Arbeitsrichtlinie 1/2012 zur einheitlichen Gestaltung des Auftritts der Barmenia in der externen Korrespondenz

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1 /nih Arbeitsrichtlinie 1/2012 zur einheitlichen Gestaltung des Auftritts der Barmenia in der externen Korrespondenz Bezugsbereich: Thema: Alle Hauptabteilungen und Abteilungen BA, BK und BL alle BDs und MDs Anrede, Grußformel und Unterschriftenregelung in der externen Korrespondenz Ein einheitliches Erscheinungsbild ist Voraussetzung, um ein zeitgemäßes, eindeutiges und qualitativ anspruchsvolles Bild der Barmenia zu vermitteln. Hierdurch wird eine Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit der Barmenia-Unternehmen erreicht, die Kunden- und Serviceorientierung zum Ausdruck gebracht, die Kundenbindung erhöht sowie der Vertrieb und die Mitarbeiterakquisition erleichtert. Zu diesem einheitlichen Erscheinungsbild zählt neben dem Corporate Design natürlich auch das Corporate Wording, eine einheitliche Sprache. Diese ist bereits in den 14 Korrespondenzstandards der Barmenia beschrieben. Zur Vereinheitlichung barmeniaspezifischer Begriffe ist im bino drüber hinaus eine Barmenia-Wörterliste hinterlegt, die vom Text-Center gepflegt wird. In Zweifelsfragen bekommt man hier Antworten und Hilfestellung. Diese Arbeitsrichtlinie passt den formalen Rahmen (Anrede, Grußformel und Unterschriftenreglung) den modernen Standards an. Gültigkeit: Diese Arbeitsrichtlinie ist für den Bereich der individuellen Korrespondenz sofort gültig! Bei der maschinell zu erstellenden externen Korrespondenz erfolgt die Umsetzung dieser Richtlinie sukzessive, d. h. wenn in den jeweiligen Bereichen Freiräume für die Umsetzung vorhanden sind. Inhalt: 1. Vorbemerkung 2. Anrede 3. Grußformel 4. Firmierung 5. Unterschrift 5.1 Vor- und Nachname des Unterzeichners 5.2 Vertretungsvollmachten und Funktion 6. -Signatur 1. Vorbemerkung Grundsätzlich stehen für die Bearbeitung der externen Korrespondenz bei der Barmenia folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Standardkorrespondenz im Textsystem (z. B. Briefe im Zusammenhang mit Erstattungsvorgängen, die zentral in der HV gedruckt und unmittelbar von dort verschickt werden) Briefe im Textsystem mit eigenhändiger Unterschrift oder Faksimile Policenbegleitschreiben Leistungsabrechnungen; maschinell erstellt Individuell geschriebene Briefe (zum Beispiel in den Bereichen per PC erstellt), Faxe etc. mit eigenhändiger Unterschrift oder Faksimile s

2 2 2. Anrede Die moderne Korrespondenz lockert die klassischen Standards und gibt mehr Freiraum für individuelle Ansprachen. Modern: Klassisch: Guten Tag, Herr Muster, Hallo, Frau Test, Sehr geehrte/r Frau/Herr, Beide Varianten sind erlaubt und werden je nach Geschäftsvorfall mit dem entsprechenden Fingerspitzengefühl gewählt und eingesetzt. 3. Grußformel Ein Kundenbrief bietet immer die Möglichkeit zu werben. So liegt der Gedanke nahe, neben der modernen Korrespondenz auch den Standortaspekt mit in die Wahl der Grußformel einfließen zu lassen. Je nach Geschäftsvorfall kann aus einer Vielzahl moderner Grußformeln gewählt werden. Modern: Standort: Viele Grüße Viele Grüße aus Wuppertal Viele Grüße aus einem sonnigen/winterlichen/verschneiten Wuppertal Beste Grüße Beste Wünsche für einen schönen Urlaub Viele Grüße von der Barmenia Wir sind Ihre Versicherung Viele Grüße aus Wuppertal, der Stadt im Grünen Herzliche Grüße aus Wuppertal, der Metropole im Bergischen Land Viele Grüße aus Wuppertal, der Metropole im Bergischen Land Viele Grüße aus Wuppertal, der Erlebnisstadt im Bergischen Land Schöne Grüße aus Wuppertal, der Kulturstadt an der Wupper Schöne Grüße aus Wuppertal, der Begegnungsstadt im Bergischen Schöne Grüße aus Wuppertal, der Stadt mit Flair Schöne Grüße aus Wuppertal, der historischen Stadt mit der Schwebebahn Drei wichtige Hinweise zur zeitgemäßen Grußformel: 1. Die Grußformel wird immer mit einer Zeile Abstand zum übrigen Text geschrieben. 2. Der vorangegangene Text wird mit einem Punkt beendet. 3. Veraltete Formulierungen wie z. B. "und für heute verbleiben wir mit freundlichen Grüßen" und "Hochachtungsvoll" werden in der Barmenia-Korrespondenz nicht mehr verwendet. 4. Firmierung Der Firmenname ist Bestandteil der Unterschrift und steht mit einer Zeile Abstand zur Grußformel. Beispiel 1: - Brief wird im Namen eines Unternehmens geschrieben - Einfach-Briefkopf wird verwendet - Wiederholung der Firmierung in der Grußformel entfällt

3 3 Hauptabteilung Unternehmenskommunikation i. A. Beispiel 2: - Brief wird im Namen von zwei Unternehmen geschrieben. - Dreifach-Briefkopf wird genutzt, da es keine entsprechenden Briefköpfe gibt - Firmierung muss in der Grußformel genannt werden Viele Grüße aus Wuppertal Barmenia Allgemeine Versicherungs-AG Barmenia Lebensversicherung a. G. Hauptabteilung Unternehmenskommunikation i. A. Beispiel 3: - Brief wird im Namen aller drei Unternehmen geschrieben - Dreifach-Briefkopf wird verwendet - Wiederholung der Firmierung in der Grußformel entfällt Maklerdirektion Wuppertal i. A. Unabhängig von der Firmierung enthält die Grußformel die Nennung des Bereiches (entweder Hauptabteilung, Abteilung oder Team) bzw. der Niederlassung (Bezirks-, Maklerdirektion). Beispiel 4: Schreiben des Vorstands werden grundsätzlich nicht mehr mit Versalien "DER VORSTAND" versehen. In besonderen Einzelfällen (z. B. bei Bevollmächtigungen, BaFin-Korrespondenz) kann aber aus Gründen der Rechtsklarheit der Zusatz "Der Vorstand" vorangestellt werden. Es greift die unter 5.2 gegebene Empfehlung die Position des Unterzeichners unterhalb der maschinenschriftlichen Wiederholung des Namens aufzuführen. drei Leerzeilen Dr. Josef Beutelmann Vorstandsvorsitzender Martin Risse Vorstand

