Digitale Dokumenten- und Archivlösungen. Dokumentenmanagement - Archivlösung. [accantum] [accantum]

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1 Dokumentenmanagement - Archivlösung [accantum] Elektronische Dokumente sind aus unserem geschäftlichen Alltag nicht mehr wegzudenken. Der Einsatz von Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen selbst ist offensichtlich keine Frage des Ob, sondern nur noch des Wie und Wann. [accantum] ist ein solches modernes Dokumentenmanagement- und Archivsystem. Accantum bietet eine Standardsoftware für die automatische Erkennung und Verarbeitung von Belegen, die Verwaltung und Steuerung von Dokumenten im Unternehmen sowie deren revisionssichere Archivierung. REV_ _Accantum_V53_HLE

2 Dokumentenmanagement Archivierung Elektronische Dokumente sind aus unserem geschäftlichen Alltag nicht mehr wegzudenken. Besonders deutlich wird dies bei den kaufmännisch aufbewahrungspflichtigen Daten und Dokumenten. Rechnungen können elektronisch versendet werden, und genauso müssen Firmen auf den Empfang elektronischer Rechnungen eingerichtet sein. Hierbei gilt die elektronische Rechung als das Original, die als solche gesetzeskonform aufbewahrt werden muss. Papierrechnungen werden gescannt und elektronisch verarbeitet, um den einzelnen Abteilungen einer Firma z.b. der Finanzbuchhaltung zeitnah zur Verfügung zu stehen. Die Daten aus elektronischen und in Papierform vorliegenden Rechnungen sind mit der gleichen Sorgfalt zu verarbeiten und müssen für eigene Zwecke und die Steuerprüfung elektronisch auswertbar vorgehalten werden. Für den gesamten kaufmännischen und administrativen Bereich gibt es daher Anlass genug, sich mit einer einheitlichen Dokumentenmanagement- und Archivierungslösung zu befassen, denn alle Informationen sollten im Zusammenhang, in den Geschäftsprozessen übergreifend nutzbar sein. [accantum] ist ein modernes Dokumentenmanagement- und Archivsystem. Accantum bietet eine Standardsoftware für die automatische Erkennung und Verarbeitung von Belegen, die Verwaltung und Steuerung von Dokumenten im Unternehmen sowie deren revisionssichere Archivierung. Das Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem optimiert den Umgang mit Geschäftsunterlagen um Informationen nutzbringend verfügbar zu machen. Alle Dokumente sind jederzeit genau dort verfügbar, wo der Anwender sie benötigt im Büro, weltweit, unterwegs oder Zuhause. [accantum] ermöglicht Unternehmen sich Wettbewerbsvorteile durch zeit und kostensparende Dokumentenprozesse zu sichern. Unsere Lösungen haben sich im produktiven Einsatz bei Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen bewährt.

3 Dokumentenverarbeitung Workflow / Der Einsatz von Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen selbst ist offensichtlich keine Frage des Ob, sondern nur noch des Wie und Wann. Ziel der Einführung eines Dokumentenmanagement (DMS) ist, dass Dokumente unterschiedlichster Art und Herkunft in einem zentralen System vorliegen sowie vor Änderungen und unerlaubtem Zugriff geschützt sind. Accantum bietet eine umfassende Produktpalette für die Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. Ob die automatische Erkennung und Verarbeitung von Belegen, die Verwaltung und Steuerung von Dokumente und deren revisionssichere Archivierung wir haben die Dokumentenmanagement- und Archivlösung in unserem ausgereiften Portfolio und bieten auch Schnittstellen zu Drittsystemen an. Die digitale Erfassung und automatische Erkennung von Papierdokumenten beschleunigt die Arbeitsprozesse, Durchlaufzeiten werden verkürzt und wichtige Informationen stehen schneller zur Verfügung. Unsere Produkte entwickeln wir laufend weiter, in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden, deren Anforderungen wir nach deren Analyse professionell umsetzen das sind die Stärken von Accantum, genauso wie unser Team, motivierte IT-Fachkräfte, Informatiker mit betriebswirtschaftlichem Wissen, Softwareentwickler mit langjähriger Erfahrung und ein starkes Partnernetzwerk für die Betreuung vor Ort.

4 Dokumentenmanagement Archivierung Ein Dokumentenmanagement (DMS) verwaltet Dokumente, einschließlich der dazugehörigen Informationen. Anhand von Metadaten, wie Kategorie (Rechnung, Vertrag), Attribute (Belegnummer, Datum) oder Kontext (Volltext) kann das Dokument eindeutig zugeordnet, verwaltet, abgelegt und schnell wiedergefunden werden. Mit der automatisierten Belegverarbeitung von [accantum] werden sowohl Eingangs- als auch Ausgangsbelege anhand intelligenter Erkennungsalgorithmen analysiert und weiterverarbeitet. Mit Workflows lassen sich die Dokumente mit Aufgaben versehen durch das Unternehmen steuern, wie beispielswiese die digitale Freigabe einer Rechnung. Elektronische Archivsysteme gewährleisten die unveränderbare revisionssichere Aufbewahrung und den sicheren Zugriff auf die Dokumente. Recherchewerkzeuge ermöglichen das schnelle Wiederfinden einzelner Dokumente als auch ganzer Vorgänge.

