ZUR TECHNOLOGISIERUNG DER SÄCHSISCHEN ARCHIVLANDSCHAFT

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1 ZUR TECHNOLOGISIERUNG DER SÄCHSISCHEN ARCHIVLANDSCHAFT Studie der Professur Medieninformatik, 2008 Maximilian Eibl 1, Stephan Luther 2, Sören Schuhmann 1 1 TU Chemnitz, Professur Medieninformatik 2 Vorstandsmitglied des Landesverbands Sachsen des VdA Kontakt: Prof. Dr. Maximilian Eibl TU Chemnitz Fakultät für Informatik Straße der Nationen Chemnitz eibl@informatik.tu-chemnitz.de

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3 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung: Archivportale Überblick über die sächsische Archivlandschaft Erhebung technischer Gegebenheiten Welche Arten von Daten sind in Ihrem Archiv digital gespeichert? An welchen Funktionen eines Internetportals sind Sie interessiert? Welche Arten digital gespeicherter Daten sollen online verfügbar gemacht werden? Fragen zur Nutzung von Datenbanken Fragen zur Vernetzung / Internetnutzung Literatur Anhang A Rücklaufliste... 19

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5 1 Einführung: Archivportale Archive sehen sich zunehmend der fortschreitenden informationstechnologischen Entwicklung gegenüber. Diese bedeutet zunächst einmal neue Herausforderungen, da zu archivierendes Material in neuer Form erscheint: Digitale Datenträger haben eine deutlich kürzere Lebenszeit als beispielsweise Papier oder auch Film. Sie sind einem extremen Entwicklungsprozess unterlegen, der nicht nur das Speichermedium (Diskettenformate, CD-ROM, DVD, Flash-Speicher, Festplatten, etc.) selbst, sondern auch die auslesende Software, das Betriebssystem umfasst. Hier eine vollständige und vor allem dauerhaft nutzbare Archivierung erreichen zu wollen, gleicht dem Wettlauf von Hase und Igel. Um dieser Herausforderung Herr zu werden, sind besondere Anstrengungen nötig, wie sie beispielsweise durch das bundesweite Kompetenznetzwerk nestor 1 unternommen werden. Daneben bietet die zunehmende Digitalisierung aber auch Chancen und Möglichkeiten, die bislang nicht gegeben waren. Vor allem das Verhältnis Archivar und Archivnutzer kann auf völlig neue Füße gestellt werden. Bislang galt der Nutzer eines Archivs gleichzeitig als sein ärgster Feind. Jeder Lichteinfall lässt Papier altern, jedes Blättern in Büchern lässt Seiten weiter brechen, jedes Berühren zerstört sukzessive alte Folianten durch die Ausscheidungen der menschlichen Haut. Nicht umsonst werden Nutzer mitunter in speziellen klimatisierten Räumen mit Baumwollhandschuhen bestückt nur für eine bestimmte Zeit an alte Folianten gelassen, immer mit Argusaugen des Archivars bewacht. Liegen die Archivalien von vornherein digital vor, oder wurden sie etwa durch Einscannen digitalisiert, so entfällt diese Problematik mit einem Schlag: Der Nutzer wird nie ein Original im klassischen Sinne, also als einmaliges Exemplar, in der Hand halten, sondern immer eine Datei, die in beliebig vielen Kopien vorliegen kann. Die digitale Kopie unterscheidet sich nicht vom digitalen Original. Digitale Artefakte werden im Unterschied zu analogen durch Nutzung nicht zerstört. Nutzer sind nicht mehr die natürlichen Feinde der Archivalien, sie können darüber hinaus aber sogar wesentlich einfacher zu ihren Freunden werden. Die klassische Archivwelt sah vor, dass Nutzer eine Anfrage an ein Archiv stellten und dann dort der Archivar oder vielleicht sogar der Anfragende selbst nach dem gewünschten Artefakt recherchiert. Durch die Digitalisierung muss aber der Nutzer nun nicht mehr zum Archiv, sondern die Artefakte kommen zu ihm. Der Aufbau von digitalen Archivsystemen erlaubt auch den entfernten Zugriff auf Archivalien. Die Vernetzung über das Internet bringt das gewünschte Objekt zum Nutzer. Die Nutzung der Archive kann so leicht erheblich intensiviert werden, ohne dass Archivalien etwa Schaden nehmen würden. Die Archive sind ferner in der Lage neue Dienstleistungen anzubieten, die auch einen finanziellen Rückfluss einschließen können. Der positive Effekt für die Archive dürfte ein zweifacher sein: Die einfache Nutzung über das Internet steigert sicherlich die Akzeptanz der Bevölkerung und damit in der Regel der finanzierenden Steuerzahler. Archive stehen von jeher in der Finanzierungsdefensive, da sie konstant Kosten verursachen und diese Kosten stets rechtfertigen müssen. Eine hohe Akzeptanz durch hohe Präsenz kann die Archive aus der Defensive herausbringen. Daneben können durch Bezahlsysteme natürlich auch die 1 3

