OVIDIUS XML solutions that work

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1 TCTOOLBOX

2 ÜBER OVIDIUS OVIDIUS XML solutions that work Die Ovidius GmbH mit Sitz in Berlin entwickelt XML-basierte Lösungen und Redaktionssysteme für die Technische Dokumentation. Mit unserem Angebot richten wir uns an Unternehmen mit komplexen Dokumentationsanforderungen, insbesondere die Luftfahrt- und Verteidigungsindustrie, den Maschinen- und Anlagenbau, die Elektro- und Elektronikindustrie sowie die IT-Branche. Wir kombinieren Standardwerkzeuge zu Systemen, die präzise auf die Anforderungen unserer Kunden zugeschnitten, modular und skalierbar sind. Dabei koppeln wir unsere eigenen Systeme mit den besten am Markt verfügbaren XML-Werkzeugen und realisieren damit integrierte Komplettlösungen. Die von den Kunden getätigten Investitionen in Software und Information werden geschützt und ein schneller Return-on-Investment gesichert. Auch als Experte für komplexe Konvertierungsprozesse und -lösungen haben wir uns einen Namen gemacht. Die Transformationssoftware MetaMorphosis von Ovidius ist in über 20 Ländern erfolgreich im Einsatz. Seit der Gründung 1996 durch Klaus Fenchel, wuchs Ovidius kontinuierlich und vergrößerte das Produktspektrum zielgerichtet. Durch die Übernahme der Schweriner EasyBrowse GmbH Anfang 2008, wurde die fachliche Kompetenz sinnvoll erweitert. Mit den Produkten von EasyBrowse bieten wir die integrierte Komplettlösung für die mobile Nutzung von Dokumentation und die Integration der Dokumentation mit weiteren Systemen wie Ersatzteilkatalogen und Serviceinformationssystemen. Ovidius ist erster Ansprechpartner bei allen Fragen rund um die Technische Redaktion mit XML.

3 DIENSTLEISTUNG & SERVICE Beratung Durch langjährige Erfahrung in unseren Fokusbranchen kennen wir die passenden Werkzeuge genau inklusive deren Stärken und Schwächen. Planung Bei der Planung von XML-Anwendungen berücksichtigen wir die internen Informationsstrukturen genauso wie den Workflow im Unternehmen. Dabei haben wir Ihre strategischen, organisatorischen und wirtschaftlichen Ziele fest im Blick. Anwendungsentwicklung und Systemintegration Pauschal, Baukasten oder ganz individuell? Unsere Produkte und Lösungen sind auf Ihre Anforderungen abgestimmt und nicht umgekehrt. Konvertierung nach XML Wir gewährleisten eine sichere Überführung Ihrer Altdaten sowie strukturierte, leistungsfähige neue Datenstrukturen. Training & Support Wir unterstützen Sie nicht nur bei der kritischen Phase der Einführung, sondern betreuen das System durch seinen gesamten Produktlebenszyklus. Selbstverständlich vermitteln wir Ihnen und Ihren Mitarbeitern auch das notwendige Fachwissen.

4 TCTOOLBOX Ovidius TCToolbox Ihr XML-basiertes Redaktionsystem Ovidius TCToolbox ist von Grund auf für die Anforderungen in der Technischen Redaktion konzipiert. Branchenanwendungen für die Luftfahrt, den Maschinen- und Anlagenbau, die Soft- und Hardwaredokumentation sowie die Automobilindustrie erlauben einen schnellen Start in die Produktivität. TCTOOLBOX EIGNET SICH INSBESONDERE, WENN große Dokumente aus Komponenten aufzubauen sind, Dokumente in verschiedenen Sprachen und Medien verwaltet und publiziert werden, kunden- oder anlagenspezifische Dokumentationen aus einem Master erzeugt werden sollen, Schnittstellen mit anderen Systemen wichtig sind, Informationen aus externen Datenbanken mit XML-Dokumenten kombiniert werden müssen und eine zeitnahe und kostengünstige Produktion gefragt ist. Dabei stehen für uns bei jedem Projekt Ihre spezifischen Anforderungen im Mittelpunkt.