5 Dokumentenverarbeitung Workflow / Digitale Archivierung ist dann effizient, wenn die entsprechenden Dokumente einfach gescannt und automatisch an den jeweils zuständigen Mitarbeiter verteilt werden können. Hierfür bietet [accantum] passende DMS-Funktionen an. Papierbelege werden digitalisiert, die Belegkategorie (Lieferschein, Rechnung etc.), automatisch der richtigen Aufgabe zugeordnet. Das macht eine aufwendige händische Verschlagwortung überflüssig, minimiert die Fehleranfälligkeit und macht ein Papierarchiv voller Aktenordner überflüssig. Das [accantum] Workflow System erlaubt die Steuerung der Dokumente im Unternehmen. Das beschleunigt Abläufe und erhöht die Transparenz. Mitarbeiter/innen werden über die für sie anstehenden Aufgaben informiert, Ressourcen und Zuständigkeiten werden optimiert. Das spart Zeit und Kosten und sorgt durch ein ausgearbeitetes Rechtekonzept für mehr (Daten-)Sicherheit im Unternehmen. Die revisionssichere Archivierung von s ist nicht nur aus betriebswirtschaftlichen Gründen sinnvoll, sondern auch aus rechtlicher Sicht unverzichtbar. Über ein Regelwerk werden s automatisiert und gesetzeskonform archiviert. Angehängte PDF- Rechnungen einer können automatisiert extrahiert und per Workflow zur Prüfung vorgelegt werden. Die [accantum] Archivierung integriert sich in Outlook und gewährleistet so ein schnelles und einfaches Arbeiten. Digitale Dokumente werden automatisiert über Ablageregeln in digitale Akten eingeordnet, so dass eine bequeme Recherche und somit schnellere Auskunftsfähigkeit aufgrund einer klaren Struktur sichergestellt ist.

6 Workflow Integration Eine integrales DMS ist mehr als die Summe einzelner Softwarepakete. Mit der Integration und Anpassung unserer Webbasierten Software offeriert Accantum Unternehmen völlig neue Möglichkeiten Geschäftsprozesse zu optimieren. Perfekt in Microsoft Office integriert können Dokumente einfach erstellt, bearbeitet, archiviert und recherchiert werden. Eine Auflistung der verfügbaren Module finden Sie auf der letzten Seite und im Internet: "Application Integration" via Web Services und Windows Communication (WCF) bringt Anwendungen auf kostengünstige, flexible und zukunftssichere Weise zusammen. Mit der ERP Integration für SAP, Dynamics Navision oder SAGE werden unternehmensweit alle wichtigen Dokumente elektronisch zur Verfügung gestellt, sowohl innerhalb als auch außerhalb des ERP-Systems - revisionssicher und kostengünstig. Bestehende Softwarelösungen erfüllen größtenteils Ihre Anforderungen. Sollten Sie früher oder später jedoch feststellen, dass Ihnen bestimmte Komponenten fehlen oder bei Ihnen ein Optimierungs- und Anpassungsbedarf besteht, Accantum bietet eine Reihe ergänzender Module, wie die Office Integration:

7 Archive Cube 19 Appliance Der Archive Cube ist die bewährte Dokumenten- und Archivlösung als kompaktes, vorkonfiguriertes System im ansprechenden Design. Die 19" Appliance-Lösung ist die bewährte [accantum] Dokumentenund Archivlösung alsfertiges 19" Serverrack. Dadurch ist der Archive Cube die ideale Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen, die unter anderem eine integrierte und kompakte Archivlösung suchen unabhängig von bestehenden IT Strukturen ein DMS betreiben wollen, dieses aber auch integrieren können auf eine einfache und gesetzeskonforme Archivierung Wert legen Die Appliance ist ein vorkonfiguriertes System, ausgestattet mit leistungsstarker Hardware und somit die ideale Lösung für mittelständische Unternehmen, die unter anderem: eine integrierte und kompakte Archivlösung suchen integriert in Ihre IT Struktur ein DMS-System betreiben wollen auf eine einfache und gesetzeskonforme Archivierung Wert legen Für die Inbetriebnahme beider Systeme ist keine zusätzliche Hard- oder Software nötig. Durch die vollständig vorinstallierte Software und die einfache Konfiguration über ein Webinterface ist es möglich, das komplette DMS/Archivsystem ohne spezielle IT Kenntnisse lauffähig zu installieren. Die Komplettlösungen sind mit bis zu 60 Monaten Garantie und Softwarepflege erhältlich. Neben den Komplettlösungen können Sie [accantum] auch als Software Lizenz erwerben, auch virtuell unter VM-Ware und HyperV.

8 Dokumenten Management - Archivlösung Accantum Produktübersicht Server Accantum Archiv Server (revisionssicheres Archivsystem) Accantum Document Manager (Belegerkennung /-verarbeitung) Module Accantum Label Printer (Erzeugung von Barcode / 2D Codes) Accantum File Archiver (Archivierung von Dateibeständen) Accantum Direct Link (Suche aus Windowsanwendungen) Accantum Export Manager (Export von Dokumentenbeständen) Accantum Storage Manager (Sicherung von Dokumenten) Accantum Application Programming Interface (Programmierung) Archivierung Microsoft Exchange / Outlook IBM Domino / Notes IMAP / POP3 ERP Integration SAP ERP6 Microsoft Dynamics Navision Sage Connector Office Line Evolution Microsoft Integration Microsoft Office Microsoft SharePoint Referenzen aus den unterschiedlichsten Branchen finden Sie auf unserer Website. Accantum GmbH Schönfeldstrasse Rosenheim Deutschland T +49 (8031) F +49 (8031) E I REV_ _Accantum_V53_HLE

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