Prozesseinheit 3. Askin Erdogandan ISS Holding AG. Buchung einer Kreditorenrechnung

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1 Prozesseinheit 3 Askin Erdogandan ISS Holding AG Buchung einer Kreditorenrechnung

2 Inhaltsverzeichnis Titelblatt Inhaltsverzeichnis 1 Einführung in die Prozesseinheit 3 2 Flussdiagramm 3-7 Prozessbeschreibung (Erklärungen zu den Teilschritten) 8-10 Erläuterungen zu den problematischen Teilschritten und Begründung zum Vorgehen im Lehrbetrieb 11 Schlusswort 12 Musterdokumente und Grafiken Pendenzenliste 19 1

3 Einführung in die Prozesseinheit Die heutige Arbeitswelt verlangt von den Kaufleuten ein verstärktes prozessorientiertes und bereichsübergreifendes Denken und Handeln. Deshalb wird bei der Ausbildung in den Betrieben darauf geachtet, dass sich die Lehrlinge nicht mit Einzeltätigkeiten beschäftigen, sondern sich mit ganzen Arbeitsabläufen sowie vernetzten Teilschritten auseinander setzen. Betriebliche Abläufe müssen erkannt, verstanden und festgehalten werden können. Dazu gehören insbesondere Selbstständigkeit, analytisches Vorgehen, Präsentationstechnik und vernetztes Denken. Mit den Prozesseinheiten wurde ein Instrument geschaffen, welches erlaubt die Präsentationstechniken und das analytische Vorgehen der Lehrlinge zu prüfen. In jedem der drei Lehrjahre durchläuft der Auszubildende diese Prüfung in Form einer obligatorischen Prozesseinheit. Realisation einer Prozesseinheit Der Auszubildende setzt sich intensiv und selbständig mit diesem Auftrag auseinander. Bei jeder Prozesseinheit muss der Lehrling einen betrieblichen Ablauf in der Form eines Flussdiagramms darstellen. Prozesseinheiten sind sehr komplexe und zeitaufwendige Arbeiten, die einen Zeitaufwand von 5 bis 20 Stunden beanspruchen. Nachdem der Lehrling seine Dokumentation über das verlangte Thema verfasst hat, gibt er diese seinem Lehrmeister zur Beurteilung ab. Der Lehrmeister bewertet die Prozesseinheit nach den festgelegten Beurteilungskriterien und entscheidet in welchem Mass die Prozesseinheit verstanden und beherrscht wird. Der Lehrling erhält für seine schriftliche Dokumentation eine Note. Im überbetrieblichen Kurs muss dann die Arbeit präsentiert werden und die Präsentation wird von den Experten benotet. Die Teilnoten der schriftlichen Arbeit und der Präsentation ergeben dann die Gesamtnote der Prozesseinheit, welche dann zur Lehrabschlussprüfung zählt. Parallel zur Prozesseinheit führen die Lernenden ein Lernjournal. Sie notieren darin ihre Erfahrungen, ihre positiven wie auch negativen Erlebnisse und lassen ihre Denkschritte und Erlebnisse nochmals Revue passieren. Verbesserungsvorschläge zu ihrem eigenen Verhalten dokumentieren sie ebenfalls. Aus den gewonnenen Erkenntnissen ziehen sie die Konsequenzen für ihr zukünftiges Handeln. 2

4 Flussdiagramm Start Bestellung der Ware Ware trifft ein Lagerchef, Objektleiter, Gebietsleiter unterschreibt Rechnung Die Finanzbuchhaltung erhält die unterschriebene Rechnung nein Ist die Rechnung neu und nicht unterschrieben? ja 3

5 Flussdiagramm (Fortsetzung) Wir stempeln die Rechnung mit dem Kontierungs- und Eingangsstempel ab Rechnung zurück zum Lagerchef zur Unterschrift. Er gibt uns die Kostenstelle Wir erhalten die Rechnung korrekt unterschrieben und mit der Kostenstelle zurück Visum und Kostenstelle vorhanden? nein Wir ergänzen das passende Konto zur Kostenstelle (kontieren) Verbuchung der Rechnung 4

6 Flussdiagramm (Fortsetzung) Die Rechnung wird durch das Lesegerät gezogen ja Firmenname im System gespeichert? nein Falls der Firmenname nicht im System gespeichert ist, muss er neu eröffnet werden Rechnungsnummer und Rechnungsdatum eingeben Wir geben den Rechungsbetrag ein 5

7 Flussdiagramm (Fortsetzung) Wir kontrollieren, ob der Betrag inkl. oder exkl. MWST ist nein Rechungsbetrag korrekt? ja Wir geben den korrekten MWST- Code ein Wir geben die Kostenstelle, den Kostenempfänger ein Kostenstelle / Kostenempfänger Vorhanden? nein ja 6

