ELO Print&Archive so nutzen Sie es richtig

Transkript

1 ELO Print&Archive so nutzen Sie es richtig Die Einrichtung Ihres ersten Dokumententyps Im folgenden Beispiel möchten wir Ihnen genauer erläutern, wie Sie das neue Modul ELO Print&Archive, das automatisch mit ELOoffice 10 installiert wird, sinnvoll konfigurieren und bedienen können. a) Öffnen Sie zuerst die Konfiguration von ELO Print&Archive b) Der angegebene Speicherpfad sollte bereits an den ELO-PDF-Drucker angepasst sein; ist das nicht der Fall, so klicken Sie einmal auf den Button Verzeichnis des ELO PDF Druckers c) Klicken Sie nun auf Als Resultat sehen Sie nun den Konfigurationsdialog. Hier laden Sie als erstes ein Muster-Dokument. Das Layout dieses Dokumentes muss repräsentativ für andere Dokumente dieser Art sein, im Beispiel verwenden wir einen über Word erstellten Geschäftsbrief, den wir schlicht per speichern unter zu einem PDF-Dokument gemacht haben (-> Das Dokument steht für Sie an derselben Stelle zum Download bereit wie diese Anleitung!). d) Ist das Muster-Dokument geladen, lassen Sie sich dessen Volltextinhalt anzeigen:

2 Dort müssen dreierlei Zeilen konfiguriert werden: 1. Als erstes sollten Sie die sogenannte Ankerzeile festlegen. In diesem Beispiel wird die Ankerzeile auf den Briefkopf festgelegt. 2. Nun plazieren Sie die grüne Zeile Ausgelesener Kundenname auf dem Kundennamen, den Sie übernehmen wollen. Hinweis: Sie können statt des Kundennamens jeden anderen beliebigen Text auslesen, beispielsweise eine Vorgangsnummer oder eine - Adresse. Die komplette grün markierte Zeile wird, unabhängig vom Inhalt, in die Kurzbezeichnung übernommen. 3. Damit Print&Archive automatisch erkennen kann um welchen Dokumententyp es sich bei einem erhaltenen PDF handelt, müssen Sie nun Schlagwörter markieren die einerseits

3 immer in diesem Dokumententyp vorkommen Für dieses Beispiel wurden daher folgende Bausteine markiert: Heilbronner Straße 150, Stuttgart Sehr geehrte(r) Es handelt sich um die Anschrift des Absenders sowie dessen -Adresse, da diese in jedem Geschäftsbrief von Herbert Tester vorkommen. Außerdem gibt es in der Vorlage von Herrn Tester eine förmliche Anrede, die er nur für diesen Dokumententyp verwendet. - die andereseits aber nicht in (nahezu) jedem Dokument zugegen sind! Ungeeignet wären z.b. Worte wie und die man grundsätzlich überall findet. Um die Markierung vorzunehmen, doppelklicken Sie auf eine Zeile, markieren Sie den gewünschten Begriff und bestätigen Sie mit OK. e) Im Anschluss bestimmen Sie noch, was mit dem Dokument passieren soll.

4 1. In unserem Beispiel soll nur eine Archivablage erfolgen, setzen Sie den Haken darum bei 2. Wählen Sie nun eine Verschlagwortungsmaske aus, mit der das Dokument abgelegt werden soll: Wählen Sie weiterhin aus, welche Kurzbezeichnung das Dokument erhalten soll: Im Beispiel wird sich die Kurzbezeichnung des Dokuments aus dem Datum und dem Dokumententypnamen zusammensetzen, so daß ein fertig abgelegtes Dokument z.b Geschäftsbrief heißen wird. Die zur Erstellung der Kurzbezeichnung verfügbaren Bausteine erreichen Sie über einen Klick auf die Schaltfläche rechts neben dem Textfeld. Klartext funktioniert natürlich auch. 3. Wählen Sie nun noch den Ablage-Ordner im Archiv: Klicken Sie auf den Button Ordner wählen und suchen Sie sich einen Archiv-Ordner aus, in den der Dokumententyp (hier: Geschäftsbrief) abgelegt werden soll. Sie können natürlich auch einen neuen Ordner dafür anlegen. Der ausgewählte Ordner wird nun in dem Textfeld angezeigt; über die Schaltfläche rechts davon können auch hier Bausteine verwendet werden. Im Beispiel wird im Zielordner in ELO ein Ordner mit der Jahreszahl angelegt und darunter nochmal ein Ordner mit dem Kundennamen. Der ELO-Pfad wird also z.b. \Print & Archive DEMO\2013\Tester Anders\ lauten. Hinweis: Existiert für den Ordner, der oben mit [CUSTOMER] angegeben wurde, ein Indexfeld mit dem Gruppennamen (ohne

5 Anführungszeichen), so kann später mit einem Klick auf -Adresse ermitteln die automatisch ausgelesen und für den -Versand per verwendet werden. f) Um die Konfiguration zu speichern und den konfigurierten Dokumententyp auszuprobieren, bestätigen Sie den Dokumententyp-Konfigurations-Dialog sowie den Print&Archive-Konfigurations-Dialog mit OK. g) Stellen Sie nun noch den ELO-PDF-Drucker auf die Verwendung von Print&Archive um: 1. Wählen Sie im Windows-Startmenü den Punkt Geräte und Drucker. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den ELO-PDF-Drucker und wählen Sie Druckereigenschaften. 3. Wechseln Sie auf den ELO-Reiter und setzen Sie einen Haken bei PrintArchive. h) Drucken Sie nun ein Beispieldokument auf dem ELO-PDF-Drucker. Es erscheint jetzt ein Print&Archive-Dialog: In diesem Dialog können Sie noch weitere Weiterverarbeitungs-Schritte auswählen. Klicken Sie dagegen einfach auf OK (mit der Beispielkonfiguration), dann wird das PDF-Dokument, wie im Punkt e) vorkonfiguriert, nur abgelegt.