Die 8-Stunden-Unternehmens-Analyse Instrumentenkasten für mehr Unternehmenserfolg

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1 Instrumentenkasten für mehr Unternehmenserfolg 08. September 2009 Diplomkaufmann Carl-Dietrich Sander UnternehmerBerater Management und Strategie für Handwerk und Mittelstand Erftstr Neuss Tel Fax Mobil info@cd-sander.de - internet: Ihre Themen heute 1. Wo steht Ihr Unternehmen auf seiner Lebenskurve? 2. Die 8-Stunden-Unternehmens-Analyse die Grundidee 3. Modul 1 Erfolgsfaktorensituation: die Stärken gezielt im Markt umsetzen 4. Modul 2 Problemsituation: die wettbewerbsrelevanten Schwächen reduzieren 5. Modul 3 - Marktsituation: die ertragsstarken Kunden und Produkte forcieren 6. Modul 4 - Finanz- und Kostensituation: mit wenigen Zahlen steuern 7. Modul 5 - Der vernetzte Aktivitätenplan: konsequent realisieren 8. Die Umsetzung - So nutze ich die 8-Stunden-Unternehmens- Analyse für mein Unternehmen

2 1. Wo steht Ihr Unternehmen auf seiner Lebenskurve? Auch Unternehmen haben eine Lebenskurve Ertrag Unterstützung? Das Noch-Prinzip Motivation Verunsicherung Frust Existenz- Angst Illusion Beratung heute = Existenzgründung Beratung heute = Krisenberatung Zeit Aufstieg Beruhigung Abstieg Krise Weiter so

3 Auch Unternehmen haben eine Lebenskurve Ertrag Wo erleben Sie Ihr Unternehmen heute? Wann sollte sich ein Unternehmen idealer Weise mit der Frage beschäftigen: Wo will ich 2-3 Jahren stehen? Motivation Verunsicherung Frust Existenz- Angst Illusion Zeit Aufstieg Beruhigung Abstieg Krise Weiter so Die Kernfragen der Ratingsysteme der Kreditinstitute Ertrag Cashflow Eigenkapital- / Verschuldungs-Situation Branchensituation Kundenstruktur Marktstellung Aktualität der Jahresabschlüsse Bewertungsstandards in den Jahresabschlüssen Steuerungs- / Controlling-System Persönliche Management- / Manager-Beurteilung Da steht mein Unternehmen heute Da soll mein Unternehmen in 2-3 Jahren stehen Mit diesen Steuerungsinstrumenten gewährleiste ich die Zielerreichung

4 Der Einsatz der verfügbaren Kräfte für Ihre Ziele Stärken Durchschnitt Schwächen Die 8-Stunden-Unternehmens- Analyse die Grundidee

5 nach Prof. Dr. Dr. habil. Kurt Nagel Unsere Erfolgsfaktoren-Situation Wir nutzen diese am Markt konsequent für unseren Erfolg Unsere Markt-Situation Wir bauen diese in unseren wichtigsten Kundengruppen zielorientiert aus Unsere Problem-Situation Unsere Finanz- und Kosten- Situation Wir arbeiten an unseren wettbewerbsrelevanten Schwächen - mit den anderen können wir ruhig leben Unser vernetzter Aktivitätenplan Wir drehen an den wesentlichen Stellschrauben, um unser Unternehmen finanziell zu stärken Wir setzen diesen konsequent und mit Freude um Die Nutzungs-Alternativen / Der Instrumentenkasten Einzelne Methoden Einzelthemen Projekte Einzelne Module Bereiche angehen Projekte 8 Stunden Stunden Das ganze Unternehmen Abteilungen / Filialen / Bereiche Analyse Aktivitätenplan Das ganze Unternehmen Analyse Aktivitätenplan Erste Maßnahmen ausformulieren

