Risikomanagement im FM nach GEFMA 192 und REG-IS

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1 Weltweit engagiert Risikomanagement im FM nach GEFMA 192 und REG-IS Vortrag auf der 3. Bundesfachtagung Betreiberverantwortung Dipl.-Ing. (FH) Ulrich Glauche Rödl & Partner GbR Seite 1

2 Vorstellung Dipl.-Ing. (FH) Ulrich Glauche Ulrich Glauche Dipl.-Ing. (FH) Senior Associate Hauptberuf Grundausbildung Maschinenbauingenieur Rödl & Partner verantwortlich für Facility Management Beratung und Begutachtung Spezialgebiete Integration Technik, Organisation & Recht Betreiberverantwortung Entwicklung und Vertrieb REG-IS Entwicklung Masterplan Betreiberverantwortung Ltg. Bundesfachtagungen Betreiberverantwortung Nebentätigkeiten Lehrbeauftragter für FM an Hochschule Nürnberg Dozent an der IRE BS Immobilienakademie Referent bei div. öff. und priv. Bildungsträgern Leitung des Richtlinienwesens GEFMA e.v. Arbeitskreise RealFM e.v. (ehem. IFMA-D) Ausschüsse von DIN und VDI Seite 2

3 Agenda 01 Ausgangslage 02 GEFMA 192 Risikomanagement im FM 03 Umsetzung mittels REG-IS 04 Risikofaktoren im FM 05 Zusammenfassung Seite 3

4 01 Ausgangslage - Übersicht über Risiken im FM Gesamtheit der Risiken (Finanz-) Wirtschaftliche Risiken Schadensrisiken Rechtliche Risiken Sonstige Risiken FM-spezifische nicht FM-spezifische FM-Organisation FM-Kunde Finanzierungsrisiken Absatzrisiken Fehlkalkulation Zahlungsunfähigkeit von Kunden Wirtschaftliche Risiken im Kerngeschäft Immobilienwirtschaftl. Risiken Zinsentwicklung Steuern & Abgaben Tarifentwicklung Preisentwicklung... Schädigung (Personen, Sachen, Vermögen) durch Fehler beim Service Mängel am Objekt Mängel am Brandschutz Mängel an der Standsicherheit Mängel an der Dokumentation vernachlässigte Instandhaltung selbstverschuld. Beschädigung Höhere Gewalt Kriminalität Unfall / Brand Neue / geänderte Vorschriften mit Geltung im FM Verletzung von Vorschriften oder Verträgen Ungünstige/ungenaue Verträge Haftung Neue / geänderte Vorschriften mit Geltung für Eigentümer, Unternehmer Verletzung von Vorschriften oder Verträgen Ungünstige/ungenaue Verträge Haftung Sonstige rechtliche Risiken Managementrisiken Organisationsrisiken Strategierisiken Personalrisiken Nachunternehmerrisiken EDV-Risiken ungenaues Leistungsverzeichnis Sonstige Risiken interne Risiken externe Risiken Quelle: GEFMA 192 Abb. 1 Seite 4

5 Agenda 01 Ausgangslage 02 GEFMA 192 Risikomanagement im FM 03 Umsetzung mittels REG-IS 04 Risikofaktoren im FM 05 Zusammenfassung Seite 5

6 02 GEFMA 192 Risikomanagement im FM - Risiken analysieren und bewerten Anwendung der Methode, wie in GEFMA 192 Risikomanagement im FM beschrieben: 1. Zuordnung Schadensindex (Si) Was kann schlimmstenfalls passieren, wenn eine bestimmte Pflicht nicht erfüllt wird? Seite 6

7 02 GEFMA 192 Risikomanagement im FM - Risiken analysieren und bewerten Anwendung der Methode, wie in GEFMA 192 Risikomanagement im FM beschrieben: 1. Zuordnung Schadensindex (Si) Was kann schlimmstenfalls passieren, wenn eine bestimmte Pflicht nicht erfüllt wird? 2. Zuordnung Eintrittswahrscheinlichkeit für technisches Versagen (EwT) Mit welcher Wahrscheinlichkeit ist mit dem Eintreten des Schadensfalles aus rein technischem Versagen zu rechnen? Seite 7

