Kofax Import Connector

Transkript

1 Kofax Import Connector Integration von digitalen Dokumenten ( ) in den Erfassungsprozess Boris Knieß, Senior Sales Engineer

2 Agenda Trends Kunden Beispiele Kofax First Mile Strategie Technischer Überblick Demo F&Q

3 3 Trends

4 Trends sind wichtig oder sehr wichtig Alterung und Rückgang der Bevölkerung Internationalisierung der Märkte Produktvielfalt und Individualisierung der Angebote Knappheit bei Rohstoffen und Energie Digitalisierung der Arbeitswelt Steigende Bedeutung von Wissen und Bildung Quelle Commerzbank Unternehmer Perspektiven 4

5 Internationaler E-Invoicing Markt 2014 Leader Durchschnitt Entwickeln sich Nachzügler E-Invoicing(B2B,B2G,G2B und B2C) Quelle: Bruno Koch, Billentis 5

6 Elektronische Dokumente und die Herausforderung Warum Kunden elektronische Dokumente in den Capture Prozess zu integrieren? Eine große Anzahl der Dokumente werden Elektronisch gesendet, z.b.: Aufträge, Verträge, Rechnungen, Anfragen... In vielen Fällen werden die Informationen im anhängenden MS Excel, MS Word oder PDF Dateien gesendet. Wie verarbeiten Kunden diese Dokumente? Manuell Drucken und Scannen Drucken und Manuell Langsam, Extrem Fehleranfällig und sehr Kostenintensiv Page 6 6

7 Bitte lassen Sie es nicht soweit kommen! 7

8 8 Kunden Beispiele

9 Kunden Beispiel A Anforderung: Automobile Zulieferer Elektronische Rechnungen in Mexiko Zugangsberechtigung und Dokumentenüberprüfung Lösung: Kofax Import Konnektor mit Mail Option XML Parser Mail Positivliste mit Dokumentencheck 9

10 Kunden Beispiel B Anforderung: Metabo Faxbestellung PDF Rechnungen per Mail Lösung: Kofax Import Konnektor mit Mail Option und Fax Trennung nach Dokumentenart Minimale Anpassung am Standard Projekt 10

11 Kunden Beispiel C Anforderung: Versicherung Posteingang Fax und Mail Business Kritisch mit Dokumentenverfolgung, Monitoring und Report Lösung: Kofax Import Konnektor mit Mail Option und Fax Redundanter Betrieb Massenkonvertierung Routing und Prozessabhängige Konvertierung 11

12 Page 12 Kofax First Mile Strategie

13 Die Herausforderung der First Mile Systems of Engagement Real Time Kommunikationsintensive, unstrukturierte Informationen vom Kunden Kofax stellt einen wesentlichen Link zwischen dem Systems of Engagement und Systems of Record bereit. Systems of Record Enterprise Applikationen für die internen Abläufe Paper Faxes Digital Scanners MFPs / MFDs Portals Mobile Devices MS Office / PDF TIFF / JPEG files Ergebnis ist eine bessere Kundenbindung & reduziert die Betriebskosten ERP / CRM / LOB Archiv Daten Banksystem s XML / EDI Data Streams IT & Telecom Infrastructure 13

14 Release Lösungsansatz Kofax Platform Scan-Import Kofax Capture Database SAP ECM Fax Kofax Import Connector Archive ERP / Fax / Folder / Web Service Sammeln Konvertierung Erkennung Qualitätskontrolle Validierung Other Apps 14

15 Scenario 1: Auftrag im Anhang to: Subject: Order Date: Ladies and Gentlemen, I would like to place an order according to the attached excel sheet. Peter Dorn 1030, Vienna Kunde Please inform me about the delivery time, best regards Peter Dorn Address: Colloredo Street Vienna Austria (See attached file: ordered items.xls) Page 15 15

