WHITEPAPER. Im Namen des Gesetzes. Autor: Falk Birkner. Archivierung in kleinen und mittleren Organisationen.

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1 WHITEPAPER Im Namen des Gesetzes Archivierung in kleinen und mittleren Organisatinen Cpyright istck Autr: Falk Birkner Status: Final Versin: 1.0 Datum:

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Gesetzliche Vrgaben und Fristen Paragraph 257, Abs. 1, HGB (Handelsgesetzbuch) Paragraph 147, Abs. 1, AO (Abgabenrdnung) Paragraph 14b, Abs. 1, UstG (Umsatzsteuergesetz) Frm der Aufbewahrung Verstß gegen Aufbewahrungspflichten und Rechtsflgen Lösungsansätze und finanzielle Auswirkungen ROI: Viele Faktren sind ausschlaggebend Rechtsstreitigkeiten und E-Discvery Abwägung vn Cmpliance -Risiken Mailserver-Verwaltung und Kstentransparenz Mitarbeiterprduktivität Prfessinelle Lösungen erleichtern Archivierung enrm... 7 Cllax GmbH 17 Nv /7

3 1. Einleitung Die Aufbewahrung und Archivierung vn s ist Mittelständlern und kleineren Organisatinen ft ein Ärgernis. Häufig mangelt es bereits am nötigen Wissen über eine gesetzesknfrme Umsetzung. Die Flge: Viele Unternehmen schieben das Thema auf die lange Bank und handeln dabei grb fahrlässig. Längst regeln nämlich gesetzliche Bestimmungen, wie, wann und w s revisinssicher abgelegt sein müssen. Eines vrweg: Die Archivierung und Aufbewahrung vn elektrnischer Pst ist kein IT-Beiwerk, sndern basiert auf klaren gesetzlichen Vrgaben, die für alle Unternehmensfrmen zwingend vrgeschrieben ist als auch für kleine und mittlere Unternehmen, die s genannten KMUs. Gerade hier hapert es ft an der Umsetzung: Entweder es existiert keine der lediglich eine rudimentäre Archivierungsstrategie der aber das Knzept entspricht nicht den rechtlichen Anfrderungen. Häufig fehlt es KMUs zudem an Einblicken über die Flgen bei Nichtbeachtung der gesetzlichen Vrschriften. Diese reichen vn der Verschlechterung der Kreditwürdigkeit, über finanzielle Restriktinen bis hin zu Freiheitsstrafen. 2. Gesetzliche Vrgaben und Fristen 2.1. Paragraph 257, Abs. 1, HGB (Handelsgesetzbuch) Nach Paragraph 257, Absatz 1 des HGB, ist jeder Kaufmann verpflichtet, Unterlagen wie Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen der Jahresabschlüsse gerdnet aufzubewahren. Dazu gehören unter anderem die empfangenen Handelsbriefe swie Belege für Buchungen in den vn ihm nach Paragraf 238, Absatz 1, zu führenden Büchern. Diese dienen der Dkumentatin und Beweissicherung swie dem Gläubigerschutz. Die Vrgaben gelten auch dann, wenn die Buchführungspflicht durch das Bilanzrechtsmdernisierungsgesetz (BilMG) eingeschränkt ist. Das BilMG befreit Einzelkaufleute vn der handelsrechtlichen Buchführungspflicht, wenn sie nur einen kleinen Geschäftsbetrieb unterhalten und Eur Umsatz swie Eur Gewinn in zwei aufeinander flgenden Geschäftsjahren nicht überschreiten Paragraph 147, Abs. 1, AO (Abgabenrdnung) Die Abgabenrdnung regelt die Aufbewahrungspflicht für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare der Jahresabschlüsse. Darunter fallen auch die zu ihrem Verständnis erfrderlichen Arbeitsanweisungen und snstigen Organisatinsunterlagen, die empfangenen Handels- der Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Zllanmeldungen und weitere Unterlagen, sweit sie für die Besteuerung vn Bedeutung sind. Unter Handels- und Geschäftsbriefen werden alle empfangenen und abgesendeten Briefe und Dkumente zusammengefasst, die die Vrbereitung, den Abschluss, die Durchführung und die Rückgängigmachung vn Handelsgeschäften regeln. Ebens zählt die geschäftliche Krrespndenz vn Nicht-Kaufleuten in diese Kategrie. Darüber hinaus ist nach der AO auch die interne Kmmunikatin aufzubewahren, sfern sie sie für die Besteuerung relevant ist Paragraph 14b, Abs. 1, UstG (Umsatzsteuergesetz) Im Umsatzsteuergesetz wird klar definiert, wie Rechnungen zu verwalten sind. Dies gilt auch für Dkumente, die per verschickt der empfangen werden. Demnach hat ein Unternehmer eine Kpie der Rechnung, die er selbst der ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren. Gleiches gilt für alle erhaltenen Rechnungen. Cllax GmbH 17 Nv /7

4 3. Frm der Aufbewahrung Auch die Frm der Aufbewahrung wird im HGB und der AO mehr der weniger klar geregelt. Nach Paragraph 257, Absatz 3, HGB, können die ben erwähnten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger der auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen rdnungsmäßiger Buchführung entspricht. Dies gilt nicht für Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse. Dch muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe der die Daten mit den empfangenen Handels- der Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Archivierung riginär zu erflgen hat. Das bedeutet, dass digitale Unterlagen elektrnisch, als auch in dieser Frm, archiviert werden müssen. Eine Aufbewahrung des Ausdrucks ist demnach nicht ausreichend. Zusammenfassend gilt: Eine elektrnische Archivierung erfrdert, dass eine gerdnete Aufbewahrung zur schnellen Überblicksgewinnung existiert, dass die archivierten Daten bildlich beziehungsweise inhaltlich identisch mit dem Original sind, dass archivierte Unterlagen innerhalb der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind, dass Daten jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden müssen, und dass eine Möglichkeit zur maschinellen Auswertbarkeit (Paragraph 147, Abs. 2, AO) gegeben ist. Neben den gesetzlichen Vrgaben gelten darüber hinaus die Grundsätze rdnungsgemäßer Buchführung (GB) und die Grundsätze rdnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GBS). Diese nur teilweise niedergeschriebenen Vrschriften werden aus HGB und AO hergeleitet, ergeben sich jedch auch vr allem aus Wissenschaft und Praxis, der Rechtsprechung swie Empfehlungen der Wirtschaftsverbände. Es gelten in diesem Zusammenhang vr allem der: Grundsatz der Richtigkeit nach Paragraph 239, Abs. 2, HGB (keine Buchung hne Beleg) Grundsatz der Zeitgerechtigkeit nach Paragraph 239, Abs. 2, HGB (Erfassung zeitnah und peridengerecht zum Geschäftsvrfall) Grundsatz der Ordnung und Sicherheit nach Paragraph 239, Abs. 2, HGB (frmalisiertes und standardisiertes System zur Erfassung der Geschäftsvrfälle) Grundsatz der Unveränderlichkeit nach Paragraph 239, Abs. 3, HGB (Verhinderung vn Manipulatinen) Die GBS knkretisieren diese Regeln im Zusammenhang mit der DV-gestützten Buchführung hinsichtlich der Verwaltungsanweisungen für die Finanzverwaltung, Sicherung der Daten swie der Sft- und Hardware, die für die Lesbarmachung der Daten erfrderlich sind, Einführung vn Datensicherungsprzessen, Maßnahmen zur Reduzierung der Unauffindbarkeit, Vernichtung und des Verlustes der gesicherten Daten, Maßnahmen zur Sicherstellung der Lesbarkeit/Lesbarmachung der gesicherten Daten innerhalb der Aufbewahrungsfrist, und Verfahrensdkumentatin. Dazu zählt die regelmäßige Aktualisierung der Dkumentatin zum DV-gestützten Buchführungssystem. Abschließend und eng mit den ben genannten Regeln und Vrgaben verbunden, haben die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Wirksamkeit. Sie enthalten Verwaltungsanweisungen für die Finanzverwaltung für den Datenzugriff nach Paragraph 147, Abs. 6, AO, in denen der unmittelbare Lesezugriff des Finanzbeamten auf Daten swie die mögliche Überlassung vn Datenträgern mit gespeicherten Unterlagen geregelt sind. Darin enthalten sind auch Vrgaben, die die maschinelle Auswertbarkeit der Daten sicherstellt. S muss auch bei verschlüsselter Speicherung der Unterlagen der Originalzustand der Daten erkennbar sein. Cllax GmbH 17 Nv /7

5 4. Verstß gegen Aufbewahrungspflichten und Rechtsflgen Eine mangelhafte der fehlende Archivierung und dies gilt auch für s ist grundsätzlich mit einer Nichterfüllung der Buchführungspflicht gleichzusetzen. Diese kann als Ordnungswidrigkeit bis hin zur Steuerhinterziehung geahndet werden. Deliktisches Handeln kann nach Paragraph 283, StGB, mit einer Geld- der Freiheitsstrafe betraft werden. Beim Verdacht der Steuerhinterziehung nach Paragraph 370, AO, kann das zu einer Freiheitsstrafe vn bis zu zehn Jahren führen. Dch dazu kmmt es im Regelfall und bei Erstverstößen kaum. Allerdings zieht eine leichtfertige Steuerverkürzung nach Paragraph 378, AO, bereits Geldbußen vn bis zu Eur nach sich. Das Finanzamt kann in leichteren Fällen aber auch die Besteuerungsgrundlagen schätzen und eine rdnungsgemäße Aufbewahrung für die Zukunft per Zwangsgeld erzwingen. Eine mögliche Maßnahme des Fiskus in diesem Zusammenhang ist, die Vrsteuerabzugsfähigkeit einzuschränken der gar zu sperren. Besnders für kleine und mittelständische Unternehmen hängt vn dieser Marge die Existenz ab. Immer haften die Geschäftsführung und die Beteiligten auch privat und uneingeschränkt als Flge ungenügenden Risik-Managements gemäß Paragraph 93, Abs. 2, des Gesetzes zur Kntrlle und Transparenz im Unternehmensbereich (KnTragG). 5. Lösungsansätze und finanzielle Auswirkungen Grundsätzlich schreiben die ben vrgestellten Regulierungen, Gesetze und Vrschriften kein spezifisches Archivverfahren vr. Jedch müssen die Manipulatinssicherheit und der Grundsatz der Unmittelbarkeit sichergestellt sein. Da Ausdrucke und auch Grafikwandlungen nicht zulässig sind Vrgabe der Maschinenlesbarkeit muss eine Speicherung auf WORM Medien (WriteOnceReadMany) erflgen. Archivierung zum eigenen Vrteil machen: Mit dem Einsatz vn autmatischen Archivierungsmechanismen erzielen Sie auch flgende Vrteile: Vr diesem Hintergrund wird deutlich, dass ein Archivierungsprzess vllständig autmatisiert ablaufen sllte. Dies setzt in der Regel eine Investitin in entsprechende Hard- und Sftware vraus. Dch ein derartig autmatisiertes Verfahren bringt auch Vrteile in den alltäglichen Unternehmensprzessen: Elektrnische Archive erlauben naturgemäß die Suche nach relevanten Infrmatinen, die heute in der Regel lkal auf den Arbeitsplatzrechnern der Mitarbeiter gespeichert werden etwa in PST-Dateien mit Micrsft Outlk und drt unnötig Speicherplatz benötigen. Bei einer slchen Archivierung können s vn Mitarbeitern hne Srge gelöscht Vereinfachte Suche nach relevanten Dkumenten dank Indizierung Optimierte Nutzung vn lkalem Speicherplatz Bessere Perfrmance des Servers durch Entlastung Minimierung vn Risiken durch fiskalische Restriktinen werden, da sie sich jederzeit zu Geschäfts- und/der Beweiszwecken wieder auffinden lassen. Dies verringert gleichzeitig den Nachrichtenspeicher des -Servers, srgt für bessere Perfrmance des Servers und verringert den Verkehr in den Datenleitungen. Neben den peratinalen Vrteilen vermindern sich die Risiken durch fiskalische Restriktinen und bei Rechtsstreit mit Lieferanten und Kunden. Bei knsequenter Einhaltung der Vrschriften werden gleichzeitig das Ranking bei Banken und dadurch die Kreditwürdigkeit des Unternehmens erhöht. Cllax GmbH 17 Nv /7

6 6. ROI: Viele Faktren sind ausschlaggebend Zur Berechnung des Return f Investment (ROI) beim Einsatz eines -Archivierungssystems müssen eine Reihe vn Faktren einberechnet werden. Grundsätzlich spielen vier Aspekte eine Rlle: 6.1. Rechtsstreitigkeiten und E-Discvery Erfahrungsgemäß drht jedem Unternehmen früher der später eine Rechtsstreitigkeit. Mit hher Wahrscheinlichkeit werden dabei elektrnische Daten, als auch s, zur Beweisfindung verwendet. Hier kmmt dem Begriff des E- Discvery eine grße Bedeutung zu: E-Discvery ist der Przess, bei dem elektrnische Daten nachgefragt, gertet, gesichert, gesucht und in einem zivilen der strafrechtlichen Przess verwendet werden. Diese Infrmatinen müssen innerhalb einer festgelegten Frist lückenls aufgefunden werden. Die Ksten dafür können hne die Nutzung eines entsprechenden Archivs sehr schnell anwachsen und einen grßen Teil der Ausgaben für einen Rechtsstreit umfassen Abwägung vn Cmpliance -Risiken Zur Abwägung des Risiks vn eventuell drhenden Restriktinen durch den Fiskus der durch die schwache Bnitäts- Bewertung durch Finanzinstitute, ist eine Analyse vn Daten ft zwingend erfrderlich. Hier müssen flgende Fragen geklärt werden: Welche Daten sind in s enthalten, Sind relevante Infrmatinen in spezifischen der allen s enthalten? Wie einfach sind diese s erkennbar und wieder auffindbar? Was kstet die Recherche nach den Daten? 6.3. Mailserver-Verwaltung und Kstentransparenz -Server die nicht gemanaged werden, häufen im Laufe der Zeit Unmengen an Daten an. Diese wachsende Datenmenge hat einen negativen Einfluss auf die Perfrmance des -Servers, benötigt regelmäßig zusätzlichen Speicherplatz und eventuell weitere Aufrüstungen. Der Einsatz vn s genannten Qutas, als die Begrenzung des Speicherplatzes pr Benutzer, führt häufig zu einem starken Anwachsen lkaler Archive, etwa in PST-Dateien. Abgesehen vm immensen Speicherplatzverbrauch auf Festplatten führen diese lkalen Archive zu einer zunehmenden Backup-Zeit für die Arbeitsplatzrechner. Hinzu kmmt, dass auch der Speicherplatzbedarf auf Sicherungsmedien wie Bandlaufwerke rapide anwächst. Ebens geht Zeit beim Kpieren der s in die PST-Dateien verlren Mitarbeiterprduktivität Eine vll funktinsfähige -Archivierung mit umfangreicher Suchfunktin in den eigenen, benutzerbezgenen s, nimmt Mitarbeitern zudem die Befürchtung, s zu verlieren. Lkale Archive sind smit als nicht mehr ntwendig. Anders ausgedrückt: Mitarbeiter können s löschen und sich auf die Arbeit knzentrieren hne die Srge, s zu verlieren. Cllax GmbH 17 Nv /7

7 7. Prfessinelle Lösungen erleichtern Archivierung enrm Prfessinelle Lösungen übernehmen die sichere Archivierung und srgen s gleichzeitig für eine revisinssichere Aufbewahrung. Mit der Cllax -Archivierung, einer Erweiterung des Cllax Business Servers und der Cllax Grupware Suite, stellt Cllax eine kstengünstige und einfach zu implementierende Umgebung zur Verfügung. Die Lösung zeichnet sich durch eine revisinssichere Aufbewahrung vn s aus und bietet neben umfangreichen Suchfunktinen mit indizierten Recherchemöglichkeiten eine hhe Datenintegrität swie sichere Zugangsberechtigungen. Dabei lässt sich die Archivierung przess- und mitarbeiterunabhängig durchführen. Die Revisinssicherheit wird durch die Implementierung eines "Vier-Augen"-Prinzips unterstützt nur mit zwei Zugängen und zwei Passwörtern ist die Recherche im gesamten Archiv möglich. Das Funktinsprinzip der -Archivierung: Beim Versenden der Empfangen einer wird autmatisch eine Kpie im Archiv erstellt. Eine elektrnische Signatur für jede Nachricht gewährleistet, dass die Authentizität jederzeit nachgewiesen werden kann. Über einen Web-Zugriff erhalten ausgewählte Benutzer Zugang zum Archiv und können s auf die eigenen empfangenen und versendeten s zugreifen. Autrisierte Prüfer indes erhalten per Auditren-Zugang Zugriff auf alle archivierten s. Darüber hinaus werden alle s im Archiv für die Suche per Web-Anwendung indiziert. Zu den Suchkriterien gehören kmbinierbare Felder wie Betreff, Absender, Empfänger, Inhalt swie definierbare Zeiträume. Die Suchergebnisse lassen sich dabei einzeln der in einer Gruppe weiterleiten der herunterladen, um beispielsweise Anhänge direkt in der Web-Anwendung öffnen zu können. Wichtig dabei: Ganz im Sinne rechtlicher Bestimmungen werden s durch keine dieser Aktinen verändert. Selbst wenn s aus der Sammlung geladen und erneut versendet werden, wird ein neues Objekt im Archiv abgelegt. s lassen sich zudem als Dateien im ISO-Frmat auf CD der DVD brennen. Zudem ist es möglich, Daten, die bereits auf externe Medien geschrieben wurden, zurückzuspielen. *Falk Birkner, Geschäftsführer der Cllax GmbH Cllax GmbH 17 Nv /7