DOKUMENTATION ZUM SYSTEM Veranstaltungseinrichtung mit ProTicket VGEN. Stand: 31. Januar 2013

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1 DOKUMENTATION ZUM SYSTEM Veranstaltungseinrichtung mit ProTicket VGEN Stand: 31. Januar 2013 ProTicket GmbH & Co. KG Höfkerstr. 22, Dortmund B2B-Geschäftskundenhotline: Endkunden-Tickethotline: Fax:

2 Inhaltsverzeichnis Seite 1. Einleitung Interaktionen zwischen dem Veranstalter und ProTicket 5 2. Einrichtung einer Veranstaltung Allgemeine Terminangaben Örtlicher Veranstalter Tourneeveranstalter Veranstaltung Spielstätte / Saalplan Preistabelle Die faire Preistabelle Saalplan Kalkulations-Tool Ermäßigungen Freigabe Veranstaltungsserien einrichten 18 2

3 1. Einleitung Mit dem ProTicket VGEN-Modul bietet das ProTicket-System Veranstaltern die Möglichkeit, Vorstellungen selbstständig in das ProTicket-System einzupflegen. Dazu werden über Eingabemasken alle benötigten Daten zu einer Vorstellung vom Veranstalter eingegeben. Um eine Vorstellung vollständig einrichten zu können, werden folgende Daten benötigt: - Tourneeveranstalter - Örtlicher Veranstalter - Veranstaltungsname (Bestehend aus Veranstaltungstitel, Obertitel, Untertitel) - Spielstätte - Saalplanvariante - Preistabelle - Ermäßigungstabelle Grundsätzlich wird im ProTicket-System zwischen dem Tournee-, dem örtlichen und dem örtlich-rechtlichen Veranstalter unterschieden: Der Tourneeveranstalter liefert das Programm und/oder die Künstler sowie die Namensrechte an dem Titel der Aufführung und die Aufführungsrechte (tantiemenpflichtige Verlagsrechte) an der Veranstaltungsreihe. Die Produktion ist also an den Tourneeveranstalter (Rechteinhaber) geknüpft. Die Namensrechte kann nur ein Tourneeveranstalter haben. Der örtlich-rechtliche Veranstalter vermarktet das vom Tourneeveranstalter gelieferte Programm am Vorstellungstag an die Besucher und ist damit Vertragspartner gegenüber den Kartenkäufern. In VGEN wird dieser als örtlicher Veranstalter bezeichnet. Der örtliche Veranstalter (Einrichter) ist der Vertragspartner von ProTicket. Dieser wird in VGEN automatisch nach dem Einlogg-Vorgang gesetzt und kann nicht eigenständig geändert werden. Er ist der entsprechende Dienstleister für den örtlich-rechtlichen Veranstalter und ist damit für alle Belange rund um die Veranstaltungsverwaltung innerhalb des ProTicket- Systems der Ansprechpartner. Da viele Tourneeveranstalter bundesweit eine Tournee organisieren und ihr Programm an viele örtliche Veranstalter (z. B. Kulturämter) verkaufen, tritt dieses Ensemble bei jedem Auftritt unter dem gleichen Tourneeveranstalter mit den zugehörigen Rechten auf. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass der richtige Tourneeveranstalter (der Rechteinhaber) eingetragen wird, um so die Namensrechte und Werktitelrechte des Tourneeveranstalters nicht zu verletzten. Das ProTicket-System arbeitet bereits mit vielen Kulturämtern bundesweit zusammen. Daher ist es sinnvoll, dass bei der Einrichtung einer Vorstellung in das ProTicket-System für einen anderen örtlichen Veranstalter der richtige Lieferant einer Produktion im System hinterlegt ist. Somit wird gewährleistet, dass auch andere örtlichenveranstalter Zugriff auf alle Produktionen eines Tourneeveranstalters haben. Das VGEN-Modul dient als Sammelbecken für die Datensammlung zur Veranstaltungseinrichtung. Diese Daten in der vorgeschobenen Datenbank werden von ProTicket verifiziert und in die Hauptdatenbank eingespielt. Dadurch soll verhindert werden, dass falsche Veranstaltungsdaten mit einem falschen Tourneeveranstalter verknüpft werden. 3

