1. Mailbox-Zugriff einrichten, um die Einrichtung eines Mehrfachbenutzerkalenders zu ermöglichen

Transkript

1 Inhalt 1. Mailbox-Zugriff einrichten, um die Einrichtung eines Mehrfachbenutzerkalenders zu ermöglichen Erstellen und Freigeben eines Persönlichen Kalenders Planen von persönlichen / wiederkehrenden Terminen Planen von Terminen mit anderen Mitarbeitern Zurückziehen eines Termines Termine ändern Terminänderungen die Datum / Uhrzeit modifizieren Abonnieren eines Kalenders zur Anzeige deutscher Feiertage Erstellen einer Aufgabe incl. Teilaufgaben Erstellen eines Jobs für einen Mitarbeiter Gemeinsames Arbeiten an einer Jobliste über Vetretungszugriff... 51

2 1. Mailbox-Zugriff einrichten, um die Einrichtung eines Mehrfachbenutzerkalenders zu ermöglichen Beispiel: Benutzer Meier möchte Benutzer Müller Lesezugriff auf seinen Kalender gewähren Einstellungen im Konto Meier:

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4 Hier können ggf. auch andere Berechtigungen hinzugefügt werden.

5 Einstellungen im Konto Müller:

6 Mit Rechter Maustaste klicken, innerhalb eines beliebigen Kalenders im Reiter Mehrfachbenutzer- Spalten Es können nur Benutzer ausgewählt werden, die einem auch Berechtigungen erteilt haben, ansonsten erscheint die Fehlermeldung Zugriff verweigert.

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8 Falls gewünscht, kann der eigene Kalender ebenfalls in der Mehrfachbenutzeransicht angezeigt werden. Zur besseren Unterscheidung sollte jeder Kalender farblich gekennzeichnet werden.

9 Die Kennzeichnung der Kalender mit unterschiedlichen Farben führt zu einer besseren Übersichtlichkeit gerade in der Monatsansicht des Mehrfachbenutzerkalenders.

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11 2. Erstellen und Freigeben eines Persönlichen Kalenders Beispiel: Benutzer Müller erstellt einen persönlichen Kalender und gibt diesen Benutzer Maier über eine Freigabe zur Verfügung. Erstellen des Kalenders und Freigabe durch Benutzer Müller. Mit Rechter Maustaste auf Kalender klicken Gewünschten Namen vergeben und Entertaste drücken Auch diesen Kalender kann man farblich kennzeichnen! Zum Freigeben eines persönlichen Kalenders sind folgende Schritte auszuführen.

12 Mit der Rechten Maustaste auf den Kalender IT-Besprechungen klicken.

13 Hier lassen sich die Zugriffsrechte einschränken bzw. erweitern.

14 Der / die Mitarbeiter werden über die Freigabe per informiert > ein Kommentar lässt sich hier hinzufügen. Das Blaue Benutzersymbol zeigt an, dass dieser Ordner von Müller freigeben wurde.

15 Annehmen des Kalenders durch Benutzer Meier.

16 Das Rote Benutzersymbol zeigt an das dieser Kalender dem Benutzer Meier freigegeben wurde. Die Kalenderfarbe kann der Benutzer selbst bestimmen um auch diese Termine farblich zu kennzeichnen.

17 3. Planen von persönlichen / wiederkehrenden Terminen Beispiel: Planen eines persönlichen / wiederkehrenden Termine, an jedem ersten Montag im Monat für interne IT-Besprechungen.

18 Betreff, Ort, Anfangsdatum und Uhrzeit festlegen.

19 Gewünschte Einstellungen und Anzahl der Termine angeben.

20 Monatsansicht Benutzer Müller. Jahresansicht Benutzer Müller Hinweis: Da der Kalender IT-Besprechungen freigegeben ist, sind die Termine automatisch für den Benutzer Meier einsehbar

21 4. Planen von Terminen mit anderen Mitarbeitern Kalender auswählen, in diesem Beispiel ist es der Hauptkalender > gewünschten Tag auswählen und mit Rechter Maustaste klicken.

22 Standardmäßig ist der Ersteller eines Termines automatisch auch als Empfänger eingetragen. Beim Absenden des Termines wird dieser beim Ersteller automatisch bestätigt und entsprechend im Kalender eingetragen. Hier können die gewünschten Teilnehmer und auch Ressourcen ausgewählt werden. Nun den Betreff, das Datum und die Uhrzeit einstellen (siehe Kapitel 3). Um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, das alle den Termin bestätigen kann über die Terminsuche geprüft werden ob alle eingeladenen Benutzer / Ressourcen verfügbar sind.