6 3. Modul 1 Erfolgsfaktorensituation: die Stärken gezielt im Markt umsetzen Die generellen Erfolgsfaktoren - nach Prof. Nagel Strategie Kunden- und marktorientiert Bestens praktiziert Kundennähe Strategie- und situationsorientiert Organisation Erfolg Effizient Führungssystem Marktnah Informations- System Intensive Nutzung des -Potentials MitarbeiterInnen

7 EF Strategie Das Phasenschema der generellen Erfolgsfaktoren Phase Organisation Start Ausweitung Konsolidierung Wachstum Integration Keine strategischen Überlegungen Kurzfristige Ausrichtung Mittelfristige Strategie Harmonisierung der Strategien Marktorientierte langfristige Strategien Info-System Mitarbeiter Führungs- System Kundennähe EF Strategie Das Phasenschema der generellen Erfolgsfaktoren Phase Organisation Info-System Mitarbeiter Führungs- System Kundennähe X = IST Start Ausweitung Konsolidierung Wachstum Integration Keine strategischen Überlegungen Hoher Improvisationsgrad IS bringt Kosteneinsparungen Kurzfristige Ausrichtung X Verstärkte IS- Anwendungen IS schafft strategische Wettbewerbsvorteile Aufgabenerfüllung nach Stellen- Freiräume Geringe beschreibung Führungsstil ist naturgegeben Kunde ist Geschäftsvorfall O = SOLL Streben nach Standards X O X Verstärkte Delegation X X O Normale Kundenbeziehungen Mittelfristige Strategie O Hoher Standardisierungsgrad Hoher Reifegrad bei stand. OAnwendungen Aktionsorientierte Arbeitsgruppen O Kooperatives Führungssystem Kunde wird beachtet Harmonisierung der Strategien Verstärkte individuelle Ausrichtung Hohe Benutzer- Zufriedenheit durch IDV Hochmotivierte MitarbeiterInnen Adäquate Führungsgrundsätze und - methoden Problemlösungen werden angeboten Marktorientierte langfristige Strategien Innovative Organisation MitarbeiterInnen sind Sub- Unternehmer Führungssystem gewährleistet optimale Strategie- Umsetzung Höchster Grad an Kundenorientierung X O

8 Branchenerfolgsfaktoren und Wettbewerber Branchen- Erfolgsfaktoren Wettbewerber * A B C Wir * heute morgen Differenz Aktivitäten * Skala: 1-10 A: B: C: Die Vernetzungsmatrix der Erfolgsfaktoren Wirkung von auf A B A B C D E F G H I Summe Einflußstärke: 0 = kein Einfluß 1 = geringer Einfluß 2 = starker Einfluß C D E F G H I Summe

9 Das Portfolio aus der Vernetzungsmatrix aktiv I Hohe Aktivität Niedrige Passivität IV Geringe Aktivität Geringe Passivität II Hohe Aktivität Hohe Passivität III Geringe Aktivität Hohe Passivität Begrenzung der Aktiv- und Passiv-Achsen: Anzahl der Elemente = n => (n - 1 ) x 2 Beispiel: 4 Faktoren => (4-1) x 2 = 6 Schnittpunkt der Aktiv- und Passiv-Achsen: Passivsumme : n Beispiel: Passivsumme = 14 => 14 : 4 = 3,5 passiv Modul 2 Problemsituation: die wettbewerbsrelevanten Schwächen reduzieren

10 Die Kartenabfrage Die Methode zum Einstieg in die Stärken- und Schwächen-Analyse - gemeinsam mit den eigenen MitarbeiterInnen! Ein Thema pro Karte Druckschrift mit Klein- und Großbuchstaben Karten sortieren zu Themengruppen Überschrift für jede Gruppe finden maximal 3 Zeilen pro Karte Gruppen in Rangfolge bewerten Entscheidungs-Portfolio Wichtig sehr II I mittel IV III nicht gar nicht mittel sehr Dringlich

11 Entscheidungs-Portfolio Wichtig sehr II I mittel IV III nicht gering mittel hoch Beeinflußbar Modul 3 - Marktsituation: die ertragsstarken Kunden und Produkte forcieren Kundenanalyse

