Projekte im Rahmen von Secure

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1 Service Center Personal Fotos (v.l.): Jens Meisert DB AG Jens Meisert Michael Janson Projekte im Rahmen von Secure Zusammenfassung der Projektergebnisse DB Mobility Logistics AG Oliver Hebold Leiter strategische Projekte Service Center Personal Frankfurt den

2 Die DB ist eines der weltweit führenden Mobilitäts- und Logistikunternehmen

3 Service Center Personal - HR Shared Services für die Deutsche Bahn Zielsetzung HFS Akteure und Steuerung Angebot konzernweiter HR Shared Services für das Personalmanagement vor Ort Gewährleistung effektiver IT-Systemunterstützung für das Personalmanagement im DB-Konzern Auftraggeber Mitarbeiter Führungskräfte Personalmanagement vor Ort Kunden Nutzer Partner Steuerung durch Service Level Agreements Kundenzufriedenheit (CSI) KPIs Verrechung Rund betreute MA in 70 DB-Konzernunternehmen mit rd. 50 verschiedenen TV Anzahl Mitarbeiter: 950 np an 15 Standorten monatlich: Entgeltabrechnungen davon Beamte Abrechnungen Betriebsrente Abrechnungen Reisekosten Betreuung Fahrvergünstigungen ca MA plus Angehörige Rentner plus Angehörige Betreuung von Konzernausweise eakten Kennzahlen Wesentliche aktuelle Herausforderungen in 2011 (Auszug) Start von Folgeprojekten zur elektronischen Dokumentenarchivierung Elektronischer Brief/Onlineformulare im DB Personalportal und verstärkte Nutzung von Massenverfahren Internationalisierung

4 Zusammenhang Unterstützung von Prozessen durch Informationslogistik Massenverfahren statt Einzelbearbeitung Scan Document Input Sendungsoptimierung E-Archiv Kosten senken Qualität und Effizienz steigern Secure- Digital Document Output Digital Document Input Einzelbearbeitung Massenverfahren Online-Service/ Self-Service Beauftragung Beantragung

5 Ausgangsituation und Projektziele Ausgangssituation: Derzeit werden ca. 4 Mio. Dokumente p.a. vom Personalbereich auf dem Postweg versendet Nur ein Drittel der Mitarbeiter national ist über Intranet und damit für die Personalsysteme erreichbar Über das Internet ist aktuell keine sichere Kommunikation mit Mitarbeitern möglich Steigende Kosten für Druck und Versand Anforderungen aus der Belegschaft nach elektronischer Zustellung und Beauftragung Projektziele: Elektronische Erreichbarkeit möglichst aller Bahner auch international Digitale und physische Zustellung aus einer Hand Reduzierung der Druck- und Versandkosten Erhöhung des Anteils an elektronischem Posteinund ausgang Einführung der sicheren elektronischen Kommunikation über das Internet für die Mitarbeiter auf freiwilliger Basis Einführung HR-Online-Service über das Internet Die Lösung muss die Anforderungen des Status Quo (Postbrief) hinsichtlich Vertraulichkeit Sicherheit etc. erfüllen Hohe Akzeptanz bei der Arbeitnehmervertretung und dem Konzerndatenschutz Beschleunigung der Kommunikation und damit der Prozesse

6 Lösungsansatz - Technische Möglichkeiten im HR-Dokumentenmanagement Versand Arbeitgeber Antwort/Beauftragung durch Mitarbeiter Personalsysteme Paisy PeopleSoft Travelline Nur elektronische Daten Dienstleister Zustellung Postbrief secure Mail Postbrief Web- Service Scanner z.b. ADOBE Online- Formulare Nur elektronische Daten AMS Lohn- & Gehaltsabrechnungen Arbeitgeberschreiben Reisekostenabrechnungen Auftragsmanagementsystem eakte Elektronische Personalakte Personalsysteme

7 Anforderungen des Service Center Personal an Dienstleister Informationslogistische Unterstützung Tägliche Einlieferung des Dokumentenoutput aus dem HR-Bereich für Einzel- und Massenschreiben möglich Sendungsoptimierung Zusammenführung mehrerer (physischer und digitaler) Sendungen zu einer ohne das ein Portosprung erfolgt z.b. die Zusammenführung der Entgelt- und Reisekostenabrechnung Outsourcing der Benutzeradministration Registrierung und Verwaltung der Benutzer erfolgen auf einer DB-spezifischen Seite die Erfassung und Pflege der Benutzerinformationen in den Personalsystemen ist nicht erforderlich Online Service Nutzung der Plattform für die Bereitstellung von Anträgen und Formularen zur Weiterverarbeitung bzw. Beauftragung des Service Center Personal für Mitarbeiter möglichst kostenlos Lotus- Notes Plug-In Bereitstellung der Funktion Sichere Mail für die Bearbeitung von Einzelanfragen durch die Sachbearbeiter des Service Center Personal. Auch als Konzernlösung für Einkauf Rechtsabteilung usw. für alle Intranet-Nutzer weltweit nutzbar