5 TCTOOLBOX FLEXIBLE LÖSUNGEN FÜR IHR BUDGET, IHRE ORGANISATION UND IHRE BEDÜRFNISSE Für Ihre spezifischen Anforderungen bieten wir verschiedene Modelle für die Nutzung von TCToolbox sowie die Unterstützung beim Betrieb des Systems und der redaktionellen Arbeit. Sie kombinieren selbst, wie Ihre individuelle redaktionelle Lösung aufgebaut sein soll: Kaufen, mieten oder Mietkauf? Sie entscheiden über das tatsächliche Investment und die Laufzeit des gewählten Modells. Inhouse-Installation oder Hosting? Wir bieten sowohl vor-ort-installation als auch Serverhosting über einen erfahrenen Provider an. Service Level Agreement (SLA) oder Standardsupport? Sie benötigen Unterstützung? Dann bestimmen Sie selbst die Reaktionszeiten und die Verfügbarkeit des Ovidius- Kundensupports. Redaktionelle Dienstleistungen? Zusammen mit erfahrenen Partnerfirmen bieten wir Komplettlösungen inklusive redaktioneller Dienstleistungen, Übersetzungsservices und Beratungsleistungen an.

6 TCTOOLBOX EINEN SCHRITT VORAUS TECHNISCHE QUALITÄT VON OVIDIUS TCToolbox verwaltet wiederverwendbare Komponenten (XML-Dokumente). Diese können durch Drag & Drop oder automatisiert zu kompletten Handbüchern zusammengestellt werden. Auf Basis dieser Handbücher werden sprach- und medienspezifische Publikationen erzeugt. Das Redaktionssystem basiert auf einem bewährten Informationsmodell, das die Anforderungen der Technischen Redaktion abbildet. Dazu zählen unter anderem: Flexible Verwaltung von Informationsbausteinen Wiederverwendung von Informationen Volle Kontrolle über Querverweise Teamarbeit an einer Dokumentation, mit einer klaren Rollenverteilung und mit der notwendigen Sicherheit vor Informationsverlust Unterstützung des Übersetzungsprozesses übersetzt wird nur, was geändert wurde Arbeiten an verschiedenen Standorten direkt über das Internet und VPN oder mit Terminalserver Branchenspezifische Highlights sind beispielsweise die im Maschinen- und Anlagenbau oft geforderte Arbeit mit maschinenoder kundenspezifischen Varianten oder das standardisierte Revisionsmanagement von Handbüchern für die Luftfahrt. VARIANTEN DER VIELFALT HERR WERDEN Viele Unternehmen stellen Produkte her, die sich durch kleinere oder größere Abweichungen unterscheiden. Um nicht unzählige Produktdokumentationen zu erstellen, wird eine Basisdokumentation erstellt. In den Modulen der Basisdokumentation werden Produktvarianten ausgezeichnet und parallel verwaltet. Über Variablen lassen sich variantenspezifische Werte wie Maße und Gewichte dynamisch einspeisen. Ein intelligenter Publikationsprozess setzt die Module zusammen, entfernt nicht erforderliche Varianten und integriert Variablen. Ovidius TCToolbox wird mit einer Dokumentstruktur geliefert, in der die Variablen- und Variantensteuerung eingebunden ist.

7 TCTOOLBOX ÄNDERUNGSKONTROLLE ALLE ANGABEN MIT GEWÄHR TCToolbox ermöglicht ein intelligentes Versionsmanagement. Die komplette Versionsgeschichte eines Dokuments lässt sich einsehen und nachvollziehen: Wer hat wann was geändert. Aktuelle Versionen können über eine Differenzansicht mit vorhergehenden verglichen werden. So lassen sich Änderungen schnell überprüfen und, falls nötig, korrigieren. Ist eine Version zur Publikation freigegeben, lässt das System keine Überarbeitung mehr zu. Diese Funktion sorgt für die Revisionssicherheit und Langlebigkeit der erstellten Dokumentationen. EDITIEREN ÜBERSETZEN PUBLIZIEREN Ein Ziel des Standards XML ist es, ein offenes Datenformat zu schaffen, das mit Werkzeugen beliebiger Hersteller bearbeitet werden kann. Ovidius setzt eine kleine Anzahl von bewährten und leistungsfähigen Fremdprodukten ein, um integrierte Komplettlösungen für die Technische Dokumentation zu ermöglichen. Als Editoren setzen wir unter anderem FrameMaker und XMetaL ein. Mit Trados und Across Language Server unterstützt Ovidius zwei der leistungsfähigsten Übersetzungssysteme am Markt. Insbesondere die enge Integration von Across Language Server in TCToolbox verschafft Unternehmen Vorteile im Workflow und in der Qualitätssicherung. WEB-BASIERTER REVISIONSZYKLUS Anstatt Änderungswünsche per , PDF, Telefon oder fliegenden Zetteln entgegenzunehmen, hilft unser web-basiertes Änderungs- und Freigabesystem ARC-Desk, Ordnung in den Änderungszyklus zu bringen: Änderungswünsche können direkt an der zu ändernden Stelle im Dokument eingebracht werden sie können diskutiert und akzeptiert werden. Danach werden sie vom Redakteur eingearbeitet und als erledigt markiert. Auf Wunsch können sie am Ende wieder web-basiert überprüft und freigegeben werden.