4 Die Freigabe bzw. Verifizierung von ProTicket erfolgt nach bestem Gewissen. Jedoch ist dies nicht rechtlich verbindlich. Vertragliche Beziehungen Darüber hinaus können vertragliche Beziehungen von Fall zu Fall mit dem örtlichen Veranstalter und zu dem Tourneeveranstalter anzunehmen sein. Der Veranstalter verkauft seine Eintrittskarten grundsätzlich selbst bzw. unmittelbar persönlich. Insofern ist darauf abzustellen, mit wem der Besucher meint, den Vertrag abzuschließen. Anhaltspunkte sind Plakate und Aufdrucke auf den ProTIcket Eintrittskarten selbst auf denen der örtliche Veranstalter und der Tourneeveranstalter genannt werden. Daraus folgt, dass der Besucher vertragliche Beziehungen zu dem Tournee- und/oder dem örtlichen Veranstalter eingehen kann. Hieraus resultiert wiederum, dass sich der Besucher im Schadensfall an den ihm bekannten Veranstalter wenden kann. 4

5 1.1. Interaktionen zwischen dem Veranstalter und ProTicket 5

6 2. Einrichtung einer Veranstaltung Begeben Sie sich auf die Internetseite und geben Sie Ihre Login-Daten in den Login-Screen oben links ein. Nach erfolgter Identifizierung gelangen Sie in das Hauptmenü des ProTicket VGEN-Moduls. Wählen Sie hier den Button 1. Veranstaltungsmanagement. Sie gelangen danach zur Veranstaltungsübersicht in der die bisher von Ihnen eingerichteten Veranstaltungen (falls vorhanden) aufgelistet sind. Über die Kalenderfunktion können Sie nun zu einem bestimmten Datum bzw. in einen bestimmten Monat springen. In der Veranstaltungsübersicht werden automatisch die Veranstaltungstermine angezeigt, die in dem von Ihnen gewählten Monat bzw. am gewählten Datum stattfinden. Über den Button 2. Vollständige Ansicht werden alle bisher eingerichteten Veranstaltungstermine die in der Zukunft liegen, unabhängig vom gewählten Datum/Monat im Kalender, angezeigt. 6

7 Um einen Vorstellungstermin einzurichten, klicken Sie auf den Button 3. Veranstaltungstermin anlegen. Es öffnet sich nun ein neues Fenster mit den Eingabemasken zu den vorstellungsspezifischen Daten. Hinweis: Sollte sich nach Klick auf den Button kein neues Fenster öffnen, beachten Sie bitte ob etwaige Popup-Blocker dieses Fenster unterdrücken und deaktivieren diese. 7

8 2.1. Allgemeine Terminangaben Als erstes erfolgt die Eingabe der Allgemeinen Terminangaben : - Vorstellungstermin (Format: TT.MM.JJJJ) - Uhrzeit Vorstellungseinlass (Format: SS:MM) - Uhrzeit Vorstellungsbeginn (Format: SS:MM) - Freie Platzwahl (ja/nein) legt fest, ob eine Platzgenaue Buchung durchgeführt wird oder nicht. (Hierfür muss ein Saalplan mit einer Preiskategorie genutzt werden. Handelt es sich um eine freie Platzwahl in unterschiedlichen Bereichen, lassen Sie das Feld leer) Örtlicher Veranstalter Im Feld Örtlicher Veranstalter wird automatisch der aktuell eingeloggte Veranstalter eingetragen Tourneeveranstalter Hier tragen Sie bitte den Tourneeveranstalter der Veranstaltung ein. Dies kann über die Eingabe eines neuen Tourneeveranstalters bzw. über die Suche vorhandener Tourneeveranstalter erfolgen. Über die Lupe (rechts neben dem Textfeld) gelangen Sie in die Suchmaske der Tourneeveranstalter. Dabei haben Sie die Möglichkeit über verschiedene Suchkriterien, wie Ort oder Veranstaltername, nach einem bestimmten Tourneeveranstalter (1.) zu suchen. Nachdem Sie das Suchkriterium eingegeben haben, drücken Sie auf die Lupe (2.), um den Tourneeveranstalter zu suchen. Haben Sie den korrekten Tourneeveranstalter (3.) gefunden, klicken Sie diesen an und wählen Sie danach den Button (4.) Übernehmen. 8