12 Kennen Sie Ihre Kunden? Die Gesamt-Zahl? Ihre 20 wichtigsten Kunden nach Umsatz? Ihre 20 wichtigsten Kunden nach Ertrag? Ihre 20 wichtigsten Kunden nach dem Geschäftspotenzial für die nächsten 12 Monate? für die nächsten 3 Jahre Welche Noch-Nicht-Kunden Sie immer schon mal werben wollten die 3 wichtigsten Und deren Kunden- Kette Ihre Kundengruppen Kriterien für die Gruppenbildung: Identische Erwartungen Bedürfnisse Anforderungen Motive... Achtung: Die Bedürfnisse von Kunden (gruppen) ändern sich im Zeitverlauf (Lebenszyklus) D E A Darstellung nach Umsatz-Anteilen C B

13 Das Pareto-Prinzip Mit x % Ihrer Kunden / Ihres Umsatzes 20 % 60 % 20 % Machen Sie y % Ihres Ertrages 80 % 25 % -5% Mit welchen Kunden verbringen Sie Ihre meiste Zeit? In welche Kunden müssten Sie eigentlich Ihre meiste Zeit investieren? Bei welchen Kunden unterlassen Sie am häufigsten Zusatzgeschäfte? Bei welchen Kunden /-gruppen können Sie welche Produkte besonders erfolgreich verkaufen? Kundengruppenanalyse Kriterien Umsatzanteil Zielgruppen heute morgen Gewinnanteil heute morgen Wichtigkeit für uns Entscheidungs- Kriterien der Kunden Risiken für uns Maßnahmen Tiefe Gliederung Pareto Zusatznutzen... Nach Prof. Kurt Nagel, TOP im Handwerk

14 Mögliche Kundengruppen eines Handwerksbetriebes Öffentliche Auftraggeber Bauträger u.ä. Industrie, Gewerbe Privatkunden Nische Differenzierer Wohnungsgesellschaft, -genossensch. Groß-Industrie - Investition, Reparatur Groß-Industrie - Zulieferer Mittelständisches Gewerbe... Eigentümer Einfamilienhaus Eigentümer Mehrfamilienhaus Eigentümer mehrerer Objekte Junge Erstmals-Neubauer Mittelalte Renovierer Senioren mit Renovierungs-, Sanierungsbedarf Wie lernen Sie die Probleme Ihrer Kunden kennen? Kundengespräche strukturiert führen Zuhören / Zeit nehmen Gehen Sie gemeinsam mit Ihren MitarbeiterInnen in den Gehirnwindungen Ihrer Kunden spazieren => Brainstorming (Kartenabfrage) Kundenumfrage Kundentreffen / Kundenbeirat Ihre wichtigsten Kunden einmal im Jahr deren Wünsche und Ideen, Kritik und Anregungen

15 5. Modul 3 - Marktsituation: die ertragsstarken Kunden und Produkte forcieren Produkt- / Dienstleistungsanalyse Wachstumspotenzial (Kundengruppen) Differenzierungschancen (Wettbewerb) Markteintrittshemmnisse (Wettbewerb) Kundenbindung (Kundengruppen) Macht von Kunden und Lieferanten Ihre Angebotspalette hoch mittel Nachwuchs- Produkte A Mind. 10 % I Star- Produkte E 30 % C II Umsatzanteil gering Auslauf- Produkte % D IV Melkkühe % gering mittel hoch B III Marktattraktivität Wettbewerbsstärke

16 5. Modul 3 - Marktsituation: die ertragsstarken Kunden und Produkte forcieren Nutzenargumente Unsere generellen Nutzen-Argumente Was sagen wir unseren Kunden auf die Fragen: Ihr Wettbewerber ist x billiger Das spricht generell für unser Unternehmen: Auch als spezielle Nutzenargumente für einzelne Kundengruppen