8 02 GEFMA 192 Risikomanagement im FM - Risiken analysieren und bewerten Anwendung der Methode, wie in GEFMA 192 Risikomanagement im FM beschrieben: 1. Zuordnung Schadensindex (Si) Was kann schlimmstenfalls passieren, wenn eine bestimmte Pflicht nicht erfüllt wird? 2. Zuordnung Eintrittswahrscheinlichkeit für technisches Versagen (EwT) Mit welcher Wahrscheinlichkeit ist mit dem Eintreten des Schadensfalles aus rein technischem Versagen zu rechnen? 3. Zuordnung Eintrittswahrscheinlichkeit für menschliches / organisatorisches Versagen (EwM) (dito) Seite 8

9 02 GEFMA 192 Risikomanagement im FM - Risiken analysieren und bewerten Anwendung der Methode, wie in GEFMA 192 Risikomanagement im FM beschrieben: 1. Zuordnung Schadensindex (Si) Was kann schlimmstenfalls passieren, wenn eine bestimmte Pflicht nicht erfüllt wird? 2. Zuordnung Eintrittswahrscheinlichkeit für technisches Versagen (EwT) Mit welcher Wahrscheinlichkeit ist mit dem Eintreten des Schadensfalles aus rein technischem Versagen zu rechnen? 3. Zuordnung Eintrittswahrscheinlichkeit für menschliches / organisatorisches Versagen (EwM) (dito) 4. Berechnung Risikowert (Rw) Rw = Si max (EwT; EwM) Seite 9

10 02 GEFMA 192 Risikomanagement im FM - Betreiberpflichten priorisieren Seite 10

11 Agenda 01 Ausgangslage 02 GEFMA 192 Risikomanagement im FM 03 Umsetzung mittels REG-IS 04 Risikofaktoren im FM 05 Zusammenfassung Seite 11

12 03 Umsetzung mittels REG-IS - Risikoprofil einstellen Seite 12

13 03 Umsetzung mittels REG-IS - Objektprofile einstellen Seite 13

14 03 Umsetzung mittels REG-IS - Auswertung: Priorisierung der Betreiberpflichten Das Ergebnis der Auswertung ist ein priorisiertes Pflichtenheft in der Rangfolge des Risiko-Ergebniswertes. Damit wird klar, was in welcher Reihenfolge zu tun ist. Seite 14

15 Agenda 01 Ausgangslage 02 GEFMA 192 Risikomanagement im FM 03 Umsetzung mittels REG-IS 04 Risikofaktoren im FM 05 Zusammenfassung Seite 15

16 05 Risikofaktoren im FM - Schadensrisiken / Auftretende Schäden im FM Schäden bei der Ausführung von FM-Serviceleistungen können sein: 1. Personenschäden - Arbeitsunfälle (FM-Beschäftigte) - Unfälle Dritter (Verkehrsssicherheit) 2. Sachschäden - Schäden am Eigentum des AG (Tätigkeitsschäden) 3. Vermögensschäden 4. Umweltschäden Nur für die Arbeitsunfälle sind Statistiken vorhanden und veröffentlicht, allerdings nicht spezifisch für die FM-Branche. Quelle: Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten in: Gesundheitsberichtserstattung Themenhefte, März 2007 Seite 16

17 05 Risikofaktoren im FM - Arbeitsunfälle Die 7 häufigsten Ursachen für einen Arbeitsunfall: 1. Stolpern, Rutschen, Stürzen (34,7 % aller Arbeitsunfälle) 2. Falsche Bedienung von Werkzeugen und Maschinen 3. Falsches Lagern, Heben oder Tragen von Lasten 4. Missachtung von Sicherheitsvorschriften (z.b. unsachgemäßer / unbefugter Gebrauch von Arbeitsmitteln) 5. Fehlende Erfahrung (hohes Unfallrisiko bei jüngeren Beschäftigten) 6. Sinkendes Gefahrenbewusstsein infolge Routine (hohes Unfallrisiko bei älteren Beschäftigten) 7. Schlechte Organisation des Arbeitsschutzes Quelle: am Seite 17

18 05 Risikofaktoren im FM - Schadensrisiken / Mögliche Ursachen von Fehlern und deren Folgen These 1: Fehler und Schäden aus menschlichem Versagen dominieren bei Weitem gegenüber Schäden aus technischem Versagen. Quelle: GEFMA 192 These 2: Im FM wird vielfach Personal eingesetzt, das a) nicht ausreichend qualifiziert ist und/oder b) nicht hinreichend unterwiesen (als Eigen-) bzw. eingewiesen (als Fremdpersonal) ist. Seite 19

19 05 Risikofaktoren im FM - Qualifikationen und Befähigungen im FM: GEFMA-Arbeitshilfen Befähigung von Personen 610 FM-Studiengänge (Bachelor, Master) Befähigung von FM-Dienstleistungsunternehmen 710 Rechtskonformität von Organisationen Fachwirt FM Servicekraft FM Facility Managementsysteme System- Dienstleistungen Befähigte und verantw. Personen Seite 20