6 finanziellen Möglichkeiten der Archive neben der bestehenden Grundsicherung erweitert werden. Neben diesen beiden positiven Aspekten Akzeptanz und Finanzen ermöglicht der Aufbau von Archivsystemen aber auch die Vernetzung der Archive untereinander. So können Querverbindungen zwischen den Archivinhalten entstehen, die für die Forschung großen Mehrwert mit sich bringen. Findbücher und zum Teil auch digitalisierte Akten finden sich zum Beispiel im Netzwerk SED-/ FDGB-Archivgut 2, welches unter Leitung des Bundesarchivs zum Archivportal Deutschland erweitert und ausgebaut werden soll. Hier ist eine archivübergreifende Recherche für die Bestände der SED und des FDGB, für die lt. den Archivgesetzen die staatlichen Archive der Länder und des Bundes zuständig sind, möglich. So erhält z.b. der Benutzer mit der Eingabe des Suchbegriffes Zentralsekretariat 3 39 Treffer in drei Archiven und insgesamt 6 Beständen. Bei den Treffern in der Stiftung Archiv der Parteien und Massenorganisationen der DDR im Bundesarchiv können z.t. sogar die digitalisierten Akten eingesehen werden.derartige archivübergreifende Zusammenhänge werden durch den Aufbau digitaler Archivsysteme möglich, wenn sich die Archive zu einem Archivverbund zusammenschließen. Solche digitalen Archivverbünde existieren in Deutschland bereits als sogenannte Archivportale in den meisten Bundesländern 4. Welche Informationen diese Portale bereit halten ist dabei sehr unterschiedlich. In der Regel werden die im Portal integrierten Archive lediglich benannt und ihre Kontaktdaten sowie evtl. Bestandsübersichten genannt. Einige Archive erlauben allerdings auch bereits die Recherche in ausgewählten Beständen. Von der Vision einer vernetzten Infrastruktur, die eine Recherche über die Archivgrenzen hinweg erlaubt, sind alle Portale weit entfernt. 2 Vgl. 3 Das ZS wurde am nach dem Zusammenschluss von KPD und SPD zur SED auf der 1. Tagung des Parteivorstandes (PV) der SED gewählt. Paritätisch aus ehemaligen Mitgliedern der SPD und KPD zusammengesetzt, war es als hauptamtliches Führungsgremium für die unmittelbare Leitung und Umsetzung der vom Statut und PV vorgegebenen Aufgaben zuständig und diesem rechenschaftspflichtig. 4 Nur die Stadtstaaten Bremen und Hamburg sowie der Flächenstaat Sachsen führen bislang kein Portal. Archivportale gibt es für: Bayern: Baden-Württemberg: Berlin: Brandenburg: PageID=58& NavIndex=3.1 Hessen: Mecklenburg-Vorpommern: Niedersachsen: Nordrhein-Westfalen: Rheinland-Pfalz: Saarland: Schleswig-Holstein: Thüringen: Sachsen-Anhalt: 4

7 Sachsen steht hier ganz am Anfang. Es existiert kein gemeinsamer Internetauftritt der sächsischen Archive. Manche Archive haben eigene Internetauftritte, die sich in der Regel auf Kontaktdaten beschränken, mitunter auch Findbücher und vereinzelt sogar Daten in Form digitaler Bilder zur Verfügung stellen. Ein Portal wie in anderen Bundesländern jedoch existiert nicht. Das Universitätsarchiv und die Professur Medieninformatik der TU Chemnitz untersuchen gemeinsam mit dem Landesverband Sachsen des Verbands der deutschen Archivarinnen und Archivare Wege einer umfassenden Konzeption für ein Archivportal. In einem ersten Schritt wurde ein Prototyp für eine Internetrecherche ausgewählter Bildbestände des Universitätsarchivs umgesetzt. Die Originaldaten werden mit der MS ACCESS-Version des Archivierungssystems AUGIAS gepflegt. Um sie für eine Onlinerecherche nutzbar zu machen wurden die Bilddaten und ihre Metabeschreibungen in das Datenbanksystem MySQL überführt. Die eigentliche Internetrecherche erfolgte anschließend in dieser Datenbank über PHP. Die gewählte Vorgehensweise beruht auf der Festlegung, dass der existierende Workflow zur Datenpflege nicht gestört wird. Die Herausforderung lag hierbei darin, die Daten auch in Zukunft stets aktuell zu halten. Werden also im AUGIAS-Bestand Bilder hinzugefügt, so sollen sie innerhalb kürzester Zeit auch im der MySQL- Datenbank recherchierbar sein. Dies geschah bereits in Hinblick auf ein größere technologische Konzeption im Sinne eines Portals: Die teilnehmenden Archive verfügen über sehr unterschiedliche technische Ausstattungen, die oft genug genau auf das Material und die Arbeitsweise der Archive zugeschnitten sind. Hier soll explizit kein Zwang ausgeübt werden, bestehende Arbeitssituationen durch neue Technologien zu ersetzen. Vielmehr soll das Portal sich die aktuellen Daten holen, ohne dass die Archivare in ihren bestehenden Arbeitsprozessen gestört werden. Im zweiten Schritt wurde im ergangenen Jahr eine Erhebung unter den sächsischen Archiven durchgeführt. Ziel dieser Erhebung war es, der Stand der Technologisierung, das digitale und digitalisierte Material sowie die Bereitschaft zur Zusammenarbeit in einem Archivportal zu ermitteln. Von dieser Erhebung wird im Folgenden die Rede sein. 5

