Urlaubsregel in David

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1 Urlaubsregel in David

2 Inhaltsverzeichnis KlickDown Beitrag von Tobit...3 Präambel...3 Benachrichtigung externer Absender...3 Erstellen oder Anpassen des Anworttextes...3 Erstellen oder Anpassen der Auto-Reply-Regel...5 interne Weiterleitung an Vertreter...8 Seite 2 von 9 Y:\Arbeitsanweisungen\Urlaubsregel.doc

3 KlickDown Beitrag von Tobit Tobit selbst hat das Thema im Rahmen seines Benutzer-Magazins KlickDown bereits behandelt, dort werden die grundsätzlichen Schritte kurz beschrieben. Link zum Beitrag: 9D7F-BA60889DA631%7d Präambel Tobit verfügt mit dem eingebauten Regelwerk über ein mächtiges Tool zur Sortierung, Weiterleitung und automatischen Beantwortung von Nachrichten. Mit Hilfe dieser Funktion können auch Aufgaben wie Abwesenheitsnotiz und Nachrichtenweiterleitung realisiert werden. Geht man in Urlaub, sind zwei Regeln einzurichten, die unterschiedliche Funktionen haben. 1. Eine automatische Benachrichtigung an externe Absender, dass der Empfänger zurzeit nicht erreichbar ist. 2. Eine Weiterleitung neuer Nachrichten an eine Vertretung, falls dies gewünscht ist. Wir werden beide Regeln in diesem kurzen Workshop erstellen. Sind diese einmal erstellt braucht man danach nur noch Start- und Enddatum zu ändern und kann diese Regeln immer wieder verwenden. Benachrichtigung externer Absender Erstellen oder Anpassen des Anworttextes Wechseln Sie im Tobit InfoCenter in das Archive, das ihre persönlichen Textbausteine enthält. Dieses finden Sie im Navigator unter Persönlich Textbausteine. Seite 3 von 9 Y:\Arbeitsanweisungen\Urlaubsregel.doc

4 Erstellen Sie dort eine neue Nachricht, oder bearbeiten Sie die bereits existierende Urlaubsnachricht. Um eine neue Nachricht zu erstellen Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu, oder drücken Strg + Umschalt + M. Um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten markieren Sie diesen, klicken mit der rechten Maustaste und wählen Bearbeiten, oder drücken Strg + Umschalt + Enter. Passen Sie die Nachricht inhaltlich an den Termin Ihres Urlaubs an und geben Sie eine Vertretung an, die während Ihrer Abwesenheit erreichbar ist. Speichern Sie die neue oder geänderte Nachricht im Archive Persönlich Textbausteine. Seite 4 von 9 Y:\Arbeitsanweisungen\Urlaubsregel.doc

5 Merken Sie sich den Betreff der Urlaubsnachricht und schließen Sie den Nachrichteneditor. Erstellen oder Anpassen der Auto-Reply-Regel Öffnen Sie das Regelwerk für Ihren Eingangsordner indem Sie Ihren persönlichen Eingang im Tobit InfoCenter markieren, dann mit der rechten Maustaste klicken und aus dem Kontextmenü "Regeln " auswählen. Es öffnet sich das Fenster mit den bisher angelegten Regeln. In diesem Beispiel ist dieses leer. Das Regelwerk kann aber auch sehr umfangreich werden, deswegen ist es wichtig, im nächsten Schritt einen aussagekräftigen Titel für die Regel zu vergeben. Klicken Sie Hinzufügen, falls Sie noch keine Urlaubsregel angelegt haben. Besitzen Sie bereits eine Urlaubsregel und wollen diese nur anpassen, wählen Sie diese aus und klicken Sie dann auf Bearbeiten. Seite 5 von 9 Y:\Arbeitsanweisungen\Urlaubsregel.doc

6 Vergeben Sie als erstes einen aussagekräftigen Namen für diese Regel. Sie werden diese bei jedem Urlaub ändern und müssen diese daher wiederfinden können. Wählen Sie dann aus den Aktionen "Autoreply an den Sender" aus. Damit wird eine Nachricht an den Absender einer Nachricht geschickt. Klicken Sie dann auf "Weiter". Nun kommt das eigentliche Regelwerk. hier wird bestimmt, in welchem Zeitraum die Regel gilt und welche Nachrichten nicht beantwortet werden sollen. Passen Sie die ersten beiden Zeilen an Ihre Urlaubszeit an. Haben Sie alle Zeilen eingefügt, wechseln Sie auf den Reiter "Autoreply". Seite 6 von 9 Y:\Arbeitsanweisungen\Urlaubsregel.doc