8 TCTOOLBOX ANBINDUNG ANDERER SYSTEME Verschiedene leistungsfähige Publikationswerkzeuge arbeiten mit Ovidius TCToolbox Hand in Hand und ermöglichen das effiziente Publizieren von Produktinformationen in verschiedenen Medienformaten. Unser Tochterunternehmen EasyBrowse ergänzt unser Produktportfolio durch ausgereifte Werkzeuge für die elektronische Publikation von Daten von der CD-ROM bis hin zur Portallösung. Außerdem lassen sich beliebige Satzsysteme problemlos in TCToolbox einbinden: Von Standardprojekten mit Microsoft Word bis hin zu aufwändigen Publikationen mit XSL-FO-basierten Prozessoren, FrameMaker oder weiteren Profisatzsystemen. Durch langjährige Erfahrung ist Ovidius in der Lage, die optimale Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden. Ihr Vorteil: automatisierte Abläufe und ein stets hochwertiger Satz.

9 TCTOOLBOX PUBLIKATIONSWERKZEUG EINSATZGEBIET BESONDERHEITEN AntennaHouse XSL-Formatter Printpublikation Standardbasiertes Satzsystem für vollautomatische Satzprozesse in allen Sprachen Adobe FrameMaker Printpublikation Leistungsfähiges DTP-Werkzeug mit ausgereiften XML-Fähigkeiten und hohem Automatisierungspotential, z. B. durch Kombination mit Miramo Turnkey TopLeaf Printpublikation High-end Satzssystem für vollautomatischen Loseblattsatz mit integrierter PDF-Erzeugung EasyBrowse EB.Suite elektronische Publikation Erstellung mobiler Dokumentation (web-basiert oder auf Windows-, iosund Android Tablets); Integration mit elektronischen Ersatzteilkatalogen und Werkstattinformationssystemen Ovidius XHelp elektronische Publikation Generator für Online und Offline Hilfesysteme, z.b. HTML-Help, Web Help, Java Help, Oracle Help, Eclipse Help oder integrierte Hilfesysteme für Maschinen und Anlagen Ovidius XWord Printpublikation Generator für die Erzeugung des Microsoft Word 2010-kompatiblen WordML-Formats Datazone Miramo Printpublikation Leistungsfähige Automatisierungskomponente für FrameMaker Server Portamis LA Engine Printpublikation Template-basiertes Satzsystem. Ermöglicht sowohl vollautomatischen Satz als auch Benutzerinteraktion

10 TCTOOLBOX TCTOOLBOX PUBLIKATIONSSERVER In der Technischen Redaktion kann die Produktion der Publikationen bei einer Vielzahl von neuen Handbüchern und zu erstellenden Updates erhebliche Ressourcen im finalen Publikationslauf binden. Eine Lösung für die teilweise komplexen Publikationsprozesse bietet der TCToolbox Publikationsserver. Hier werden Publikationsprozesse von den einzelnen Clients der eingebundenen Redakteure auf einen Server verlagert. Die Publikationen werden dort zentral gestartet und erfolgen vollautomatisiert. Mit dem Einsatz des TCToolbox Publikationsservers können Anwender personelle Aufwände verringern, während gleichzeitig das Publikationsvolumen erhöht wird. Der Publikationsserver kann auf geeigneter Server-Hardware Publikationsprozesse parallelisieren. Die Anwendung ist als Zusatzmodul für jede TCToolbox-Installation erhältlich.

11 ANWENDERBERICHT Redaktionssystem der Ovidius GmbH im Einsatz bei Bachmann electronic RÜCKENWIND MIT XML Die Bachmann electronic GmbH mit Sitz im österreichischen Feldkirch hat sich in den letzten Jahrzehnten zu einem international tätigen High-Tech-Automatisierungs-Unternehmen mit Repräsentanzen in Deutschland, Dänemark, den Niederlanden und Tschechien entwickelt. Mit neuen Niederlassungen in China, Indien und den USA setzt Bachmann seine Expansionsstrategie weiter fort. Die Anforderungen an die technische Dokumentation steigen dabei stetig. Für jedes Produkt und jede Produktvariante müssen Anleitungen und Handbücher in der jeweiligen Landessprache erstellt werden. Um diese Herausforderung erfolgreich bewältigen zu können, setzen die Österreicher auf Datenerhaltung in XML (Extensible Markup Language) und das Redaktions- und Content-Management-System TCToolbox der Berliner Ovidius GmbH. Seit knapp vierzig Jahren entwickelt, produziert und vertreibt Bachmann electronic Automatisierungslösungen im Hard- und Softwarebereich. Weltweit führende Unternehmen des Anlagenbaus und der Energie- und Umwelttechnik verwenden heute Bachmann-Steuerungen in ihren Systemen. Im Bereich Windenergie haben sich die durchgängigen Systemlösungen des Automatisierungsspezialisten als Industriestandard und das Unternehmen selbst mit einem Marktanteil von rund 40 Prozent als Marktführer etabliert.

12 ANWENDERBERICHT TECHNISCHE REDAKTION BEI BACHMANN ELECTRONIC Die Anforderung, die der Betrieb moderner Windenergieanlagen an Steuerungssysteme stellt, ist immens. Ständig müssen Umweltbedingungen, Temperaturen, Hydraulikwerte und Drehzahlen überwacht werden, um bei kritischen Werten rechtzeitig eingreifen zu können. Neben Steuerungsaufgaben sind es Aufgaben im Bereich Datenverarbeitung, Messtechnik und Regelung, die es parallel zu bewältigen gilt. Hierfür bedarf es eines Prozessrechners mit Steuerungsanteilen, der unter anderem die Stellung der Rotorblätter in Echtzeit an das Windangebot anpasst. Gleichzeitig muss die Kommunikation mit übergeordneten Netzen wie dem Windparkleitrechner gewährleistet sein. Die Komplexität solcher Automatisierungslösungen findet ihre Entsprechung im enormen Umfang der technischen Dokumentationen. Gemäß des Unternehmensportfolios ergeben sich zwei Bereiche der technischen Dokumentation: die Beschreibung der Hardwarekomponenten, die allgemein die Leistungsparameter, den Ein- und Ausbau und die Wartung umfasst, sowie die Beschreibung der Softwarekomponenten, soweit diese über eine Benutzeroberfläche verfügen. Der Softwareanteil liegt in der Dokumentation bei Bachmann inklusive der Bibliotheken und Programmierumgebung bei etwa 75 Prozent. VON WORD ZU XML Bevor die Entscheidung für ein Redaktionssystem fiel, wurden alle Dokumentationen im Dateisystem verwaltet. Das war nicht nur extrem unübersichtlich, es brachte auch zunehmend mehr Probleme mit sich, gerade wenn es darum ging, den verschiedenen Dokumenten die entsprechenden Übersetzungen zuzuordnen. Durch die internationale Ausrichtung Bachmanns müssen viele verschiedene Sprachen bedient werden. Neben Englisch sind im Zuge der Erschließung asiatischer Märkte auch noch Chinesisch und Indisch für die Zukunft vorgesehen. Um eine zukunftssichere Verwaltung der stetig wachsenden Datenmenge sowie eine kostengünstige und einfache Einbindung des Übersetzungsprozesses zu gewährleisten, war die Umstellung auf ein anderes System unabwendbar.

13 ANWENDERBERICHT Bei der Verwirklichung des anspruchsvollen Vorhabens setzte Bachmann auf das Datenformat XML. XML hat gegenüber dem bisher verwendeten proprietären Format Word den Vorteil, dass es eine klare Trennung von Inhalt und Struktur erlaubt. Da es sich um ein offenes Format handelt, lässt es sich mit Werkzeugen beliebiger Hersteller bearbeiten. Außerdem sind Daten in XML medienneutral, so dass Dokumente problemlos in verschiedenen Ausgabeformaten publiziert werden können. Im Zusammenspiel mit einem Redaktionssystem bietet XML die Möglichkeit, umfangreiche Dokumentationen in Module zu gliedern. Diese können von mehreren Redakteuren gleichzeitig bearbeitet und in vielen Kontexten wiederverwendet werden. Auch der Übersetzungsprozess wird auf diese Weise deutlich vereinfacht: Durch die Modularisierung ist es möglich, nur noch diejenigen Textbausteine zur Übersetzung zu geben, die sich seit der letzten Übersetzung verändert haben. TCToolbox Ansicht Editorfenster (XMetaL Author) mit Tags-on-View

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15 ANWENDERBERICHT REDAKTIONSSYSTEM ERSCHLIESST EINSPARPOTENZIALE Um diese Wiederverwendungsmöglichkeiten für sich nutzbar zu machen, entschied sich Bachmann nach reiflicher Prüfung des Marktes für den Einsatz des XML-basierten Redaktionssystems des Berliner Unternehmens Ovidius. Neben dem guten Preis-Leistungs-Verhältnis hat uns vor allem die Benutzerfreundlichkeit der Lösung überzeugt, beschreibt der Projektleiter den Entscheidungsprozess. Mit TCToolbox lassen sich Redaktionsprozesse standardisiert optimieren und automatisieren. Zur Erstellung und Bearbeitung der Module wird der integrierte XML-Editor XMetaL verwendet. Eine vorkonfigurierte DTD (Document Type Definition) deckt die Grundanforderungen in der technischen Dokumentation ab. Gleichzeitig ermöglicht TCToolbox die Integration von Drittsystemen. Als Standard ist eine Schnittstelle zum Translation-Memory-System Across integriert. So können Übersetzungsjobs aus TCToolbox in Across angelegt, ihr Status abgefragt und nach Fertigstellung wieder in TCToolbox importiert werden. Umständliche Exporte mit manuellem Versand per und Import der übersetzten Fragmente gehören somit der Vergangenheit an. Bevor das Redaktionssystem bei Bachmann in Betrieb genommen werden konnte, musste die Konvertierung der Altdaten erfolgen. Für diese Aufgabe haben wir Ovidius damit beauftragt einen Konverter zu schreiben, um die Daten nicht manuell von Word nach XML überführen zu müssen, erinnert sich der Projektleiter. Dieser Konverter war dann so schnell einsatzfähig, dass wir die Überführung der Daten innerhalb kürzester Zeit abschließen konnten. Die anschließende Installation von TCToolbox ging ähnlich schnell vonstatten. Die gesamte Umstellung vom ersten Kontakt im Oktober 2006 bis zur tatsächlichen Nutzung der Software dauerte wenige Monate, äußert sich der Projektleiter über die Zusammenarbeit mit der Ovidius GmbH.

16 ANWENDERBERICHT FLEXIBLE PUBLIKATIONEN TCToolbox erleichtert nun die tägliche Arbeit der technischen Redakteure. Die Zeiteinsparung ist wirklich enorm. Für die Publikation im alten Stil haben wir pro Sprache eine Woche benötigt. Mit dem Redaktionssystem schaffen wir zwei Sprachen innerhalb eines Tages, so der Projektleiter. Übersetzte Textteile müssen zudem nicht neu gesetzt werden. Das Layout wird beim Übersetzungsprozess aufgrund des Einsatzes von XML nicht verändert. Neben Texten sind umfangreiche Grafiken Bestandteil der Bachmannschen Dokumentationen; sie liegen im Gigabyte-Bereich in unterschiedlichen Auflösungen und Formaten vor. Durch den Einsatz von TCToolbox, die auch Grafiken verwaltet, behält die Redaktion stets den Überblick darüber, in welchen Produktbeschreibungen welche Grafiken integriert sind. Da diese genau wie Textbausteine als eigenständige Objekte behandelt werden, sind sie ebenso flexibel einsetzbar wie XML-Fragmente. TCToolbox Ansicht mit Publikationsdefinition (links), Strukturbaum (Mitte) und Dokumentvorschau (rechts)

17 ANWENDERBERICHT Eine weitere Neuerung, die mit TCToolbox bei Bachmann Einzug gehalten hat, ist die elektronische Bereitstellung von Produktbeschreibungen und Bedienungsanleitungen. Zielformate für die elektronische Verteilung sind PDF, HTML und HTML-Help. Auch ein spezielles Anliegen der technischen Redakteure konnten die XML-Spezialisten von Ovidius realisieren: Aus dem Online-Hilfeformat HTML-Help, lässt sich durch Verlinkung zu einem PDF-Dokument direkt eine optisch ansprechende Druckversion generieren. Dies steigert nicht nur die Druckqualität um ein Vielfaches. Die Verwendung eines Wasserzeichens lässt darüber hinaus auch die Rückversicherung zu, ob es sich beim vorliegenden Dokument um eine gültige Version handelt. Die Optimierung der Redaktionsprozesse ist auch zukünftig ein Thema: Wir erweitern das Redaktionssystem dahin gehend, dass es möglich ist, Review-Dokumente zu generieren, die Änderungen gegenüber der Vorgängerversion farblich kennzeichnen. Dadurch profitieren unsere Entwickler von der verbesserten Lesbarkeit und schnelleren Auffindbarkeit der überarbeiteten Textstellen. Die Basis für eine effiziente und kostengünstige technische Dokumentation ist mit der Datenverwaltung im XML-basierten Redaktionssystem in jedem Fall gelegt.

18 REFERENZEN Zufriedene Kunden und langjährige Kooperationen sind unsere beste Referenz beispielsweise:

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20 Ovidius GmbH Alte Jakobstraße Berlin Deutschland Telefon: +49 (30) Fax: +49 (30) Mail: Internet: