ediscovery Wenn globale Unternehmen unter Beweisdruck geraten

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1 ediscovery Wenn globale Unternehmen unter Beweisdruck geraten Siemens IT Solutions and Services. The Business Technologists. von Harald Damskis, Principal Management Consultant bei Siemens IT Solutions and Services und Expert Sales für das Thema ediscovery bei Siemens IT Solutions and Services Was ist überhaupt ediscovery? Um es kurz zu sagen: ediscovery steht für electronic discovery und bedeutet, dass ein Unternehmen aufgrund einer gerichtlichen Anordnung alle Beweismittel zu sichern und offen zu legen hat. ediscovery kommt aus der neueren nordamerikanischen Zivilprozessordnung. Diese gilt zwar nicht in Deutschland oder Europa, dennoch kommen auch hiesige Unternehmen den so genannten Discovery Orders immer häufiger nach, um Sanktionen und geschäftliche Nachteile zu vermeiden.

2 In den USA entwickelt sich ediscovery immer mehr auch zu einem Mittel, um unliebsame Wettbewerber unter Ausnutzung der Instrumentarien der US-Gerichtsbarkeit vor einem Prozess in Bedrängnis zu bringen. Es gibt mittlerweile eine mächtige Kläger-Industrie mit spezialisierten Anwaltsfirmen, die ediscovery-klagen geschäftsmäßig betreiben. Sie werben aktiv für Sammelklagen und bieten sogar Beteiligungsmodelle für Investoren mit hohen Gewinnerwartungen an. Aber ediscovery spielt nicht nur in der angloamerikanischen Verfahrensordnung eine Rolle. Die ITgestützte Aufklärung von Sachverhalten erfährt auch im deutschen Kartellrecht und bei der Umsetzung von Compliance-Maßnahmen in Unternehmen immer größere Bedeutung. Im öffentlichen Sektor sind es hierzulande die polizeilichen Ermittlungsbehörden, die ediscovery betreiben. Dort gehört Beweismittelsicherung zum Tagesgeschäft. Beispiele aus der Praxis Auslöser für ediscovery ist häufig die Produkthaftung. Ein Beispiel hierfür zeigt der folgende Fall einer Zivilklage gegen einen großen deutschen Automobilhersteller: In der Nähe von Houston, Texas, kommt eine 17-jährige Fahrerin auf gerader Straße durch Unachtsamkeit von der Fahrbahn ab. Sie verliert die Gewalt über das Fahrzeug, schleudert in den Gegenverkehr und stirbt noch vor Ort. Eine Klage wird angestrengt, weil der Unfall hätte vermieden werden können, wenn der Hersteller ein Fahrassistenzsystem (ESP) serienmäßig eingebaut hätte. Schließlich sei der Nutzen von ESP bewiesen und es wäre auch für den betroffenen Wagentyp verfügbar gewesen. Der Automobilhersteller musste nun innerhalb kürzester Zeit alle elektronisch gespeicherten Daten, die für eine Produkthaftpflicht relevant sind oder auch nur zu wichtigen Informationen führen können, bereitstellen. Kommt man solchen Anforderungen nicht im geforderten Umfang nach, steigt das Verurteilungsrisiko und es drohen empfindliche Geldbußen. Auch Patentrechtsstreitigkeiten kommen oft vor. Hier treten häufig so genannte Patent Trolls auf: Patentjäger, die mit teils unüblichen, aber legalen Mitteln Lizenzgebühren einnehmen wollen. Ein solcher Patent Troll verklagte zum Beispiel 2007 vor einem amerikanischen Bezirksgericht einen deutschen Sportartikelhersteller und weitere 45 Unternehmen aus der Sportbranche wegen Verletzung eines US-Patents. Es erfolgte eine Discovery Order, die den deutschen Hersteller zwang, innerhalb von acht Wochen für zirka 450 Schuhmodelle seit 2001 sämtliche Dokumente vorzulegen, die verfahrensrelevant sind. Dafür mussten acht Terabyte PC-Festplatten, Mailboxen und File Server durchsucht und dem Kläger übergeben werden. s spielen überhaupt eine große Rolle in solchen Verfahren, wie auch der Fall Arthur Anderson zeigt. Dieses Unternehmen, das immerhin zu den Big Five Prüfungsgesellschaften der Welt zählte, verschwand letztlich aufgrund einer internen Mail vom Markt. Die Firmenjuristin Nancy Temple empfahl per David Duncan, einem Anderson-Büroleiter, einige Dokumente zum Enron-Fall zu vernichten, obwohl die Untersuchung der US-Börsenaufsicht bereits in vollem Gange war. Diese Mail wurde discovered und Arthur Andersen wegen Behinderung der Justiz verurteilt. Kurz darauf löste sich die Gesellschaft auf Siemens IT Solutions and Services. März /6

