Dienstanweisung zur Umlagepflicht nach dem AAG (U1/U2-Verfahren)

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1 Dienstanweisung zur Umlagepflicht nach dem AAG (U1/U2-Verfahren) Verfasser: Frau Pniok Stand Juli 2012 Stand: Seite 1 von 10 Vordr.-Nr. BTD015

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1. Vorbemerkung Allgemeines zum AAG U2-Verfahren Allgemeines zum U2-Verfahren Umlagepflichtige Beschäftigungsverhältnisse Anordnung Umsetzung in KIDIAP Zuständige Krankenkasse und Umlagesätze Umlagepflichtiges Arbeitsentgelt Erfassungsfenster 09a Ergebnisfenster Beitragsabführung Warnungsschlüssel und Plausihinweis Dokumentation (Einmalig programmgestützte Umstellung bei der Einführung) U1-Verfahren Allgemeines zum U1-Verfahren Umsetzung im Bezügezahlungsverfahren KIDICAP Anordnung Teilnahme U Erfassung Teilnahme U Seite 2 von 10

3 1. Vorbemerkung Diese Dienstanweisung (DA) ersetzt die Vorläufige DA zum U1/U2-Verfahren Stand Juli Die DA informiert über die Umlagepflicht U1 und U2 nach dem AAG und die verfahrenstechnische Umsetzung in KIDICAP. Für das Erstattungsverfahren bei Beschäftigungsverbot/Mutterschaft (U2-Verfahren) wird auf die DA AAG-Meldeverfahren (U2-Verfahren bei Mutterschutz) verwiesen. Informationen zum Erstattungsverfahren bei Arbeitsunfähigkeit (U1-Verfahren) folgen in Kürze. 2. Allgemeines zum AAG Mit Wirkung vom 1. Januar 2006 ist das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) in Kraft getreten. Das AAG regelt das Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit (U1-Verfahren) und das Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen für Mutterschaftsleistungen (U2-Verfahren). Die Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger haben in ihren Rundschreiben zum AAG vom 21. Dezember 2005 und den Ergänzungen dazu vom 13. Februar 2006 entsprechende Ausführungsbestimmungen erlassen. Die Rundschreiben stehen u. a. unter Fachthemen Rundschreiben Rundschreiben 2005 und 2006 zum Download zur Verfügung. Die Teilnahme am U1- und U2-Verfahren ist, soweit nicht die Ausnahmevorschriften des 11 AAG zur Anwendung kommen, kraft Gesetzes verpflichtend. Für Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes, die hinsichtlich der für die Beschäftigten des Bundes, der Länder oder der Gemeinden geltenden Tarifverträge tarifgebunden sind, findet grundsätzlich nur das U2-Verfahren Anwendung ( 1 Abs. 2 i. V. m. 11 AAG). Am U1-Verfahren nehmen nur Arbeitgeber teil, die maximal 30 Arbeitnehmer beschäftigen und nicht von der Ausnahmevorschrift des 11 AAG erfasst sind. Weitere Erläuterungen zum Umlage- und Erstattungsverfahren sind den o.a. Gemeinsamen Rundschreiben sowie den einschlägigen Besprechungsergebnissen der Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger zum AAG zu entnehmen. Seite 3 von 10

4 U2-Verfahren 3. U2-Verfahren 3.1 Allgemeines zum U2-Verfahren Beim U2-Verfahren erstatten die Krankenkassen mit Ausnahme der landwirtschaftlichen Krankenkassen den Arbeitgebern auf Antrag die im Falle von Mutterschaft entstandenen Arbeitgeberaufwendungen ( 1 Abs. 2 AAG). Dafür ist der Arbeitgeber verpflichtet, für seine Beschäftigten (außer für Beamte und Versorgungsempfänger) eine Umlage (U2) zu zahlen ( 7 AAG). Der Beschäftigte wird durch die Erhebung der U2-Umlage nicht belastet. Die U2- Umlage ist an die jeweils zuständige Krankenkasse abzuführen, in der Regel ist dies die Krankenkasse des Beschäftigten. Die U2-Umlage berechnet sich aus dem Umlagesatz der jeweiligen Krankenkasse und dem umlagepflichtigen Arbeitsentgelt des Beschäftigten. 3.2 Umlagepflichtige Beschäftigungsverhältnisse Grundsätzlich ist für jedes Beschäftigungsverhältnis die U2-Umlage zu erheben (= U2-Pflicht). Bestimmte Beschäftigungsverhältnisse sind von der U2-Pflicht ausgenommen, dazu zählen z. B. Beurlaubte Beamte, die in einem Beschäftigungsverhältnis stehen Bezieher von Vorruhestandsgeld 3.3 Anordnung Die Feststellung, ob ein Beschäftigungsverhältnis der U2-Pflicht unterliegt, trifft die Anordnenden Stelle. Die U2-Pflicht ist bei Neueinstellungen über das Feld "AAG-Pflicht" (Erfassungsfenster 09a) mit den Vordruck 3980 anzuordnen, Änderungen sind mit dem Vordruck 3971 im Feld "Begründung/Bemerkungen" anzuordnen. 3.4 Umsetzung in KIDIAP Die U2-Umlage wird aus dem Umlagesatz der zuständigen Krankenkasse (= Umlagekasse) und dem umlagepflichtigen Arbeitsentgelt des Beschäftigten ermittelt Zuständige Krankenkasse und Umlagesätze Als Umlagekasse wird die Krankenkasse des Personalfalls aus dem Fenster 09a übernommen. Die Umlagesätze der Umlagekassen sind in den Benutzerdaten hinterlegt und in der Krankenkassenliste (DZ-Portal Bezüge zentral Sozialversicherung Tabellen/Hilfen) aufgeführt. Seite 4 von 10

5 U2-Verfahren Umlagepflichtiges Arbeitsentgelt Als umlagepflichtiges Arbeitsentgelt wird grundsätzlich das Arbeitsentgelt, nach dem die Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung (RV) bemessen werden, herangezogen. Bei RV-freien Beschäftigten wird ein fiktives Arbeitsentgelt zugrunde gelegt, nach dem die RV-Beiträge im Falle des Bestehens von RV-Pflicht zu berechnen wären (z. B. bei geringfügig entlohnten Beschäftigten, bei kurzfristig Beschäftigten und anderen RV-freien Personalfällen). Bei Gleitzonenfällen wird die Umlage aus dem reduzierten Gleitzonenbrutto ermittelt. Bei ATZ-Fällen wird die Umlage vom Brutto-Teilzeit-Entgelt errechnet. Berücksichtigt werden die Arbeitsentgelte bis zur Beitragsbemessungsgrenze der RV (getrennt nach Rechtskreis Ost und West). Die U2-Umlage wird vom laufenden Arbeitsentgelt berechnet, einmalig gezahltes Arbeitsentgelt ist nicht zu berücksichtigen Erfassungsfenster 09a Die U2-Pflicht wird im Fenster 09a wie folgt erfasst: Feld AAG-Pflicht = 2 Feld Beitragssatz U2 = 1. Beitragssatz ERF09a Seite 5 von 10

6 U2-Verfahren Da es sich beim U2-Verfahren um eine Pflichtversicherung handelt, sind die Felder zum AAG grundsätzlich bei jedem Personalfall wie zuvor dargestellt zu füllen. Ist für den Personalfall ausnahmsweise keine Umlage zu erheben, z.b. bei Mitgliedern einer landwirtschaftlichen Krankenkasse (KVKasse 51XX), bei Beziehern von Vorruhestandsgeld (Personengruppe 108) bleiben die Felder zur AAG-Pflicht leer Ergebnisfenster ANZ 09, Reiter Umlageverfahren nach dem AAG Das Feld "AAG-Kasse" enthält die Krankenkasse, an die die Umlagebeiträge abgeführt werden. Dies ist in der Regel die KVKASSE des Personalfalls aus dem Fenster 09a. In dem Feld "U1-/U2-Brutto-2" wird das Umlagebrutto (vgl. Punkt umlagepflichtiges Arbeitsentgelt) angezeigt, aus dem sich die U1-/U2-Umlage errechnet. Im Feld "Prozentsatz" wird der Prozentsatz angezeigt, mit dem die U2-Umlage berechnet wurde. Im Feld "U2-Beitrag" wird das Ergebnis der abzuführenden U2-Umlage angezeigt (= "U1-/U2-Brutto-2" mal "Prozentsatz"). Seite 6 von 10

7 U2-Verfahren Ergebnis ANZ27 (Jahreswerte) Im Feld "U1-/U2-Brutto-2" wird die Jahressumme des Umlagebruttos angezeigt, aus dem sich die U2-Umlage berechnet. Im Feld "U2-Beitrag" wird der an die Umlagekasse abgeführte Beitrag angezeigt Beitragsabführung Die ermittelte U2-Umlage wird zusammen mit den Gesamtsozialversicherungsbeiträgen an die zuständige Krankenkasse abgeführt und in der Beitragsnachweisung berücksichtigt Warnungsschlüssel und Plausihinweis Es wird eine harte Fehlermeldung ausgegeben, wenn bei Personalfällen keine U2-Pflicht erfasst ist und keine erkennbaren Ausnahmetatbestände (vgl. Punkt 3.4.3) vorliegen: 09a AAG-Pflicht 14 Für den Personalfall muss AAG-Pflicht erfasst werden Die U2-Beitragssätze (aus dem Feld "Beitragssatz U2") sind in den Benutzerdaten hinterlegt. Die hinterlegten Umlagesätze sind der Krankenkassenliste (DZ-Portal Bezüge zentral Sozialversicherung Tabellen/Hilfen) aufgeführt. Wenn für eine Krankenkasse keine Umlagesätze in den Benutzerdaten vorhanden sind, erscheint bei den betroffenen Personalfällen entweder: Seite 7 von 10