16 Scenario 1: Auftrag im Anhang Kunde to: Subject: Order Date: Ladies and Gentlemen, I would like to place an order according to the attached excel sheet. Please inform me about the delivery time, best regards Peter Dorn Address: Colloredo Street Vienna Austria (See attached file: ordered items.xls) Peter Dorn 1030, Vienna ,00 EUR 1 845,00 coffee table 2 18,00 vase 4 15,00 table sets Page 16 16

17 Scenario 2: Rechnungen to: Subject: invoice no To whom it may concern, XY Pharma 1938 Please find attached our invoice no We kindly ask you to settle this invoice according to our payment terms. Yours faithfully, Luigi Rossi, Customer Service XY Pharma Tel: (See attached file: Invoice no pdf) Rechnungssteller 17

18 Scenario 2: Rechnungen to: Subject: invoice no To whom it may concern, Please find attached our invoice no We kindly ask you to settle this invoice according to our payment terms. Yours faithfully, Luigi Rossi, Customer Service XY Pharma Tel: (See attached file: Invoice no pdf) Rechnungssteller XY Pharma Roma ,00 EUR 20 35,00 Tablets AD 100 9,00 Headache Tab. 4 98,00 SE Tablets 18

19 Vorteile Betriebswirtschaftlich Einheitliche Verarbeitung von Papier, Mail und Fax Dokumenten Reduziert manuelle Eingaben Reduziert Fehler Routet Mails und Faxe zu Sachbearbeitern Beschleunigt Prozess Reduziert Prozesskosten 19

20 Vorteile Compliance Regulativeren Eingehende Mail mit Anhängen werden automatisch in ein nicht editierbares und archivierbares PDF/a Format überführt. Extrahierte Informationen und Dokumente werden im Archive System des Prozesses abgelegt. Gesicherte Aufbewahrung von wertvollen Informationen Im Falle eines Rechtsstreites oder einer Prüfung können Regeltreue nachgewiesen werden Page 20 20

21 Slide 21 Technischer Überblick

22 Kofax Import Connector - Meilensteine Kofax Import Connector 22

23 Release Lösungsansatz Kofax Plattform Scan-Import Kofax Capture Database SAP ECM Fax Kofax Import Connector Archive ERP / Fax / Folder / Web Service Sammeln Konvertierung Erkennung Qualitätskontrolle Validierung Other Apps 23

24 Architektur Kofax Import Connector 1. Standalone Installation Message Connector KC Plug-In Kofax Capture Client oder Kofax Capture Server Kofax Import Connector Message Connector Web Services KC Plug-In (Capture Connector) 25

25 Architektur Kofax Import Connector (Verteilte Lösung) 2. Verteilte Lösung Message Connector Message Connector KC Plug-In Kofax Capture Client oder Kofax Capture Server Kofax Import Connector Message Connector Web Services KC Plug-In (Capture Connector) 26

26 Architektur Kofax Import Connector (Cluster) 3. Cluster Message Connector A KC Plug-In KC Client Cluster Message Connector A KC Plug-In KC Client Kofax Capture Server Kofax Import Connector Message Connector Web Services KC Plug-In (Capture Connector) 27

27 Architektur Kofax Import Connector (Cluster mit 2 MC s) 4. Cluster Message Connector A Message Connector B KC Plug-In KC Client Cluster Message Connector A Message Connector B KC Plug-In KC Client Kofax Capture Server Kofax Import Connector Message Connector Web Services KC Plug-In (Capture Connector) 28

28 Kofax Import Connector , Fax (FoIP oder Fax Server), Ordner und Web Service Metadaten Mapping Dokumenten Konvertierung und Normalisierung (PDF oder TIF) XML Mapping Fehlerhandling Archivierung Entpacken von Dateien Eingebettete s VRS Support Skript Interface 29

29 30 Demo

30 Haben Sie noch Fragen? 31

31 Herzlichen Dank! Boris Kniess Sr. Sales Engineer Kofax Deutschland AG Wentzingerstrasse. 19 D Freiburg Mobil: