Thomas Joos: Microsoft Outlook 2010 Das Handbuch Copyright 2010 O'Reilly Verlag GmbH & Co. KG

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2 Thomas Joos: Microsoft Outlook 2010 Das Handbuch Copyright 2010 O'Reilly Verlag GmbH & Co. KG Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor, Übersetzer und der Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen sowie -Adressen und Logos sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen, -Adressen und Logos ist rein zufällig. Kommentare und Fragen können Sie gerne an uns richten: Microsoft Press Deutschland Konrad-Zuse-Straße Unterschleißheim ISBN , PDF-eBook-ISBN O'Reilly Verlag GmbH & Co. KG Balthasarstr. 81, Köln Alle Rechte vorbehalten Fachlektorat: Georg Weiherer, Münzenberg Korrektorat: Karin Baeyens, Siegen Layout und Satz: Gerhard Alfes, mediaservice, Siegen ( Umschlaggestaltung: Hommer Design GmbH, Haar ( Gesamtherstellung: Kösel, Krugzell (

3 Thomas Joos Microsoft Outlook 2010 Das Handbuch

4 Übersicht Vorwort Teil A Einstieg in Outlook Neuerungen und Einstieg Installation und erste Schritte Konten verwalten Teil B s und Kontakte s empfangen, lesen und verwalten s schreiben, beantworten und weiterleiten Effizient mit s umgehen Kontakte verwalten und aus Outlook telefonieren Business Contact Manager und Outlook Teil C Termine, Aufgaben und mehr Termine planen mit dem Outlook-Kalender Aufgaben nutzen OneNote, Outlook-Notizen und Windows-Notizen einsetzen Journal in Outlook verwenden Teil D Sicherheit in Outlook Sicherheit: Virenschutz, Spamfilter, digitale Signatur und Verschlüsselung Outlook-Datensicherung und Fehlerbehebung

5 Übersicht Teil E Outlook für Profis Eigene Formulare erstellen Outlook 2010 an Exchange Server 2010 anbinden Postfächer mit Exchange freigeben und öffentliche Ordner nutzen Besprechungsanfragen verwalten Outlook mobil nutzen Datensynchronisierung und Windows Mobile Praxisindex Stichwortverzeichnis Der Autor

6 Inhaltsverzeichnis Vorwort Teil A Einstieg in Outlook Neuerungen und Einstieg Microsoft Office 2010-Editionen im Überblick Systemvoraussetzungen für Microsoft Office 2010 und Outlook Archivierung, Unterhaltungen und QuickSteps Die Neuerungen Weitere interessante Neuerungen auf den zweiten Blick Zusammenfassung Installation und erste Schritte Aktualisieren von Vorabversionen von Outlook 2010 auf die endgültige Verkaufsversion Outlook 2010 installieren, reparieren oder deinstallieren Outlook 2010 x64 oder Office 2010 x64 installieren Office 2010 mit Outlook neu installieren Von Vorgängerversionen auf Outlook 2010 aktualisieren Outlook 2007 auf Outlook 2010 aktualisieren AutoVervollständigen-Liste übernehmen (.nk2) Outlook-Datendateien migrieren Von Thunderbird oder Windows (Live) Mail migrieren Von Thunderbird auf Outlook 2010 migrieren Nachrichten mit Freeware archivieren Von Windows (Live) Mail zu Outlook migrieren Office in Windows-Update einbinden Office und Outlook reparieren und zusätzliche Funktionen installieren Features hinzufügen oder entfernen Produktschlüssel eingeben und Office aktivieren Erster Start und die Einrichtung von Outlook Neues Konto für Internet- erstellen Windows Live- und Hotmail-Konten anbinden Der Microsoft Outlook Hotmail Connector Google Mail mit Outlook Das neue Outlook-Feeling Erste Schritte Allgemeine Outlook-Einstellungen Outlook Heute Ansicht Umgang mit Outlook

7 Inhaltsverzeichnis Soziale Netzwerke einbinden und Konten verwalten Mit QuickSteps Abläufe vereinfachen Neue Kalenderansichten nutzen Speicherort und Größe von.pst-dateien ändern Profile Outlook mit mehreren Benutzern verwenden Office 2010 automatisiert installieren Das Microsoft Office-Anpassungstool Netzwerkanalyse für Microsoft Office Office 2010 in MDT 2010 integrieren Setup-Optionen von Office Patches und Service Packs in den Installationsordner integrieren Startoptionen zur Fehlerbehebung von Outlook Tastenkombinationen nutzen Zusammenfassung Konten verwalten Neue -Konten anbinden Neuerungen beim Anlegen von Konten in Outlook POP3 versus IMAP Konten automatisch anlegen SMS über Outlook 2010 versenden Konten anpassen oder entfernen Allgemeine Einstellungen von -Konten konfigurieren Standard, Entfernen und Anpassen Posteingangsordner für POP3/IMAP4- und Exchange-Konten anpassen Datendateien für -Konten verstehen Datendateien verwalten und erstellen Datendateien reparieren mit scanpst.exe Datendateien importieren s senden und empfangen Übermittlungseinstellungen für -Konten Übertragungseinstellungen für Senden-Empfangen-Gruppen konfigurieren Senden-Empfangen-Gruppen bearbeiten Fehler bei der Übertragung beheben Zusammenfassung Teil B s und Kontakte s empfangen, lesen und verwalten s empfangen und lesen Erste Schritte Ansichten anpassen und s als gelesen markieren Unterhaltungen effizient nutzen Lesebereich anzeigen und anpassen Informationen zum Absender anzeigen und Zeilenumbrüche verwalten

8 Inhaltsverzeichnis Dateianlagen anzeigen Der Personenbereich in Outlook Bilder in s anzeigen Kontakte aus neuen s erstellen Der Aufgabenbereich Lese- und Übertragungsbestätigungen s löschen und wiederherstellen s bei POP3- und MAPI-Konten löschen s bei IMAP-Konten löschen Löschen und Wiederherstellen mit Exchange Server s suchen und finden Schnellsuche in Outlook verwenden filtern und Outlook-Suchtools Die erweiterte Suche Suchordner verwenden Finden durch einen Klick Die neue Windows-Suche für Outlook 2010 verwenden Indexierung in Windows 7 verwenden Benachrichtigungsoptionen für neue s nutzen Briefumschlag einblenden Desktopbenachrichtigung anzeigen s ordnen, kategorisieren und kennzeichnen Neue Ordner in Outlook-Datendateien erstellen Kennzeichen verwenden Die Outlook-Wiedervorlage Kategorien einsetzen Ansicht im Posteingang anpassen Navigationsbereich anpassen Posteingang anpassen Workshop: s im Posteingang farblich markieren QuickSteps in Outlook RSS-Feeds mit Outlook lesen s speichern oder drucken s drucken s speichern Posteingangsregeln definieren und verwalten Regeln erstellen Regeln bearbeiten Postfächer aufräumen und archivieren Postfachgröße oder Größe der Outlook-Datendatei (.pst) anzeigen Ordner von Dubletten befreien Postfach aufräumen durch Löschen von Anlagen und des Papierkorbs Die Postfachbereinigung mit Assistenten Automatisches Archivieren mit Outlook Zusammenfassung s schreiben, beantworten und weiterleiten Einfache s schreiben Konto und Postausgangsserver festlegen Empfänger, Cc, Bcc und Betreff festlegen

9 Inhaltsverzeichnis -Text schreiben Rechtschreibkorrektur für s Anhänge einfügen Gesendete s speichern, wiederfinden und wieder verwenden s beantworten und weiterleiten s beantworten s weiterleiten Sendezeitpunkt und Berechtigungen konfigurieren Übermittlungsoptionen einer bearbeiten Senden verzögern Berechtigungen anpassen Weiterleiten untersagen Abstimmungsschaltflächen einfügen Umfragen leicht gemacht Rechtschreib- und Grammatikprüfungen, Synonyme und Übersetzungen mit Outlook Rechtschreibung und Grammatik beim Schreiben von s prüfen Rechtschreibung und Grammatik nachträglich prüfen Wörter nachschlagen und Alternativen suchen Texte mit Outlook übersetzen Nachverfolgung, Empfangsbestätigungen, Vertraulichkeit und Wichtigkeit konfigurieren s nachverfolgen Empfangsbestätigungen konfigurieren Wichtigkeit und Vertraulichkeit von s konfigurieren Texte in s formatieren Format von s festlegen Inhalt aus der Zwischenablage einfügen und Formate kopieren Schriftart und Text formatieren Absätze erstellen und Formatvorlagen verwenden Briefpapier-Designs verwenden Linien einfügen Dateien, Outlook-Elemente und Kalender in s einfügen Dateien, Outlook-Objekte und Kalender als Anlage versenden Microsoft Office-Dokumente als Dateianlage und PDF versenden Hyperlinks und Textmarken hinzufügen Bilder, Grafiken, ClipArts, Formen und SmartArt in s einfügen Bilder und Grafiken einfügen Screenshot eines Fensters einfügen ClipArts einfügen Formen hinzufügen SmartArt einfügen WordArt einfügen Symbole und Formeln einfügen Symbole in s einfügen Formeln einfügen Diagramme und Tabellen einfügen Diagramme mit echten Daten einfügen Tabellen einfügen Signaturen verwenden Signatur erstellen Visitenkarte zur Signatur hinzufügen Signaturen verwenden, anpassen oder löschen

10 Inhaltsverzeichnis Abwesenheits-Assistent und automatische Nachrichten Abwesenheits-Assistent konfigurieren Besonderheiten bei -Gruppen in Exchange Server Offlineadresslisten mit Exchange Server 2010 und Outlook Persönliches Briefpapier, eigene Designs und Outlook-Vorlagen Persönliches Briefpapier einsetzen Design anpassen Outlook-Vorlagen (.oft) nutzen Zusammenfassung Effizient mit s umgehen Auf jede sofort antworten Schlampig verfasste s Zugemüllter Posteingang Antwort- und Cc-Lawine Mehrere -Adressen nutzen Zusammenfassung Kontakte verwalten und aus Outlook telefonieren Kontakte erstellen Kontakte aus neuen s erstellen Kontakte über Visitenkarten importieren Neue Kontakte in der Kontakteverwaltung anlegen Konflikte beim Anlegen von Kontakten beheben Visitenkarten und Bilder für Kontakte nutzen Kontakte nachträglich bearbeiten und verwalten ChangeNames Mit Zusatztool Kontakte bearbeiten Details, Aktivitäten und Zertifikate von Kontakten verwalten Details von Kontakten verwalten und eigene Felder erstellen Aktivitäten nachverfolgen Zertifikate verwalten Kontaktgruppen anlegen Kontaktgruppen mit Outlook anlegen Kontaktgruppen verwenden Nachrichtenmoderation für Verteilergruppen mit Exchange Server 2010 verwenden Gruppenmitgliedschaften mit der Mitgliedschaftsgenehmigung in Exchange Server 2010 verwalten Kontakte in der Praxis einsetzen Kontakte suchen und sortieren s an Kontakte schreiben Aktivitäten nachverfolgen und Kennzeichen setzen Kontakte anrufen Mit Outlook telefonieren FRITZ!Box Fon mit Outlook 2010 verbinden Kontakte anrufen und Leitung auswählen Wahlwiederholung, Kurzwahl und benutzerdefinierte Anrufe tätigen Kontakte in Exchange-Infrastrukturen nutzen

11 Inhaltsverzeichnis Kontakte synchronisieren Windows Live, iphone, Google Mail und Co Kontakte mit Datendateien exportieren und importieren Kontakte aus kommagetrennten Daten und aus Excel importieren Kontakte zwischen Windows Live oder Hotmail und Outlook synchronisieren Kontakte aus Google Mail in Outlook importieren und exportieren Kontakte mit GMX und Web.de synchronisieren Daten zwischen T-Online und Outlook synchronisieren iphone mit Outlook synchronisieren Twitter, Facebook, Xing und Co. Soziale Netzwerke mit Outlook Outlook und Xing Kontakte und Status abgleichen Twitter und Outlook Zusammenfassung Business Contact Manager und Outlook Übersicht zum Business Contact Manager Business Contact Manager installieren und einrichten Firmendatensätze und Geschäftskontaktdatensätze einrichten und verwalten Neue Firma anlegen Geschäftskontaktdatensätze erstellen und verwalten Daten von externen Datenquellen in Business Contact Manager importieren Verkaufschancen nutzen Geschäftsprojekte verwalten Marketingaktivitäten und Serienbriefe verwalten Berichte erstellen Zusammenfassung Teil C Termine, Aufgaben und mehr Termine planen mit dem Outlook-Kalender Erste Schritte mit dem Kalender Termine erstellen und verwalten Einfache Termine erstellen und Daten eintragen Ferientermine und Feiertage eintragen Neue Kalender nutzen Erinnerungen für Termine konfigurieren Workshop: Neue Ansichten erstellen und Termine über bestimmten Zeitraum oder einzeln löschen Serientermine planen Kalenderansichten nutzen Allgemeine Optionen bei der Kalenderansicht Tagesansicht nutzen Ansicht der Arbeitswoche und der ganzen Woche aktivieren Monatsansicht aktivieren Planungsansicht aktivieren Mehrere Tage im Kalender anzeigen

12 Inhaltsverzeichnis Kalender exportieren, speichern, versenden oder ausdrucken Kalender speichern Kalender exportieren oder importieren Kalender per versenden Kalender ausdrucken Kalender kostenlos auf Office.com veröffentlichen Neue Kalender und Kalendergruppen erstellen Neue Kalender erstellen Kalendergruppen erstellen Zusammenfassung Aufgaben nutzen Termine und Aufgaben voneinander unterscheiden Erste Schritte und Optionen der Aufgabenplanung Erste Schritte bei Aufgaben Optionen für Aufgaben konfigurieren Aufgaben erstellen und verwalten Neue Aufgaben erstellen Aufgaben verwalten Aufgaben delegieren Aufgaben zuweisen Zugewiesene Aufgaben bearbeiten Aufgaben effizient planen Aufgaben richtig priorisieren mit zusätzlichem Feld Vorgangsliste Alle Aufgaben auf einmal Aufgaben kategorisieren Filter für Aufgaben erstellen Zusammenfassung OneNote, Outlook-Notizen und Windows-Notizen einsetzen Neuerungen und erste Schritte in OneNote Inhalte von s an OneNote übertragen Mit OneNote arbeiten und Daten in Outlook zurückschreiben OneNote-Notizbücher freigeben Outlook-interne Notizen ohne OneNote verwenden Kurznotizen mit Windows Zusammenfassung Journal in Outlook verwenden Journal im Überblick Journaleinträge erstellen Journal effizient anzeigen und nach Excel exportieren Zusammenfassung

13 Inhaltsverzeichnis Teil D Sicherheit in Outlook Sicherheit: Virenschutz, Spamfilter, digitale Signatur und Verschlüsselung Virenschutz für Outlook avast! Kostenloser Virenscanner für Windows Microsoft Security Essentials Virenschutz kostenlos Microsoft Diagnostic and Recovery Toolset Virenverseuchten Rechner mit kostenlosen Live-CDs bereinigen Malwareschutz von Arbeitsstationen mit Freeware Spybot S&D Der Klassiker Ad-Aware Ein weiterer Klassiker Schnelle Windows-Übersicht mit WinPatrol Kostenloses Sicherheitsprogramm von Microsoft Programme gefahrlos testen und wieder rückstandslos entfernen Autostart-Programme reduzieren Windows aufräumen mit Zusatztools Trojaner-Jagd: Anzeigen der geöffneten Ports mit TCPView Angry IP Scanner Allgemeine Tipps zur Sicherheit Windows-Defender einsetzen Computer mit Microsoft Baseline Security Analyzer auf Sicherheitslücken untersuchen Workshop: Programme mit geheimen Internetzugriffen entdecken und sperren Virenschutz und Firewall gefahrlos testen Automatische Windows-Updates Windows Update Schnelleinstieg Neue Updates installieren Sicherheit Webzertifikate auf Clients importieren Das Outlook-Sicherheitscenter Bilder automatisch herunterladen DEP-Einstellungen festlegen Rudimentärer Schutz vor Viren aktivieren Datenschutzoptionen in Outlook festlegen Anlagenbehandlung Dateianlagen absichern Einstellungen für Makros und Add-Ins konfigurieren Externes Antivirenprogramm mit Outlook verbinden Junk- -Filter in Outlook Schutz vor Phishing und Spam Allgemeine Tipps zum Schutz vor Spam Einstellungen für den Outlook-Spamfilter anpassen Sichere Absender aus Kontakten und eigenen s automatisiert erstellen Ganze Länderdomänen oder Sprachen automatisch blockieren S/MIME und PGP s digital signieren und verschlüsseln Grundlagen zu digitalen Signaturen und -Verschlüsselung Digitale ID einrichten Zertifikate beantragen Zertifikate in Outlook einbinden und die -Sicherheit konfigurieren

14 Inhaltsverzeichnis s digital signieren s verschlüsseln PGP vs. S/MIME Zusammenfassung Outlook-Datensicherung und Fehlerbehebung Grundlagen zur Outlook-Datensicherung Outlook-Datendateien sichern Tools zur Datensicherung Freeware und kommerzielle Software PFbackup Datendateien mit Freeware-Tool von Microsoft sichern Datensicherung mit MOBackup und Outlook Backup Assistant Datensicherung mit Freeware Einstieg in die Datensicherung mit Windows Schattenkopien Vorherige Versionen von Dateien wiederherstellen Profileinstellungen und -Konten sichern Einstellungen des Menübands (Ribbon) sichern Signaturen sichern und wiederherstellen Zertifikate sichern und wiederherstellen RSS-Feeds, Makros, Briefpapier und Vorlagen sichern Outlook reparieren und Probleme lösen Outlook startet nicht, weil ein Prozess noch aktiv ist Sichern der wichtigsten Bereiche für die Wiederherstellung Add-Ins untersuchen und deaktivieren Datendateien wiederherstellen Zusammenfassung Teil E Outlook für Profis Eigene Formulare erstellen Eigene Formulare erstellen Entwicklertools aktivieren Eigene Formulare erstellen Formulare bearbeiten Formulare testen und veröffentlichen Benutzerdefinierte Seiten zu Formularen hinzufügen Steuerelemente zu Formularen hinzufügen Formulareigenschaften bearbeiten Formulare nutzen und als Standard festlegen Formularbereiche verwenden Mit InfoPath 2010 professionelle Formulare entwerfen Zusammenfassung

15 Inhaltsverzeichnis 16 Outlook 2010 an Exchange Server 2010 anbinden Grundlagen zum Outlook- und Active Directory-Zugriff Autodiscover und AutoConnect mit Outlook Outlook Anywhere (RPC über HTTPS) Outlook Anywhere installieren und aktivieren Outlook 2010 für Outlook Anywhere konfigurieren Fehlerbehebung und Testen der Konnektivität von Outlook Anywhere Outlook Anywhere-Konnektivität testen Zusammenfassung Postfächer mit Exchange freigeben und öffentliche Ordner nutzen 731 Postfachberechtigungen Verwalten von Rechten über Outlook Anwendern Rechte auf das eigene Postfach erteilen Anwendern über Exchange Zugriff auf andere Postfächer erteilen Stellvertreter in Outlook definieren Auf freigegebene Ordner und Postfächer zugreifen Zusätzliche Postfächer in Outlook öffnen s im Auftrag anderer Anwender senden Adresslisten in Exchange verwalten Öffentliche Ordner einsetzen Möglichkeiten der öffentlichen Ordner Öffentliche Ordner erstellen Öffentliche Ordner verwalten Top-Level-öffentliche Ordner erstellen Sicherheitsebenen in Exchange Server Mit öffentlichen Ordnern arbeiten Nachrichtenmoderation für Verteilergruppen verwenden Gruppenmitgliedschaften leichter mit der neuen Mitgliedschaftsgenehmigung verwalten Grenzwerte von Postfachdatenbanken festlegen und in Outlook 2010 anzeigen Dateien aus Exchange-Datenbanken in.pst-dateien exportieren Exchange-Verwaltungstools installieren Rechte für den Export von Postfächern in.pst-dateien setzen Postfächer exportieren und importieren Tipps und wichtige Hinweise für den Export von Postfächern Zusammenfassung Besprechungsanfragen verwalten Besprechungsanfragen erstellen und verwalten Neue Besprechungsanfrage erstellen Der Terminplanungs-Assistent Besprechungen bearbeiten oder absagen Besprechungsanfragen beantworten Kalendergruppen erstellen und verwenden Kalender über Assistenten freigeben und Rechte anpassen Kalender im Netzwerk freigeben Kalenderberechtigungen ändern