23 In diesem Beispiel sieht man über die Terminzeitsuche, dass der Benutzer Meier zu dem Wunschtermin bereits belegt ist nun kann der Versender entscheiden ob er den Termin trotzdem versendet das Risiko das Benutzer Meier aber absagt ist so natürlich sehr hoch. Oder er sucht über die Schaltfläche Autom. Auswahl den nächstmöglichen Termin an den alle eingeladenen Mitarbeiter / Ressourcen frei sind.

24 Der nächstmögliche Termin in diesem Beispiel wäre der falls das für den Ersteller in Ordnung ist, können diese Einstellungen mit OK übernommen werden.

25 Der Termin wird automatisch als bestätigt beim Versender Müller eingetragen.

26 Benutzer Meier erhält automatisch folgende Informationen in seiner Mailbox: Im Kalender einen Termineintrag: Die kursive Schrift zeigt an, dass der Termin noch nicht bestätigt ist ist. In der Mailbox einen entsprechende Terminanfrage:

27 Der Termin kann hier auch Abgelehnt werden, in unserem Beispiel akzeptiert der Benutzer Müller den Termin. Die Terminanfrage wird automatisch aus der Mailbox entfernt, in der Kalenderansicht wird der Termin als bestätigt eingetragen.

28 Der Versender des Termines kann über die Eigenschaften des Kalendereintrages den Status des Termins herausfinden. Entweder über den Ordner Ausgangsnachrichten oder im Kalender durch rechten Mausklick > Eigenschaften.

29 5. Zurückziehen eines Termines Im o.g. Beispiel wurde der Termin von einem Teilnehmer abgelehnt. Je nachdem wie wichtig die Teilnahme dieser Person ist, kann natürlich der Termin mit den verbliebenen Teilnehmern durchgeführt werden oder der Termin kann auch komplett zurückgezogen werden.

30 Der Termin wird sofort aus allen Kalendern gelöscht, die Empfänger die den Termin bestätigt haben erhalten o.g. Nachricht.

31 6. Termine ändern Beispiel: Benutzer Meier hat einen Termin (Linux-Schulung) mit Benutzer Müller geplant und ändert diesen Termin. Benutzer Müller hat diesen Termin bereits bestätigt. Hinweis: Termine können immer nur vom Ersteller bearbeitet werden! Termin auswählen und die rechte Maustaste klicken.

32 Nun kann man den vorhanden Termin beliebig ändern, zunächst wird hier ein zusätzlicher Teilnehmer eingeladen und der Betreff angepasst. Folgendes passiert: - Beim Versender sind die Neuerungen sofort aktiv - Der neu hinzugefügte Teilnehmer erhält eine Termineinladung, die er bestätigen muss - Der Teilnehmer der den Termin bereits bestätigt hat sieht folgendes

33 Der Termin erscheint fettgedruckt ist aber immer noch bestätigt, da sich am ursprünglichen Datum nichts geändert hat. Der Fettdruck weist den Anwender nur daraufhin das sich Änderungen ergeben haben. Öffnet er den Termin wird auf die Änderungen hingewiesen. Danach wird der Termin wieder in normaler Schrift angezeigt.

34 7. Terminänderungen die Datum / Uhrzeit modifizieren

35 Folgendes passiert: - Beim Versender wird die Änderung sofort im Kalender ausgeführt - Bei Empfänger, der den Termin bereits bestätigt hat passiert folgendes Die Uhrzeitänderung wird sofort ausgeführt, allerdings wird der Termin kursiv angezeigt, d.h. der Empfänger muss den Termin neu bestätigen, bzw. kann diesen hier auch ablehnen.

36 In der Mailbox erhält der Empfänger eine neue Terminanfrage. Nach Bestätigung wird der Termin entsprechend im Kalender angezeigt.

37 8. Abonnieren eines Kalenders zur Anzeige deutscher Feiertage Ist der Groupwise-Client als primärer Mailclient in Windows eingerichtet erscheint automatisch folgendes Fenster.

38 Gewünschte Aktualisierungshäufigkeit anpassen, ggf. Ordnername anpassen. Diesen Kalender ebenfalls eine eindeutige Farbe zuordnen und im Hauptkalender anzeigen lassen

39 Somit können bei der Terminplanung alle vorgegenen Termin (zyklische Besprechungen, Feiertage, berücksichtigt werden, da sie sofort ersichtlich und auch farblich gekennzeichnet sind). Kalender lassen sich auch importieren (ics-format). Diese Kalender sind dann aber statisch während abonniere Kalender dynamisch sind.