8 Flussdiagramm ja Wir geben die Kostenart ein Wir speichern die eingegebenen Daten ab. Automatische Vergabe der Buchungsnummer vom System Wir stempeln die Rechnung als gebucht ab und schreiben die Kreditorenund die Buchungsnummer auf die Rechnung Ablage der Originalrechnung in den Ordner, die nun bereit ist für die nächste Zahlung (Zahlungslauf) Ende 7

9 Prozessbeschreibung (Erklärungen rungen zu den Teilschritten) Die ISS ist keine Produktionsstätte, die Z.B. Fahrzeuge herstellt, sondern sie ist der grösste Dienstleistungserbringer von Gebäudeunterhalt und Facility Services der Welt. Facility Services beinhaltet, die Instand- und Werterhaltung von Gebäuden. Unter Facility Management versteht man heute alles was es braucht, damit Gebäude und Anlagen funktionieren. Die ISS managt nicht, sondern führt alles aus, was der Facility Manager in die besten Hände legen will. Daher Facility Services. Zu Deutsch: Ein Dienst aus einer Hand, der Ihnen alles erleichtert. Dank unseren vielen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sind wir ständig wirtschaftlich am wachsen. Ein grosser Aufwandposten stellt unser Personal dar. Da unser Kerngeschäft aus der Reinigung besteht, müssen unsere Mitarbeiter/Innen mit den besten Reinigungsmitteln und Zubehören versorgt werden. Dies kostet die Firma wiederum Geld, da wir diese Mittel ja nicht selbst herstellen. Wir beziehen unsere Reinigungsmaterialien von externen Hersteller. Nachdem nun die Mittel bei unserem Lagerchef eingetroffen sind, kontrolliert er die Menge und den Zustand der Ware. Die Rechnung leitet er, nachdem er sie unterschrieben (visiert) hat, an die Finanzbuchhaltung weiter, oder die Firma leitet uns die Rechnung selbst weiter. In jedem Fall muss die Finanzbuchhaltung herausfinden, wer diese Ware bestellt hat. In den meisten Fällen ist uns der Besteller oder die Bestellerin bekannt. Wir haben verschiedene Objekt- und Gebietsleiter. Ein Objektleiter ist eine Art Ansprechpartner für unsere Kunden, der das ganze Objekt Z.B ein Gebäude betreut. Er ist zuständig für das Reinigungspersonal vor Ort und muss alles Rund um das Objekt managen und selbst mit anpacken. Er muss Z.B. die Arbeitstunden der Mitarbeiter/Innen exakt notieren und an die Personalabteilung weiterleiten. Er sollte über ein gutes Organisationstalent verfügen. Die Rechnung ist also mit mindestens zwei Unterschriften an uns weiterzureichen, ansonsten ist eine Buchung nicht möglich und eine Rücksendung der Rechnung an die zuständige Person wäre dann wohl unumgänglich, was viel Zeit kostet. Nachdem die Rechnung korrekt visiert bei uns in der Abteilung eintrifft wird sie, auch wenn sie neu und unvisiert ist, mit dem Kontierungsstempel versehen. 8

10 Prozessbeschreibung (Erklärungen rungen zu den Teilschritten) Die Rechnung wird ebenfalls mit dem Eingangsstempel versehen und danach an die zuständige Person weitergeleitet, die für die Bestellung verantwortlich ist, damit sie der Buchhaltung auch eine Kostenstelle geben kann. Das bedeutet folgendes: Die ISS hat sehr viele Grosskunden wie Novartis, St. Jakob-Park (FC-Basel- Stadion) um nur Zwei zu nennen. Das sind Grossobjekte und verfügen über eine Objektnummer. Diese Objektnummer oder Kostenstelle benötigen wir um die Kosten einem Objekt zuordnen und belasten zu können. Die Nummern sind unterschiedlich vier- oder achtstellig. Nach dem uns der Objektverantwortlicher die Rechnung mit der Objektnummer zugestellt hat, müssen wir nur noch die Rechnung kontieren, bevor wir sie verbuchen. Unter Kontieren ist folgendes zu verstehen. Es muss festgestellt werden um was für ein Aufwandskonto es sich handelt. Buchhalterisch wird die Bestellung von Reinigungsmaterial unter dem Konto Materialaufwand gebucht und somit im System korrekt erfasst. Jeder Aufwand wird unterschiedlich bezeichnet, wie Fahrtkosten, Unterhalt und Reparaturen von Fahrzeugen, Versicherungsaufwand, Sozialversicherungs- und Lohnaufwände unserer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen etc. Jeder dieser Aufwände hat ein eigenes Konto, das gemäss eines Kontenplanes bezeichnet ist. In meinen Beispiel bin ich davon ausgegangen, dass Reinigungsmaterial bestellt wurde. Im System wird diese Nummer, meist siebenstellig auf der Zeile Kostenart eingegeben. Die dritte Linie für Konto brauchen wir Z.B., wenn wir eine Quellensteuerrechnung (Aktiv-/Passivkontos) ohne Objektnummer buchen müssen. Die Rechnung wäre nun bereit zum verbuchen. Der Einzahlungsschein wird zunächst durch das Einlesegerät gezogen. Durch einen Signalton erkennt das System rasch die Referenznummer, vorausgesetzt der Firmenname ist bereits im System vorhanden resp. abgespeichert. Jede Rechnung hat oder sollte eine Rechnungsnummer haben, welche eingegeben wird. Auch das Rechnungsdatum ist für uns wichtig, denn dies gibt uns Auskunft bis wann die Rechnung bezahlt werden muss. In den meisten Fällen ist die Rechnung innerhalb von dreissig Tagen fällig, also bis spätestens zu diesem Zeitpunkt sollte sie beglichen sein, ansonsten wird man gemahnt oder sogar betrieben, was man besser vermeiden sollte. Nachdem wir auch den Rechnungsbetrag 9

11 Prozessbeschreibung (Erklärungen rungen zu den Teilschritten) eingeben haben, verlangt das System einen Mehrwertsteuercode. Dieser Code ist unterschiedlich. Die Nr. 50 ist für Materialaufwand inklusive MWST. Das heisst im Betrag ist dieser Betrag bereits enthalten, wobei 51 ohne MWST bedeutet. Das System rechnet nach der Eingabe rasch den Nettobetrag aus. Dies setzt natürlich voraus, dass der Rechnungsbetrag stimmt. Es kann immer wieder vorkommen, dass der MWST-Betrag eine kleine Differenz von 0,2 Rappen aufweist, die danach aber ausgeglichen wird, damit der Betrag auch stimmt. Danach geben wir die genannten Kostenstelle/Empfänger- und die Kostenartnummern ein. Das System rechnet nach der Eingabe rasch den Nettobetrag aus. Dies setzt natürlich voraus, dass der Rechnungsbetrag stimmen muss. Es kann immer wieder vorkommen, dass der MWST-Betrag eine kleine Differenz von 0,2 Rappen aufweist, die danach aber ausgeglichen werden muss, damit der Betrag auch stimmt. Danach geben wir die genannten Kostenstelle/Empfänger- und Kostenartnummer ein. Die eingegebenen Daten müssen wir natürlich abspeichern um einen Verlust zu vermeiden. Danach stellt uns das System automatisch eine Buchungsnummer zur Verfügung. Eine Buchungsnummer ist eine Nummer, die vom System automatisch vergeben wird, um die Rechnung im Ordner zu finden. Unter einem Kreditor ist ein Lieferant zu verstehen, deshalb auch die Bezeichnung Kreditor, weil er uns Kredit gewährt. Die Kreditoren- und Buchungsnummer werden auf die Stelle hingeschrieben wo auch der Kontierungstempel ist. Zuerst die Kreditorennummer danach die Buchungsnummer. Die gebuchte Rechnung wäre nun bereit zur Ablage in den Ordner, der mit offenen Rechnungen Kreditoren bezeichnet ist. Beim Ablegen der Rechnung muss man darauf achten, dass man sie alphabetisch ablegt, also nach der Firmenname und danach aufsteigend nach der aktuellsten Buchungsnummer, damit man sie auch findet, wenn man sie sucht. Die fertig gebuchte Rechnung ist nun bereit für den nächsten Zahlungslauf. Unter einem Zahlungslauf versteht man,die Begleichung aller fälligen Rechnungen innerhalb eines Monates. 10

12 Erläuterungen zu den problematischen Teilschritten problematischer Teilschritt (vergl. Flussdiagramm) Um eine Rechnung korrekt zu verbuchen sind mehrere Schritte notwendig, die ich im Flussdiagramm beschrieben habe. Trotzdem können aber Probleme auftauchen wie zum Beispiel: Die Unterschrift (Visum) fehlt auf der Rechnung In meiner Erklärung zu den Teilschritten habe ich erläutert, dass die Finanzabteilung auf die Kontrolle der Besteller angewiesen ist. Wenn die Unterschrift fehlt müssen wir die Rechnung wieder zum Besteller zurücksenden. Auf der Rechnung ist keine Kostenstelle vorhanden Ein anderes Problem ist, dass auf der Rechnung keine Kostenstellenummer angegeben ist. In diesem Fall besteht die Möglichkeit den Kreditor im System zu suchen, um allenfalls an die Kostenstelle zu gelangen. Andererseits müssen wir die Rechnung an die verantwortliche Person weiterleiten, um an die Kostenstelle zu gelangen. Der MWST-Code stimmt nicht Oder die Eingabe des falschen Mehrwertsteuercodes kann zu Unstimmigkeiten im System führen. Hier muss man den Rechnungsbetrag überprüfen und nochmals eingeben. Denn wenn man den falschen Code eingibt, kann es zu Differenzen im Betrag kommen und das stimmt dann im System nicht mehr überein. Auf der Rechnung fehlen die Buchungs- und Kreditorennummer Die Arbeit in der Buchhaltung erfordert hohe Konzentration, obwohl die Arbeit repetitiver Natur ist, kann man immer vergessen die beiden Nummern auf die Rechnung zu schreiben. Dies ist aber nicht so schlimm, denn im System kann die gebuchte Rechnung jederzeit wieder aufgerufen, werden, vorausgesetzt die Rechnung ist abgespeichert. 11