8 Systemworkflow Zustellung mit Swiss Post/Secure Benutzer- Registrierung* 2. Prüfung ob Secure -Adresse für den Mitarbeiter vorliegt 1. Druckdaten werden an Dienstleister übertragen Verteiler NEIN JA Secure E- Mail Plattform 4a. Zustellung als physischer Postbrief 4b. Zustellung über Secure * - User Registry speichert Secure -Teilnehmer der DB AG

9 Pilotbetrieb Rahmenbedingungen Im Pilotbetrieb wurden sukzessive Teilnehmer auf die Secure -Plattform aufgeschaltet Die Szenarien entsprechen einem möglichen Echtbetrieb Vor dem Start des Piloten wurden virtuelle Testdaten generiert und Testfälle definiert Die Testfälle beinhalten die Zustellung zum Pilotteilnehmer und die Beauftragung des Service Center Personal durch die Pilotteilnehmer Die Teilnahme am Pilotbetrieb ist freiwillig und erfordert ein privates -Konto Mit dem Betriebsrat wurde eine Pilotvereinbarung geschlossen Das Feedback beinhaltet die Themen Anmeldung Bedienung und Verfahren sowie den Gesamteindruck

10 Registrierung und Anmeldung Der Aufdruck eines persönlichen Registrierungscode auf der Entgeltabrechnung identifiziert die DB-Mitarbeiter auf einer DB-spezifischen Anmeldeoberfläche in Secure

11 Testszenarien Dokumenten-Ausgang Zustellung Postbrief secure Mail Test 1 Versand einer Entgeltabrechnung mit Flyer und Zugangscode Zustellung einer physischen Entgeltabrechnung mit Zugangscode an die Dienstanschrift Ziel: Test des Anmeldeverfahrens und der DB-spezifischen Anmeldeoberfläche sowie des Informationsgehalts des Flyers begrenzte Gültigkeit des Verifikationscodes Test 2 Versand einer Entgeltabrechnung Bereits auf Secure registrierte Teilnehmer erhalten die Abrechnung in ihrem -Konto Noch nicht auf Secure registrierte Teilnehmer erhalten die Abrechnung als Postbrief mit neuem Zugangscode Ziel: Prüfung der Anbindung des Abrechnungssystems PAISY sowie der Funktionalität physische/digitale Trennung Test 3 Versand einer Reisekostenabrechnung Bereits auf Secure registrierte Teilnehmer erhalten die Abrechnung in ihrem -Konto Noch nicht auf Secure registrierte Teilnehmer erhalten die Abrechnung als Postbrief mit neuem Zugangscode Ziel: Prüfung der Anbindung des Reisekostenabrechnungssystems Travelline sowie der Funktionalität physische/digitale Trennung Test 4 Versand Kombination Entgelt- und Reisekostenabrechnung Zu getrennten Terminen werden jeweils die Daten für eine Reisekosten- und eine Entgeltabrechnung beim Dienstleister eingeliefert Ziel: Prüfung der Funktion Sendungszusammenführung Funktionalität physische/digitale Trennung

12 Testszenarien Dokumenten-Eingang Zustellung Postbrief Web- Service Test 5 Versand Infomail Beauftragung Service Center Personal Zustellung eines Formulars an die Pilotteilnehmer zur Beauftragung des Service Center Personal Ziel: Test der Beauftrgung des Service Center Personal über eine Kostenlos Antworten -Funktion Test 6 Versand im Massenverfahren Zustellung eines Anschreibens zur Erfolgsbeteiligung mit Antrag und Antrag zurück vom Pilotteilnehmer über eine Kostenlos-Antworten -Funktion Ziel: Test der Zustellung von Massenschreiben an die Pilotteilnehmer und Anträgen vom Pilotteilnehmer an das Service Center Personal Test 7 Massenverfahren mit Online-Formular Zustellung eines bereits mit persönlichen Angaben befüllten Online-Formulars und Antrag zurück vom Pilotteilnehmer über eine Kostenlos-Antworten -Funktion Ziel: Test der Zustellung eines bereits mit persönlichen Angaben befüllten Online- Formulars an die Pilotteilnehmer und vom Pilotteilnehmer final ausgefüllt an das Service Center Personal zurück Test 8 Manuelle Antwort des Sachbearbeiters Beantwortung einer Anfrage eines Pilotteilnehmers über Secure Eingang der Anfrage vom Pilotteilnehmer eine Kostenlos-Antworten -Funktion Ziel: Test der Funktionalität Sachbearbeiter antwortet mittels LotusNotes Plug-In

13 Zusammenfassung des Feedbacks der Pilotteilnehmer Eine ausführliche Erklärung des Anmeldeprozesses ist zwingend erforderlich Die Akzeptanz des Secure -Verfahrens wird nicht durch die Zustellung sondern primär durch die kostenlose Rückantwort erreicht Die Zustellung der Personalpost als Secure wird nicht als besondere Leistung angesehen deshalb gibt es eine klare Aufforderung zum Ausbau der weiteren Service-Funktionalitäten (Vorbefüllte Formulare Web-Service etc.) Das Sicherheitsempfinden der Pilotteilnehmer ist sehr differenziert (Einfachheit vs. gefühlte Sicherheit) Alle Schritte zur Nutzung der Funktionalitäten sollten in einer Schnellübersicht sowie vertieft erklärt werden Der Beauftragungsprozess muss vereinfacht werden Die Nutzung aller Endgeräte sollte möglich sein