4 4 5. Unterschrift: 5.1 Vor- und Nachname des Unterzeichners: Faksimile-Unterschriften und eigenhändige Unterschriften werden mit einem Klartext versehen, um die Lesbarkeit des/der Namen des/der Unterzeichnenden zu gewährleisten. i. A. Der Klartext sowie in der Bezugszeile das Feld "Ihr Gesprächspartner" wird immer mit Vor- und Zuname ergänzt. Dies hat ganz einfache Vorteile: Es ist auf den ersten Blick zu erkennen, ob ein Mann oder eine Frau den Brief unterschrieben hat. Die Ansprache (Herr oder Frau) in einer möglichen Antwort wird dementsprechend vereinfacht. Die Nennung des Vornamens macht den Brief persönlicher. Auch wenn in der maschinenschriftlichen Wiederholung des Namens der Vor- und Zuname aufgeführt wird, bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass der Unterzeichner mit seinem vollen Vor- und Zunamen unterschreiben muss. Für die Rechtswirksamkeit der Unterschrift ist dies nicht relevant. Dies bleibt jedem selbst überlassen. Lediglich die Unterschrift mit dem Nachnamen ist ein Muss. Gleichzeitig stimmen sich zwei Unterzeichnende bezüglich der Unterschrift (Vor- und Nachname oder nur Nachname) ab, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten. Ausgenommen hiervon sind Prokuristen, die so unterschreiben, wie beim Handelsregister hinterlegt. Auch bei der Verwendung der Farbe der eigenhändigen Unterschrift stimmen sich die Unterzeichnenden ab (beide blau oder beide schwarz). 5.2 Vertretungsvollmachten und Funktion: Grundsätzlich wird Unterschriften, je nach Funktion, der Zusatz i. A., i. V. oder ppa. vorangestellt. Die Vertretungsvollmacht wird maschinell/per PC vor der handschriftlich geleisteten oder Faksimile-Unterschrift eingefügt. Sie wird nicht im Klartext wiederholt. Zusätzlich wird empfohlen, die Position oder eine Funktion des Unterzeichners unterhalb der maschinenschriftlichen Wiederholung des Namens aufzuführen. Dies ist keine Pflicht, ist im Sinne eines kundenorientierten Schreibens aber wünschenswert. Denn durch die Angabe der Position oder Funktion kann der Empfänger Sie eindeutig zuordnen. Auch hier sprechen sich zwei Unterzeichnende im Vorfeld ab. Beispiel 1: Beispiel 2: i. A. Paul Mustermann ppa. Paul Mustermann Pressereferent Leiterin Unternehmenskommunikation Fallweise ist vorstellbar, dass der Vertretungszusatz weggelassen werden kann. So werden bereits heute bei Werbebriefen keine Zusätze vorangestellt. Ebenso ist es durchaus üblich, im -Verkehr, der lediglich kurze, rechtlich unbedeutende Infos an Kunden, Kollegen oder Dienstleister betrifft, auf die Verwendung des Vertretungszusatzes zu verzichten. Hierbei wird fallweise entschieden. Immer dann, wenn es sich aber um konkrete Aufträge, Leistungszusagen etc. handelt, ist die Vertretungsvollmacht zu integrieren.

5 Signatur Bei s wird statt der individuellen handschriftlichen bzw. Faksimile-Unterschrift der entsprechende Schriftzug von dem Verfasser maschinell eingesetzt. Auf Grund der damit bereits gegebenen Lesbarkeit entfällt die Klartextregelung für diese Form des externen Schriftverkehrs. Auch hier wird grundsätzlich dem Namen, je nach Funktion, der Zusatz i. A., i. V. oder ppa. vorangestellt. Er kann aber ausnahmsweise bei kurzen, rechtlich unbedeutenden s weggelassen werden. Es gilt die Regelung wie unter Punkt 5.2 dargestellt. Die Firmierung wird auf Grund des fehlenden Briefkopfes in die Grußformel aufgenommen. Das heißt, es wird/werden das/die Unternehmen aufgeführt, in dessen/deren Namen die verfasst wird. Zusätzlich werden die fehlenden Angaben aus dem Briefkopf (Ansprechpartner, Durchwahl etc.) aufgeführt. Für eine bessere Lesbarkeit wird die Reihenfolge im Vergleich zum Brief abgeändert: Viele Grüße aus dem sonnigen Wuppertal Abteilung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Barmenia Krankenversicherung a. G. Barmenia Allgemeine Versicherungs-AG Barmenia Lebensversicherung a. G. Barmenia-Allee 1 Neue Anschrift ab Wuppertal Telefon: Telefax: petra.mustermann@barmenia.de Sie haben einen Xing-Account, den Sie beruflich nutzen? Dann können Sie diesen gerne unter Ihrer -Adresse ohne weitere Leerzeile einbinden. Gleiches gilt für die Aufnahme der für unterschiedliche Zielgruppen zusätzlich wichtigen Barmenia-Domains, wie barmenia24.de oder maklerservice.de. Automatisch eingebunden bei externen E- Mails wird folgender Fuß:

6 6 Das Barmenia-Format für s ist in Lotus Notes vorbelegt: Schriftart (Vorgabe Sans Serif), Schriftgröße (10) und Schriftfarbe (schwarz). Dr. Josef Beutelmann Jürgen Brebach