Benutzerhandbuch für Verbandsmitarbeiter Elektronische Postfächer

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1 Benutzerhandbuch für Verbandsmitarbeiter Elektronische Postfächer Inhaltsverzeichnis 1. ALLGEMEINES PROGRAMMSTART FENSTERAUFBAU VOREINSTELLUNGEN MAIL / KENNWORT ÄNDERN KENNWORT ÄNDERN MAIL: ALLGEMEIN MAIL: SIGNATUR MAIL: REGELN DEFINIEREN Mail: Weiterleitung einrichten Mail: Benachrichtigung einrichten KONTAKTE ALLGEMEINES VERZEICHNIS MEIN ADRESSBUCH SUCHEN VON KONTAKTDATEN KONTAKTE AUS ALLGEMEINEM VERZEICHNIS KOPIEREN NEUE KONTAKTE HINZUFÜGEN ERSTELLEN VON VERTEILERLISTEN MAIL UNTERORDNER ERSTELLEN LOKAL SPEICHERN SCHREIBEN UND VERSENDEN RECHTSCHREIBPRÜFUNG...12

2 1. Allgemeines Das E-Postfachsystem ist ein geschlossenes Postfachsystem, das im ersten Schritt aus den Bereichen -Kommunikation und Adressbuchverzeichnis besteht. Der Verband und seine Vereine haben Zugriff auf das Verbandsadressbuch ( Allgemeines Verzeichnis ). Diese Gruppen können s im geschlossenen System versenden. Die einzelnen Vereine können gesucht und zu Verteilerlisten gruppiert werden. Die Vereine empfangen s und können diese im System verwalten. s können an interne und externe -Adressen weitergeleitet werden. Das System ist so konzipiert, dass die Kommunikation zu externen -Adressen möglich ist, der Rückweg in das geschlossene System aber ist blockiert. Somit können auch Fehlermeldungen oder Bestätigungen nach einer externen Weiterleitung nicht empfangen werden. 2. Programmstart Um in die Applikation Elektronische Postfächer zu gelangen, klicken Sie auf der Homepage des HFV auf die Rubrik Passstatus & DFBnet und wählen den Punkt elektronisches Postfach, um auf die Anmeldeseite zu gelangen. Auf dieser Seite werden Sie aufgefordert, Ihren Benutzernamen (Kennung) und Ihr Kennwort einzugeben. Die farbliche Gestaltung des E-Postfaches kann von den Bildschirmdrucken in diesem Dokument abweichen. Seite 1

3 3. Fensteraufbau Navigationsbereich Datenbereich Im linken Teil des Fensters können Sie über die beiden Symbole zwischen den Bereichen Mail und Kontakte auswählen. In dem dunkelgrauen Teil des Fensters wird Ihnen der Navigationsbereich zu den Bereichen angezeigt, die Sie per Mausklick auswählen können. Im rechten Teil des Fensters werden Ihnen die Daten angezeigt, die Sie über die jeweilige Funktion ausgewählt haben. Im Kopfbereich des Dialogfensters wird Ihnen auf der linken Seite der Name der Person angezeigt, die das Programm gestartet hat. Auf der rechten Seite der Kopfzeile finden Sie die Voreinstellungen, Hilfe und den Button Abmelden. 4. Voreinstellungen Mail / Kennwort ändern In dem Bereich Voreinstellungen finden sie einige nützliche Funktionen, die Ihnen die Arbeit erleichtern. Es werden aber nur diejenigen beschrieben, die für sie von Interesse sind. Für Einstellungen im Bereich Mail klicken Sie bitte auf das Symbol. 4.1 Kennwort ändern Möchten Sie Ihr Kennwort ändern, wählen Sie den Button Voreinstellungen in der obigen Menüleiste. Geöffnet wird das gleichnamige Dialogfenster. Wählen Sie im Navigationsbereich die Option Kennwort und geben Sie in dem Datenbereich Ihr altes Kennwort in das gleichnamige Feld ein. Danach geben Sie Ihr neues Kennwort in die beiden darunter liegenden Felder ein und wählen den Button Ändern. ACHTUNG: Das neue Kennwort muss mindestens eine Ziffer enthalten. Mit der Änderung im elektronischen Postfach wird auch das Kennwort in den anderen Modulen des DFBNet geändert. Seite 2

