S. 3-4 S. 5-7 S S. 18 S. 19 S. 20 S S. 25

Transkript

1 Buchungsleitfaden 1

2 Überblick Anmeldung Mein Profil Hotelsuche Buchungsübersicht Stornierung Umbuchung Buchungsvertreter Kontakt S. 3-4 S. 5-7 S S. 18 S. 19 S. 20 S S

3 Anmeldung Internet/URL Damit Sie bei Ihrer Buchung von den individuellen Einstellungen Ihres Unternehmens profitieren, verwenden Sie unbedingt die korrekte URL: Startseite Sie gelangen anschließend auf die Startseite Ihrer Firmenanwendung. Klicken Sie auf Login (oben rechts), um fortzufahren. Im nächsten Schritt erscheint das Login-Fenster. 3 3

4 Anmeldung Anmeldung Zur Anmeldung geben Sie bitte Ihre Adresse mit Passwort ein. Sollte noch kein Kundenprofil bestehen, melden Sie sich bitte über den Link Registrieren an. Registrierung Nehmen Sie die einmalige Registrierung vor. Bei der Erstanmeldung sind die Pflichtfelder mit einem Sternchen gekennzeichnet. Ihre Kreditkartendaten können hier hinterlegt werden. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, Ihr Profil nach der Hotelsuche bei Abschluss der Buchung anzulegen. Mit einem Klick in das entsprechende Feld speichern Sie Ihre Daten für zukünftige Buchungen ab. 4 4

5 Mein Profil Profil Falls Sie Ihr Profil anpassen müssen, z. B. wegen eines Abteilungswechsels, klicken Sie zuerst auf Mein Profil" und dann auf "Profil verwalten". Neben den üblichen Daten (Adressdaten, - Adresse, Passwort, etc.), können Sie auch Ihre Zugehörigkeit zu Bonusprogrammen eintragen. 5 5

6 Mein Profil Kreditkarten Sie haben die Möglichkeit mehrere Kreditkarten in Ihrem Profil zu hinterlegen, inklusive einer Vorauswahlfunktion. Die Kreditkarten können im Buchungsvorgang je nach Bedarf ausgewählt werden. Aus Datenschutzgründen werden Ihnen direkt nach der Eingabe nur noch die letzten 4 Ziffern angezeigt, der Rest ist verschlüsselt. 6 6

7 Mein Profil Ändern der -Adresse Bitte nehmen Sie die Aktualisierung in Ihrem bestehenden Profil vor, legen Sie kein neues Profil an. Über den Menüpunkt Mein Profil -Adresse haben Sie die Möglichkeit, Ihre neue -Adresse anzugeben. Sie erhalten im Anschluss eine zur Aktivierung der neuen Adresse. 7 7

8 Hotelsuche Zielauswahl Von Ihrem Travel Management wurden Ihre bevorzugten Reiseziele (z.b. Ihre Firmenstandorte) hinterlegt. Klicken Sie Standorte an, dann öffnet sich ein Auswahlfenster. Dort können Sie aus der Liste den passenden auswählen. Durch einen weiteren Klick auf Übernehmen wird Ihre Auswahl bei der weiteren Suche berücksichtigt. Bei der Suche ohne Datum werden alle Hotels in dem bestimmten Ort aufgelistet. Bei der Suche mit Datum werden ausschließlich die zum Abfragedatum verfügbaren Hotels angezeigt. 8 8

9 Hotelsuche Direkte Hotelsuche Suchen Sie direkt in Ihrem Reiseziel nach einem bestimmten Hotel oder geben Sie das Reiseziel und/oder den Hotelnamen direkt ein. Die Autosuggest-Funktion schlägt Ihnen Reiseziele vor. Außerdem bestehen weitere Eingabemöglichkeiten (z. B. Bahnhöfe, Messen). 9 9

10 Hotelsuche Erweiterte Suche Filtern Sie Ihr Hotelergebnis entsprechend Ihrer Vorlieben über Erweiterte Suche und ggf. Weitere Optionen. Angabe min./max. Preis pro Zimmer/Nacht Auswahl min./max. Kategorie Bewertungen Wahl des Umkreises Hotelausstattung, etc

11 Hotelsuche Hotelvergleich Wählen Sie die gewünschten Hotels aus und nutzen Sie die Vergleichsfunktion, um das optimale Hotel zu finden. Profitieren Sie von den vielfältigen Vergleichskriterien

12 Hotelsuche Hotelergebnisliste Ihr Travel Management hat Vertragsraten mit Hotels verhandelt, diese werden mit Ihrem Firmenlogo gekennzeichnet. Ihnen stehen auf alle Fälle die speziellen HOTEL INFO Firmenrabatte von bis zu 30 % zur Verfügung. Diese sind ebenfalls mit einem Logo versehen

13 Hotelsuche Interaktive Karte Die interaktive Karte unterstützt Sie bei Ihrer optimalen Hotelwahl. Ihr Ziel (Firmenstandort, genaue Anschrift, etc.) ist mit einer grauen Flagge in der Karte markiert. = Vertragshotel = Hotel = Ziel 15 13

14 Ratenauswahl Ratenübersicht und -auswahl In der Hotelbeschreibung finden Sie evtl. Vergünstigungen für HOTEL INFO Gäste. Hier erhalten Sie alle Informationen zum Hotel, wie detaillierte Bewertungen, Bilder und die vollständige Beschreibung des Hotels. Für die Beschreibung ist das Hotel selbst verantwortlich. Falls Sie für weitere Kollegen dieses Hotel buchen möchten, wählen Sie die Anzahl der anreisenden Personen und Zimmer aus! Die günstigste Rate wird Ihnen automatisch oben angezeigt. Dieses Logo kennzeichnet die HOTEL INFO Firmenrabatte. Ihr Firmenlogo zeigen Ihnen Vertragshotels an