9 Hinweis: Bitte beachten Sie die Erläuterung zu Tournee- und örtlichen Veranstaltern auf Seite 3. Sollte der von Ihnen gewünschte Tourneeveranstalter nicht im ProTicket-System verfügbar sein, muss dieser neu angelegt werden. Sollten Sie sich also noch in der Suchmaske befinden, klicken Sie auf den Button Abbrechen. Im Hauptmenü wählen Sie dann Neuen Tourneeveranstalter anlegen. In der darauf folgenden Maske geben Sie alle Daten ein, die zur Anlage benötigt werden. Die Pflichtfelder sind mit einen * markiert. Nachdem alle Daten eingegeben wurden, klicken Sie auf Tourneeveranstalter speichern. Sie gelangen dann zurück in das Hauptmenü. Über die Suchfunktion kann der Tourneeveranstalter nun gesucht und zugeordnet werden (s. Seite 7). 9

10 2.4. Veranstaltung Hier werden die Informationen einer Veranstaltung, also z. B. Veranstaltungsname, hinterlegt. Sollten Sie einen Tourneeveranstalter ausgewählt haben, der bereits im ProTicket-System verfügbar ist, schauen Sie in dem darauf folgenden Drop-Down-Menü nach, ob die gewünschte Veranstaltung bereits hinterlegt ist. Nach Auswahl eines Veranstaltungstitels können Sie sich über den Button Veranstaltung anzeigen weitere Informationen ansehen. Sollte die gewünschte Veranstaltung bisher noch nicht zum Tourneeveranstalter zugeordnet worden sein, so können Sie über den Button Neue Veranstaltung anlegen einen neuen Veranstaltungstitel und weitere Informationen zur Veranstaltung hinterlegen. Zu diesen Informationen gehören: - Haupttitel der Veranstaltung - Veranstaltungsobertitel - Veranstaltungsuntertitel - Veranstaltungsart (Show, Konzert, etc.) - Infotexte kurz/lang Bitte beachten Sie, dass der Veranstaltungsname keine Sonderzeichen oder Zeichen beinhalten darf. Buchstaben aus anderen Sprachen die nicht auf dem deutschen Tastaturlayout sind, sind ebenfalls nicht gestattet. 10

11 Die Reihenfolge der Titel auf einem Ticket lautet folgendermaßen: 2.5. Spielstätte/Saalplanvariante Geben Sie hier die entsprechende Spielstätte an, in der die einzugebende Vorstellung stattfindet. Eine Spielstätte kann auch über die Suchfunktion (Lupe) gefiltert und gesetzt werden. Sollte eine Spielstätte im ProTicket-System bisher nicht verfügbar sein, können Sie über den Button Neue Spielstätte anlegen die Daten der Spielstätte neu eingeben und speichern. Nachdem Sie eine Spielstätte ausgewählt bzw. angelegt haben, erfolgt die Auswahl der Saalplanvariante. Bei einer neu angelegten Spielstätte sind natürlich keine Saalplanvarianten hinterlegt. ProTicket verfügt über eine große Auswahl von Saalplänen unterschiedlichster Spielstätten in ganz Deutschland. Falls die Spielstätte inklusive Saalplan Ihrer Wahl noch nicht aufgelistet sein sollte, wird der neue Saalplan für Sie von ProTicket kostenlos erstellt. 11

12 Die Grundvariante sowie alle erforderlichen Preisgruppenvarianten hinterlegen wir für Sie im System. Für die Saalplanerstellung benötigen Sie einen Architekturplan der Spielstätte. Dieser wird von ProTicket für Sie konvertiert, um eine Einzelplatzbuchung im System zu ermöglichen. Durch die detailgetreue Nachbildung des Saalplans ist eine originalgetreue Anordnung der entsprechenden Sitzplätze gewährleistet. Nach Erstellung des Sitzplanes müssen die Plätze der entsprechenden Preiskategorie zugeordnet werden. Der Veranstalter legt die Preiskategorien der entsprechenden Sitzplätze nach seinen Wünschen fest. Entsprechend sind verschiedene Saalplanvarianten mit unterschiedlichen Preisgruppeneinteilungen durch ProTicket auf Wunsch des Veranstalters zu hinterlegen. Übersicht Saalplan: Die Preiskategorien-Einteilung kann mit max. 5 Preisgruppen pro Saalplan erfolgen. Dabei werden die Preisgruppen mit folgenden Farben dargestellt: Preiskategorie 1 Preiskategorie 2 Preiskategorie 3 Preiskategorie 4 Preiskategorie 5 (gelb) (rot) (cyan) (grün) (magenta) 12