8 2 Überblick über die sächsische Archivlandschaft Im Jahr 2003 wurde im Auftrag des Landesverbandes Sachsen im Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e. V. eine umfassende Erhebung zu den Beständen sächsischer Archive durchgeführt und in einem gedruckten Archivführer publiziert (Grohmann 2003). Hierin werden insgesamt 146 Archive aufgeführt. Die folgende Tabelle gibt einen zusammenfassenden Überblick über die erhobenen Archive: Kategorie Staatliche Archive - Archive des Bundes Staatliche Archive - Archive des Landes Kommunalarchive - Archivgemeinschaften Kommunalarchive - Kreisarchive Kommunalarchive - Stadtarchive Anzahl Benennung 1 (mit Die Bundesbeauftragte für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen Deutschen drei Außenstellen) Dresden und Demokratischen Republik BStU: Außenstellen Chemnitz, Leipzig 3 (mit zwei Außenstellen) Sächsisches Staatsministerium des Innern, Referat Archivwesen Sächsisches Hauptstaatsarchiv Dresden mit Außenstellen in Chemnitz (Sächsisches Staatsarchiv Chemnitz) und Freiberg (Sächsisches Bergarchiv Freiberg) Sächsisches Staatsarchiv Leipzig 1 Archivverbund Stadtarchiv / Staatsfilialarchiv Bautzen 22 Historisches Archiv des Vogtlandkreises Landratsamt Leipziger Land, Kreisarchiv Kreisarchive der Kreise: Annaberg, Aue-Schwarzenberg, Bautzen, Chemnitzer Land, Delitzsch, Döbeln, Freiberg, Kamenz, Löbau-Zittau, Meißen (einschließlich Nebenstelle Dresden), Mittlerer Erzgebirgskreis, Mittweida, Muldentalkreis, Niederschlesischer Oberlausitzkreis, Pirna- Sebnitz, Riesa-Großenhain, Stollberg, Torgau-Oschatz, Weißeritzkreis, Zwickauer Land 79 Historisches Archiv Crimmitschau Ratsarchiv Görlitz Stadtarchive der Städte: Annaberg-Buchholz, Auerbach (Vogtl), Bad Muskau, Bischofswerda, Borna, Brand- Erbisdorf, Chemnitz, Coswig, Delitzsch, Döbeln, Dresden, Ehrenfriedersdorf, Eilenburg, Elsterberg (Vogtl), Elterlein, Falkenstein (Vogtl), Flöha, Frankenberg/Sa, Freiberg, Freital, Frohburg, Geithain, Geyer, Grimma, Groitzsch, Großenhain, Hainichen, Hartenstein, Heidenau, Hohenstein-Ernstthal, Hoyerswerda, Kamenz, Kirchberg, Kitzscher, Klingenthal, Leipzig, Leisnig, Lengenfeld, Lichtenstein, Löbau, Lößnitz, Lommatzsch, Marienberg, Markkleeberg, Markneukirchen, Meißen, Mittweida, Mühltroff, Netzschkau, Neustadt in Sachsen, Nossen, Oederan, Oelsnitz (Vogtl), Olbernhau, Oschatz, Pausa (Vogtl), Pegau, Pirna, Plauen, Radebeul, Reichenbach (Vogtl), Riesa, Rodewisch, Sayda, Schkeuditz, Schlettau, Schneeberg, Schöneck (Vogtl), Sebnitz, Torgau, Treuen, Weißwasser/OL, Werdau, Wildenfels, Wilkau-Haßlau, Zittau, Zwickau 6

9 Kommunalarchive - Gemeindearchive Kirchliche Archive - Evangelische Kirche Kirchliche Archive - Katholische Kirche Regionale Wirtschaftsarchive Archive der Wirtschaft - Unternehmensarchive 3 Gemeindearchiv Eulatal Gemeindearchiv Gelenau Gemeindearchiv Neukieritzsch 6 Archiv der Evangelischen Brüder-Unität (Unitätsarchiv) Archiv der Evangelischen Kirche der schlesischen Oberlausitz Evangelisch-Lutherisches Missionswerk Leipzig Kirchenbuchamt Dresden Kirchliches Archiv Leipzig Landeskirchenarchiv der Ev-Luth Landeskirche Sachsens 2 Domstiftsarchiv St. Petri in Bautzen Bistumsarchiv Görlitz 1 Sächsisches Wirtschaftsarchiv e V 9 Archiv der Hermann Eule Orgelbau Bautzen GmbH Archiv Maschinen- und Anlagenbau Grimma GmbH Archiv der Leipziger Verkehrsbetriebe (LVB) GmbH Archiv der Staatlichen Porzellan-Manufaktur Meissen GmbH Archiv der Turbowerke Meißen Howden GmbH Unternehmensarchiv envia Energie Sachsen Brandenburg AG Unternehmensarchiv der Leipziger Messe GmbH Unternehmensarchiv thoenes Dichtungswerk GmbH Unternehmensarchiv der Wismut GmbH Landtag 1 Sächsischer Landtag Parlamentsarchiv Verbands- und Vereinsarchive 3 Archiv Bürgerbewegung Leipzig e.v. Archiv der Initiative Frieden und Menschenrechte Sachsen e. V. Stadt- und Parkmuseum Bad Muskau e.v. Medienarchive 1 Archiv Sächsische Zeitung/Morgenpost Sachsen Universitäts- und Hochschularchive Archive sonstiger wissenschaftlicher Einrichtungen 11 Archiv der Technischen Universität Chemnitz Universitätsarchiv der Technischen Universität Dresden Archiv der ehemaligen Medizinischen Akademie Carl Gustav Carus Dresden, Außenstelle des Universitätsarchivs der TU Dresden im Universitätsklinikum Universitätsarchiv Leipzig Universitätsarchiv der TU Bergakademie Freiberg Archiv der ehemaligen Ingenieurhochschule Dresden Archiv der ehemaligen Pädagogischen Hochschule Karl Friedrich Wilhelm Wander Dresden Archiv der ehemaligen Hochschule für Verkehrswesen Friedrich List Dresden Archiv der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (FH) Hochschularchiv Mittweida Hochschularchiv der Westsächsischen Hochschule Zwickau (FH) 3 Archiv der Sächsischen Akademie der Wissenschaften zu Leipzig Sorbisches Kulturarchiv Bautzen Sächsisches Textilforschungsinstitut e.v. (STFI) Tabelle 1: Überblick über die sächsische Archivlandschaft 7