20 05 Risikofaktoren im FM - Qualifikationen und Befähigungen im FM: GEFMA Für viele Tätigkeiten im FM sind Mindest- Befähigung der Personen gefordert, z. B. unterwiesene Person, befähigte Person, sachkundige Person, fachkundige Person, Fachkraft, etc. und zwar in jedem einzelnen Gewerk. Bei Nichtbeachtung bestehen Risiken: Schlechtleistung Kundenunzufriedenheit Fehler Schäden Unwirksamkeit der Delegation wegen Selektionsverschulden. GEFMA listet 219 Betriebsbeauftragte, befähigte und verantwortliche Personen im FM auf. Seite 21

21 05 Risikofaktoren im FM - Qualifikationen und Befähigungen im FM: Gewerk Elektro Elektrische Anlagen und Betriebsmittel Normalbetrieb (Regelbetrieb) sehr einfache elektrische Arbeiten einfache elektrische Arbeiten komplexere elektrische Arbeiten Arbeiten unter Spannung Art der Arbeiten (Beispiele) Ein- und Ausschalten Auswechseln von Leuchtmitteln, Wechseln von Sicherungen, Betätigen von Prüf- /Schutzeinrichtungen Im spannungsfreien Zustand: Prüfen ortsveränderlicher elektr. Betriebsmittel (mit geeigneten Messgeräten) Im spannungsfreien Zustand: gleichartige, sich wiederholende Arbeiten Im spannungsfreien Zustand: Anlagen oder teile errichten ändern umbauen Arbeiten unter Spannung Prüfen ortsfester elektr. Anlagen > 1 kv Schalten in Mittel- und. Hochspannungsanlagen Arbeiten in Ex- Bereichen geforderte Funktion Anlagenbetreiber (Benutzer) Anlagenbetreiber (Benutzer) Anlagenverantwortlicher + Arbeitsverantwortlicher (ggf. in Personalunion) Anlagenverantwortlicher + Arbeitsverantwortlicher (ggf. in Personalunion) Anlagenverantwortlicher + Arbeitsverantwortlicher (ggf. in Personalunion) geforderte Qualifikation elektrotechn. Laie, z.b. Hausmeister elektrotechn. unterwiesene Person (eup), z.b. unterwiesener Hausmeister Elektrofachkraft (EFK) für festgelegte Tätigkeiten Elektrofachkraft (EFK) Elektrofachkraft (EFK) mit Spezialkenntnissen relevante Regelwerke VDE : BGV A3 VDE : BGV A3 VDE : BGV A3 VDE : BGV A3 VDE : BGV A3, BGR A3 Seite 22

22 Agenda 01 Ausgangslage 02 GEFMA 192 Risikomanagement im FM 03 Umsetzung mittels REG-IS 04 Risikofaktoren im FM 05 Zusammenfassung Seite 23

23 06 Zusammenfassung Aktuelle Beobachtungen zum Risikomanagement im FM sind: Risiken im FM werden zunehmend (auch von Auftraggebern) wahrgenommen. Risikomanagement (nach GEFMA 192) wird an FM-Dienstleister fremdvergeben. Aussagen zum Risikomanagement werden zum Gegenstand im FM-Reporting. Es besteht zunehmend Bereitschaft von Auftraggebern, für Risikomanagement im FM Geld auszugeben. Aktuelle Beobachtungen zu Qualifikation & Befähigung im FM: Die Notwendigkeit qualifizierten Personals im FM ist unbestritten. In der Umsetzung hakt es (Unkenntnis im Detail, Kostendruck, fehlende Kontrollmöglichkeiten durch AG/Auditoren). Hier besteht noch Handlungsbedarf. Seite 24

24 ...das war s für heute Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit weitere Infos: ulrich.glauche@roedl.de Seite 25

25 Rödl & Partner Rechtsberatung im Facility Management Alleinstellungsmerkmale: Rechtsberatung, Consulting, technischer Sachverstand und IT/Web aus einer Hand Branchennähe durch aktiven Austausch mit Praktikern und Vertretern von Wissenschaft und Verbänden Leitung des Richtlinienwesens sowie des Arbeitskreises FM-Recht der GEFMA Mitwirkung in FM-Ausschüssen und -Beiräten von DIN und VDI Entwicklung des Regelwerks-Informationssystems REG-IS Entwicklung des Masterplans Betreiberverantwortung Seite 26