13 Um eine Einzelplatzbuchung einrichten zu können, werden weitere folgende Angaben benötigt: - Bereich - Seite - Unterbereich - Reihennummer - Platznummer Anhand dieser Kriterien können alle Plätze eindeutig identifiziert werden. 2.6 Preistabelle In der Preistabelle werden alle Gebührensätze eines Tickets pro Preiskategorie festgelegt. Aus dem Drop-Down-Menü können Sie bereits angelegte Preistabellen nutzen oder über den Button Neue Preistabelle erstellen neue Preise festlegen. 13

14 2.6.1 Die faire Preistabelle Im Hinblick auf einen partnerschaftlichen Kartenvorverkauf durch die Vorverkaufsstellen für die Veranstalter hat ProTicket neue Eckdaten zur Berechnung der Preistabellen eingeführt. Das nachfolgende Schema definiert die Berechnung eines Bruttoendpreises mit zusätzlichen Preisbestandteilen. Auf den Kartengrundpreis können bei Bedarf vom Veranstalter optionale Preisbestandteile, bestehend aus Extragebühr und/oder Mandantengebühr hinzu addiert werden. Daraus ergibt sich die Basissumme. Die Vorverkaufsprovision in Höhe von 10 % wird auf der Grundlage der Basissumme errechnet. Zu dieser wird die ProTicket Systemgebühr in Höhe von 0,50 dazu addiert und man erhält den Kartenbrutto-Endpreis des Tickets. Veranstalter haben somit die Möglichkeit neben dem Kartengrundpreis, der VVK Gebühr und der ProTicket Systemgebühr auch eine Mandantengebühr und/oder Extragebühren optional in die Preistabelle mit aufzunehmen. Beispiel: Die Eingabe der Preise kann hierbei auf zwei Wegen erfolgen: - Eingabe der Kartengrundpreise (netto) - Eingabe der Kartenendpreise inkl. aller Gebühren (brutto) Hierbei müssen Sie die jeweilige Umsatzsteuer beachten und sich im Vorhinein erkunden ob für Sie 19 % MwSt, 7 % MwSt oder Umsatzsteuerbefreit 0 % gilt. 14

15 Sie haben außerdem die Möglichkeit weitere Gebühren, wie z. B. Refundierung (prozentual vom Grundpreis oder pauschal) oder eine Extragebühr (nur pauschal pro Preiskategorie) einzugeben. In dieser Preistabelle werden die Gebühren sowie der Grundpreis anhand des eingegebenen Endpreises automatisch errechnet. Wenn Sie also einen bestimmten Preis inkl. aller Gebühren vorsehen, geben Sie die Bruttoendpreise der einzelnen Preiskategorien in die entsprechenden Felder ein und klicken Sie anschließend auf den Button Berechnen aus Endpreis. Die Gebühren sowie der Nettokartenpreis werden danach automatisch errechnet. Geben Sie zuletzt der Preistabelle einen, für alle Mitarbeiter des Veranstalters, eindeutigen Namen. Dies kann z. B. sein: 5 PK, 44,00-24,00 Brutto Endpreise. Nach erfolgter Eingabe klicken Sie auf Speichern. Wählen Sie danach die angelegte Preistabelle im Hauptmenü der Veranstaltungsgenerierung aus dem Drop-Down-Menü aus. 2.7 Saalplan Kalkulations-Tool Es besteht die Möglichkeit, eine Kalkulation der Einnahmen durch den Kartenverkauf auf Grund der vorliegenden Saalplanvariante mit unterschiedlicher Auslastung der Platzkategorien vorzunehmen. Dazu drücken Sie auf den Button Kalkulation. Nach Eingabe des Grundpreises und die zu erwartende Auslastung der Vorstellung, wird der gesamte mögliche Umsatz der Vorstellung, sowie die Umsätze der einzelnen Preiskategorien angezeigt. 15

16 2.8. Ermäßigungsarten Nachdem die Vorstellung(en) generiert worden ist, können Sie im Geschäftskundenbereich (B2B) sprechende Ermäßigungsrabatte mit individuellen Ermäßigungen eingeben. Legen Sie einfach eine Muster-Ermäßigungstabelle mit den Namen: "Veranstalter XY keine Ermäßigung" an. Diese können Sie zukünftig als "Dummy-Datensatz" nutzen. Nach erfolgter Eingabe klicken Sie auf Ermäßigungstabelle speichern. Wählen Sie diese dann im Hauptmenü der Veranstaltungsgenerierung aus dem Drop-Down-Menü aus. 16