17 6. Modul 4 - Finanz- und Kostensituation: mit wenigen Zahlen steuern Ihr Jahresabschluss: Seine (Steuerungs-) Aufgaben GuV Bilanz Anhang Lagebericht Feststellung Erfolg (Gewinn / Verlust) Ermittlung Erfolgskomponenten Darstellung Erfolgsstrukturen (Rohertragsquote in % Umsatz; Kostenquoten in % Rohertrag) Feststellung Vermögen und Schulden Bewertung Vermögen und Schulden Darstellung Eigenkapital (Verlustdeckungspotenzial) Beschreibung Bewertungsmethoden Darstellung Besonderheiten Beschreibung wirtschaftliche Situation Berichtsjahr Ausblick auf das laufende Geschäftsjahr Darstellung Risiken und steuerungssystem(kontrag) B a s i s F o l g e j a h r e

18 Der Quicktest nach Kralicek Kennzahl Formel Aussage über Eigenkapital- Quote Eigenkapital Bilanzsumme x 100 Kapitalkraft Cash-Flow in % Betriebsleistung Gesamtkapital- Rentabilität Cash-Flow Betriebsleistung x 100 Finanzielle Leistungsfähigkeit Betriebsergebnis + Bilanzsumme Fremdkapital- Zinsen x 100 Rendite Ertragslage Finanzielle Stabilität Schuldentilgungsdauer in Jahren Fremdkapital Cash-Flow./. Flüssige Mittel Verschuldung Nach: Kurt Nagel TOP im Mittelstand Der Quicktest nach Kralicek - Auswertung Kennzahl sehr gut ( 1 ) gut ( 2 ) mittel ( 3 ) schlecht ( 4 ) insolvenzgefährdet ( 5 ) Eigenkapital- Quote > 30 % > 20 % > 10 % < 10 % negativ > 10 % > 8 % > 5 % < 5 % negativ Cash-Flow in % Betriebsleistung Gesamtkapital- Rentabilität Schuldentilgungsdauer > 15 % > 12 % > 8 % < 8 % negativ < 3 Jahre < 5 Jahre < 12 Jahre > 12 Jahre > 30 Jahre Nach: Kurt Nagel TOP im Mittelstand

19 7. Modul 5 - Der vernetzte Aktivitätenplan: konsequent realisieren MOSES: Priorisierung von Projekten Gering mittel hoch 6 Monate 3 Monate 4 Wochen Gering mittel hoch Maßnahmen Operationalität Schnelligkeit Effizienz Summe Von mir/ uns gut zu beeinflussen Verhältnis Aufwand zu Nutzen

20 Unser Aktivitätenplan Wer Macht was Mit wem Bis wann Verantwortung Aufgabe Beteiligte Verbindlicher Termin Die Fallstricke: Zu viele Aktivitäten Wer = immer der Chef Zu weite Termine Besser 2 Akt. zu 100% als 10 Akt. zu 10 % Es gibt genug engagierte MitarbeiterInnen Je kürzer, je besser, max. 6 Monate Termine nicht als verbindlich behandeln Führungsaufgabe des Chefs Die Umsetzung - So nutze ich die 8-Stunden-Unternehmens-Analyse für mein Unternehmen

21 Die Erfolgsfaktoren der Umsetzung Modularer Aufbau damit individuelle Gestaltungsmöglichkeiten Methoden-Auswahl damit individuelle Anpassung an die Vorgehensweise in Ihrem Unternehmen Aktivitäten zu jedem Modul damit keine Analyse um ihrer selbst willen Begleitung durch externen Moderator Verabschiedung eines Aktivitätenplans damit sie ab morgen gemeinsam umsetzen damit - der rote Faden gewahrt bleibt - die Diskussionen sich nicht im Kreise drehen - Eindrücke und Wahrheiten - von ihm ausgesprochen werden können - die Umsetzung begleitet wird (auf Wunsch) Die Voraussetzungen beim Unternehmer/in Ich will mich damit beschäftigen, wo mein Unternehmen in 1-2 Jahren stehen soll Ich habe die innere Bereitschaft zur Veränderung: in Frage stellen Impulse aufnehmen von innen und außen Ich habe die Kraft zur Veränderung: will umsetzen bin beharrlich habe hohe Frustrations-Toleranz Ich will meine MitarbeiterInnen einbeziehen: ihre Ideen nutzen sie ernst nehmen will delegieren (loslassen) Ich will an dem Thema dran bleiben: bin überzeugt überzeuge die anderen bin beharrlich will den Erfolg