16 Inhaltsverzeichnis Raum- und Gerätepostfächer erstellen und verwalten Allgemeine Einstellungen einer Ressource Automatisches Buchen aktivieren Berechtigungen und Richtlinien für eine Ressource konfigurieren Postfächer konfigurieren Automatische Kalendereinstellungen für Postfächer konfigurieren Kalenderreparatur-Assistent (CRA) Grundlagen zum CRA Kalenderreparatur für ein Postfach aktivieren und deaktivieren Zusammenfassung Outlook mobil nutzen Datensynchronisierung und Windows Mobile Windows Mobile testen, einsetzen und synchronisieren Vorbereitungen für die Emulation von Windows Mobile Tools für die Emulation installieren Windows Mobile Gerätecenter Windows Mobile 6 als virtuellen Computer starten Windows Mobile 6.5 starten Windows Mobile 6 und 6.5 anpassen Virtuelle Speicherkarten, Netzwerk und Internet Windows Mobile und Outlook Windows Mobile-Geräte mit dem Computer verbinden Synchronisierung mit Outlook 2010 anpassen Verbindungen verwalten und Fehler beheben Daten mit Windows Mobile 6 und 6.5 austauschen Virtuelle Speicherkarte Smartphones für ExchangeActiveSync in Exchange Server 2010 konfigurieren Outlook mit Mobiltelefonen synchronisieren Zusammenfassung Praxisindex Stichwortverzeichnis Der Autor

17 Vorwort 17

18 Vorwort Willkommen bei Microsoft Outlook 2010! In diesem Buch werden alle Neuerungen und Möglichkeiten von Outlook 2010 aus Praxissicht beschrieben. Dabei wird insbesondere auf die Belange und Sichtweisen von Anwendern eingegangen, die sowohl zu Hause als auch in Unternehmen mit Outlook arbeiten. Ich selbst arbeite seit Jahren mit Outlook privat und im Unternehmen und freue mich, dieses Buch schreiben zu dürfen. Sie erfahren hier, wie sich mit Outlook effizient s schreiben und verschicken lassen, wie Sie die neuen QuickSteps und Unterhaltungen nutzen oder wie Sie s archivieren. Auch die Zusammenarbeit mit Exchange Server 2010, der neue Business Contact Manager 2010 und die Erstellung von Formularen sind ein wichtiger Teil des Buchs. Ein großes Thema in diesem Buch ist die Sicherheit in Outlook Wir gehen in einem eigenen Kapitel sehr detailliert darauf ein und zeigen Ihnen, wie Sie mit Freeware Ihren Computer und Outlook frei von Viren halten und wie Sie s verschlüsseln und digital signieren. Ebenso wird die Aufgabenverwaltung sowie die verbesserte Verwaltung Ihrer Termine erläutert und wir gehen ausführlich darauf ein, wie Sie Outlook-Daten, s und Kontakte mit den wichtigsten Providern synchronisieren und auch iphones nutzen können, um mit Outlook zu arbeiten. In diesem Zusammenhang ist auch die Synchronisierung mit Handys und Windows Mobile-Geräten interessant. Auch das Thema Datensicherung bleibt nicht außen vor, sondern wird ebenfalls sehr ausführlich anhand von Praxisbeispielen behandelt. Um Ihnen die Arbeit zu Hause und im Büro zu erleichtern, finden Sie im Buch eine Vielzahl schnell umsetzbarer Tipps und Tricks für die Praxis sowie Hinweise auf kostenlose Zusatztools für Outlook Anwender in Unternehmen werden sicherlich die detaillierten Anleitungen zur Anbindung von Outlook 2010 an Exchange Server 2010, die Verwaltung von Besprechungen und die Verbindung von Outlook über das Internet zu Exchange mit Outlook Anywhere nützlich finden. Bedanken möchte ich mich an dieser Stelle bei Florian Helmchen von Microsoft Press und meinem Fachlektor Georg Weiherer für deren tatkräftige Unterstützung während der Erstellung des Buchs sowie beim gesamten Team von mediaservice für die sprachliche Bearbeitung und optische Umsetzung. Auch dem Unternehmen Dell schulde ich Dank für die Überlassung einer umfangreichen Testumgebung, auf der ich Outlook 2010 und Exchange Server 2010 testen konnte. Ich hoffe, Ihnen macht das Lesen dieses Buchs genauso viel Spaß, wie ich beim Schreiben hatte. Herzlichst Ihr Thomas Joos 18

19 Teil A Einstieg in Outlook 2010 Kapitel 1 Neuerungen und Einstieg 21 Kapitel 2 Installation und erste Schritte 47 Kapitel 3 -Konten verwalten

20

21 Kapitel 1 Einstieg in Outlook 2010 Neuerungen und Einstieg In diesem Kapitel: Microsoft Office 2010-Editionen im Überblick 24 Systemvoraussetzungen für Microsoft Office 2010 und Outlook Archivierung, Unterhaltungen und QuickSteps Die Neuerungen 27 Weitere interessante Neuerungen auf den zweiten Blick 38 Zusammenfassung 45 21

22 Kapitel 1 Neuerungen und Einstieg In der neuen Version Outlook 2010 bringt Outlook einige interessante Neuerungen mit, die Anwendern die Arbeit deutlich erleichtert. Die Oberfläche hat Microsoft weiter verbessert und die Konfiguration erleichtert. Outlook 2010 bietet weiterhin effiziente Verwaltung von s per Anbindung an Exchange-Server, oder über die Anbindung an IMAP4 oder POP3-Postfächer. Auch die Verbindung mit MAPI über den Outlook Hotmail-Connector ist in Outlook 2010 problemlos möglich. In diesem Kapitel gehen wir auf Neuerungen und wichtige Grundlagen zu Outlook ein. Office 2010 und auch Outlook 2010 stehen erstmals auch als 64-Bit-Software zur Verfügung. TIPP Outlook 2010 ist für die Zusammenarbeit mit Exchange Server 2010 optimiert und ist die einzige Outlook -Version, die alle Funk tionen in Exchange Server 2010 unterstützt, zum Beispiel das neue Onlinearchiv. Abbildg. 1.1 Die neue Outlook 2010-Oberfläche TIPP Für Anwender in Exchange-Umgebungen ist interessant zu wissen, dass sich mit Outlook 2010 jetzt mehrere MAPI-Konten gleichzeitig anbinden lassen. Dies bedeut et, dass die Verbindung zu mehreren Exchange-Postfächern gleichzeitig möglich ist, ohne den Weg über das Öffnen von zusätzlichen Postfächern gehen zu müssen. Außerdem lassen sich parallel noch mehrere IMAP, POP3 und Windows Live-Konten betreiben. Auch wenn Microsoft viele Verbesserungen vorgenommen hat, finden sich Anwender prompt zurecht und erreichen in der neuen Oberfläche schnell alle wichtigen Bereiche. Microsoft hat dazu die bereits mit Office 2007 (dort noch unter der Bezeichnung»Multifunktionsleiste«) eingeführte 22

23 Menüband-Oberfläche (Ribbon) auch in Outlook integriert und weiter verbessert. Das Menüband ersetzt die traditionellen Menüs und Symbolleisten durch ein modernes und übersichtliches Layout von Befehlen, die in Registerkarten angeordnet sind. In Office 2010 verfügt jede Anwendung über ein Menüband. Dieses ist anpassbar, sodass Sie diese entsprechend Ihrer Arbeitsweise optimal anpassen können. Im oberen Bereich finden Sie verschiedene Registerkarten. Einstellungen finden Sie nicht mehr über die Office-Schaltfläche, sondern über die Registerkarte Datei. In Outlook ist diese Registerkarte dauerhaft farblich hervorgehoben. Abbildg. 1.2 Das Menüband ermöglicht eine effiziente Steuerung von Outlook 2010 Einstieg in Outlook 2010 Generell sind im Hauptfenster und den Formularen alle Befehle in logische Gruppen aufgeteilt, die durch die verschiedenen Registerkarten voneinander getrennt sind. Abbildg. 1.3 Gruppierte Befehle über die Registerkarten TIPP Outlook ändert die Ansicht der R egisterkarten auch dynamisch. Klick en Sie zum Beispiel in den Aufgabenbereich und markieren einen Termin, blendet Outlook Termintools ein, beim Markieren von Aufgaben, sehen Sie die Aufgabentools. Abbildg. 1.4 Dynamische Anpassung des Menübands Im folgenden Abschnitt zeigen wir Ihnen die Neuerungen in Outlook 2010 in einer übersichtlichen Zusammenfassung und in welchen Editionen von Office 2010 Sie die verschiedenen Produkte wiederfinden. Über das Menüband erreichen Sie auch die neuen QuickSteps, mit denen Sie Aufgaben automatisieren können. Wir kommen in diesem Kapitel noch auf diese QuickSteps näher zu sprechen, und in Kapitel 2 zeigen wir Ihnen, wie Sie ein QuickStep erstellen. 23

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