17 3. Freigabe Nach Eingabe aller benötigten Daten und erfolgreicher Speicherung der Vorstellung müssen Sie den angelegten Termin an Proticket senden. Dabei ist der Vorstellungsstatus zu beachten: Steht der Status der Einrichtung auf "gelb", sind alle Informationen vorhanden, jedoch noch nicht von ProTicket verifiziert. Da alle von Ihnen eingegebenen Daten nach dem Vier-Augen-Prinzip überprüft werden. Steht der Status der Einrichtung auf "rot", fehlen noch wichtige Daten. Die Informationen zur notwendigen Nachbearbeitung sind über den Button "Info" abrufbar. Steht der Status der Einrichtung (im Idealfall) auf grün, kann der Veranstaltungstermin an ProTicket gesendet werden. Nachdem Sie den Termin an ProTicket gesendet haben, erscheint folgende Meldung: Dieser Termin wird dann nochmals von ProTicket geprüft und bei Richtigkeit aller Daten im ProTicket B2B-Bereich zur weiteren Bearbeitung (z. B. Kontingentierung) bereitgestellt. Durch Termin an ProTicket senden gelangt Ihre Vorstellung in den B2B-Bereich von ProTicket. Die Vorstellung ist immer noch gesperrt d.h., dass die Vorstellung im B2B sichtbar ist, aber im Endkundenmodul noch nicht erscheint. Wenn Sie die Sperrung aufheben und die Vorstellung freigeben (siehe Anleitungen / Beschreibungen / FAQ Veranstalter die nächsten Schritte Vorstellungsfreigabe), ist die Vorstellung erst am nächsten Werktag für die Endkunden sichtbar und buchbar. Sie können die Vorstellung auch blockieren. Für die Endkunden ist die Vorstellung nun sichtbar aber noch nicht buchbar. 17

18 WICHTIG: Um einen optimalen Ticketvertrieb zu gewährleisten empfehlen wir Ihnen auf allen Werbemaßnahmen die ProTicket Vertriebswege zu nennen: 1. Internetverkauf ( 2. ProfIT-Shop auf eigener Website (Siehe Anleitungen / Beschreibungen / FAQ s Veranstalter 1.6 Vorstellung mit eigener Seite verlinken) 3. Ticketbuchung mit Hilfe eines Smartphones (QR-Code) 4. Print@Home 5. Telefonische Bestellabwicklung über ProTicket Call-Center 6. ProTicket VVK-Modul / Vorverkaufsstellen 7. Abendkassen-Modul 4. Veranstaltungsserien anlegen Wenn Sie Termine haben, die sich wiederholen z. B. Führungen, die mehrfach am Tag stattfinden, haben Sie die Möglichkeit, die Termine als Serie anzulegen. Klicken Sie hierfür auf "4. Veranstaltungsserie anlegen" Es öffnet sich wie in der normalen Einrichtung das Eingabefenster. Die Felder für das Datum und Uhrzeit entfallen hier und werden später eingegeben. Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie auf "Terminangaben speichern". Klicken Sie im nächsten Fenster auf "Weiter >" 18

19 Als nächstes öffnet sich die Eingabe der "Zeitintervalle" Auf der linken Seite können Sie nun in den Feldern #1 den Einlass, Beginn und das Zeitintervall eingeben. Klicken Sie danach auf "füllen", um die gewünschte Menge an Uhrzeiten zu erhalten. Jetzt können Sie die Tage entweder einzeln oder in einem Zeitraum mit einem Zeitintervall hinzufügen. Darunter werden die Termine aufgelistet. Falsche Termine können mit dem roten x entfernt werden. Nachdem die richtigen Tage ausgewählt wurden, klicken Sie auf "zeige Kombinationen" und überprüfen Sie die Termine mit den Uhrzeiten. Hier können mit Hilfe des roten "x" auch Termine entfernt werden. Klicken Sie nun auf "alle neuen Termine jetzt bei ProTicket in vgen anlegen", um die Vorstellungen zu generieren. 19

20 Sie erhalten den Hinweis, dass Termine angelegt sind. Bestätigen Sie diesen mit "OK" und klicken danach auf "keine weiteren Termine anlegen". Das Fenster schließt sich und Sie befinden sich wieder im Veranstaltungsmanagement. Hier werden alle von Ihnen angelegten Termine nun angezeigt. Klicken Sie auf den Button 5. Veranstaltungsserien Freigabe", um mehrere Termine an ProTicket zur Freigabe zu senden. 20