40 9. Erstellen einer Aufgabe incl. Teilaufgaben Beispiel: Benutzer Meier muss bis Ende ein Backup-Konzept erstellen. Hierfür sind Aufgaben gedacht. Eine Aufgabe kann auch aus mehreren Teilaufgaben bestehen. Dies lässt sich in Groupwise ebenfalls berücksichtigen.

41 Bis der Job als erledigt gekennzeichnet wird, wandert der Job immer als aktueller Tageseintrag. Wird der definierte Endtermin überschritten, wird der Job durch die Farbe rot als überfällig gekennzeichnet. Jeder Job wird automatisch ein einem speziellen Ordner Jobliste angezeigt.

42 Ein Job ist nicht immer gleich zu 100% erledigt, hierfür kann man die Option %abgeschlossen nutzen. Damit dieser Status direkt in der Jobliste ersichtlich wird, ohne den Job zu öffnen kann man die entsprechende Spalte einblenden indem man mit der rechten Maustaste auf die Spaltenleiste klickt.

43 Oftmals besteht eine Aufgabe aus mehreren Unteraufgaben, diese kann man direkt im Joblisten- Ordner definieren. Aufgabe auswählen und mit rechter Maustaste anklicken. Beispiel Unteraufgaben. Jeder Unteraufgabe können ebenfalls unterschiedliche Daten vergeben werden bis wann diese Aufgaben zu erledigen sind.

44 Werden Teilaufgaben teilweise oder komplett erledigt, ändert sich automatisch auch der Wert %abgeschlossen der übergeordneten Aufgabe.

45 Sobald die Unteraufgaben ein Erledigen bis Datum haben, werden diese auch im Kalender angezeigt.

46 10. Erstellen eines Jobs für einen Mitarbeiter Ersteller Meier: Der Ersteller eines Jobs erhält keinen Eintrag in seinem Kalender bzw. Jobliste. Nur über den Ausgangsordner kann er den Status des Jobs prüfen. Empfänger Müller:

47 Hier hat der Empfänger wie bei einem Termin die Möglichkeit den Job abzulehnen. In unserem Beispiel nimmt Benutzer Müller den Job an. Die Benachrichtigung verschwindet automatisch aus der Mailbox und ein entsprechender Eintrag wird automatisch im Kalender und der Jobliste gemacht.

48 Der Empfänger kann jetzt wie bei einem selbst erstellt Jobs Unteraufgaben erstellen

49 Der Empfänger kann genauso mit dem Job arbeiten als hätte er diesen Job ursprünglich selbst erstellt. Prüfen des Jobstatus Der Aufgabensteller kann den Status des Jobs über seinen Ausgangsordner nachprüfen

50 Die vom Empfänger erstellten Unteraufgaben sind hier nicht im Detail ersichtlich. Es wird immer bei einer Änderung innerhalb des Jobs der Status %Erledigen aktualisiert.

51 11. Gemeinsames Arbeiten an einer Jobliste über Freigabe eines Ordners der als Joblisten-Ordner gekennzeichnet wurde Ist nur möglich, wenn derjenige dem ein Job zugewiesen wurde bzw. der einen Job erstellt hat Vertretungszugriff auf seine Mailbox gewährt. In diesem Beispiel gewährt Benutzer Müller, dem Benutzer Meier Zugriffsrechte auf seine Jobs (Lesen und Schreiben). Einstellung Benutzer Müller: Einstellung Benutzer Meier:

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53 Jetzt kann auf die Mailbox des Benutzer Müller über Vertretungszugriff zugegriffen werden. Dort hat Benutzer Meier Zugriff auf die Jobs. Hier sieht der Benutzer Müller nicht die Untereinträge, da diese als Empfängerlose s erstellt wurden um den Zugriff zu ermöglichen ist daher darauf zu achten Unteraufgaben als Nachrichtenkategorie Job zu erstellen sobald man diese über einen Vertretungszugriff gemeinsam bearbeiten möchte!!! So funktioniert es: Im Konto Benutzer Müller: Anlegen eines neuen empfängerlosen Jobs Diesen Job zu einer Unteraufgabe machen

54 Ggf. Reihenfolge anpassen Zugriff von Benutzer Meier auf Konto Müller über Vertretungszugriff: Die anderen Aufgaben sieht der Benutzer Müller trotz Zugriff auf die Aufgaben nicht je nachdem wie man die Unteraufgaben anlegt kann man so auch bestimmte Jobs ausblenden. Man muss nur wissen, welche Auswirkungen die unterschiedlichen Erstellungsmöglichkeiten eines Jobs hat.