8 U2-Verfahren im GUI-Dialog der Plausi-Hinweis 51 zu Maske 09a: "Beitragsgruppe im Objekt KKD nicht vorhanden" oder in der Warn- und Hinweisliste der Warnungsschlüssel 270: "Keine Umlagesätze bei Kasse vorhanden, BD oder PF überprüfen". Beide Hinweise beziehen sich nur auf die Benutzerdaten und können ignoriert werden Dokumentation (Einmalig programmgestützte Umstellung bei der Einführung) Im Abrechnungsmonat März 2006 wurden rückwirkend ab Januar 2006 programmgestützt für alle Arbeitgeber die Umlagen für das U2-Verfahren errechnet und abgeführt. Dafür wurde das Feld "LFG Pflicht" (ab KIDICAP Version umbenannt in "AAG-Pflicht") in Maske 09 bei allen Personalfällen, die in mindestens einem Zweig sozialversicherungspflichtig sind, mit Schlüssel "2" gefüllt. Geringfügig entlohnte und kurzfristig Beschäftigte wurden ebenfalls umgestellt. Personalfälle, die Mitglied einer landwirtschaftlichen Krankenkasse sind, wurden nicht umgestellt. Nach der Abrechnung März 2006 wurde eine Liste der nicht umgestellten Fälle erstellt. Die Liste war von den anordnenden Stellen zu prüfen. Soweit für nicht umgestellte Fälle die U2- Umlage erhoben werden sollte, war dies im Einzelfall anzuordnen (BADV-Schreiben D O /06 vom 9. Februar 2006). Seite 8 von 10

9 U1-Verfahren 4. U1-Verfahren 4.1 Allgemeines zum U1-Verfahren Beim U1-Verfahren ( 1 Abs. 1 AAG) erstatten die Krankenkassen mit Ausnahme der landwirtschaftlichen Krankenkassen den Arbeitgebern auf Antrag die im Falle der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall entstandenen Arbeitgeberaufwendungen bis zu maximal 80 % (Erstattungsprozentsatz). Im Falle der Teilnahme am U1-Verfahren ist der Arbeitgeber verpflichtet, für seine Beschäftigten eine Umlage (U1) zu zahlen ( 7 AAG). Der Beschäftigte wird nicht belastet. Die Krankenkassen bieten in der Regel mehrere U1-Umlagesätze mit unterschiedlichen Erstattungsprozentsätzen zur Auswahl an. Am U1-Verfahren nehmen nur Arbeitgeber teil, die maximal 30 Arbeitnehmer beschäftigen und nicht von der Ausnahmevorschrift des 11 AAG erfasst sind. Nach 11 AAG sind die Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes, die hinsichtlich der für die Beschäftigten des Bundes, der Länder oder der Gemeinden geltenden Tarifverträge tarifgebunden sind, vom U1-Verfahren ausgenommen. Ist ein Arbeitgeber nicht vom U1-Verfahren nach 11 AAG ausgenommen, so bestimmt sich die Feststellung der Umlagepflicht nach 3 AAG. Die anordnenden Stellen wurden mit BADV-Schreiben D O /06 vom 9. Februar 2006 aufgefordert, die Verpflichtung zur Teilnahme am U1-Verfahren in eigener Zuständigkeit zu prüfen. Im Zweifelsfall ist ein Antrag auf Erteilung eines Feststellungsbescheides bei der zuständigen Krankenkasse zu stellen. Das BADV-Schreiben ist im DZ-Portal unter Bezüge zentral Sozialversicherung Hinweise/News eingestellt. Wenn eine Teilnahmeverpflichtung besteht, ist dies schriftlich anzuordnen mit Angabe des maßgeblichen Erstattungsprozentsatzes je betroffener Krankenkasse. 4.2 Umsetzung im Bezügezahlungsverfahren KIDICAP Anordnung Teilnahme U1 Zur verfahrenstechnischen Umsetzung der Teilnahme eines Arbeitgebers am U1-Verfahren sind dem BADV (K 2.15 oder hotline-kidicap@badv.bund.de) folgende Angaben zu übermitteln: Die Teilnahmeerklärung am U1-Verfahren des betroffenen Arbeitgebers Eine Auflistung aller betroffenen Krankenkassen bei diesem Arbeitgeber und der jeweils zutreffende U1-Beitragssatz Datum ab wann die U1-Beitragssätze in KIDICAP zu hinterlegen sind Die U1-Beitragssätze der betroffenen Krankenkassen werden anhand der o. a. Angaben in die Benutzerdaten von KIDICAP eingepflegt. Seite 9 von 10

10 U1-Verfahren Erfassung Teilnahme U1 Bei den betroffenen Personalfällen sind in ERF09a folgende Erfassungen vorzunehmen: Feld AAG-Pflicht Feld Beitragssatz U1 Merkmal 3 (U1 und U2 Pflicht liegt vor) der zutreffende Beitragssatz ist auszuwählen. Die U1-Beitragssätze sind in gleicher Reihenfolge wie unter Beitragssatzabfrage dargestellt in den Benutzerdaten von KIDICAP hinterlegt. Feld Beitragssatz U2 1. Beitragssatz Wenn das Feld AAG-Pflicht mit 3 gefüllt und ein U1-Beitragssatz ausgewählt wurde, werden die U1-Beiträge maschinell ermittelt und monatlich zusammen mit den Gesamtsozialversicherungsbeiträgen abgeführt. Seite 10 von 10