia im Betriebssystem vorgenommen wurden und welche Programme dafür zur Verfügung stehen. Powerpoint verwendet zur Darstellung von Filmen oder zum Abspielen von Sound nicht den Windows-Media-Player, sondern den in Windows integrierten MCI-Player. MCI ist die Abkürzung für Media Control Interface. MCI wird grundsätzlich mit Windows installiert. In den alten Windows-Versionen 95 und 98 musste beim Setup noch entschieden werden, ob der Rechner Multimedia-Bestandteile installieren soll oder nicht. Unter Windows XP und Vista wird MCI automatisch installiert. Der MCI-Media-Player heißt mplay32.exe (bzw. mplayer.exe unter Windows 9x). Wenn man nach ihm sucht und ein Video- oder Audio-File dort abspielt, wird es so gezeigt, wie PPT es auch zeigen würde. Eine Datei, die hier ohne Probleme gespielt wird, läuft normalerweise auch unter Powerpoint ohne Probleme. Das Dateiformat (erkennbar an der Dateiendung wie AVI oder MPEG) sagt kaum etwas darüber aus, ob eine Video- Datei in Powerpoint abgespielt werden kann oder nicht. Wichtig ist einzig und allein der verwendete Codec und seine Verfügbarkeit auf dem Rechner, der die Präsentation abspielen soll. Weitere Informationen unter: Diashow einmal anders präsentieren Seite 20

21 Nützliche Tastaturbefehle (Shortcuts) und Präsentationsstift Taste Funktion esc escape beendet die Präsentation b black schwarzer Bildschirm w white weisser Bildschirm e erase löscht Skizzen shift mit dem Präsentationsstift waagrechte und senkrechte Linien zeichnen Im Präsentationsmodus hast du die Möglichkeit die Pfeildarstellung der Maus in eine Stiftdarstellung umzuwandeln. Bewege die Maus zur linken unteren Ecke. Es erschein folgendes Symbol: Im Aufklappmenu kannst du nun in den Stiftmodus wechseln und dabei noch die Stiftart und die Stiftfarbe ändern. Weiter kannst du zu einer Folie deiner Wahl springen. Diashow einmal anders präsentieren Seite 21

22 Mit der rechten Maustaste findest du dieses Menu auch. Diashow einmal anders präsentieren Seite 22