7 Hier können Sie einstellen, ob der Absender die Nachricht, die er Ihnen geschickt hat mit zurück bekommen soll, oder er nur Ihre Urlaubsnachricht bekommt. Wissen Sie noch, wie Sie Ihre Urlaubsnachricht genannt haben? Gut, denn jetzt werden wir diese suchen und einfügen. Im Bereich "Includedateien" haben Sie die Möglichkeit, Textbausteine einzulesen, die entweder vor- oder nach der Original-Nachricht versendet werden. Da der Empfänger dieser Nachricht ja sofort wissen soll, dass Sie zur Zeit unter Palmen liegen, macht es Sinn, die Urlaubsnachricht vor seiner Nachricht zu platzieren. Klicken Sie dazu auf das Dokument mit dem grünen Plus in der oberen Zeile. Nun öffnet sich der Dialog der Textbausteine. Wählen Sie hier in der Symbolleiste den zweiten Punkt, "persönliche Textbausteine" aus, um in dem Archive nach Ihrer Urlaubsnachricht zu suchen, in dem wir diese eben erstellt haben. Markieren Sie die Urlaubsnachricht und klicken Sie dann aus "Einfügen und schließen". Schließen Sie den Regel-Dialog über "OK". Ihre Urlaubsregel ist nun fertig und benachrichtigt im eingestellten Zeitraum jeden Absender darüber, dass Sie die Sonne genießen. Seite 7 von 9 Y:\Arbeitsanweisungen\Urlaubsregel.doc

8 interne Weiterleitung an Vertreter Öffnen Sie das Regelwerk für Ihren Eingangsordner indem Sie Ihren persönlichen Eingang im Tobit InfoCenter markieren, dann mit der rechten Maustaste klicken und aus dem Kontextmenü "Regeln " auswählen. Es öffnet sich das Fenster mit den bisher angelegten Regeln. In diesem Beispiel ist dieses leer. Das Regelwerk kann aber auch sehr umfangreich werden, deswegen ist es wichtig, im nächsten Schritt einen aussagekräftigen Titel für die Regel zu vergeben. Klicken Sie Hinzufügen, falls Sie noch keine Urlaubsvertretung angelegt haben. Besitzen Sie bereits eine Urlaubsvertretung und wollen diese nur anpassen, wählen Sie diese aus und klicken Sie dann auf Bearbeiten. Vergeben Sie zunächst wieder einen aussagekräftigen Namen, damit Sie diese später ggf. wiederfinden. Wählen Sie dann aus den angebotenen Aktionen "Verteilen an einen Benutzer oder in ein Archive" aus. Klicken Sie dann auf "Weiter" um die Regel zu konfigurieren. Seite 8 von 9 Y:\Arbeitsanweisungen\Urlaubsregel.doc

9 Geben Sie nun als Bedingung den Zeitraum an, in dem Sie nicht erreichbar sind. Wechseln Sie dann auf den Reiter "Ziel" um den Empfänger auszuwählen, der Ihre Nachrichten als Vertretung erhalten soll. Auf dem zweiten Reiter "Ziel" können Sie auswählen, ob Ihr Vertreter eine Kopie der neuen Nachrichten erhalten soll, oder das Original. Erhält er das Original, bleibt Ihr Eingangs-Archive während Ihrer Abwesenheit aufgeräumt, Sie müssen sich aber später jede Nachricht von Ihrem Kollegen zurück schicken lassen, um diese zu haben. Schicken Sie Ihrem Kollegen Kopien aller Nachrichten, sammeln sich diese auch in Ihrem Eingang. Beide Vorgehensweisen sind möglich, welche für Sie besser ist, müssen Sie zusammen mit Ihrer Vertretung klären. Um nun die Nachrichten an eine Vertretung weiterzuleiten klicken Sie auf den Knopf "Benutzer " und wählen dort den Kollegen aus, der Ihre s während Ihrer Abwesenheit bearbeiten darf. Schließen Sie alle offenen Dialoge über "OK". Nun ist auch die Urlaubsvertretung in Sachen Mail und Fax geregelt und Sie können sich auf Ihren wohl verdienten Urlaub freuen. Seite 9 von 9 Y:\Arbeitsanweisungen\Urlaubsregel.doc

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