3 Bewährtes Vorgehen in Projekten und in der Beratung Diese Beispiele zeigen, wie aufwändig ediscovery-verfahren für Unternehmen sind und wie wichtig dabei professionelle Unterstützung sein kann. Grundlegend für Beratung und Projektunterstützung ist etwa das Electronic Discovery Reference Modell (EDRM). Es ist seit Jahren als Industriestandard anerkannt und liegt dem Beratungsangebot der Siemens IT Solutions and Services zu Grunde. Das EDRM ist ein agiles, also nichtlineares und iteratives Vorgehensmodell für die Durchführung einer ediscovery. Es besteht aus neun Prozessschritten, die in sechs Aufgabenblöcke unterteilt sind: 1. Das Information Management ist nicht explizit ediscovery-spezifisch. Es beinhaltet den ordnungsgemäßen Umgang mit Informationen. Dazu gehört, dass Unternehmen über ein konsistentes Informationsmodell verfügen, die informationstragenden Prozesse beschrieben sind und es etwa eine Retention Policy gibt, in der Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten geregelt sind. 2. Bei Identification beginnen die spezifischen ediscovery-aufgaben. Hier werden Rahmen, Tiefe und Breite der Untersuchung festgelegt. Es gilt, die verfahrensrelevanten Organisationseinheiten, Personen und ihre Datenträger zu identifizieren. Letztere können Exchange Mailboxen oder Lotus Notes Archive, File Shares, aber auch SMS-Nachrichten im Handy sein. 3. Die Preservation -Phase stellt sicher, dass Informationen nicht verändert oder gar vernichtet werden. Vor allen Dingen müssen Löschroutinen, die standardmäßig erfolgen, zwingend außer Kraft gesetzt werden. 4. Zum gleichen Zeitpunkt setzt die Collection ein, das Einsammeln der Informationen notfalls vor Ort oder im Home Office der betreffenden Mitarbeiter. 5. Im Schritt Processing werden die verfügbaren Informationen aufbereitet, redundante und irrelevante Daten aussortiert Siemens IT Solutions and Services. März /6

4 6. Beim Review geht es bereits mehr um eine inhaltliche Relevanzanalyse, zum Beispiel um den Schutz von privilegierten Informationen wie der Korrespondenz zwischen Anwalt und Mandat. 7. In der Analyse schließlich untersuchen und bewerten die Verantwortlichen jedes einzelne Dokumente nach Inhalt und Kontext. 8. In der Production -Phase schließlich werden die relevanten Informationen gedruckt oder auf DVD gebrannt. In Einzelfällen wird ein Onlinezugriff gewährt. 9. Auch eine Presentation, also Vorstellung der möglichen Beweismittel vor Gericht kann vorkommen. Die richtige ediscovery-lösung Siemens IT Solutions and Services unterstützt seine Kunden dabei, laufende ediscovery-projekte erfolgreich zu meistern. Ziel sollte es aber sein, ein nachhaltiges Informationsmanagement im Unternehmen zu implementieren, das effektiv ist und vor allem aktiv Compliance-Vorschriften erfüllt. Deshalb haben die Siemens-Experten viele am Markt verfügbare ediscovery-produkte getestet und auch eingesetzt. Leider haben die meisten davon schwerwiegende Mängel, so dass der IT-Dienstleister entschied, eine eigene Lösung zu entwickeln, wie Dietmar Mauersberger, Leiter von IT Auditing bei der Siemens AG und verantwortlich für Forensic Audit and Data Analysis erklärt: "Die meisten Produkte waren sehr proprietär, unflexibel und aufgrund ihrer Architektur nicht einfach in den Rechenzentrumsbetrieb zu überführen. Deshalb setzten wir ein eigenes System auf Basis von Microsoft Standard Komponenten um. Die Datenhaltung ist offen und vor dem Hintergrund der Aufbewahrungspflicht von mehr als zehn Jahren damit aus unserer Sicht auch zukunftssicher." Zudem hatten die Systeme anderer Hersteller auch Schwierigkeiten mit den digitalen Zertifikaten der Siemens Public-Key-Infrastruktur (PKI) und der Verschlüsselung vertraulicher Informationen Siemens IT Solutions and Services. März /6

5 Die Lösung, die Siemens erfolgreich nun seit Jahren weltweit einsetzt heißt SInvestigate. Sie unterstützt mit ihren assoziierten Tools die zentralen Aufgaben im ediscovery-prozess, verfügt über eine logische 3-Tier- Architektur und fünf Kernkomponenten: Der Pre-Processing Client nimmt sich etwa der Outlook-Mails, der Kontaktdaten und des Terminkalenders an. Er bricht vorhandene PST-Dateien auf, trennt die Message-Bodies von möglichen Attachments und versieht sie jeweils mit zusätzlichen Metadaten. Die ursprüngliche Information darf hierbei unter keinen Umständen verändert werden, weil sonst die Gerichtsverwertbarkeit der Beweismittel gefährdet wäre. Der Management Client sorgt anschließend dafür, dass die Informationen in das SInvestigate Data Base Backend gelangen, einen Microsoft SQL Server, in dem mandantengerecht mehrere Untersuchungen abgelegt werden. Der Review Client ist das Kernstück von SInvestigate und sozusagen der Arbeitsplatz für den Prüfer. Von hier aus kann er auf die Dokumente in beliebigen Formaten in der Datenbank zugreifen, gezielt suchen, sie bewerten und so genannte Tags vergeben. Die Kommunikation zwischen dem Review-Client und dem Daten-Backend regeln Controller Services. Harald Damskis, Expert Sales für ediscovery bei Siemens IT Solutions and Services: Das Angebot von Siemens IT Solutions and Services GmbH verfolgt zwei Ziele: Prozesse und Tools für eine erfolgreiche Beweismittelsicherung (ediscovery) zu implementieren und ein nachhaltiges Informationsmanagement zu realisieren, das effektiv ist und proaktiv Compliance-Vorschriften erfüllt. ediscovery im Einsatz Einer unseren besten Kunden ist die Siemens AG selbst. Siemens IT Solutions and Services hat Siemens unterstützt, ein best-in-class Compliance System zu realisieren und arbeitet seit Jahren an der Entwicklung von SInvestigate mit. Wir kennen als IT-Dienstleister für Siemens die Herausforderungen und Fallstricke für europäische Unternehmen in USA. Dadurch und mit SInvestigate heben wir uns von anderen Anbietern ab, die im Wesentlichen entweder nur Produkte oder nur Dienstleistungen anbieten. Interessiert zeigen sich aber auch andere Unternehmen: Von großen Automobilherstellern, die SInvestigate kennen lernen wollen und um Erfahrungsaustausch bemüht sind, über europäische Behörden, die nach Standardlösung für Untersuchungen zu Kartellrechtsverstößen suchen bis hin zu Landeskriminalämtern, die mit SInvestigate ihre Ermittlungen beschleunigen möchten Siemens IT Solutions and Services. März /6

6 Ansprechpartner: Siemens IT Solutions and Services Harald Damskis Otto-Hahn-Ring München Tel mailto:harald.damskis@siemens.com Harald Damskis ist Principal Management Consultant bei Siemens IT Solutions and Services und Expert Sales für das Thema ediscovery Andreas Haidinger ist Topic Leader für ediscovery bei Siemens IT Solutions and Services 2011 Siemens IT Solutions and Services. März /6