13 Schlusswort Nun bin ich bald am Ende meiner dreijährigen Ausbildung angelangt. Die drei Prozesseinheiten, die ich während meiner Ausbildung erstellt habe, haben mir sehr viel Spass und Zufriedenheit beschert, obwohl der Schwierigkeitsgrad von Prozesseinheit zu Prozesseinheit anspruchsvoller wurde. Vor allem stand für mich der Lernprozess im Vordergrund. Die Prozesseinheit ist ein ideales Instrument dafür. Dank dieser Dokumentation kann ich nach meiner Ausbildung auf meine Arbeit zurückblicken. Es ist sogar sinnvoll und interessant zugleich, wenn man die Arbeit die man getan hat, schriftlich festhalten kann und dafür noch eine Note bekommt die dann zur Lehrabschlussprüfung zählt. Ich bin recht Zufrieden mit meiner Arbeit und denke, dass sie mir im Hinblick auf meinen beruflichen Werdegang weiterhelfen wird. Ich habe mir mit jeder Prozesseinheit Fachkompetenzen angeeignet die ich im späteren Leben einsetzen kann. Zudem ist es ein sehr befriedigendes Erlebnis, wenn man seine Arbeit beherrscht. Man erlebt während der Lehre einige Höhen und Tiefen aber wenn man den langen Weg bis zum Abschluss geniesst, fällt es einem leichter das Ziel zu erreichen. Lernen ist ein lebenslanger Prozess, den Weg dahin muss man selbst finden und das Ziel ist der Weg 12

14 Musterdokumente / Grafiken

15 Vorgehensplan Pendenzenliste Aufgabenstellung zur 3. PE erhalten am Flussdiagramm fertig am Titelblatt fertig Seitenzahlen eingefügt Inhaltsverzeichnis mit Seitenangaben fertig Bericht geschrieben Erklärungen zu den Teilschritten erläutert Die problematischen Teilschritte erläutert und das Vorgehen im Lehrbetrieb begründet Die Darstellung und die fachliche Richtigkeit überprüft Musterdokumente beigelegt Auswertungsbogen der Lernjournale beigelegt Schlusswort geschrieben Ich werde meine Dokumentation mit meinem Lehrmeister am besprechen und diese an die ÜK-Leiterin senden 19

16 Musterdokumente / Grafiken (Beispiel: Verbuchung einer Kreditorenrechnung) Graphik: Apha-Prgramm Feld für die Kreditorennummer Feld für das Rechnungsdatum Feld für die Rechnungsnummer Feld für den Rechnungsbetrag 13

17 Musterdokumente / Grafiken Einlesegerät Hier wird der Einzahlungsschein durch das Gerät durchgezogen und die Referenznummer erscheint sofort auf dieser Zeile 14

18 Musterdokumente / Grafiken Hier wird der Kostenempfängernr. eingeben Hier wird die Objektnr. und die Kostenartnummer eingegeben Hier wird der MWST-Code eingegeben Hier wird der Rechnungsbetrag eingegeben 15

19 Musterdokumente / Grafiken Kreditorennummer erscheint automatisch Zum Schluss gibt uns das System auch eine Buchungsnummer bekannt 16

20 Musterdokumente / Grafiken (Muster einer Rechnung) Eingangsstempel mit dem aktuellem Datum Das ist die Kreditorennummer Rechnungsdatum Das ist die Buchungsnummer Das ist die Kostenstelle oder die Objektnummer Buchungsstempel mit dem aktuellem Datum Unterschriftenfelder Besteller und Kostenstelleverantwortlicher (e) 17

21 Einzahlungsschein, der durch das Lesegerät gezogen wird Musterdokumente / Grafiken Kontonummer des Begünstigten Rechnungsbetrag in CHF Referenznummer, die durch das Lesegerät erkannt wird 18