Anwenderleitfaden für Encoded Archival Description (EAD) Version 1.0

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1 Anwenderleitfaden für Encoded Archival Description (EAD) Version 1.0 herausgegeben von der Society of American Archivists und der Library of Congress Chicago, 1999 übersetzt und bearbeitet von Sebastian Barteleit, Rainer Jacobs und Anke Löbnitz mit Unterstützung des Bundessprachenamtes

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort 2 Dank Von der Arbeitsgruppe Encoded Archival Description 5 Von der Geschäftsführerin der Society of American Archivists (SAA) 7 Verwendung dieses Handbuchs Überblick über den Anwenderleitfaden 9 Überblick über den EAD-Implementierungsprozess 12 Grundlegende Konventionen 14 Kapitel 1 EAD im Kontext: Archivische Erschließung und SGML 17 Kapitel 2 Verwaltungstechnische Überlegungen 32 Kapitel 3 Erzeugen von EAD-Findbüchern 48 Kapitel 4 Das Authoring von EAD-Dokumenten 139 Kapitel 5 Die Veröffentlichung von EAD-Dokumenten 159 Kapitel 6 Konzepte von SGML und XML 177 Kapitel 7 EAD-Verknüpfungselemente 202 Anhang 243 2

3 Vorwort Encoded Archival Description (EAD) hat weltweit das Interesse von Archivaren, Bibliothekaren, Softwareentwicklern und Informationstechnikern gewonnen und ihre Phantasie angeregt. Und zwar deswegen, weil EAD der erste Datenstrukturstandard ist, der mit Hilfe des archivischen Standardzugangwerkzeugs dem Findbuch die Bereitstellung von ausführlichen Informationen zu Archivbeständen über das Internet unterstützt. Die weltweite Bereitstellung ermöglicht die Recherche in Findbüchern mit einer Effizienz und Gründlichkeit, die vor nur fünf Jahren noch fast unvorstellbar war. Darüber hinaus erlaubt EAD es, digitalisierte Bilder in Findbücher einzubetten bzw. digitalisiertes Archivgut und Findbücher miteinander zu verknüpfen, was Benutzern die sukzessive Navigation durch immer detailliertere Informationsschichten erlaubt. Die Herausgabe des EAD-Anwenderleitfadens bildet den letzten Abschnitt der Dokumentation für EAD Version 1.0, zu der auch die EAD-Dokumenttyp-Definition (DTD) und die EAD-Tag-Library gehören. Zwar wurde der Leitfaden als Letztes herausgegeben. Er stellt jedoch den Teil der Dokumentation dar, den Administratoren und Archivare, die EAD implementieren möchten, zuerst nutzen sollten. Der Leitfaden hat den Zweck, von verschiedenen Gesichtspunkten her in EAD einzuführen vom verwaltungsmäßigen, technischen und, was am wichtigsten ist, archivischen Gesichtspunkt und er soll den von Archivaren geäußerten Bedarf an Schulung und Beratung decken. Viele Fragen, die im Laufe der Entwicklung und Implementierung von EAD entstanden sind wie zum Beispiel, ob sich Findbücher eines bestimmten Archivs in EAD abbilden lassen bis hin zu Detailfragen zur Verwendung bestimmter EAD-Elemente werden im Leitfaden erörtert. Da die derzeit international angewandten Erschließungsverfahren so stark voneinander abweichen, und sich die Aufstellung von Patentregeln nicht empfiehlt, schreibt der Leitfaden kein bestimmtes Kodierverfahren vor. Vielmehr werden die Vor- und Nachteile verschiedener Wege veranschaulicht und erörtert. Außerdem wird nicht versucht, einen Inhaltsstandard für Findbücher festzulegen, wenngleich die Entwickler von EAD gleichwohl hoffen, dass die Dokumentation einen Beitrag zu einem künftigen internationalen Inhaltsstandard für Archivierungszwecke leisten wird. Der Wunsch, Findbücher im Internet zu veröffentlichen, ist nicht der einzige Grund für die Anwendung von EAD. EAD ist durch eine stabile und trotzdem flexible hierarchische Struktur auf Findbücher in beliebiger Ausführung anwendbar. Die gleichen Datenelemente, die ein hochwertiges Online-Findbuch ausmachen, sind ebenso für ein Findbuch gültig, dass aus einer Datenbank oder einem Textverarbeitungsprogramm erzeugt oder auf Papier ausgedruckt wurde. Einer der Grundsätze des Leitfadens ist es, dass Archivare ihre Erschließungspraxis gründlich prüfen müssen, um Benutzern verständliche, hilfreiche Bestandsinformationen anbieten zu können. Es darf nicht vergessen werden, dass EAD eine laufend weitergeführte Arbeit ist und wahrscheinlich immer sein wird. Das Internet, EAD, archivische Erschließungsverfahren und die digitale Technik entwickeln sich dynamisch in einem Umfeld, das zunehmend zur Standardisierung gedrängt wird. Die EAD-Version 1.0 bildete den Abschluss der fünfjährigen Prüf- und Verbesserungstätigkeit, die mit dem Berkeley Finding Aid Project begann. Und in dem Maße, wie wir mehr darüber 3

4 erfahren, wie Benutzer Findbücher im Web einschätzen und nutzen, wird weiter daran gearbeitet werden müssen. 4

5 Dank Von der Arbeitsgruppe Encoded Archival Description Wir, die Mitglieder der Arbeitsgruppe Encoded Archival Description der SAA, möchten den vielen Institutionen und Personen, die uns bei der Erstellung des EAD- Anwenderleitfadens unterstützt haben, danken. Ausführlichere Dankesworte für die Gesamtentwicklung von Encoded Archival Description sind in der EAD-Tag-Library zu finden. Ein großer Dank gebührt dem Council on Library and Information Resources (CLIR) (früher Council on Library Resources) und seiner Geschäftsführerin Deanna Marcum dafür, dass sie für die Society of American Archivists Gelder zur Weiterentwicklung der EAD-DTD und zur Erstellung des Anwenderleitfadens, Beta-Version, zur Verfügung stellten. Die Entwicklung des Anwenderleitfadens begann mit einem Treffen des Bentley Fellowship Finding Aid Team 1 im November 1995 in der Library of Congress. An dem Treffen, dass von der National Digital Library betreut wurde, nahm auch Anne J. Gilliland-Swetland teil, die kürzlich zur Verfasserin des Anwenderleitfadens ernannt wurde. An einer Sitzung im Januar 1996, die von der University of California, Los Angeles, betreut (und von CLIR finanziert) worden war, nahmen neben Gilliland-Swetland und Thomas A. La Porte auch einige Mitglieder des Bentley-Teams teil (Michael J. Fox, Steven L. Hensen, Kris Kiesling, Daniel Pitti und Janice E. Ruth). Auf dieser Sitzung wurde das Fundament für den Anwenderleitfaden gelegt, und die Verfasser erhielten ein Rahmengerüst und allgemeine Anhaltspunkte für die geplanten Arbeiten. Um den Sachstand und eventuelle Probleme des Entwurfs des Anwenderleitfadens zu überprüfen, wurde im April 1996 an der University of California, Berkeley, eine zweite von CLIR finanzierte Sitzung abgehalten. An dieser Sitzung nahmen Gilliland- Swetland und La Porte teil, ferner das gesamte Bentley-Team (mit Ausnahme von Steven DeRose), Randall Barry von der Library of Congress sowie Tim Hoyer und Jack Von Euw von der Bancroft Library. Im Frühjahr 1998, als die Herausgabe der Version 1.0 der EAD-DTD und die Veröffentlichung der EAD-Tag-Library bevorstanden, stellte sich heraus, dass eine Überarbeitung der Beta-Version des Anwenderleitfadens erforderlich war, um die inzwischen erfolgten zahlreichen Änderungen einzuarbeiten. Dem Institute of Museum and Library Services (IMLS) wurde im Auftrag der Society of American Archivists und der Bentley Historical Library, University of Michigan, die sich bereit erklärt hatte, die Überarbeitungssitzungen zu betreuen, ein Antrag vorgelegt, diese Überarbeitungsarbeiten zu ermöglichen. Diesem Antrag wurde stattgegeben. Einige Mitglieder der EAD-Arbeitsgruppe der Society of American Archivists, nämlich Jackie M. Dooley, Michael J. Fox, Steven L. Hensen, Kris Kiesling, Bill Landis und Janice E. Ruth, zusammen mit Greg Kinney von der Bentley Historical Library, trafen sich im November 1998 in Ann Arbor (US-Bundesstaat Michigan), um die Überarbeitung zum Abschluss zu bringen. 1 Die Entwicklung von EAD ist auf der offiziellen Webseite zu EAD nachzulesen, die von der Library of Congress gehostet wird, < Zum ursprünglichen Bentley-Team gehörten Stephen J. DeRose (INSO, früher Electronic Book Technologies), Jackie M. Dooley (University of California, Irvine), Michael J. Fox (Minnesota Historical Society), Steven L. Hensen (Duke University), Kris Kiesling (Harry Ransom Humanities Research Center, University of Texas, Austin), Daniel Pitti (University of Virginia, früher University of California, Berkeley), Janice E. Ruth (Library of Congress Manuscript Division), Sharon Gibbs Thibodeau (National Archives and Records Administration) und Helena Zinkham (Library of Congress Prints and Photographs Division). 5

6 Die Arbeitsgruppe ist daher dem IMLS, der Society of American Archivists, der Bentley Historical Library und der University of Michigan für ihre Unterstützung für die Erstellung dieses Dokuments sehr dankbar. Besonders zu schätzen wissen wir die beständige Unterstützung und Ermutigung von Francis X. Blouin und William Wallach, Direktor bzw. Abteilungsleiter der Bentley Historical Library, und ihrer Mitarbeiter (insbesondere Diane Hatfield), die alle wohlwollend in Kauf nahmen, dass wir sie in den vergangenen Jahren so oft im Zusammenhang mit den EAD-Arbeiten aufgesucht haben. Die Überarbeitung des Entwurfs wurde von Jackie M. Dooley und Bill Landis von der University of California, Irvine, betreut. Mitglieder der EAD-Arbeitsgruppe der SAA 2 und des Technical Subcommittee on Descriptive Standards 3 der SAA lieferten Rückmeldungen zu einem vorläufigen Entwurf. Ein späterer Entwurf wurde von Elizabeth Dow, Chris Powell und Kathleen Roe geprüft. Ihre detaillierten Rückmeldungen waren von entscheidender Bedeutung zur Verbesserung vieler Abschnitte. Teresa Brinati, Director of Publications der Society of American Archivists, übernahm das redaktionelle Management und ist für die endgültige Erstellung und Veröffentlichung des Werks verantwortlich. Die Arbeitsgruppe dankt der University of California, Irvine, für ihre Unterstützung und Beaufsichtigung des Projekts sowie der Society of American Archivists und ihrer Geschäftsführerin, Susan Fox, für die stetige Unterstützung dieser Arbeit und allen anderen Arbeiten, die mit der Entwicklung und Verbreitung von EAD in Verbindung stehen. Arbeitsgruppe Encoded Archival Description Society of American Archivists April Die EAD-Arbeitsgruppe der Society of American Archivists besteht aus den Mitgliedern des Bentley Fellowship Finding Aid Team (außer DeRose) sowie Randall Barry (Library of Congress Network Development and MARC Standards Office), Wendy Duff (University of Toronto), Ricky Erway (Research Libraries Group), Anne Gilliland-Swetland (University of California, Los Angeles), Bill Landis (University of California, Irvine), Eric Miller (OCLC Online Computer Library Center), Meg Sweet (Public Record Office, United Kingdom), Robert Spindler (Arizona State University) und Richard Szary (Yale University). 3 Das Technical Subcommittee on Descriptive Standards der Society of American Archivists wird von Bill Landis (University of California, Irvine) geleitet und umfasst außerdem Nicole Bouché (Yale University), Donna DiMichele (Mashantucket Pequot Museum and Research Center), Susan Potts McDonald (Emory University), Dennis Meissner (Minnesota Historical Society) und Alden Monroe (Alabama Department of Archives). 6

7 Von der Geschäftsführerin der SAA Die EAD-Arbeitsgruppe, die SAA-Verantwortlichen für die kontinuierliche Entwicklung und Erhaltung von EAD, hat lange und hart daran gearbeitet, Archivaren die drei Hauptdokumente zu EAD, Version 1.0, zur Verfügung zu stellen. Dies sind die Dokumenttyp-Definition, die EAD-Tag-Library und der EAD-Anwenderleitfaden. Einzelne Mitglieder der Arbeitsgruppe haben auf unterschiedliche Weise zur Erstellung der Dokumentation beigetragen. Sie haben Entwürfe geschrieben oder redigiert, internationale Perspektiven eröffnet bzw. Änderungen und Überarbeitungen geprüft. Innerhalb der Arbeitsgruppe haben indessen acht engagierte Personen die Hauptrolle gespielt, Version 1.0 von EAD zu entwickeln. Jeder dieser SAA-Mitarbeiter hat sich seit den Anfängen von EAD damit befasst und vielfältige Beiträge geliefert und hat verschiedene Abschnitte der Version 1.0 der Tag-Library und des EAD- Anwenderleitfadens erstellt. Darüber hinaus verdient jeder einzelne von Ihnen Anerkennung für seine Mitarbeit in folgenden Bereichen: Jackie Dooley redigierte den Anwenderleitfaden. Sie behielt stets die unterschiedlich zusammengesetzte Zielgruppe von EAD im Blick und fügte unzählige Entwürfe von Kapiteln und Abschnitten zu einem ausführlichen Dokument zusammen, das sowohl EAD-Neuanwendern als auch EAD-Fachleuten von Nutzen sein wird. Als Vorsitzende des SAA Publications Board ermöglichte Jackie auch die Herausgabe der Tag-Library. Michael Fox steuerte sein umfassendes Wissen über Erschließungsverfahren nicht nur vom Standpunkt eines Archivars, sondern auch von dem eines Bibliothekars und Museumsexperten bei. Er hielt die Gruppe über XML und andere technische Entwicklungen auf dem Laufenden. In seiner Rolle als Verbindungsmann zwischen der Arbeitsgruppe und dem International Council on Archives Committee on Descriptive Standards konnte er die Gruppe über internationale Belange informieren. Steve Hensen war nicht nur der Erfahrene und das Gewissen der archivischen Erschließung; er hat sich auch außerdienstlich, aber höchst erfolgreich bei der Mittelbeschaffung für die Gruppe betätigt. Die Anträge auf Zuschüsse, die er im Auftrag der SAA an die Delmas Foundation und an das Institute of Museum and Library Services gerichtet hat, sicherten die Finanzierung von zwei entscheidenden Sitzungen, die die Mitglieder der EAD-Arbeitsgruppe in die Lage versetzten, die DTD zu überarbeiten und den Anwenderleitfaden zu entwerfen. Außerdem koordinierte er die abschließenden Redaktionsarbeiten an der Tag-Library. Kris Kiesling, die Vorsitzende der Arbeitsgruppe seit deren Gründung im Jahr 1995, spielte in allen Phasen der Dokumentationstätigkeit eine entscheidende Führungsrolle. Sie koordinierte die Bemühungen und setzte anspruchsvolle Fertigstellungstermine durch. Außerdem war sie von großer Bedeutung für die Gründung der Runden Tisch-Gespräche über EAD bei der SAA. Bill Landis brachte, als er 1997 zu der Arbeitsgruppe stieß, nicht nur eine neue Perspektive mit, sondern auch Humor und Begeisterung. Er sammelte die vielen Beispiele, die in der Tag-Library als Anleitung für die Kodierung dienen, und wirkte bei der Überarbeitung des Anwenderleitfadens mit. 7

8 Daniel Pitti, Leiter des ursprünglichen Berkeley Finding Aid Project, war für die umfangreichen Überarbeitungen und Erprobungen der DTD zuständig. Er hielt die Gruppe über SGML/XML auf dem Laufenden und war für einige Implementierer von EAD als Berater und Mentor tätig. Janice Ruth brachte ihre beträchtlichen redaktionellen und schriftstellerischen Fähigkeiten bei der Erstellung der Tag-Library und des Anwenderleitfadens zur Geltung. Ihre redaktionelle Perspektive war besonders maßgebend bei der Konzeption des Leitfadens, und sie war in vielen Fällen das institutionelle Gedächtnis der Gruppe, was frühere Schritte der EAD-Dokumentation betraf. Helena Zinkham wirkte bei den Vorbereitungen zur Erstellung von Version 1.0 der Tag-Library als Katalysator, indem sie zahllose Einzelheiten aufspürte und immer wieder prüfte, ob auch nichts vergessen worden war. Die SAA würdigt das Vorstellungsvermögen, den Fleiß und das ungewöhnliche Engagement all dieser Mitarbeiter im Archivarsberuf. Ihre führende Rolle ist lebendige archivische Geschichte. Susan Fox Geschäftsführerin Society of American Archivists April

9 Verwendung dieses Handbuchs Überblick über den Anwenderleitfaden Der Anwenderleitfaden - Encoded Archival Description (EAD) soll Archivaren, Handschriftenkuratoren und sonstigen Fachleuten, die mit der Erschließung von Archivgut, Handschriften und anderweitigen wissenschaftlichen Primärquellen befasst sind, folgende Informationen liefern: 4 Erläuterung der Entstehung und Funktionsweise von EAD und dessen Rolle für die archivische Erschließung (Kapitel 1) Anleitung bei verwaltungstechnischen Problemen und anderen Fragen der Implementierung von EAD (Kapitel 2) Überblick über den Einsatz von EAD-Tags einschließlich einer Anleitung zur Verwendung von erforderlichen und anderen Schlüsselelementen (Kapitel 3) Vergleichender Überblick über Werkzeuge und Verfahren zum Authoring und zur Veröffentlichung von Dokumenten (Kapitel 4 und Kapitel 5) Grundlegende Konzepte von SGML und XML im Zusammenhang mit EAD (Kapitel 6) Genaue Anweisungen zur Verwendung der Verknüpfungselemente von EAD (Kapitel 7). Zusätzlich zu dem beschreibenden Text bietet der Leitfaden verschiedene nützliche Anhänge: Auflistung der empfohlenen Elemente, die ein kodiertes Findbuch mindestens enthalten muss, 5 unter besonderer Beachtung von Elementen, die für die softwaregestützte Validierung eines EAD-Findbuchs nötig sind (Anhang A) Crosswalks (Entsprechungsstabellen) zwischen EAD und drei verwandten Erschließungsstandards: MARC, ISAD(G) und Dublin Core (Anhang B) Häufig gestellte Fragen (FAQs) (Anhang C) Prüfliste für die Implementierung (Anhang D) Beispiele von EAD-kodierten Findbüchern (Anhang E) Glossar der Fachbegriffe (Anhang F) Bibliografie zu EAD, SGML, XML und archivischer Erschließung sowie wichtige Thesauri und Erschließungsregeln (Anhang G). Der Anwenderleitfaden soll neben potenziellen Anwender von EAD auch diejenigen unterstützen, die aktiv Erschließungsinformationen, die gemeinhin in archivischen Findbüchern enthalten sind, kodieren. Deshalb werden sowohl vom Standpunkt des Managements als auch von dem der Kodierung aus gesehen die verschiedenen Stufen und Ebenen der Implementierung von EAD und die damit zusammenhängenden Tätigkeiten behandelt. Außerdem soll der Anwenderleitfaden einer breiten Zielgruppe, die sich u. a. aus Verwaltungspersonal, Mittelgebern, Managern und Leitern, Archivaren und Bibliothekaren, Findbuchkodierern, Programmierern und Systemadministratoren zusammensetzt, helfen, über die 4 Das Glossar in Anhang F erläutert die Bedeutung von Fachbegriffen und Akronymen, die im Anwenderleitfaden erwähnt werden. Viele Begriffe werden außerdem in den einzelnen Abschnitten näher erläutert. 5 Der Begriff Findbuch" bezeichnet im gesamten Dokument die Arten von archivischen Suchwerkzeugen, die allgemein als Inventare und Register bekannt sind (Vgl. dazu Übersetzungsanmerkung Seite 20.). EAD wurde zwar für Findbücher optimiert der Aufbau von EAD schließt jedoch seinen Einsatz für andere Arten von Findmitteln und die Weiterentwicklung im Hinblick auf neue Arten archivischer Such- und Zugriffswerkzeuge nicht aus. 9

10 Anwendung von EAD zu entscheiden und die Prozesse und Folgen, die die Einführung einer EAD-Kodierung mit sich bringt, einschätzen zu können. Diejenigen, die ein möglichst umfassendes Verständnis von EAD benötigen, werden wahrscheinlich alle Kapitel so gründlich wie nötig durcharbeiten und umsetzen. Andere mit weniger ausführlichem und speziellerem Bedarf werden sich u. U. auf bestimmte Kapitel konzentrieren. Kapitel 1 erläutert EAD im größeren Zusammenhang der archivischen Erschließung und der Erschließungsstandards. Die Wahl von SGML wird begründet. Die Beziehungen zwischen EAD, SGML, HTML und XML werden erklärt. Die Beziehung zwischen EAD und der General International Standard Archival Description (ISAD(G)) wird umrissen. Die auch weiterhin große Bedeutung von MARC- Titelaufnahmen wird geklärt. Kapitel 1 sollte diejenigen durcharbeiten, die die Anwendung von EAD in Betracht ziehen. Möglicherweise ebenso relevant ist es für Programmierer und Systemadministratoren. Kapitel 2 konzentriert sich auf die Organisation von EAD-Projekten. Es behandelt Themen wie die Beziehung zwischen EAD und den Aufträgen und Zielsetzungen von Institutionen, die Bedeutung von festgelegten Prioritäten und Ressourcen, Personalund Ausbildungsfragen, den Arbeitsablauf bei der Kodierung sowie Probleme bei der Umwandlung von Altdaten. Außerdem behandelt Kapitel 2 die möglichen Vorteile einer Fremdvergabe sowie einer Zusammenarbeit mit Partnerinstitutionen in Kooperationsprojekten. Kapitel 2 ist für Verwaltungsmitarbeiter von größtem Nutzen. Kapitel 3, der Kern des Anwenderleitfadens, beschreibt detailliert alle wichtigen EAD- Elemente, die notwendig sind, um ein kodiertes Findbuch zu erstellen. Dieses Kapitel gemeinsam mit der EAD-Tag-Library angewendet werden, wobei es einer seiner Hauptzwecke darin besteht, Elemente der Tag-Library im Zusammenhang mit archivischer Erschließung zu erläutern. Die wichtigsten Komponenten von EAD werden in einer logischen Abfolge vorgestellt, begonnen wird mit jenen, die einen Bestand als Ganzes beschreiben. Danach folgen diejenigen, die Komponenten oder Teile eines Bestandes beschreiben. Es werden verschiedene Themen diskutiert: die Bedeutung konsistenter Erschließungsverfahren vor der EAD- Kodierung bis hin zu speziellen Fragen zur Auszeichnungstiefe. Im letzten Abschnitt wird die Verwendung von EAD-Elementen für Metadaten, die das Findbuch selbst beschreiben, vorgeführt. Kapitel 3 ist für Mitarbeiter und Führungspersonen, die selbst kodieren oder Kodierprogramme einsetzen, von zentraler Bedeutung. Wenn Sie sich mit EAD und den verschiedenen im Anwenderleitfaden behandelten Fragen und Empfehlungen insbesondere den Empfehlungen für die Erstellung von Erschließungsrichtlinien und Arbeitsabläufen vertraut gemacht haben, werden sie den Anwenderleitfaden nicht mehr oft benötigen. Dann wird es in vielen Fällen hilfreicher sein, unmittelbar auf die Tag-Library zurückzugreifen. Kapitel 4 befasst sich mit Fragen zum Authoring von EAD-kodierten Dokumenten, bei dem Software zur SGML-Kodierung von Findbuchdokumenten eingesetzt wird. Zu dem Kapitel gehören eine vergleichende Abhandlung spezifischer Softwarealternativen und Lösungsansätze, Überlegungen zu spezieller SGML- bzw. XML-Software, die Beziehung zwischen MARC-Daten und EAD-Findbüchern, Kodierprobleme, die die Darstellung beeinflussen und das Dateimanagement. 10

11 Kapitel 5 beschreibt Möglichkeiten für die Veröffentlichung und Bereitstellung von EAD-Dokumenten im World Wide Web. Hier werden Themen wie Software zum Suchen und Finden von Archivalien, Stylesheets und ihre Verwendung bei der Online-Darstellung und beim Ausdruck, Server-/Client-gestützte Verbreitung und Veröffentlichung, Ausdruck von kodierten Findbüchern und Fragen der Systemadministration in Bezug auf kleine und große SGML-Server behandelt. Kapitel 6 konzentriert sich auf grundlegende SGML- und XML-Konzepte im Kontext von EAD. Eine umfassende Kenntnis dieser Themen ist zwar nicht für alle EAD- Kodierer oder Projektbeauftragten erforderlich. Einschlägige Grundkenntnisse sind jedoch für all diejenigen von entscheidender Bedeutung, die für Planung und Verwaltung von Systemen zuständig sind. Zu den behandelten Themen gehören Rolle und Struktur der DTD, Verschachtelung und Vererbung bei SGML, Zeichenvorräte, Elemente, Attribute, Entitäten (besonders Formal Public Identifiers), Elemente mit und ohne Inhalt, allgemeine Informationen zu Präsentation und Stil bei SGML und XML sowie die Auswirkungen einer bevorstehenden vollständigen Implementierung von XML auf SGML im Allgemeinen und von EAD im Besonderen. Die Kapitel 4, 5 und 6 sind aufgrund der Aufgaben vor allem für Programmierer und Systempersonal von Interesse (Wahl der Software, Verwaltung von EAD-Servern und -Systemen und Verständnis für die technischen Aspekte von SGML und XML). Kapitel 7 bietet schließlich detaillierte Informationen zur Verwendung der EAD- Verknüpfungselemente, mit denen die Möglichkeiten von Hypertext und Navigation verbessert werden. Verschiedene nützliche interne und externe Verknüpfungsmöglichkeiten werden beschrieben, z. B. Benutzung des Elements Digital Archival Object für die Verknüpfung von Findbüchern mit digitalisiertem Archivgut. Dieses Kapitel ist äußerst wichtig für Kodierer und Programmierer, die die vielseitigen und komplexen Verknüpfungsmöglichkeiten von EAD einsetzen wollen. 11

12 Überblick über den EAD-Implementierungsprozess Dieser Abschnitt enthält einen kurzen Überblick über den Implementierungsprozess und ist die Grundlage für alle folgenden Kapitel. Anders als der Überblick über den Anwenderleitfaden, in dem Implementierungsaspekte in der Reihenfolge ihrer Behandlung in Kapitel 1 bis 7 erörtert wurden, befasst sich dieser Abschnitt mit den Schritten der Implementierung und zwar in der Reihenfolge, in der Archive folgerichtig damit konfrontiert werden können. Zu den wesentlichen Phasen der EAD-Implementierung und ihrer jeweiligen Komplexität lassen sich folgende drei Fragen stellen: 6 Sollen wir EAD implementieren? Wie erzeugen wir elektronische Findbücher? Wie verbreiten wir elektronische Findbücher? Die Entscheidung einer Institution, EAD zu implementieren, wird zumindest teilweise von praktischen Überlegungen beeinflusst. Dazu gehören so fundamentale Fragen wie z. B., ob die Institution bereits ein Erschließungsprogramm, mit dem sich Findbücher erzeugen lassen, die intern und hinsichtlich aufkommender nationaler bzw. internationaler Standards konsistent sind, besitzt oder die Voraussetzungen für die Einführung einer solchen Software hat. Andere Fragen drehen sich um Auftrag, Zielsetzung und Zielgruppe der Institution sowie darum, ob die EAD-Implementierung Auftrag und Zielsetzung fördern und der Zielgruppe dienen wird. Für viele Institutionen sind die Ressourcen ausschlaggebend: Haben wir das Personal, die technische Kompetenz sowie die Hard- und Software, um EAD zu implementieren? Falls nicht, gibt es ein gemeinsames Programm, an dem wir uns beteiligen oder das wir entwickeln können, um den Aufwand auf mehrere Institutionen zu verteilen? Da Archivmitarbeiter ständig über Änderungen, z. B. über die Weiterentwicklung der DTD, unvermeidliche Softwareaktualisierungen und andere Neuerungen, die technologische Werkzeuge mit sich bringen, auf dem Laufenden gehalten werden müssen, sollte man schließlich über die Frage nachdenken, ob die Institution in der Lage ist, ein EAD-Programm langfristig aufrechtzuerhalten. Ist einmal die Entscheidung zugunsten der Implementierung von EAD gefallen, sind u. a. folgende wichtigen Hürden bei der Erzeugung von EAD-kodierten Findbüchern zu bewältigen: Evaluierung der im jeweiligen Archiv üblichen Erschließungsverfahren, um konsistente Lösungen für die Umwandlung vorhandener Findbücher und zum Authoring neuer Findbücher in EAD zu entwickeln. Entscheidungsfindung über Regeln und Bestimmungen für Erschließungskonventionen und -stil, Auszeichnungstiefe, Zuweisung von Begriffen aus Normdaten sowie Beziehung zwischen EAD-kodierten Findbüchern und MARC-Titelaufnahmen. Wahl einer geeigneten Software zum Authoring von EAD-Dateien. 6 Fox, Michael: Implementing Encoded Archival Description: An Overview of Administrative and Technical Considerations, in: American Archivist 60 (1997) 2, S , S

13 Beschaffung (Download) der benötigten offiziellen Dateien, z. B. EAD-DTD und anderer Dateien für spezielle Softwareanwendungen und ordnungsgemäßes Laden dieser Dateien in die vor Ort vorhandene Umgebung. Validierung von EAD-Dateien mit Hilfe von SGML-Parsern. Schließlich müssen sich die Mitarbeiter des Archivs mögliche Verfahren für die Veröffentlichung und Verbreitung von elektronischen Findbüchern überlegen, um sie für Benutzer bereitzustellen. Genau wie für das Authoring von kodierten Findbüchern gibt es auch hier eine Vielfalt von Szenarios und Software, vom einfachen Verknüpfen von Findbüchern mit einer Webseite bis hin zum Einsatz von leistungsfähigen (und oft kostspieligen) Suchmaschinen, die es Benutzern erleichtern, geeignete Materialien aufzufinden. Alle Verbreitungsszenarios erfordern für die Interpretation der EAD-Kodierung für die öffentliche Darstellung und Recherchierbarkeit eine Kombination von Umwandlungsskripten und/oder Stylesheets. Daneben müssen ggf. auch Überlegungen zur Erstellung von Ausdrucken elektronischer Findbücher angestellt werden. 13

14 Grundlegende Konventionen Zum Verständnis zahlreicher Aspekte dieses Anwenderleitfadens müssen Sie einige grundlegende SGML-Konventionen verstehen. Dieser Abschnitt dient dazu als kurze Einführung. Genauere Angaben über SGML im EAD-Zusammenhang finden Sie in Kapitel 6. Elemente: Die EAD-Struktur besteht aus Datenfeldern, die als Elemente bezeichnet werden. Jedes Element erhält einen eindeutigen Namen, eine Abkürzung und eine Definition gemäß der EAD-Tag-Library. EAD-Elemente werden durch kurze alphanumerische Ausdrücke oder Tag-Namen dargestellt, die in spitzen Klammern (< >) stehen. Wenn im Anwenderleitfaden ein Element zum ersten Mal vorgestellt wird, sind sowohl sein Elementname als auch sein Tag-Name angegeben. Danach wird das Element nur noch mit seinem Tag-Namen bezeichnet. Beispielsweise sind bei der ersten Erwähnung eines bestimmten Elements sowohl der Elementname Laufzeit (Date of the Unit) als auch sein Tag-Name <unitdate> angegeben. Später wird das Element nur noch mit seinem Tag-Namen <unitdate> erwähnt. Einige EAD-Elemente sind als Hüllenelemente bekannt. Vor dem Einfügen von Text müssen sie ein weiteres Element enthalten. Ein Beispiel für ein Hüllenelement ist Gegenstände (Scope and Content) <scopecontent>. <scopecontent> muss ein Element namens Abschnitt (Paragraph) <p> enthalten, bevor Text eingegeben werden kann. Die meisten Elemente können entweder andere Elemente oder Text enthalten, aber nicht Beides. Jedes Textstück ist in einem kodierten Findbuch von einem oder mehreren EAD- Tags umgeben. Bisweilen ist eine bestimmte Information in mehreren Schichten von Tags verschachtelt. Die Beispiele des Anwenderleitfadens zeigen, wie der Findbuchtext zwischen dem Start- und dem End-Tag jedes Elements erscheint, z. B.: <date>1957</date> Dabei ist <date> für das Element der Start-Tag, 1957 der Findbuchtext und </date> der End-Tag. Anders als HTML, bei dem End-Tags wie bei <p> entfallen können, erlaubt SGML kein Weglassen von Tags. Jedes Element muss mit einem End-Tag abgeschlossen werden. Der Begriff Subelement erscheint im Zusammenhang mit dem weitergefassten Elternelement. Beispielsweise werden Archiv (Repository) <repository>, Provenienz (Origination) <origination> und alle weiteren Elemente, die innerhalb von Element Erschließungsangaben (Descriptive Identification) <did> verfügbar sind, als <did>- Subelemente bezeichnet. Jedes EAD-Element mit Ausnahme von <ead> ist ein Subelement eines oder mehrerer Elternelemente (<ead> ist das höchstrangige Element oder auch Dokumentelement in der EAD-DTD und hat daher keine Elternelemente). Attribute: Die meisten EAD-Elemente lassen sich mit Hilfe von Attributen modifizieren. Attribute spezifizieren zumeist die Bedeutung eines Elements. Einige Attribute werden allerdings auch zur Steuerung von Darstellung oder Recherchefunktionalitäten verwendet. Das Element Datum (Date) <date> kann z. B. 14

15 zur Kodierung von Datumsangaben verwendet werden, mit Ausnahme von denen, die mit der Laufzeit von Archivgut zusammenhängen (für diese wird <unitdate> verwendet). In einigen Fällen ist es erwünscht, anzugeben, was für eine Art von Datum kodiert wird, z. B. Geburtsdaten, Erscheinungsdaten oder Übernahmedaten. Dies geschieht mit Hilfe von Attributen. Bei der Verwendung von Attributen werden innerhalb des Start-Tags des Elements der Attributname und sein Wert genannt: <date type="publication"> Im vorstehenden Beispiel ist date der Tag-Name, type der Attributname and publication der Attributwert. Reihenfolge und Syntax sind stets gleich: Tag-Name, gefolgt vom Attributnamen, einem Gleichheitszeichen und schließlich dem Attributwert in Anführungszeichen. Mehrere Attribute können innerhalb des Start- Tags eines Elements nacheinander aufgeführt werden. Im Anwenderleitfaden werden Attributnamen stets durchgehend in GROSSBUCHSTABEN geschrieben. Attributwerte erscheinen in Anführungszeichen. Wird ein Attributname jedoch innerhalb eines Beispiels genannt, erscheint er in Kleinbuchstaben, um an die Darstellung in einem kodierten Dokument angepasst zu sein (wie im Beispiel oben). EAD verwendet sehr häufig Attribute, von denen die meisten optional sind (die einzigen erforderlichen Attribute sind Stufe (LEVEL) innerhalb von <archdesc> und Typ (TYPE) innerhalb von <dsc>. Vor allem die Attribute ermöglichen es, die Anzahl der in EAD benötigten Elemente zu begrenzen. Die Entwickler haben so weit wie es möglich war allgemeine Elementnamen geschaffen, um Begriffe der archivischen Fachterminologie zu vermeiden, die in bestimmten Institutionen oder auf internationaler Ebene unterschiedliche Bedeutung haben können. EAD ermöglicht es, speziellere Begriffe in einem Attribut auszudrücken. Zum Beispiel gibt es in Komponente (Component) <c> das Attribut LEVEL, das die Stufe d.h. eine bestimmte Komponente ob nun Serie, Untergruppe oder Teilserie innerhalb der Hierarchie eines Bestandes bezeichnet, weshalb in EAD keine gesonderte Serien-, Untergruppen- bzw. Teilserien-Elemente definiert werden mussten. Alle Attribute sind vollständig in der EAD-Tag-Library definiert. DTD: Die Struktur eines validen EAD-kodierten Findbuchs wird von der EAD- Dokumenttyp-Definition (DTD) bestimmt. Die DTD legt die Elemente fest und bestimmt die Reihenfolge, in der sie verwendet werden können, ob sie wiederholt werden können und welche Attribute es für jedes Element gibt. Die EAD-DTD ist recht anpassungsfähig und eignet sich für viele Arten von Altdaten ; 7 sie regt aber auch die Archivare dazu an, ihre Erschließungsverfahren zu standardisieren. Diese Flexibilität bewirkt, dass es oft mehrere Möglichkeiten zur Kodierung der gleichen Information gibt. In einem solchen Fall werden im Anwenderleitfaden die Optionen bei der Behandlung des Elements zusammen mit ihren Vor- und Nachteilen vorgestellt. Beispiele: Zu jedem der beschriebenen Elemente enthält der Leitfaden Beispiele für die Auszeichnung. Es ist zu beachten, dass diese Beispiele das erklärte Element 7 Der Begriff Altdaten dient zur Beschreibung von Findbüchern, die vor der Entwicklung von EAD geschaffen wurden. Derartige Findbücher müssen oft, um sich der hierarchischen Struktur und den Datenelementen von EAD anzupassen, in gewissem Maße umstrukturiert werden. 15

16 betreffen und ggf. erforderliche Elternelemente nicht mit einbeziehen. Drei vollständig kodierte Findbücher sind in Anhang E aufgeführt. Die EAD-Tag-Library enthält ebenfalls ein oder zwei Verwendungsbeispiele für die meisten Elemente. 16

17 Kapitel 1: EAD im Kontext: Archivische Erschließung und SGML 1.1. Einführung Die Entwicklung von archivischen Erschließungsstandards Die Entwicklung der archivischen Informationstechnik im Internet Warum SGML? Was ist XML? Beziehung zwischen MARC und EAD Sonstige Informationen zu EAD Literatur Webseiten Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten

18 1.1. Einführung Encoded Archival Description (EAD) ist ein Datenstrukturstandard zur Bewahrung der Hierarchie und zur Bezeichnung des Inhalts von Findmitteln zu Archivbeständen aus aller Welt. EAD ermöglicht die Verbreitung dieser Findbücher über das Internet und stellt, indem es eine stabile, nicht proprietäre Datenspeicherumgebung bereitstellt, aus der Daten ggf. zu anderen Softwareumgebungen übertragen werden können, auch ihre weitere Verfügbarkeit sicher. Technisch gesehen handelt es sich bei EAD um eine Dokumenttyp-Definition (DTD) zur Kodierung von archivischen Findbüchern, die nach den Syntaxregeln der Standard Generalized Markup Language (SGML) und der Extensible Markup Language (XML) geschrieben wurde. Die EAD-Tag-Library 8 enthält Namen und Definition aller in der DTD definierten Datenelemente. Der EAD-Anwenderleitfaden enthält Erklärungen und Anleitungen für Archivare, um die DTD bei der Kodierung von Findbücher adäquat und effektiv anwenden zu können. Diese drei Dokumente (die DTD, die Tag-Library und der Anwenderleitfaden) bilden die Gesamtdokumentation zu EAD Version 1.0. Im ersten Kapitel wird EAD in den größeren Zusammenhang anderer archivischer Standards gestellt. Es wird erklärt, warum SGML als technische Umgebung für EAD gewählt wurde. In diesem Kapitel wird hervorgehoben, dass die Entwicklung von EAD zwar in den USA den Anfang nahm und die Struktur in den Erschließungsverfahren dieses Landes verwurzelt ist, die Entwickler von EAD jedoch wichtige Konzepte der Internationalen Grundsätze für die archivische Verzeichnung (ISAD(G) 9, sowie Konzepte nationaler Erschließungsstandards, wie die kanadischen Rules for Archival Description (RAD) 10, berücksichtigt haben. Außerdem wurde den EAD-Elementen eine sprachneutrale Nomenklatur beigegeben, um terminologische Unterschiede zu umgehen und auf diese Weise die internationale Anwendung und Akzeptanz der DTD zu fördern. Der EAD-Entwicklungsprozess ist an anderer Stelle ausführlich dokumentiert worden. 11 Ein Aspekt ist jedoch im Rahmen des Anwenderleitfadens hervorzuheben, und zwar die Tatsache, dass sowohl die gedanklichen Grundlagen als auch die strukturellen Eigentümlichkeiten von EAD fest in archivischen Grundsätzen, Traditionen und Theorien verwurzelt sind. Die EAD-Entwickler analysierten archivische Findbücher sowie die Erschließungsgrundsätze gemäß dem o. g. Rahmenwerk (ISAD(G)), den RAD sowie dem Dokument Archives, Personal Papers, and Manuscripts (APPM). 12 Aus all diesem entwickelten und formulierten sie eine Reihe von Gestaltungsgrundsätzen, die konzeptionell so ausgerichtet sind, dass EAD auch künftig an die Realitäten vergangener und aktueller Theorie und Praxis angepasst werden kann Encoded Archival Description Tag Library, Version 1.0, ed. by Society of American Archivists, Chicago ISAD(G). General International Standard Archival Description, adopted by the Ad Hoc Commission on Descriptive Standards des International Council on Archives, Stockholm, Schweden, Januar 1993, Ottawa < 10 Rules for Archival Description, prepared by the Planning Committee on Descriptive Standards of the Bureau of Canadian Archivists, Ottawa Vgl. Pitti, Daniel V.: Encoded Archival Description. The Development of an Encoding Standard for Archival Finding Aids, in: American Archivist 60 (1997) 2, S Siehe außerdem die Hintergrundinformation zur Encoded Archival Description Official Web Site, Internet-Adresse: < 12 Hensen, Steven L.: Archives, Personal Papers, and Manuscripts. A Cataloging Manual for Archival Repositories, Historical Societies, and Manuscript Libraries, Chicago Encoded Archival Description Tag Library, Version 1.0, S

19 Ein wichtiger Grundsatz besagt, dass EAD sowohl die Erzeugung neuer Findbücher als auch die Konversion vorhandener Daten (auch als Altdaten bezeichnet) ermöglicht. EAD ist flexibel genug dafür. Zugleich soll es jedoch die strukturelle Einheitlichkeit der Findbücher fördern, weil die Entwickler der Ansicht sind, dass die Einhaltung eines konsistenten Datenmodells den erfolgreichen Austausch von Dokumenten zwischen den verschiedenen Archiven erhöht und eine größere Standardisierung der Findbücher im Allgemeinen eine positive Entwicklung darstellt. Ein weiterer wichtiger Entwurfsgrundsatz lautet dahingehend, dass obwohl ein großes und vielfältiges Spektrum an archivischen Erschließungsdaten existiert, EAD dazu bestimmt ist, Daten zur Unterstützung von Erschließung, Steuerung, Navigation, Indexierung und Online-Präsentation bzw. Ausdruck aufzubereiten. Es dient jedoch nicht dazu, notwendige Daten zum Einlagern, Ausheben und Reponieren von Archivalien im Rahmen des Bestandsmanagements zu erfassen und zu verwalten. 19

20 1.2. Die Entwicklung von archivischen Erschließungsstandards 14 Archive, Bibliotheken, Museen und andere Kultureinrichtungen haben den Zweck, Aufzeichnungen über die Tätigkeit des Menschen zu erhalten und zu schützen und sie für Forschung, Studium und zum Zweck der Beweisführung bereitzustellen. Zur Wahrnehmung dieser Aufgabe haben Archive seit langem viel Mühe darauf verwendet, die vorhandenen Bestände zu ordnen und zu verzeichnen und sie erstellten gleichförmige Findbücher, mit deren Hilfe Benutzer gewünschte Materialien auffinden können. Bis vor kurzem waren viele Findbücher jedoch noch nicht veröffentlicht und standen nur innerhalb eines Archivs zur Verfügung. Schon seit langem suchen Archivare nach einem kostengünstigen und effizienten Mittel, um ihre Unterlagen einen größeren Bekanntheitsgrad zu verschaffen. In den USA beispielsweise haben einige Archive Kurzbeschreibungen ihrer Bestände erstellt und veröffentlicht. Während der Weltwirtschaftskrise der 1930er Jahre finanzierte die US-Regierung eine Bestandserfassung von historischen Aufzeichnungen als Arbeitsbeschaffungsmaßnahme. Ende der 1950er Jahre wurden dann systematischere Bemühungen eingeleitet, um landesweit Kurzbeschreibungen von Unterlagen zusammenzustellen. Durch die 1959 begonnene Erstellung des National Union Catalog of Manuscript Collections, 15 auf die 1961 die Veröffentlichung von Hamers bahnbrechendem Guide to Archives and Manuscripts in the United States 16 folgte, wurden Standort und allgemeiner Inhalt der Handschriftensammlungen der beteiligten Archive bekannt. 17 So hilfreich diese papiergestützten Projekte auch waren, ermöglichte es Ende der 1970er Jahre erst das MARC-AMC-Format den Archiven, Bestandsangaben über nationale bibliografische Systeme weiter zu verbreiten. Die sich durch die Anwendung von MARC AMC 18 erstellten Titelaufnahmen machten es möglich, die Archivbestände mit der gleichen Flexibilität und Genauigkeit wie veröffentlichte Materialien zu durchsuchen. Trotz der Fortschritte von MARC AMC konnten die MARC-Titelaufnahmen nur Kurzinformationen über Bestände, nicht jedoch alle Daten eines detaillierten Findbuchs aufnehmen. Sie konnten allerdings auf vorhandene detaillierte papiergestützte Findbücher verweisen. Es war indessen weiterhin problematisch, dass die ausführlichen Papierfindbücher noch nicht Teil einer gemeinsamen Online-Umgebung waren. Dies war besonders unbefriedigend, da mittlerweile viele Findbücher mit Hilfe von Textverarbeitungs- oder Datenbanksystemen erstellt wurden. Wenn in den USA auch zahlreiche Archive das MARC-AMC-Format verwendeten, taten die meisten europäischen Institutionen dies nicht und arbeiteten statt dessen auf die Entwicklung von ISAD(G) hin, das 1993 vom International Council on Archives (ICA) eingeführt wurde. ISAD(G) legt 26 Elemente fest, die sich miteinander kombinieren lassen, um [auf beliebiger Ebene] eine archivische Einheit 14 Dieser Abschnitt wurde teilweise auf der Grundlage der folgenden Abhandlung erstellt: Hensen, Steven L.: 'NISTF II' and EAD: The Evolution of Archival Description, in: American Archivist 60 (1997) 2, S Library of Congress, Descriptive Cataloging Division, Manuscripts Section: National Union Catalog of Manuscript Collections. Washington Hamer, Philip: Guide to Archives and Manuscripts in the United States, New Haven Auch in anderen Ländern wurden wichtige Union-Listen erstellt. In Kanada z. B. war die umfassendste Veröffentlichung dieser Art vgl. Public Archives of Canada: Union List of Manuscripts in Canadian Repositories = Catalogue collectif des manuscrits archives canadiennes, ed. by Robert S. Gordon, Ottawa Zugriffsbegriffe aus Normansetzungen bestehen aus Normdaten wie Personen-, Familien- und Körperschaftsnamen, geografischen Namen, Themenansetzungen, Form- und Genresansetzungen usw., die gemäß Standards oder Regeln gebildet werden oder einem/einer angesetzten Thesaurus bzw. Liste entnommen werden. 20

21 zu beschreiben. 19 ISAD(G) bietet auch zahlreiche Definitionen für Begriffe der Archivterminologie und formuliert vier allgemeine Grundsätze, um Archivare mit der mehrstufigen Verzeichnung vertraut zu machen. Hauptmotiv für die Entwicklung dieses Standards war die Erkenntnis, dass ein gewisses Maß an Konsistenz bei der Erschließung erforderlich sein würde, um den Austausch und die Recherche von archivischen Informationen in archivübergreifenden und internationalen Verbundsystemen zu ermöglichen. EAD ist ein speziellerer Strukturstandard als ISAD(G), weil es sich auf einen bestimmten Typ eines archivischen Findbuchs konzentriert, der im Anwenderleitfaden auch als Inventar * oder Register ** bezeichnet wird. Wie bereits erwähnt, analysierten die Entwickler von EAD den Standard ISAD(G) genau und stellten sicher, dass seine Elemente in die EAD-Datenstruktur aufgenommen werden konnten. 20 Darüber hinaus ist EAD mit den Grundsätzen von ISAD(G) im Hinblick auf die mehrstufige Verzeichnung voll kompatibel. Die Übereinstimmung der Datenstrukturen von ISAD(G) und EAD ist ein wichtiger Grund für das international starke Interesse an EAD. Archivare, denen eine hierarchischen Datenstruktur wie EAD implementieren wollen und denen es an Kenntnissen über die mehrstufige Verzeichnung fehlt, werden feststellen, dass ISAD(G) einen wichtigen Rahmen für die Entscheidungsfindung im Zusammenhang mit EAD bieten kann. 19 ISAD(G), Regel I.2. * A.d.Ü.. englische Fassung: inventory. Inventory ist definiert als ein Findbuch, das mindestens eine Auflistung der Serien zu einem Bestand enthält. Vgl. A glossary of Archival and Records Terminology, ed. by Richard Pearce-Moses, < ** A.d.Ü.: original: register. Register ist definiert als Dokument, dass eine Liste von Einträgen enthält. Vgl. A glossary of Archival and Records Terminology, < Inventory und register sind spezielle Formen von Findmitteln (finding-aid). 20 Gegenüberstellung der Datenelemente von ISAD(G) und EAD siehe Anhang B. 21

22 1.3. Die Entwicklung der archivischen Informationstechnik im Internet 21 Die Entwicklung von EAD zusammen mit der Wachstum des Internets versetzt nunmehr Archive weltweit in die Lage, Informationen über ihre Bestände leichter zu verbreiten. Es lassen sich Systeme erstellen, mit deren Hilfe Benutzer alle Bestände eines einzigen Archivs (und bei Verbundsystemen sogar von mehreren Archiven) durchsuchen können, um Quellen zu jedem beliebigen Interessengebiet zu ermitteln und aufzufinden. Außerdem können Benutzer in einigen Umgebungen jetzt im Falle einer breit angelegten Suche nach Themen oder Namen über Hyperlinks von der MARC-Titelaufnahme zu EAD-Findbüchern und weiter zu Digitalisaten von Archivgut navigieren. Diese neue Entwicklung bietet uns die Gelegenheit, neue Konzepte dafür zu entwickeln, wie wir Benutzern sowohl langjährigen Archivnutzern als auch ganz neuen Zielgruppen Informationen liefern können. Die Archivare haben schnell erkannt, dass das Internet die Möglichkeit zur elektronischen Verbreitung von Findbüchern bot, und viele richteten rasch Gopher zu diesem Zweck ein. Die Ergebnisse dieser Versuche waren verlockend, aber letztlich entmutigend. Die Gophersoftware konnte Findbücher nur als einfache Textdateien verwalten, denen es an struktureller und typografischer Formatierung sowie an wichtigen Besonderheiten wie z. B. Fußnoten fehlte. Dadurch wurde es schwierig, in umfangreicheren Findbüchern zu navigieren. Dazu kam, dass es keinen Mechanismus gab, um die Findbücher mit entsprechenden MARC-Titelaufnahmen zu verknüpfen. Benutzer, die den Online-Katalog eines Archivs durchsuchten, mussten daher den Katalog verlassen und sich auf der Gopherseite anmelden, um zu prüfen, ob es ein Findbuch gab (für Personen, die auch nach der Bereitstellung von Web-gestützten Online- Katalogen noch Gopher verwendeten, entfiel dieses besondere Problem). Die Entstehung des World Wide Web Anfang der 1990er Jahre bot gegenüber Gopher bedeutende Vorteile. Die Hyper Text Markup Language (HTML), die SGML DTD (Dokumenttyp-Definition für Standard Generalized Markup Language), in der Web-gestützte Dokumente z. Z. kodiert werden, lieferte den Mechanismus zur Darstellung von Findbüchern mit zusätzlichen typografischen Nuancen und Navigationstechniken. Das Wesen des World Wide Web die Fähigkeit zum Erzeugen von dynamischen Hyperlinks zwischen Dokumenten, die an verschiedenen Orten gespeichert sind und die Entwicklung von Web-gestützten Online-Katalogen ermöglichten es, eine MARC-Titelaufnahme mit den dazugehörigen Findbüchern zu verknüpfen. Es wurde jedoch bald erkennbar, dass auch HTML erhebliche Grenzen hat. Das Hauptproblem besteht darin, dass HTML nur die prozedurale Kodierung zur Erleichterung einer verbesserten Anordnung und Gestaltung bietet. Logische Dokumentstrukturen oder -inhalte lassen sich nicht aussagekräftig kodieren. Beispielsweise lassen sich verschiedene Schriftgrößen für Überschriften oder Kursivdruck für formale Titel mit Hilfe von HTML mühelos darstellen. HTML kann jedoch keine scope and content note von einer Kurzbiografie, keinen Personennamen von einem geografischen Namen oder einen Titel von einem Datum unterscheiden. Daher ist HTML nicht in der Lage, die komplexen Inhalte und Strukturen von archivischen Findbüchern sichtbar darzustellen oder dauerhaft zu 21 Die Abschnitte 1.3 bis 1.5 stützen sich teilweise auf Daniel V.: Encoded Archival Description. The Development of an Encoding Standard for Archival Finding Aids, in: American Archivist 60 (1997) 2, S

23 speichern. Das bedeutet, dass HTML weder eine technisch hochentwickelte Suche oder Navigation ermöglichen noch die Beständigkeit von Daten sicherstellen oder die künftige Migration von Daten erleichtern kann. Dazu kommt noch, dass Grundregeln und -struktur von HTML zwar verhältnismäßig stabil sind, die zugehörige Entwicklungsumgebung jedoch recht flüchtig und eigentümlich ist und nicht die Verbindlichkeit eines Standards besitzt, die für erfolgreichen Informationsaustausch und Datenmigration von wesentlicher Bedeutung ist. 23

24 1.4. Warum SGML? Bei seiner Tätigkeit als Leiter des Berkeley Finding Aid Project, dem Vorläufer von EAD, stellte Daniel Pitti fest, dass SGML einen viel versprechenden Rahmen zur Überwindung der Mängel von Gophern und HTML darstellte, um archivische Findbücher über das Internet zu verbreiten. SGML ermöglicht nicht nur die vollständige strukturelle und inhaltliche Kodierung. In ihrem inhärent hierarchischen Ansatz zur Datenstruktur bildet sie auch die Informationshierarchien ab, die seit langem eine grundlegende Eigenschaft der archivischen Erschließung sind. Außerdem haben Archivare durch die frühere Implementierung von Standards wie MARC AMC und den verschiedenen, bereits genannten nationalen Inhaltsstandards den Wert von gemeinsam genutzten offenen Standards kennen gelernt. Daher musste es SGML sein, weil SGML ein Standard (ISO 8879) und offen ist (in dem Sinne, dass sie unabhängig von einer bestimmten gruppenspezifischen oder proprietären Softwareanwendung ist), und man kann eine SGML-Anwendung entwerfen, die sich speziell auf die Eigenschaften von archivischen Findbüchern konzentriert, anstatt ein in höherem Maße generalisiertes, für einen anderen Dokumenttyp entworfenes Schema nutzen zu müssen. Ein Beispiel für ein besonders generalisiertes Schema ist die Text Encoding Initiative (TEI), ein internationales Gemeinschaftsprojekt zur Entwicklung einer SGML-DTD für wissenschaftliche Texte. 22 Pitti prüfte TEI genau, weil es sich um eine bedeutende geisteswissenschaftliche DV-Initiative handelte. Schließlich stellte er jedoch fest, dass ihre Ziele mit den Bedürfnissen von Findbüchern nicht vereinbar waren. Das kam daher, dass TEI zur Kodierung von literarischen und anderen Texten gedacht war, und solche Dokumente unterscheiden sich erheblich von der Art beschreibender Metadaten, wie es archivische Findbücher sind. Daher enthält TEI viele Elemente, die in EAD nicht benötigt werden. Noch wichtiger war: für Findbücher benötigte Schlüsselelemente stehen in TEI nicht zur Verfügung. EAD wurde jedoch so gestaltet, dass es mit TEI so weit wie möglich kompatibel war. Die grundlegende TEI- Header-Struktur wurde in EAD aufgenommen, 23 und die Elementnamen und Attribute weichen so wenig wie möglich voneinander ab. Darüber hinaus hat es eine aktive Kommunikation zwischen den Entwicklern von EAD und TEI gegeben, um zu gewährleisten, dass EAD weiterhin ein kompatibler Teil des größeren Universums von geisteswissenschaftlichen DV-Initiativen bleibt. Wie oben erwähnt, ist SGML inhärent hierarchisch. EAD spiegelt die Fähigkeit einer gut entworfenen SGML-DTD wider, die intellektuellen und physischen Teile eines vorwiegend textgestützten Dokuments als gesonderte Felder oder Elemente zu identifizieren und dann Bestandteile oder Subelemente darin zu schachteln. Diese Verschachtelungsfähigkeit ermöglicht es Kodierern eines Findbuchs (und damit auch Benutzern, die das kodierte Findbuch online nutzen), zuerst mit Elementen auf hoher Ebene zu arbeiten, die einen Überblick über das Findbuch bieten, und dann nach und nach detailliertere Teile zu entfalten. Umgekehrt kann es eine spezielle Browser- Software ermöglichen, ein EAD-Findbuch unmittelbar auf Einzelstück- oder Aktenebene zu durchsuchen und dann die Suche zu erweitern oder in einen bestimmten Zusammenhang zu stellen, indem er andere Einzelstücke untersucht, die auf gleicher Ebene enthalten sind, oder sich in der Hierarchie weiter nach oben zu 22 Weitere Angaben siehe die Homepage der Text Encoding Initiative, < 23 Der EAD-Header <eadheader> ist in Abschnitt erläutert. 24