fme AG & IT2 Solutions GmbH ECM-Technologie optimiert die Personalwirtschaft

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1 fme AG & IT2 Solutions GmbH ECM-Technologie optimiert die Personalwirtschaft White Paper Version 1.0 Braunschweig und Hamburg, fme AG Petzvalstraße Braunschweig IT2 Solutions GmbH Poststraße Hamburg #42279

2 fme AG & IT2 Solutions GmbH ECM-Technologie optimiert die Personalwirtschaft White Paper 2 Inhaltsverzeichnis 1. Ein Problem in der Personalwirtschaft Unser Lösungsansatz Messbarer Nutzen Unser Vorgehen Unser Vorzug Die Anbieter Über fme AG Über IT2 Solutions GmbH...14

3 fme AG & IT2 Solutions GmbH ECM-Technologie optimiert die Personalwirtschaft White Paper 3 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Sinnvolle Akten-Ablagestruktur...6 Abbildung 2: Registerstruktur...6 Abbildung 3: Elektronische Personalakte (Stand-alone)...7 Abbildung 4: Integrierte elektronische Personalakte...7 Abbildung 5: Vorgehensweise Aktenübernahme...8 Abbildung 6: Übersicht über den messbaren Nutzen...9 Abbildung 7: Konkretes Projektbeispiel...10 Abbildung 8: Projektvorgehen...11 Abbildung 9: Vorstudie...11 Abbildung 10: Übersicht über die Risikofaktoren...12

4 fme AG & IT2 Solutions GmbH ECM-Technologie optimiert die Personalwirtschaft White Paper 4 ECM-Technologie optimiert die Personalwirtschaft Von der Elektronischen Personalakte bis zum Mitarbeiterportal 1. Ein Problem in der Personalwirtschaft Der Verwaltungs- und Arbeitsaufwand zur Bearbeitung und Archivierung von Personalunterlagen in internationalen Konzernen ist beträchtlich. Die in Papierform vorliegenden Personalakten umfassen in der Regel jeweils mehrere hundert Seiten und wachsen permanent. Die Akten liegen darüber hinaus meist örtlich verteilt, sind nicht einheitlich strukturiert und unter Umständen nicht zuverlässig gepflegt ( Schattenakten, Einsortierung, Aussonderung, etc.). Daraus resultieren typische Probleme wie z.b.: Aktenanforderungen erfordern einen Mindestzeitraum von einem Arbeitstag Durch Akteneinsichten sind die Akten unter Umständen längere Zeit nicht verfügbar Es ist kein Mehrfachaktenzugriff möglich. Parallele, interne Bewerbungen durch die gleiche Person beispielsweise müssen nacheinander bearbeitet werden. Gruppenweise Einsicht in Personalakten ist im Personalzentrum vorzunehmen Die laufende Auskunftsfähigkeit der Sachbearbeiter/Berater zu Aktenlagen ist nicht gewährleistet Die Aktenverwaltung erfordert einen hohen Platzbedarf und Pflegeaufwand Für dieses ursprüngliche Problem hat die fme AG, seit 1997 Spezialist für Dokumentenmanagement, gemeinsam mit mehreren Unternehmen die Lösung Elektronische Personalakte erarbeitet und eingeführt. Das zentrale Personalsystem (meist SAP HR) bleibt dabei grundsätzlich das führende System für die Mitarbeiter im Personalbereich die Elektronische Akte ist dazu eine sinnvolle und notwendige Ergänzung. Darüber hinaus ist die Einführung der Elektronischen Personalakte immer Anlass, qualitative Verbesserungen der Aktenbestände sowie der zugehörigen Prozesse zu erreichen. Typische Ziele sind dafür: Vereinheitlichung der Struktur und Typisierung über alle Aktenbestandteile Revisionssichere Archivierung der Personalakten Kontrollierter Zugriff für Führungskräfte und Mitarbeiter auf Dokumente der Personalakte über das Portal Gewährleistung der Einsichtnahme der Mitarbeiter auf ihre eigene Personalakte Weiterhin stellt die Elektronische Personalakte eine Grundvoraussetzung dar, moderne Organisationsprinzipien, Arbeitsmethoden und -techniken einzuführen, die bedeutende Einspar- und Nutzenpotenziale eröffnen. So ist z.b. die Zentralisierung der Personalsachbearbeitung und die Bildung von Personal-Service-Centern in Großunternehmen ein Ansatz, Kosten in erheblichem Umfang zu sparen und gleichzeitig die