4 4.2 Mail: Allgemein Hier erhalten Sie Informationen, wie viel Prozent des Innen zur Verfügung stehenden Speicherplatzes bereits belegt sind. Liegt der Wert über 80% sollten Sie ältere Mails löschen oder auf Ihrem PC speichern. 4.3 Mail: Signatur Mit der Signatur können Sie einen Block definieren, der automatisch an Ihre ausgehenden Mails angehängt wird. Klicken Sie dazu in das Feld Signatur für alle ausgehenden Nachrichten anwenden und und geben Sie in dem Datenbereich den gewünschten Text für die Signatur ein. Hier sollten Sie eine Mail-Adresse angeben, die bei Antworten von externen Mails angesprochen werden kann. Sie können die Signatur im HTML-Format oder als unformatierten Text hinterlegen. Zur Bestätigung klicken Sie auf OK. 4.4 Mail: Regeln definieren Mit der Option Regeln können Sie bestimmte automatische Abläufe festgelegen, die ausgeführt werden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Seite 3

5 Sofern bereits Regeln definiert wurden, werden diese im Datenbereich angezeigt. Ist dies nicht der Fall, können Sie mit Auswahl des Buttons Neu eine Regel definieren. In dem sich öffnenden Dialogfenster geben Sie einen Namen für die Regel (z.b. Benachrichtigung) ein. In dem Feld Ereignis wählen Sie aus, wann das Ereignis erfolgen soll. In dem folgenden Bereich können Sie verschiedene Bedingungen festlegen, die erfüllt sein müssen, bevor die Aktion durchgeführt wird Mail: Weiterleitung einrichten Im nachfolgenden Beispiel werden alle Mails, die im Betreff das Wort Jugend haben, an die - Adresse des Jugendleiters im Verein weitergeleitet. Sollten Sie sich im Urlaub befinden, können Sie diese Möglichkeit nutzen, um Mails an Ihren Stellvertreter weiterzuleiten. Nach Ende des Urlaubs setzen Sie das Feld Aktiv von Ja auf Nein Mail: Benachrichtigung einrichten Im nachfolgenden Beispiel wird bei allen eingehenden Mails in das Postfach eine Nachricht an die -Adresse der Peron gesendet, die das Postfach verwaltet. Seite 4

6 5. Kontakte Mit Auswahl des Icons gelangen Sie in den Bereich Kontakte. Hier stehen Ihnen zwei Adressbücher zur Verfügung: 1. Mein Adressbuch und 2. Allgemeines Verzeichnis. 5.1 Allgemeines Verzeichnis Das Allgemeine Verzeichnis enthält die Kontaktdaten aller Vereine inklusive der Organisationsstruktur des Verbandes. Die Angaben in diesem Verzeichnis können nicht verändert werden. 5.2 Mein Adressbuch In diesem Adressbuch können Sie Ihre eigenen Kontakte pflegen, welche nicht im Allgemeinen Verzeichnis ihres Verbandes enthalten sind. Das Adressbuch gliedert sich in vier Unterbereiche: - Geschäftlich - Persönlich - VIP 5.3 Suchen von Kontaktdaten In dem Bereich Kontakte können Sie in Mein Adressbuch oder Allgemeines Verzeichnis nach Kontakten suchen. Klicken Sie zur Auswahl auf das entsprechende Adressbuch im oberen Bereich. Seite 5

7 Für die Kontaktdatensuche steht Ihnen die Auswahlbox Suchen zur Verfügung. Mit einem Mausklick auf das Icon wird diese Box geöffnet. Mit einem Klick auf die Bezeichnung Alles, wird ein Kontextmenü geöffnet, aus dem Sie Ihr gewünschtes Suchkriterium auswählen können. Klicken Sie beispielsweise auf den Begriff Nachname wird dieser in dem Feld angezeigt. Anschließend geben Sie in das darunter liegende Feld Ihren Suchbegriff ein. Mit der Eingabe eines Platzhalters (*) vor und/ oder nach dem Suchbegriff, kann die Zeichenkette auch innerhalb eines Wortes gesucht werden. Beispiel: Suchbegriff Meyer *meyer *meyer* Suchergebnis Meyer Meyer, Plaggemeyer Meyer, Plaggemeyer, Heilmeyerfeld Soll die Suche weiter eingegrenzt werden, können Sie mit einem Klick auf das Icon eine weitere Auswahlbox öffnen. 5.4 Kontakte aus allgemeinem Verzeichnis kopieren Damit öfters verwendete Adressen aus dem allgemeinen Verzeichnis nicht immer mit großem Aufwand gesucht werden müssen, können diese in Mein Adressbuch kopiert werden. Suchen Sie zunächst wie oben beschrieben die Adresse im allgemeinen Verzeichnis. Seite 6

8 Markieren Sie die Adresse, klicken im Menü auf Aktionen und wählen die Option kopieren in.... Es erscheint die nachfolgende Maske in der Sie auf den Button OK klicken. 5.5 Neue Kontakte hinzufügen In den Kategorien Business, Personal und VIP können Sie neue Kontakte einpflegen. Wählen Sie hierzu den gewünschten Ordner aus und klicken in der Symbolleiste auf die Option Neu. Sie können auch über das Kontextmenü (rechte Maustaste) die Option Neuer Kontakt auswählen. In beiden Fällen wird das Dialogfenster Neue Kontakte geöffnet. Seite 7

9 Geben Sie die entsprechenden Daten ein und speichern diese mit dem Button Ok. Das Dialogfenster Neue Kontakte können Sie auch nach Auswahl des gewünschten Ordners über die Option Neu in der Funktionsleiste öffnen. 5.6 Erstellen von Verteilerlisten In dem Bereich Mein Adressbuch können Sie Verteilerlisten erstellen. Wählen Sie in diesem Bereich den gewünschten Ordner aus, für den Sie eine Verteilerliste erstellen möchten und klicken auf die rechte Maustaste. Geöffnet wird folgendes Kontextmenü. Mit Auswahl der Option Neue Verteilerliste wird das Dialogfenster Verteilerliste erstellen geöffnet. Geben Sie in das Feld Name der Verteilerliste eine Bezeichnung ein, unter der Sie die Verteilerliste speichern möchten. Anschließend wählen Sie über das Drop-Down- Menü der Option Allgemeines Verzeichnis das Adressbuch aus, aus dem Sie die Adressen für Ihre Verteilerliste zusammenstellen möchten. Soll auf das Allgemeine Verzeichnis zugegriffen werden, ist es ratsam, den Personenkreis über die Suchfunktion einzugrenzen. Dabei ist es in der Regel sinnvoll die Platzhalter (*) vor und nach dem Suchbegriff zu verwenden (z.b. *Staffelleiter*). Seite 8

10 Es können auch Kombinationen von Suchbegriffen verwendet werden. Durch klicken auf das grüne Pluszeichen erscheint ein weiteres Eingabefeld für ein Suchkriterium. Es wird jeweils die Schnittmenge der angewählten Suchkriterien gebildet. Im Beispiel soll ein Verteiler mit allen Vereinen des Kreises 28 (Hanau) erstellt werden. Wir müssen die Adressen allgemeinen Adressverzeichnis suchen. Dazu wird bei den Suchkriterien das Feld beliebige Internet-Adresse mit dem Wert 3428 gefüllt. Dabei steht die 34 für den Hessischen Fußball-Verband gefolgt von der 2-stelligen Kreisnummer. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche suchen. Anschließend klicken Sie den Namen und das > an, damit der Verein in den Verteiler übernommen wird. Mehrere Adressen können durch die gedrückt gehalten Taste Strg und anklicken des Namens markiert werden. Wollen Sie alle Adressen übernehmen, klicken Sie die erste Adresse an, halten die Shift-Taste gedrückt, ziehen den Laufbalken bis zum Ende und klicken auf die letzte Adresse. Durch einen Klick auf den Button OK wird der Verteiler gespeichert. 6. Mail Mit Auswahl des Icons gelangen Sie in den Mail-Verwaltungsbereich Ihres Postfaches. Im Navigationsbereich wird Ihnen folgende Ordnerliste zur Verfügung gestellt: Posteingang Entwürfe Vorlagen Gesendete Objekte Gelöschte Objekte Gemeinsame Ordner 6.1 Unterordner erstellen Sie können unter jedem Ordner beliebig viele Unterordner einrichten. Markieren Sie den gewünschten Ordner und klicken auf die rechte Maustaste, geöffnet wird zunächst ein Kontextmenü. Wählen Sie den Menüpunkt Ordner erstellen, öffnet sich ein gleichnamiges Dialogfenster. Geben Sie den Namen des Seite 9

11 zu erstellenden Ordners ( In unserem Beispiel Passanforderungen ) ein und wählen Sie den Ordner aus, in dem der Unterordner angelegt werden soll lokal speichern Sie haben die Möglichkeit eine Mail direkt auf Ihrem Rechner zu speichern. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Mail und es öffnet sich ein Kontextmenü, aus dem Sie die Option lokal speichern auswählen. Im nächsten Schritt werden Sie gebeten, die Mail mit der Endung.eml zu speichern. Geöffnet wird das Downloadfenster in dem Sie nochmals den Button Speichern wählen. Mit Auswahl des Buttons öffnen wird die Mail im html- Format angezeigt. Über den Button Abbrechen wird das Dialogfenster Speichern einer Mail zurück erneut aufgerufen. Seite 10

12 Wählen Sie aus, wohin die Mail mit der mit der Endung.eml gespeichert werden soll. Im beispiel wird die Datei auf dem Desktop unter dem Namen Wechsel1.eml gespeichert. Nachdem der Button Speichern betätigt wurde, öffnet sich das Dialogfenster Download beendet. Mit Auswahl des Buttons öffnen, wird die Mail angezeigt. Durch Anklicke der gespeicherten Datei öffnet sich Outlook Express und Sie können sich die Mail und den Anhang anschauen schreiben und versenden Zum Erstellen einer wählen Sie den Bereich Mail aus und klicken in der Funktionsleiste auf die Option Neu. Geöffnet wird das Dialogfenster Nachricht verfassen. Die Adressaten können Sie wie unter Kontakte beschrieben im allgemeinen Verzeichnis oder in mein Adressbuch suchen und zuordnen. Auch die Eingabe von externen Mail-Adressen ist möglich. Seite 11

13 Durch Anklicken des Buttons Senden geht die Mail auf die Reise Rechtschreibprüfung Um eine Rechtschreibprüfung durchzuführen klicken Sie das Icon und wählen als Sprache Deutsch aus, nach einem erneuten Klick auf das Icon wird die Rechtschreibprüfung gestartet und das Prüfungsergebnis angezeigt. Die falsch geschriebenen Wörter sind markiert. Klicken Sie nun auf eines der markierten Wörter. Diese erscheint dann neben dem Feld nicht im Wörterbuch. Klicken Sie nun auf dem Pfeil neben dem falsch geschriebenen Wort und wählen Sie die richtige Schreibweise aus. Danach klicken Sie auf den Button Ersetzen. Seite 12

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