15 Ratenauswahl Übersicht der gewählten Rate Achten Sie in Ihre Auswahl besonders auf die Buchungs-, Zahlungs- und Stornierungsbedingungen der ausgewählten Rate, die das Hotel festgelegt hat

16 Relevante Hotelangaben Buchungsbestätigung/Wünsche ans Hotel Die Buchungsbestätigung wird an Ihre - Adresse geschickt sowie an alle weiteren eingetragenen -Adressen. Optional können Mitarbeiter, die sich z.b. im Außendienst befinden, über das Smartphone eine Buchungsbestätigung per SMS erhalten. Ebenso können Sie dem Hotel Wünsche mitteilen. Diese werden unverbindlich an das Hotel übermittelt. Bitte berücksichtigen Sie evtl. Zusatzkosten! Tipp: Wenn Sie regelmäßig für andere Personen buchen möchten, überschreiben Sie bitte nicht Ihre eigenen Angaben mit denen des Anreisenden. Für diesen Zweck gibt es die Travel Arranger- Funktion. Mehr Informationen zur Travel Arranger-Funktion finden Sie hier: 16

17 Buchung abschließen Buchungsbestätigung Nach Abschluss Ihrer Reservierung erhalten Sie die Buchungsbestätigung direkt am Bildschirm und parallel per . Sie enthält die Buchungsnummer und den Stornierungscode. Die Buchungsbestätigung, welche Sie per bekommen, enthält eine direkte Verlinkung auf Ihre Firmenanwendung, so dass Sie einen schnellen Zugriff auf Ihre Buchungen erhalten

18 Buchungsübersicht Meine Buchungen In Ihrer Buchungsübersicht sind alle getätigten Buchungen aufgelistet. Hier können Sie Hotelzimmer erneut buchen, umbuchen oder stornieren. Durch Anklicken der Buchungsnummer gelangen Sie in die Detailansicht der Buchung. Mit Hilfe der Buchungsnummer können Sie direkt nach Ihren Buchungen suchen oder Sie nutzen die praktische Drop-down Funktion

19 Stornierung Eine Buchung stornieren Stornieren Sie Ihre Buchung bequem über die Buchungsübersicht. Wird Ihnen der Stornierungsbutton nicht angezeigt, kann das folgende Gründe haben: Die Stornierungsfrist ist bereits abgelaufen Es handelt sich um eine nicht stornierbare Rate Unser Service Center hilft Ihnen jederzeit! an: oder telefonisch kostenfrei unter: Sollte es sich um eine nicht stornierbare Rate handeln, bitten wir Sie, sich direkt an das Hotel zu wenden

20 Umbuchung Umbuchung Umbuchen können Sie bequem über die Buchungsübersicht. Wird Ihnen der Umbuchungsbutton nicht angezeigt kann das folgende Gründe haben: Umbuchungsfrist ist bereits überschritten Hotel ist ausgebucht Umbuchungsfunktion wird vom Hotel technisch nicht unterstützt oder das Hotel wünscht keine Änderung über das System Unser Service Center hilft Ihnen jederzeit! an: oder telefonisch kostenfrei unter: Bitte prüfen Sie die Preise und Konditionen, da sich diese durch eine Umbuchung ggf. ändern können! 22 20

21 Buchungsvertreter Buchungsvertreter HOTEL INFO empfiehlt im Fall Ihrer Abwesenheit einen Buchungsvertreter einzurichten. Buchungsvertreter Können vom Reisenden selbst eingerichtet werden. Dabei können beliebig viele Buchungsvertreter gewählt werden. Ebenso können Sie von Ihrem Kollegen eine -Anfrage erhalten, dass dieser Sie vertreten möchte

22 Buchungsvertreter Buchungsvertreter bestimmen Geben Sie hier die -Adresse Ihrer Kollegin/Ihres Kollegen an, schon haben Sie den Buchungsvertreter bestimmt. Außerdem können Sie eine Bemerkung einfügen. Legen Sie im nächsten Schritt fest, ob Ihr Buchungsvertreter Ihre Kreditkarte für die Hotelbuchungen verwenden darf. Löschen Sie Ihren Vertreter bei Bedarf. Der Buchungsvertreter kann während der Buchung entscheiden, ob er für sich selbst oder für Sie bucht

23 Buchungsvertreter Buchungsvertreter werden Versenden Sie eine Einladung an den Reisenden, für den Sie Hotelbuchungen vornehmen möchten. Ihr Reisender erhält eine Benachrichtigungs- , in der Sie um die Freischaltung als Buchungsvertreter bitten. Diese muss lediglich durch Klicken auf den Link und anschließendes Einloggen in die Anwendung bestätigt werden. Ist dieser Vorgang abgeschlossen, erhalten Sie eine Bestätigungs

24 Buchungsvertreter Buchungsübersicht In Ihrer Buchungsübersicht können Sie Buchungen für andere Personen über das Dropdown-Menü auswählen und ggf. Änderungen vornehmen. Beispiel einer Vertretergruppe: Beide Buchungsvertreter können auf Buchungen des Reisenden zugreifen, auch auf Buchungen, die der Reisende selbst getätigt hat. Reisender/Reisende Vertreterfunktion Buchungsvertreter 26 24

25 Kontakt HOTEL DE Corporate Sales Hugo-Junkers-Straße Nürnberg Telefon +49 (0) Fax +49 (0) keyaccount@hotel.de