10 Art und Umfang der Bestände sind sehr unterschiedlich. Der Archivführer gibt die Bestände leider nicht einheitlich wider. So werden beispielsweise für das Sächsische Hauptstaatsarchiv Dresden Bilder und Fotos genannt. Die drei Außenstellen der BStU lagern über lfm in Akten, Karteien, Sicherungsund Arbeitsfilme, ca Fotos und Dias, sowie 35 Filme und Videos. Das Sächsische Hauptstaatsarchiv Dresden mit seinen Außenstellen in Chemnitz und Freiberg zählt hier zu den größten Archiven Sachsens. Zusammen mit den Außenstellen werden ca Urkunden, ca lfm Akten und Amtsbücher, ca Karten, Pläne und technische Zeichnungen, ca Bilder, ca Plakate, ca Fotos. Zusätzlich zu den umfangreichen Archivalien umfassen die Präsenzbibliotheken noch Bände. In den Kommunalarchiven sind die Anzahl und der Umfang wesentlich überschaubarer. Im Wesentlichen findet man hier Informationen zu der regionalen Politik und Wirtschaft des letzten Jahrhunderts. Die einzelnen Archive halten einen Bestand von wenigen hundert bis ca lfm. Die kirchlichen Archive ähneln ihrem Umfang nach den Stadtarchiven von 10 bis lfm. Hier wurden vor allem Kirchenbücher, sowie Informationen verschiedenster Art den einzelnen Kirchen betreffend archiviert. Den umfangreichsten Bestand beherbergt das Evangelisch-Lutherisches Missionswerk Leipzig mit Dias und historische Fotos und Postkarten. Die Wirtschaftsarchive schwanken in ihrem Umfang zwischen 150 lfm und lfm. In der Regel ist der Umfang der Archive hier gleich der Größe bzw. dem (wirtschaftlichen) Erfolg der Unternehmen. Die Archive der Vereine haben relativ wenig lfm (unter 100) archiviert, dafür kann man hier zum Teil umfangreiche Fotosammlungen (>3.000) finden. Das einzige Medienarchiv der Sächsischen Zeitung / Morgenpost Sachsen archiviert seit 1994 ca. 1,3 Mio. Datensätze und Bilder des 20. und 21. Jahrhunderts. Die Archive der Hochschulen und Universitäten betrachten archivieren auf jeweils lfm vor allem Matrikelbücher sowie Informationen der jeweiligen aktuellen und ehemaligen Fakultäten und deren Lehrstühle. Die Fotos aller Universitäten haben eine Anzahl von knapp Stück. Mittlerweile sind die Daten des Archivführers nicht mehr aktuell. Die Archive haben z.t. erhebliche Zuwächse bei den Beständen erfahren, die Erschließungsangaben und auch tiefe sind wesentlich vorrangeschritten und schließlich sind einige Verwaltungsreformen und Umstrukturierungen auf die Archive gekommen. Schon aus diesem Grund ist eine Überarbeitung unbedingt notwendig. Wünschenswert ist hier eine Online-Aktualisierung. 8

