Dokumente und Informationen optimal steuern mit OS ECM

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1 Dokumente und Informationen optimal steuern mit OS ECM

2 Jörn Borgstädt 39 Jahre alt Studium der deutschen und französischen Sprache an der Westf. Wilhelms Universität Münster seit 1999 als Informatik-Kaufmann in verschiedenen Funktionen im IT-Umfeld tätig von 2003 bis 2006 als Sales Consultant mit den Themen Dokumentenmanagement, Archivierung und elektronische Umsetzung von Geschäftsprozessen beschäftigt seit Anfang 2007 als Prozess- und IT-Berater bei der Unger, Welsow & Company tätig Geschäftsprozessanalyse und optimierung Standardsoftwareprodukte für Dokumentenverwaltung Methodentrainings 2

3 Beratung Wir bauen effiziente Prozess-, Qualitäts- und Wissensmanagementsysteme für Sie auf! ORGANISATION PLATTFORM WERKZEUGE IT-Services Wir betreuen Ihre IT- Infrastruktur optimal für Sie! Softwarelösung Wir finden oder entwickeln die richtige Lösung für Sie! 3

4 ist uns das Wichtigste Erfolg durch Vertrauen! Über 90% stufen Unger, Welsow & Company als sehr vertrauenswürdig ein! Sympathisch und überzeugend! Wir sind stolz darauf, seit der Gründung des Unternehmens 2003 eine Weiterempfehlungsquote von 100% vorweisen zu können! Solide und anspruchsvoll! Unkomplizierter und pragmatischer Ansatz in der Bewältigung von individuellen Anforderungen Zuverlässigkeit, Höflichkeit, Kundenorientierung und service (Kommentare von Kunden) 4

5 Die OS-Gruppe OS-Gruppe in Deutschland Sitz unserer europäischen Partner Mehr als Installationen bei ca. 650 Kunden in Deutschland und Europa über 200 engagierte Mitarbeiter einer der führenden deutschen Anbieter individuell konfigurierbarer Lösungen für digitale Archivierung, Dokumentenmanagement und Business Process Management 18 Jahre Tradition im ECM-Markt Hauptsitz in Berlin 6 weitere Gesellschaften in Berlin, Hannover, Bielefeld, München, Konstanz und Hüfingen

6 Produkthistorie 1991 Firmengründung OS / Bilddatenbank 1992 Digitales Archiv 1998 Erweiterung zum DMS 2002 Archiv, Dokumenten- und Workflow-Management-System 2005 Enterprise Content Management 2008 OS ECM Version 6 Workflow DMS DMS Archiv Archiv Archiv

7 Unsere Zielmärkte Chemie, Pharma & Life Sciences Gesundheitswesen Automotive & Fahrzeugbau Handel, Logistik & Verkehr Öffentliche Verwaltung Maschinenbau & Fertigung Industrie & Dienstleistungen Banken & Finance

8 Ein Zeichen unserer Zeit Wir hungern nach Wissen und ertrinken in Informationen. Zitat des amerikanischen Trendforschers John Naisbitt 8

9 Kommen Ihnen folgende Situationen bekannt vor? 9

10 Typische Situationen aus der Praxis Rechnungseingang und -prüfung Rechnung an Buchhaltung Freigabe durch Fachabteilung Rücksendung an Buchhaltung Lange Durchlaufzeiten Skonto Zeitraum sehr kurz Vertragsmanagement Vielzahl an Verträgen (Lieferanten, Partner, Kunden) Unterschiedliche Laufzeiten Kündigungsfristen Kundenmanagement Vorbereitung auf Kundentermin Übersicht über lfd. Verträge Gesprächsprotokolle Sondervereinbarungen 10

11 Was überhaupt ist Enterprise Content Management? Enterprise Content Management sind die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen. ECM Werkzeuge und Strategien erlauben die Verwaltung aller unstrukturierten Informationen einer Organisation wo immer diese auch existieren. Quelle: AIIM, Association for Information and Image Management 11

12 Informationen managen mit OS ECM

13 Ablage in Firmen Für jeden Geschäftspartner gibt es einen Ordner. Auch Lieferanten bekommen einen Ordner. Alle Ordner stehen in einem großen Schrank Nach den Daten auf dem Ordnerrücken (den sog. Indexfeldern ) können Sie suchen.

14 Ablage in Firmen Eine Firma enthält mehrere Projekte (Register), die ihrerseits Vertragswerke (als Register) enthalten, die mehrere Verträge enthalten.

15 Ablage in Firmen Dokumentensuche Kundennummer Kundenadresse Rechnungsnummer Datum Sachbearbeiter

16 Ablage in Firmen Suchbegriffe Kundennummer Kundenname Rechnungs ID Datum

17 Strukturierte Ablage und Recherche Der Aufbau / die Struktur Schränke Entwicklung Kunden Ablagestruktur und Datenmasken sind frei konfigurierbar! Ordner Mandant A Mandant B Register Support Vertrieb Dokumente + Informationen Angebot

18 Strukturierte Ablage und Recherche Volltextund/oder Indexrecherche Kombinierte, mehrdimensionale Recherchen Volltextrecherche + Content Mining + + Gespeicherte Anfragen mit Variablen Expertenmodus (Boolesche Operatoren)

19 Strukturierte Ablage und Recherche Personalwesen Vertrieb QS-Management

20 Finden statt suchen! Dokumente und Informationen optimal steuern Life-Präsentation OS ECM Client Lösungsbeispiele Referenzbericht 20

21 Gerne beantworten wir Ihre Fragen Hier und jetzt An unserem Demopunkt C14 hier auf der MEiM In einem unverbindlichen Beratungsgespräch kontaktieren Sie uns! Jörn Borgstädt Unger, Welsow & Company GmbH Stadtlanfert Paderborn +49 (0) Oliver Jacobeit Optimal Systems GmbH Cicerostr Berlin +49 (0)

22 ...und weiterhin viel Spaß auf der MEiM!

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