IT-Symposium. 2E05 Microsoft Exchange Server Archivierungsverfahren. Heino Ruddat

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1 IT-Symposium E05 Microsoft Exchange Server Archivierungsverfahren Heino Ruddat

2 im Unternehmen Verkehr steigt jährlich um mehr als 30% immer mehr rechtsrelevante s im Umlauf Suche in Inhalten der s dauert immer länger Ablage und Organisation wird immer aufwendiger Backup / Restore der Datenbank zeitkritisch, SLAs! Die 16 GB Grenze der Standard Edition rückt näher (mit Exchange 2003 SP2 75GB) Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

3 Zehn Merksätze zur revisionssicheren Archivierung * Die folgenden 10 Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung stammen von VOI Verband Organisations und Informationssysteme e. V.: Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen * Wikipedia

4 Der Vollständigkeit halber. Outlook archiviert In ein zu konfigurierendes Archiv.PST Alle Nachteile eines PST Exmerge Ältere Daten regelmäßig in PST s schreiben und sichern Bei Bedarf zur Verfügung stellen

5 MS Exchange Archivierung Motivation Vor einer Exchange Migration Mailbox-Speicher klein halten, für schnellen Restore innerhalb der SLAs Speicherkosten 16GB Grenze Vermeidung der Nutzung von PST-Dateien durch die Anwender PSTs werden bei jedem Backup gesichert Wiederherstellung von PSTs oft unmöglich Unternehmensdaten stehen nicht zur Verfügung Schnelle Suche nach Informationen GDPDU Aufwand der Suche nach Dokumenten bei einer Steuerprüfung minimieren

6 Anforderungen an die Exchange Archivlösung Benutzer sollten das Archiv mit Outlook nutzen können PST Integration Kopie der PST-Dateien in das Archiv Richtlinien zur Vermeidung weiterer PST Indizierung für die schnelle Suche Auch möglich mit Google Desktop Search MS Lookout Offline-Verfügbarkeit Outlook Cache Mode kompatibel? Zugriff mit OWA

7 MS Exchange Archivmöglichkeiten Archiv-Server vor der Exchange Infrastruktur Archiv-Server als Teil der Exchange Infrastruktur Vorgangsbezogen ( MS CRM ) Archiv-Mailbox Journaling MAPI Monitor Löschen vor der Archivierung möglich POP3, IMAP4 Store Sink Event Sink Eigener Code Web-DAV

8 Archiv-Server vor der Exchange Infrastruktur Ein weiterer Server vor der Exchange Organisation Virenscanner Spamfilter ExBE AD Archiv

9 Quest Archive Manager als Teil der Exchange Infrastruktur

10 Quest Archive Manager: vorher und nachher On-Line Mailbox Server On-Line Mailbox Server Desktop/File Share Archive Server

11 Vorgangbezogene Archivierung Microsoft CRM CRM-Daten werden in SQL gehalten kann übernommen werden In Outlook konfigurierbar Zuordnung von CRM-Mail über Nachverfolgungstoken SQL Daten archivieren!

12 MS Exchange Journaling Pro Mailboxstore bei Exchange 2003, pro Mailbox mit Exchange 2007 Alle Mitteilungen werden an eine ausgewählte Mailbox gesendet Per Serverregel an einen SMTP-Empfänger ( Mime ) Nur Mitteilungen Nur P2 Protokoll Auch BCC Mit Umschlag Mit P1 Protokoll 15% - 35% Overhead

13 Funktion Quest Archive Manager 3.5 Firewall & Spam Filters Mail Server Einfache Konfiguration Keine Software auf Exchange DNA Fingerprint Single Instance Zugriffsschutz Flight data recorder Eindeutige ID zur Integration Archive Manager.pst & backup files Management Speicherkonsolidierung Einfacher Backup Message Body & Metadata Microsoft Exchange Archive Manager Anänge Postfächer SQL Database Dateiablage

14 MAPI Monitor EASY xbase Dienste und Protokolle EASY xbase Services

15 Easy xbase: Regeln, Profile, Objekte

16 Client-Zugriffsverfahren Outlook Spezielle Zusatzsoftware ( COM Addin ) Über Forms der Systembibliothek zur Suche Webaufruf Web-Client Zugriff über Berechtigungen auf die eigenen Mails, Gruppenmails oder alle Informationen Suche über Index RSS Notwendig bei Archivierung über Journaling

17 Fazit Soll eine Archivlösung eingeführt werden, dann vor einer Migration Exchange Speicher ist teuer, daher lohnt die Archivierung auf kostengünstige Medien Der Wunsch zur Archivierung entspringt meist nicht der Exchange Implementierung, daher findet sich oft schon eine Archivlösung im Haus Die Exchange Ergänzung des Archivierungssystems muss gründlich untersucht werden Rechtliche Aspekte Client-Zugriff? Verschieben von Postfächern möglich? Umbenennung von Postfächern möglich? Zugriff mit OWA?

18 Vielen Dank... für Ihre Aufmerksamkeit!

19 invenate Business & IT Consulting

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