11 3 Erhebung technischer Gegebenheiten Der sächsische Archivführer bietet zwar einen breiten Überblick über die sächsische Archivlandschaft, klammert aber technologische Aspekte aus. Um mehr über die technologischen Grundlagen und Perspektiven der Archive zu erfahren, wurde daher von der Professur Medieninformatik 5 der TU Chemnitz in Zusammenarbeit mit dem Landesverband Sachsen des Vereins deutscher Archivarinnen und Archivare e.v. (VdA) 6 Anfang 2008 eine online-befragung durchgeführt an der insgesamt 41 Archive teilnahmen. Der Fragebogen umfasst 18 Fragen und wurde mit XQuest erstellt. Mit den ersten vier Fragen wurden die persönlichen Informationen des Teilnehmers ermittelt, wie Name des Ausfüllenden, Name und Standort des Archivs, sowie Informationen zur Kontaktaufnahme. Sie werden hier nicht wiedergegeben. Die übrigen 14 Fragen ermitteln einen Überblick über vorhandene digitale Daten und technische Rahmenbedingungen. Die Fragen lassen sich im Kern wie folgt zusammenfassen: Sind digitale Daten vorhanden und wenn ja, sollen sie online verfügbar gestellt werden? Um welche Arten von Daten handelt es sich dabei und in welcher Menge sind sie vorhanden? Sind die Daten in einer Datenbank gespeichert und wenn ja, um welchen Datenbanktyp handelt es sich? Ist eine Internetverbindung vorhanden und wenn ja, wie leistungsfähig ist sie? In den Fragen zu den Daten waren meist Mehrfachantworten möglich, während die technischen Parameter oft nur eine Antwort zuließen. Da die Fragbögen in der Regel nicht von Technikern ausgefüllt wurde, konnte dort auch die Antwort ich weiß nicht gewählt werden. 3.1 Welche Arten von Daten sind in Ihrem Archiv digital gespeichert? Eine zentrale Frage des Einsatzes von IT im Archivwesen ist die Art der Speicherung von Beständen und ihrer Beschreibungen, den Metadaten. Üblicherweise sind Metadaten im Archivwesen in sogenannten Findbüchern abgelegt. Wie diese Findbücher technologisch aussehen, kann sehr unterschiedlich sein: im besten Fall werden sie bereits digital vorgehalten, im schlechtesten Fall sind sie tatsächlich Bücher, vielleicht sogar handschriftlich geführt. Metadaten, bzw. Findbücher stellen das zentrale Werkzeug dar, mit dem archivierte Materialien wiedergefunden werden. Von ihnen aus müssen alle Überlegungen zu technologischen Konzepten ausgehen. Insgesamt halten 30 der 41 teilnehmenden Archive digitale Metadaten vor. Bei ca. der Hälfte der Archive sind digitale Bilder/Fotographien bzw. Textdokumente vorhanden. Die Anzahl der Video-, bzw. Audiodateien liegen im erwarteten niedrigen Bereich. Vergleichsweise wenige Archive halten auch Video- und Audiodaten vor. Interessanterweise halten Archive in der Regel entweder sowohl Video- als auch Audiodaten vor, oder keine von beiden. Als Andere wurden z.b. Karten, Pläne, Karteien oder handschriftliche Dokumente angegeben

12 Metadaten/Findbücher Bilder/Fotografien Textdokumente Videodateien Audiodateien Andere Diagramm 1: Frage 5 - Welche Arten von Daten sind in Ihrem Archiv digital gespeichert? (Mehrfachauswahl möglich) 3.2 An welchen Funktionen eines Internetportals sind Sie interessiert? Sachsen ist bislang das einzige deutsche Flächenland ohne eigenes Archivportal. Die Umfrage zielte auch darauf ab, hier einige Grundaussagen zu treffen, inwieweit auf Archivseite der Wunsch besteht, Portalfunktionalitäten zu nutzen. Da Archive oft genug sensible Daten verwalten, können selbst digital vorliegende Bestände aus beispielsweise rechtlichen Gründen nicht immer auch online präsentiert werden. Die Frage zielt darauf ab, die Bereitschaft zur Nutzung von online-funktionalitäten zu ergründen und spannt den Bogen von einfachen Formalangaben (i.e. Adresse, Öffnungszeiten, Ansprechpartner, etc.) bis hin zu einem Warenkorbsystem, mit dem einzelne Objekte kommerziell verwertet werden können. Als Beispiel seien hier digitale Fotos genannt, die als kleine sogenannte Thumbnails öffentlich einsehbar sind, von denen eine hochauflösende Version aber kostenpflichtig erstanden werden kann, um sie etwa in einem Buch zu publizieren. Formalangaben zum Archiv Angaben zu Mitarbeitern Bestandsübersichten Archivkatalog in Listenform Archivkatalog durchsuchen Beschreibung der Objekte Zugriff auf digitale Objekte Warenkorbsystem Diagramm 2: Frage 6 - An welchen Funktionen eines Internetportals sind Sie interessiert? Die Umfrage ergab klar, dass die Archive vergleichsweise oberflächliche Informationen gerne online zur Verfügung stellen würden. Der Detailgrad der Informationen würde dann in etwa dem als Print vorliegenden Archivführer entsprechen. 10