22 Der Ablauf einer 8-Stunden-Analyse UnternehmerIn Vorgespräch - Themen - Methoden - TeilnehmerInnen Durchführung - Aktivitäten - Ressourcen - Begleitung Umsetzung Präsentation Vorgespräch Vorbereitung Durchführung Dokumentation Präsentation ModeratorIn 2-3 Wochen Umsetzungs- Begleitung? Ergänzende Informationen für Mittelständler im Internet Rating und Bankenkommunikation - Tipps für erfolgreiche Bankgespräche - Auf das Banken-Rating vorbereiten und es für das Unternehmen selber nutzen und - Informationen zur Unternehmenssoftware MinD.unternehmer - Informationen zum Praxisleitfaden Sicherer Kredit. Gute Konditionen. Erfolgreich mit der Bank verhandeln. Unternehmensführung - Fragen, Impulse zu Strategie und Unternehmenskonzept - Jeden Montag ein Zitat als Impulse für die Woche - Tipps und Hinweise zur Unternehmensführung - Methoden-Bibliothek für Mittelständler auch als Newsletter

23 Zuschüsse Unternehmensberatungen - Kurzübersicht Bundesprogramm KMU und freie Berufe 50% der Honorare, max ,00 (je nach Themen 2 x möglich) Beantragung nach der Beratung, kein Rechtsanspruch Gründercoaching Deutschland Alter der Unternehmen 1-5 Jahre 50% der Honorare, max. 800,00 pro Tag, max insgesamt Beantragung vorher, Beginn erst nach Bewilligungsbescheid Potenzialberatung NRW Alter der Unternehmen > 5 Jahre Inhaltliche Bindung: Arbeitsorgan., Komp.-Entw. MA, Gesundheit Arb.Pl. 50% der Honorare, max. 1.00,00 pro Tag, max. 15 Tage Beantragung vorher, Beginn erst nach Bewilligungsbescheid Erste Informationen: Wirtschaftsförderungen, Kammern Zum Herunterladen: Der Foliensatz Alle Arbeitsblätter Zur vertiefenden Information: Veranstaltungstermine KMU-Newsletter Sander Internet-Adressen

24 Der Vertrag mit mir selber Das nehme ich mir fest vor! Viele kleine aber zielgerichtete Schritte führen zum Erfolg. Konsequenz, Selbstdisziplin und die Einbindung meiner Mitarbeiter und Partner sind dabei für mich wesentliche Erfolgs-Faktoren. Meine wesentlichen Aktivitäten: Termine: Datum: Unterschrift: Es gibt nichts Gutes - außer: Man tut es Erich Kästner

25 Instrumentenkasten für mehr Unternehmenserfolg 08. September 2009 Diplomkaufmann Carl-Dietrich Sander UnternehmerBerater Management und Strategie für Handwerk und Mittelstand Erftstr Neuss Tel Fax Mobil info@cd-sander.de - internet: Zum Referenten Erfahrungen 20 Jahre Bankerfahrung im Firmenkundengeschäft - zuletzt 9 Jahre als Vorstandsmitglied Volksbank Seit 1998 freiberuflicher UnternehmerBerater Beratung, Moderation, Training zur kaufmännischen Unternehmensführung für die Inhaber/innen kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) Austausch und Vernetzung Mitglied im Verband freier Berater Die KMU-Berater e.v. ( Leiter Fachgruppe Finanzierung-Rating Leiter KMU-Berater-Pool-MinD ( Mitglied im Bundesverband der Ratinganalysten und Ratingadvisor ( Referenzen - Siehe - Menüpunkt Referenzen