WISSEN VORSPRUNG DURCH

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1 WISSENSMANAGEMENT LANGZEITARCHIVIERUNG TEXTERKENNUNG INFORMATIONSBESCHAFFUNG APPLICATION SERVICE PROVIDING -MANAGEMENT SCAN-SERVICE WISSENSNETZ INHALTSERSCHLIESSUNG WISSENSBEWAHRUNG VORSPRUNG DURCH WISSEN Management Information Retrieval Application

2 -Management Willkommen bei unseren Wissensmanagement-Lösungen! Unser Ziel ist das intelligente Aufbereiten und zentrale Verwalten der für Sie wichtigen Informationen, um diese dann in sinnvoller Art den berechtigten Mitarbeitern, Partnern und Kunden zur Verfügung zu stellen, und zwar weltweit mittels Webportal. Um die täglich neuen und umfangreichen Mengen an Daten, Fakten und Neuerungen dem Unternehmen strukturiert verfügbar zu machen und somit auch Wissens- und Wettbewerbsvorteile realisieren zu können, bedarf es eines gezielten Wissensmanagements, welches ganz auf die Belange des Unternehmens, seiner Mitarbeiter und der Unternehmenskultur zugeschnitten ist. s sind zwischenzeitlich fester Bestandteil unserer Geschäftsprozesse. Und vielen Unternehmen ist auch bewusst, dass es vom Gesetzgeber zwischenzeitlich verbindliche Vorschriften zur Archivierung gibt. An der praktischen Umsetzung hapert es aber noch sehr häufig. Dabei drohen bei Missachtung der Aufbewahrungsfristen steuerrechtliche Schwierigkeiten bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen. Aber auch ganz konkrete wirtschaftliche Vorteile sprechen für den Einsatz eines professionellen Tools. Anstatt überquellender Postkörbe bieten wir Ihnen eine Lösung, die die Arbeit Ihrer Mitarbeiter vereinfacht und zudem den rechtlichen Anforderungen nachkommt. VORSPRUNG DURCH WISSEN MIRA Consulting GmbH Bruckwiesenstraße 1 D Balingen Telefon: / Telefax: / info@mira-consulting.net Dabei können die s automatisch und ohne Zutun Ihrer Mitarbeiter abgeholt werden, oder aber sie werden in vordefinierte Verzeichnisse geschickt. Die s und ihre elektronischen Anhänge werden als Einzelmedien bearbeitet und gespeichert. Auch ZIP-Dateien können, müssen aber nicht, in Einzelmedien zerlegt und bearbeitet werden. Die Weiterverarbeitung wird vorab definiert und kann verschiedene Schritte beinhalten, wie die Texterkennung, automatische Indexierung, Erstellung von PDF- und PDF/A-Versionen zur Langzeitarchivierung etc.

3 Revisionssichere Langzeitarchivierung Elektronisches Archiv warum? Überquellende und unübersichtliche Archive müssen nicht sein! Mit der Verordnung zur digitalen Archivierung gemäß AO hat der Gesetzgeber jetzt die rechtliche Grundlage der digitalen Archivierung geschaffen, die es erlaubt, sämtliche wichtigen Unternehmensdokumente einzuscannen und elektronisch zu archivieren. Mit MIRA können Sie sowohl digitale als auch papiergebundene Dokumente gesetzeskonform archivieren und in Sekundenschnelle wiederauffinden und weiterbearbeiten. Die Wissensbank stellt kaum Anforderungen an Ihre vorhandene IT-Infrastruktur und ist durch die www-technologie mit jedem gängigen Computersystem kompatibel. Die web-basierte Struktur der Wissensbank macht das Archiv für autorisierte Personen von jedem Internet-Anschluss der Welt aus verfügbar. Ausgereifte Sicherheitsmaßnahmen auf logischer und physikalischer Ebene garantieren absolute Sicherheit bei der Übertragung und Archivierung der Daten. Alle Systemkomponenten werden redundant gehalten. Sicherheit und Schnelligkeit sind herausragende Merkmale der Wissensbank. Texterkennung und Inhaltserschließung mit Scan-Service Durch die automatische Inhaltserschließung ist es möglich, die täglich neuen und umfangreichen Mengen an Daten, Fakten und Neuerungen dem Unternehmen strukturiert verfügbar zu machen. Die Indexierung erfolgt dabei nach Ihren Stichwortvorgaben oder komplexen Thesauri. Daten erfassen, indexieren und automatisch archivieren so wird das Suchen und Finden von Informationen zum Kinderspiel. Um die Vorteile elektronischer Dokumentenverarbeitung nutzen zu können, müssen Dokumente, die noch nicht in elektronischer Form vorliegen, zunächst digitalisiert werden. Neben der sorgfältigen Vorbereitung (z.b. Entheften und Entfernen von Bindungen) ist bei dem Scanvorgang neben der Vollständigkeit der Ergebnisse auch auf deren Lesbarkeit zu achten. Je nach der Verwendung der Dokumente können diese nachfolgend wieder zusammengeheftet und sortiert oder aus Sicherheitsgründen fachmännisch vernichtet werden. Durch die Kombination von innovativer Technik mit qualifiziertem Personal wird hier eine hohe Qualität bei für Sie kalkulierbaren Kosten erreicht. Dies betrifft sowohl die Lesbarkeit als auch den sorgfältigen Umgang mit Ihren Dokumenten. Selbstverständlich werden zeitkritische Dokumente in dem gewünschten Zeitrahmen bearbeitet, damit Ihre Mitarbeiter optimal die Vorteile der elektronischen Archivierung nutzen können.

4 Application Service Providing - Hosten der Anwendungen und Daten Bestellplattform für die Beschaffung von Informationen und Literatur Mit der ASP-Lösung aus dem Hause MIRA Consulting erwerben Sie eine technisch ausgereifte Lösung, die Ihnen neben einer überlegenen Archivierungssoftware alle Möglichkeiten modernen Wissensmanagements bietet. Um den Auffür unsere gering wand Kunden so wie möglich zu halten haben wir MIRA als ASP- Lösung entwickelt. In der Praxis wird in Ihrem Unternehmen lediglich noch ein Kommunikationsrechner aufgestellt. Der eigentliche Betrieb findet in unserem Hochsicherheitsrechenzentrum statt. Um Ihre Daten sicher zwischen Ihrem und unserem Unternehmen zu transferieren, setzen wir eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie zertifizierte Verschlüsselung ein. Ihre Daten werden in unserem Rechenzentrum auf revisionssicheren Speichermedien abgelegt. Darüber hinaus erfolgt zusätzlich ein Backup in unserem Backup-Rechenzentrum, sodass Ihre Daten selbst im Katastrophenfall nicht verloren gehen. Selbstverständlich entspricht unsere Lösung den rechtlichen Anforderungen, insbesondere den GoBS sowie die GDPdU. Für die Bestellung Ihrer relevanten Dokumente bietet Ihnen MIRA eine komfortable Bestellplattform, die parallel verschiedenste Literaturquellen abgreifen kann. Über eine definierte -Adresse gehen Auftragsrecherchen und elektronische Inhaltsverzeichnisse von den verschiedenen Hosts bzw. Verlagen ein. Über einen Bestell-Workflow kann der Benutzer eine Kopie des Dokumentes bestellen. Die gewünschten Dokumente werden von der MIRA Consulting GmbH beschafft und den berechtigten Benutzern zur Verfügung gestellt. Es kann z.b. automatisch an den Referenzdatensatz angebunden werden mit einer Benachrichtigung an den Besteller. Auch in bestehende Anwendungen können Links zum Beschaffungsprozess eingebaut werden. Zudem überwachen wir Internet-Ressourcen und führen Auftragssuchen nach Informationen und Literatur in elektronischen Medien und E- Journals durch. Die Suchergebnisse können wir Ihnen über unser ASP-Webportal oder in jeder anderen Datenbank zur Verfügung stellen. Natürlich bieten wir die gesamte Funktionalität auch als Inhouse- Lösung auf Miet- oder Kaufbasis an.

5 Wissensnetz Das Wissensnetz Th!nkmap bietet eine sehr übersichtliche Visualisierung von komplexen Informationen innerhalb ihres Kontexts. Die Knoten stellen die einzelnen Begriffe dar, die Beziehungen untereinander werden durch die Verbindungslinien dargestellt. Hierarchien werden durch über- bzw. untergeordnete Begriffe verdeutlicht. Gleichzeitig können unterschiedlichste Datenbanken nach relevanten Informationen abgesucht und die Resultate angezeigt werden. Das Wissensnetz lebt jedoch von der dynamischen Darstellung erleben Sie diese selbst unter

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