13 Der direkte Zugriff auf einzelne Bestände oder sogar deren kommerzielle Verwendung wird jedoch deutlich zurückhaltender bewertet. Die Ursachen dafür sind sicherlich mehrschichtig. Einige Archive dürfen aus rechtlichen Gründen (z.b. bei Krankenakten) die Bestände nicht öffentlich zugänglich machen. Andere Archive verfügen zwar über digitale Bestandskataloge, die einzelnen Objekte sind aber nicht digital oder nicht einmal digitalisierbar. Manche Archive können sich aufgrund der eigenen technischen oder finanziellen Situation einen direkten online-zugriff nicht vorstellen. Bei manchen Archiven widerspricht ein öffentlicher Zugang oder gar eine kommerzielle Verwertung dem Selbstverständnis. Das sind zum Teil klare Grenzen, zum Teil aber Gründe, die mit einer geeigneten Förderung und einer überzeugenden Strategie entfallen können. 3.3 Welche Arten digital gespeicherter Daten sollen online verfügbar gemacht werden? Die Frage inwieweit außer dem Digitalisierungsgrad noch andere Faktoren die online- Publikation der Bestände verhindern, kann indirekt beantwortet werden. In Diagramm 3 werden die Ergebnisse aus Diagramm 1 hellblau dargestellt: Hierbei handelt es sich um die Anzahl der Archive, die über digitale Daten verfügen. Daneben wurde gezielt gefragt, inwieweit die Bereitschaft bestünde, diese Daten auch online zur Verfügung zu stellen. Das Ergebnis ist eindeutig: Auch hier wird ein online-zugriff auf Findbücher und Metadaten gewünscht. Der Zugriff auf die eigentlichen Objekte jedoch in der Hälfte der Fälle verwehrt. Metadaten/Findbücher Bilder/Fotografien Textdokumente Videodateien Audiodateien vorhanden online stellen Diagramm 3: Frage 7 - Welche Arten digital gespeicherter Daten sollen online verfügbar gemacht werden? 3.4 Fragen zur Nutzung von Datenbanken Bislang wurden Fragen zu den Inhalten gestellt. Nun beginnen die Fragen nach dem technischen Status Quo. Ein Internetportal, auf dem auf die Bestände der Archive zugegriffen werden kann, benötigt selbst eine zentrale Zugriffsmöglichkeit auf die dezentralen Bestände der einzelnen Archive. Dazu ist notwendig, dass die Archive ihre Daten in Datenbanken abspeichern, für die Schnittstellen programmierbar sind, die einen solchen Zugriff erlauben. 11

14 Die im Archivwesen am häufigsten eingesetzten Systeme sind FAUST 7 und AUGIAS 8. Beides sind Datenbank- und Retrievalsysteme, die speziell auf die Bedürfnisse von Archiven und Bibliotheken zugeschnitten sind. AUGIAS nutzt dabei in der Version 8.1 als Grundlage die Datenbanktechnologie Dritter: Microsoft Access 9, MS SQL 10 oder Oracle. Dabei handel es sich um universelle einsetzbare Datenbanksysteme, die auch für sich genommen eingesetzt werden. Microsoft Access ist ein vergleichsweise einfaches und kostengünstiges Datenbanksystem, mit dem auch technische Laien einfache Datenbanken aufbauen können. MySQL behauptet nicht ohne Grund von sich selbst, die populärste Open-Source-Datenbank der Welt zu sein. Tatsächlich sind Funktionalität und Performanz des kostenlosen MySQL absolut vergleichbar mit sehr teuren kommerziellen Systemen wie zum Beispiel Oracle. Die Zukunft von MySQL ist inzwischen offen, da die dahinterstehende Firma Sun im April 2009 von Oracle aufgekauft wurde. Die MySQL-Chefentwickler haben die Firma anschließend verlassen. FAUST Scope Microsoft Access AUGIAS (Access basiert) AUGIAS (MSSQL basiert) AUGIAS (Oracle basiert) MySQL anderer Datanbanktyp Dateisystem keine digitalen Daten vorhanden Diagramm 4: Frage 9 - In welcher Art von Datenbasis ist ihr digitales Archiv organisiert? Die Datenbanken FAUST, MS ACCESS, MS SQL und Oracle werden am häufigsten von den Archiven eingesetzt. Sieben der 41 Archive nutzen ein anderes System wie zum Beispiel DOMESTIC 11, LOTUS Approach 12 von IBM oder sogar Eigenentwicklungen. Einige Archive setzen mehrere Systeme parallel ein. Schwierig in ein Konzept für ein gemeinsames Portal zu integrieren sind Daten, die im Dateisystem vorgehalten werden. Die Datenbankgröße spielt eine wichtige Rolle bei der technischen Ausstattung. Datensätze von weniger als 100 MB können beispielsweise mit herkömmlichen Arbeitsplatzrechnern und einer einfachen Software wie ACCESS problemlos verwaltet werden. Übersteigt die Datenmenge aber die Gigabytegrenze, wie es bei Bild und Ton