5 fme AG & IT2 Solutions GmbH ECM-Technologie optimiert die Personalwirtschaft White Paper 5 Qualität der Personalarbeit deutlich zu verbessern. Die stufenweise Skalierung insbesondere der administrativen Prozesse der Personalabteilungen über Call-Center, Personalberater und Spezialisten bedingt eine dezentral nutzbare und flexible Aktenorganisation. Unternehmensweite Mitarbeiterportale dienen zur personalisierten Bereitstellung der erforderlichen Informationen und ermöglichen neben der Nutzung zentraler Anwendungen inklusive Dokumenten-Management-System (DMS) und Archiv neue Services. Damit ergeben sich viele Optionen auf neu optimierte Prozesse und Abläufe. Der Weg dorthin führt über ein gut organisiertes Projekt, das sich an eine klare und logische Methodik halten muss, um erfolgreich abgeschlossen zu werden. Um die Elektronische Personalakte in eine zukunftsorientierte Personalstrategie einzuordnen, hat die fme AG mit dem Spezialisten für Personalwirtschaft IT2 Solutions GmbH eine Kooperation vereinbart. Zusammen bieten wir umfangreiche Lösungen und Beratungsunterstützung im personalwirtschaftlichen Bereich. Die IT2 Solutions GmbH ist eine technologisch orientierte Beratungsgesellschaft mit Schwerpunkten im Umfeld der Personalwirtschaft. Zielsetzung ist eine ganzheitliche Beratung für alle Prozesse der Personalwirtschaft mit sinnvoller IT-Unterstützung zur Steigerung der Effizienz und Transparenz innerhalb des Unternehmens. In dem angestrebten Beratungsumfeld arbeiten fme und IT2 gemeinsam mit Partnern wie Softwareherstellern, Beratungshäusern und Technologieanbietern zusammen und setzen die objektiv beste Lösung für die Kunden um.

6 fme AG & IT2 Solutions GmbH ECM-Technologie optimiert die Personalwirtschaft White Paper 6 2. Unser Lösungsansatz Elektronische Personalakten müssen vollständig und systematisch strukturiert sein und die aufbewahrungspflichtigen und für die Personalarbeit wesentlichen Dokumente enthalten. Da die elektronische Bestandsübernahme von Personalakten in Papierform aufwändig und teuer ist und heutige Papierakten meist überfrachtet und schlecht bzw. historisch bedingt unterschiedlich strukturiert sind, ist eine Bereinigung (vor oder nach der Digitalisierung) fast immer erforderlich und sinnvoll. Redundanter Inhalt ~30% Keine Archivierungspflicht Ggf. Übernahme in SAP Basis für elektronische Personalakte ~70% Abbildung 1: Sinnvolle Akten-Ablagestruktur Sinnvolle Ablagestrukturen sind Grundvoraussetzung für effektive Prozesse in der Sachbearbeitung. Unsere pragmatische Methodik in der Zusammenarbeit mit den Fachleuten führt zu einer zügigen Abstimmung dieser schwierigen Thematik. Register Dokumente Basisbezüge Basisbezüge Basisbezüge Dokumentenart Sozial- Leistungen Entgelt Arbeits - zeit Basisbezüge Sonderzahlungen... Vertragsbestandteile Einstellungsunterlagen Derzeitige Personalakten Abbildung 2: Registerstruktur

7 fme AG & IT2 Solutions GmbH ECM-Technologie optimiert die Personalwirtschaft White Paper 7 Die Anwendungen für den Umgang mit und den Zugriff auf die elektronischen Personalakten können sowohl als Stand-alone-Systeme realisiert Abbildung 3: Elektronische Personalakte (Stand-alone) als auch in das eingesetzte Personalwirtschaftssystem (z.b. SAP HR) integriert werden. Abbildung 4: Integrierte elektronische Personalakte

8 fme AG & IT2 Solutions GmbH ECM-Technologie optimiert die Personalwirtschaft White Paper 8 Die Elektronische Personalakte ist ein wesentlicher Schritt zur Umsetzung einer ganzheitlichen Portalstrategie des Personalbereiches und dient damit der Optimierung aller wesentlichen Prozesse innerhalb der Personalwirtschaft. Die Integration der mit der Personalakte verknüpften personalwirtschaftlichen Prozesse in Self- Service Systeme ist die logische Fortführung moderner Personalstrategie. Alle wesentlichen Anwender der Personalabteilungen und deren Kunden wie Personalsachbearbeiter, dezentrale Personalberater, Führungskräfte und Mitarbeiter erzielen Qualitäts- und Geschwindigkeitsvorteile gegenüber konservativen Lösungen. Dieser Nutzen ist messbar. Eine grundlegende Hürde zur Erzielung dieser Nutzeneffekte ist die effektive Übernahme der bisher in Papierform vorliegenden Akten in das Archiv (Digitalisierung). Aufgrund der hohen Kosten für stufenweises Vorgehen bei der Übernahme der Papierakten, und daraus ggfs. reslutierende Doppelarbeiten, ist besonderer Wert auf eine stringente Digitalisierung des Aktenaltbestands zu legen. Diese klassische Vorgehensweise ist zwar nicht neu, beinhaltet aber bedeutende Risiken und ist deshalb nach einer systematisch aufbauenden Methodik abzuarbeiten. Aufgrund unserer guten Kenntnis der Anbietersituation am Markt können wir gemeinsam mit dem Auftraggeber die richtige Entscheidung Make or Buy qualifiziert aufarbeiten und moderieren. Aktenaufbereitung Scannen Qualitätssicherung Bereitstellung Aktivitäten Aktivitäten Aktivitäten Aktivitäten Aussortieren/ Umsortieren der Akten nach einheitlicher Vorgabe Trennen in Dokumente zur Vernichtung bzw. Aufbewahrung Vorblätter einlegen, Barcodes aufkleben, etc. Ergebnisse: Klassifiziertes Material bereit zum Scannen Stapelbildung und Registrierung Scannen Indizieren (autom. / manuell) Zwischenablage des gescannten Materials Ergebnisse: Elektronische Images der Dokumente Index Gescannte Dokumentenstapel Vollständige Prüfung auf Vollständigkeit, Lesbarkeit, Indexierung Ergebnisse: Geprüfte elektr. Images Geprüfte Indexinformationen Getrennte Stapel zur Vernichtung bzw. Aufbewahrung Bereitstellung auf Datenträgern bzw. für elektronischen Versand Import der Images ins Zielsystem und Verknüpfung mit Anwendung inkl. QS Endablage bzw. Vernichtung der Papieroriginale Ergebnisse: Elektronische Akte Restakte in Papier Abbildung 5: Vorgehensweise Aktenübernahme

9 fme AG & IT2 Solutions GmbH ECM-Technologie optimiert die Personalwirtschaft White Paper 9 3. Messbarer Nutzen Die hochgradige Einheitlichkeit, Qualität und Datenintegrität der Personalaktenführung vermeidet Ablagefehler oder gar Verluste. Der schnelle und gleichzeitige Zugriff auf aktuellste Dokumente vom Arbeitsplatz aus (bspw. Führungskräfte und Mitarbeiter) wird durch komfortable Suchmöglichkeiten unterstützt. Archivraum wird eingespart. Der Administrationsaufwand der elektronischen Personalakte ist deutlich geringer gegenüber Papierakten. Organisatorische Änderungen können ggf. zeitnaher realisiert werden und damit schneller die gewünschten Effekte erzielen. Konkret lassen sich die Einsparungen u.a. an folgenden Punkten nachweisen: Aktenanlage Nutzen Manuelle Erstanlage der Akte bei Einstellung, Ablage, Einsortierung Entfällt Aktenverlagerung bei internem Wechsel Aktenablage Ablage diverser Dokumente in die Personalakte (Aktenrelevanz) Orientierung in der Personalakte (konsequente Ablagestruktur) Ablageaufwand bei Massenschreiben (z.b. alle AT-Angestellten) Spiegelakten an unterschiedlichen Bereichen und Standorten Akteneinsicht Aktenanforderungen (Ort, FK, MA, BR, etc.), Versendung, Rückforderung Aktenzugriff bei Sachbearbeitung (Zugriffszeit bis aufs Dokument) Aufbereitung und Verwaltung Personalakte nach Austritt (Rente, Fristen) Aktensicherheit Gewährleistung Zugriffssicherheit, Prozesse und Personalaktenarchiv Aufwand für Fehlakten durch Aktenversendung und Fehlablage Aktenadministration Bearbeitung von Personalakten hinsichtlich Aufbewahrungsfristen und Vermerken bei Ausgabe bzw. Kopie von Teilen Vernichtung bzw. Verlagerung von Akten nichtaktiver Mitarbeiter Abbildung 6: Übersicht über den messbaren Nutzen Entfällt Nutzen größtenteils automatisch Vereinfacht Entfällt Entfällt Nutzen Entfällt Verringert Entfällt Nutzen Entfällt Entfällt Nutzen größtenteils automatisch größtenteils automatisch

10 fme AG & IT2 Solutions GmbH ECM-Technologie optimiert die Personalwirtschaft White Paper 10 Besonders deutlich wird jedoch der Effekt der Prozessbeschleunigung im Zusammenhang mit konkreten Aktenzugriffen im Personalbereich bei dezentralen Strukturen. Die exemplarischen Daten sind in einem konkreten Projektbeispiel erhoben und verifiziert worden. Das gemeinsam mit dem Kunden nach Einführung der Lösung durchgeführte Controlling der Einspareffekte bestätigte diese Angaben. IST Personalanfrage --- Berater Anfrage Akte bei Sachbearb. 1 Min. Bearbeitung Aktenanfrage Sachberater Aktenversand Archivsuche Berater Rüstzeit und Einlesen 4 Min. 1 Min. SOLL Elektr. Archiv Personalanfrage --- Elektr. Aktenzugriff ½ Min. Potentielle Prozessbeschleunigung ZEIT Abbildung 7: Konkretes Projektbeispiel

11 fme AG & IT2 Solutions GmbH ECM-Technologie optimiert die Personalwirtschaft White Paper Unser Vorgehen Entscheidend für den Projekterfolg ist insbesondere ein logisches und zielorientiertes Vorgehen im Projekt. Vorstudie Abgestimmte Management- Entscheidung zur Projektdurchführung Lösungskonzept und Auswahl Detaillierte Beschreibung der Lösung und der Umsetzung (fachl., org., technisch) sowie Auswahl der Produkte, Partner und der internen/externen Dienstleister Umsetzung Vollständige Umsetzung der Lösung für den Pilotbetrieb (fachl., org., technisch) Pilotierung Rollout Abbildung 8: Projektvorgehen Die Vorstudie nimmt im Rahmen des Gesamtprojektes eine exponierte Stellung ein. Sie liefert die Entscheidungsgrundlage für die nachfolgende Umsetzung und definiert die wirtschaftlichen Eckpunkte des Vorhabens. Vorstudie Abschlusspräsentation Lösungskonzept Auswahl Umsetzung Pilotierung Rollout 1 Zieldefinition Bestandsaufnahme Def. Anforderungen Lösungsszenario Planung Umsetzung Business Case Zwischenpräsentation Kick- Off Abbildung 9: Vorstudie

12 fme AG & IT2 Solutions GmbH ECM-Technologie optimiert die Personalwirtschaft White Paper 12 Resultierend aus der Erfahrung, dass die Akzeptanz der Lösung durch die zukünftigen Nutzer entscheidend für den Projekterfolg ist, setzen wir das größte Augenmerk auf die Problematik des Change Management. Hierzu haben wir eine erprobte Methodik entwickelt, die projektbegleitend angewendet zuverlässig zu guten Akzeptanzergebnissen führt. Dabei beachten wir folgende Grundsätze: Mitarbeiter benutzen ein neues System dann, wenn es ihnen nützt. Wenn sie eine bessere Möglichkeit erkennen, werden sie diese auch nutzen. Mitarbeiter sind in der Lage, bessere Lösungen anzunehmen und zu fördern. Sie werden es tun, wenn man sie frühzeitig einbindet und ihre Ideen verarbeitet. Typische Maßnahmen, die hier helfen, sind beispielsweise: Transparenz durch frühzeitige, konsequente und aktuelle Information sowie aktive Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter Sichtbare Unterstützung des Projekts durch die Vorgesetzten Change Managements als geplante und kommunizierte projektbegleitende Projektaufgabe Vielfältige Maßnahmen zur aktiven Vermittlung der positive Aspekte und Aufzeigen des individuellen Nutzens der Lösung Einbeziehung der Mitbestimmungsgremien von Beginn an Konsequenz, Verbindlichkeit und Einfühlungsvermögen Aufgrund der Komplexität des Vorhabens sind folgende Risikofaktoren durch erfahrenes Projektmanagement gezielt zu beachten und bei Bedarf geeignete Maßnahmen einzuleiten. Risikofaktor Verfügbarkeit der Ansprechpartner Einhaltung des Vorgehensmodells einheitliches Verständnis über die zukünftige Lösung straffer Zeitrahmen zügige Abnahme der Projektergebnisse Abhängigkeit zu anderen Projekten Resultierende Maßnahmen im Projekt Absprache der Projektleiter mit Führungsebenen Ausbildung, Qualitätssicherung frühzeitige Einbeziehung der Anwender, Arbeitsergebnisse kommunizieren Umfang und Erwartungshaltung mit Führungskräften abstimmen straffes Projektmanagement und projektbegleitende Qualitätssicherung projektübergreifende Planung von Meilensteinen über ein Programm Management Abbildung 10: Übersicht über die Risikofaktoren

13 fme AG & IT2 Solutions GmbH ECM-Technologie optimiert die Personalwirtschaft White Paper Unser Vorzug Beide Unternehmen haben basierend auf ihrer langjährigen Erfahrung einen passfähigen Satz von Lösungs-Templates und geeigneten Werkzeugen erstellt, welche die Projektabwicklung deutlich verkürzen und das Projektrisiko minimieren helfen. In der Partnerschaft beider Unternehmen erhält der Kunde die notwendige Spezialisierung aus Prozesskenntnissen der Personalwirtschaft, technologischen Kenntnissen der Personal- und Archivssysteme und einem bewährten, nachweisbar erfolgreichem Vorgehen. Die Verbindung beider Unternehmen basiert auf sehr ähnlichen kulturellen Grundsätzen und einem tiefen technologischen Grundverständnis für die zu erbringenden Dienstleistungen. Einen Überblick über unsere Unternehmen und Leistungsangebote können Sie über die beigelegten Unterlagen gewinnen.

14 fme AG & IT2 Solutions GmbH ECM-Technologie optimiert die Personalwirtschaft White Paper Die Anbieter 6.1. Über fme AG Die fme AG begleitet im Geschäftsbereich ECM-Solutions deutschlandweit Kunden wie Audi, Bayer, BMW, Deutsche Post und Volkswagen bei der Realisierung von Wettbewerbsvorteilen durch den Einsatz von Enterprise-Content-Management- Technologien (ECM). Der Hauptfokus liegt hierbei auf den Teildisziplinen Dokumentenmanagement, Web Content Management und ecollaboration. Als Grundlage dient zumeist die Plattform des amerikanischen Anbieters Documentum. Mit schlüsselfertigen ECM-Lösungen von der Beratung bis zur Umsetzung unterstützt die fme ihre Kunden bei der Erhöhung der Informationstransparenz, Verkürzung von Prozessdurchlaufzeiten und der Minimierung von Suchzeiten. Der regionale Geschäftsbereich IT-Infrastruktur plant und betreut rund um die Braunschweiger Firmenzentrale komplexe Computernetzwerke bis zu mehreren tausend Knoten. Zu den Kunden zählen u.a. Bankhaus C. L. Seeliger, Braunschweiger Flammenfilter, Lebenshilfe, Stadt Peine und Volkswagen Über IT2 Solutions GmbH Die IT2 Solutions GmbH ist eine technologisch orientierte Beratungsgesellschaft. Zielsetzung ist eine ganzheitliche Beratung für alle Prozesse mit sinnvoller IT- Unterstützung zur Steigerung der Effizienz und Transparenz innerhalb des Unternehmens. Die IT2 Solutions GmbH entwickelt und vermarktet eine innovative Produktfamilie, mit der Unternehmen ihre individuellen Kunden- und Partnerprozesse über alle elektronischen Kanäle personalisiert abbilden können. Die komponentenbasierte Produktsuite CATWALK Business Automation erlaubt eine individuell auf den Kunden zugeschnittene Lösung. Die Philosophie dabei ist, dass die Software den Prozessen folgt unabhängig von Systemgrenzen und nicht die Prozesse der Software. Die IT2 Produkte bauen auf einer gemeinsamen J2EE-basierten Plattform, der CATWALK Core Engine auf. Diese stellt sämtliche Werkzeuge zur effizienten Unterstützung der Abbildung individueller unternehmensspezifischer Prozesse bereit. So werden Risiken, Kosten und Time-To-Market gegenüber einer Individualentwicklung deutlich reduziert, ohne die Individualität der Lösung heute oder in der Zukunft einzuschränken. Ergänzt wird die CATWALK Core Engine um branchenspezifische vorkonfigurierte Lösungen. Die Kosten für Erstellung und Wartung einer Lösung können durch die IT2 Produkte deutlich reduziert werden. Führende Unternehmen wie Accenture, Deutsche Bank, Weberbank etc. setzen die IT2 Produkte erfolgreich ein. Hauptsitz der Gesellschaft ist Hamburg mit einem weiteren Standort in Leipzig.