15 schnell der Fall ist, wird eine wesentlich leistungsfähigere technische Ausstattung benötigt. Auch die benötigte Datenübertragung an ein mögliches Portal oder zum Endanwender wird dadurch beeinflusst. < 100 MB MB 500 MB 1 GB > 1 GB ich weiß nicht Diagramm 5: Frage 10 - Wie groß ist Ihre Datenbank? Die Pflege der digitalen Daten wird in den Archiven sehr unterschiedlich vorgenommen. Einen ersten Hinweis dafür gibt die Aktualisierungsfrequenz. Diese ist auch etwa bei der Konzeption eines online-zugriffs wichtig. Die online zugreifbaren Daten werden in der Regel nicht auf dem gleichen Server wie die eigentliche Datenbank liegen. Eine sinnvolle Konzeption wird hier immer einen Spiegelserver anlegen, der die Datenbestände regelmäßig abgleicht. Regelmäßig bedeutet nach Diagramm 4 etwas von täglich bis seltener als monatlich. Entsprechend flexibel muss die Update-Funktion konzipiert werden. täglich mehmals pro Woche wöchentlich monatlich seltener ich weiß nicht Diagramm 6: Frage 8 - Wie oft wird ihre Datenbank im Schnitt aktualisiert? 3.5 Fragen zur Vernetzung / Internetnutzung Um den Vernetzungsgrad abschätzen zu können sind zunächst einmal Informationen über die konkrete physische Verortung der Datenbestände notwendig. Ist die Datenbank auf speziellen Servern gespeichert, so wird der Zugriff auf die Datenbank signifikant erleichtert, da man in der Regel standardisierte Schnittstellen benutzen kann. Die Kommunikation mit diesen Servern ist technologisch gewährleistet. Wenn die Datenbank lediglich auf einem normalen Arbeitsplatzrechner gespeichert ist, kann es hier zu Problemen kommen, die nur mit gewissem Aufwand zu lösen sind. 13

16 Arbeitsplatzrechner spezieller Server ich weiß nicht Diagramm 7: Frage 11 - Wo ist die Datenbank gespeichert? Die Archive nutzen in der Regel Microsoft Windows als Betriebssystem. Ein Archiv nutzt Linux 13 und eines FreeBSD 14 beides Unixderivate, die vor allem in vernetzten Umgebungen eingesetzt werden. MS Windows Linux Mac OS ein anderes keine Angabe Diagramm 8: Frage 16 - Welches Betriebssystem läuft auf dem Computer, auf welchen die Datenbank abgespeichert ist? Art und Qualität der eingesetzten Workflows ist unter anderem davon abhängig, ob eine hausinterne Vernetzung der Arbeitsplätze und der Datenbestände existiert. Die Frage nach der Vernetzung ist insbesondere bei Archiven von besonderer Bedeutung, die ihre Datenbank auf einem Arbeitsplatzcomputer gespeichert haben. Hier muss von der Möglichkeit ausgegangen werden, dass der digitale Bestand nicht nur auf einem Arbeitsplatzrechner angesiedelt ist, sondern über mehrere Rechner verteilt ist. Hier Prozesse zu definieren und zu etablieren, welche die Einbindung in ein gemeinsames Portal ermöglichen ist eine besondere Herausforderung. Von den 11 nein-antworten fielen 6 in diese Kategorie: Die Daten waren ausschließlich auf noch vernetzten Arbeitsplatzrechnern vorgehalten. In fünf Fällen waren die Server, auf denen die Daten liegen, nicht mit dem Arbeitsplatz vernetzt. In zwei Fällen war den Teilnehmern nicht klar, wo die Datenbank lag. 28 Archive halten die Datenbanken auf vernetzten Rechnern seien es nun spezielle Server (23 Fälle) oder Arbeitsplatzrechner (5 Fälle)

17 ja nein ich weiß nicht Diagramm 9: Frage 12 - Sind die von Ihnen verwendeten Computer untereinander vernetzt? Vernetzung ist nicht zu verwechseln mit Internetanbindung. Zwar ist jeder mit dem Internet verbundene Rechner gleichzeitig vernetzt, aber nicht jeder vernetzte Rechner ist auch gleichzeitig mit dem Internet verbunden. Knapp zwei Drittel der Archive können eine Internetanbindung des Datenbankrechners vorweisen. Nahezu alle Archive mit Serverstruktur sind mit dem WWW verbunden. ja nein keine Angaben Diagramm 10: Frage 13 - Hat der Computer, auf welchem die Daten gespeichert werden, eine Internetanbindung? Von den 27 Datenbankrechnern, die eine Internetanbindung haben, verfügen mindestens 19 über eine DSL Anbindung. DSL bringt eine Datenübertragungsrate von wenigsten 2 Mbit/s bis maximal 500 Mbits/s. Typische Raten liegen in Deutschland zurzeit bei 2-16 Mbit/s. Dem gegenüber stehen Übertragungsraten eines Modems von maximal 56 kbit/s und zweier gebündelter ISDN-Leitungen von 128 kbit/s. keine Angabe weiß nicht DSL ISDN Modem Diagramm 11: Frage 14 - Wenn ja, welcher Typ von Interanbindung ist vorhanden? 15

18 Wichtig für den Datenabgleich ist auch die Frage, mit welcher Regelmäßigkeit die Rechner ans Internet angeschlossen sind. Tatsächlich ist die klare Mehrheit (23 von 27 Computern) mindestens Werktags mit dem Internet verbunden. 24 Stunden am Tag immer, wenn der Rechner eingeschaltet ist einige Male pro Tag einige Male pro Woche einige Male pro Monat seltener nie weiß nicht Diagramm 12: Frage 15 - Wie oft ist der Computer bzw. Server mit dem Internet verbunden? Archiven, die über keine Internetverbindung verfügen, können ihre Daten nicht online in ein Portal einbinden. Hier muss ein Portalkonzept Alternativen anbieten. Eine Möglichkeit wäre die Datenbank, oder zumindest die zuletzt aktualisierten Teile zu exportieren und per CD-ROM dem Archivportal zukommen lassen. Dieser Schritt ist allerdings mit zusätzlichem händischen Aufwand sowie Kosten auf Seiten der Archivare verbunden, der regelmäßig entsteht. Dennoch erwägt eine Mehrheit der Archive diese Option. ja nein weiß nicht Diagramm 13: Frage 18: Wenn keine Internetverbindung vorhanden ist: Würden Sie aktualisierte Datensätze durch Versendung eines Datenträgers (z.b. CD-ROM) ins Internetportal übertragen lassen? In Frage 11 wurde gefragt, ob die Datenbank auf einen speziellen Server gespeichert ist. Datenbanken auf einen Arbeitsplatzrechner ohne Internetanschluss müssen anders behandelt werden. Eine Möglichkeit wäre der oben angesprochene Datenbankabgleich über Datenträger wie CD oder DVD oder im Extremfall USB-Festplatten. In jeder Hinsicht eleganter wäre jedoch die Einrichtung eines eigenen Servers mit entsprechender Anbindung. Eine solche Entscheidung können allerdings die Archivare in der Regel nicht selbständig treffen, daher wurde die Frage wenig überraschend sehr zurückhaltend beantwortet. 16

19 ja nein weiß nicht Diagramm 14: Frage 17 - Wenn kein expliziter Server vorhanden ist: Können Sie sich vorstellen, die Datenbank auf einen zusätzlichen Servercomputer abzuspeichern, der sich in einem von Ihnen vorgegebenem Intervall ins Internet einwählt und aktualisierte Datensätze zum Internetportal überträgt? 17

20 Literatur Eibl, Maximilian; Kürsten, Jens; Ritter, Marc (2009). Workshop Audiovisuelle Medien - WAM 2009: Archivierung, Tagungsband, Chemnitz, 2009, 233 Seiten [ ISBN Eibl, Maximilian (2008). Langzeitarchivierung elektronischer Daten aus der Sicht der Informatik. In: Tagungsband zum 15. Sächsischen Archivtag, Mai 2007 in Herrnhut. Herausgegeben vom Landesverband Sachsen im Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.v. VdA. S [ 2006_borna/bornaherrnhut.pdf] Grohmann, Ingrid (Hg) (2003). Archive im Freistaat Sachsen. Archiv- und Beständeführer. Leipzig. 580 Seiten. Luther, Stephan (2008). Die Digitalisierung eines Nachlasses: Königsweg oder Sackgasse. In: Tagungsband 12. Sächsischer Archivtag, Oktober 2004 in Plauen. Archive als Dienstleister - Anspruch und Wirklichkeit. Leipzig S [ Luther, Stephan (1999). Der Traum vom digitalen Archiv - Anspruch und Wirklichkeit. Die Digitalisierung des Nachlasses Carl von Bach im Universitätsarchiv Chemnitz. In: Archivische Informationssicherung im digitalen Zeitalter: Optisch-elektronische Archivierungssysteme in der Verwaltung und die Konsequenzen für kommunale Archive. (Archivhefte Landschaftsverband Rheinland, Heft 33) Köln S [ 18

21 Anhang A Rücklaufliste Folgende Archive haben an der Umfrage teilgenommen: 1. Stadtarchiv Radebeul 2. Archiv für Geographie (Leibniz-Institut) 3. Universitätsarchiv Chemnitz 4. Stadtarchiv Delitzsch 5. Stadtarchiv Leisnig 6. Landeskirchenarchiv der Ev.-Luther. Landeskirche Sachsen (Dresden) 7. Stadtarchiv Löbau 8. Stadtarchiv Görlitz 9. Sächsisches Staatsarchiv - Bergarchiv Freiberg 10. Stadtarchiv Freiberg 11. Stadtarchiv Zittau 12. Stadtarchiv Eilenburg 13. Kreisarchiv Bautzen 14. Landratsamt Leipziger Land - Kreisarchiv 15. Archiv Umweltbibliothek Großheinersdorf 16. Kreisarchiv des Mittleren Erzgebirgskreises 17. Kreisarchiv Stollberg 18. Hochschularchiv der WHZ ( Zwickau) 19. Kirchliches Archiv Leipzig 20. Kreisarchiv Zwickauer Land 21. Stadtarchiv Kamenz 22. Stadtarchiv Hohenstein - Ernstthal 23. Stadtarchiv Lichtenstein 24. Stadtarchiv Meißen 25. Stadtarchiv Pirma 26. Stadtarchiv Leipzig 27. Kreisarchiv Landkreis Mittweida 28. Stadtarchiv Marienberg 29. Stadtarchiv Zwickau 30. Stadtarchiv Plauen 31. Stadtarchiv Borna 32. Historisches Archiv der Stadt Crimmitschau 33. Sächsisches Staatsarchiv - Staatsarchiv Chemnitz 34. Kreisarchiv Aue-Schwarzenberg 35. Stadtarchiv Treuen 36. Historisches Archiv des Vogtlandkreises 37. Universitätsarchiv Leipzig 38. Universitätsarchiv der TU Dresden 39. Archiv der Hochschule für Musik und Theater "Felix Mendelssohn Bartholdy" 40. Archiv Bürgerbewegung Leipzig e.v. 41. Universitätsarchiv der TU Bergakademie Freiberg 19