Jahrestagung E-Akte 19. November 2014 Wege aus der Projektfalle Ein pragmatischer Ansatz zur E-Akte

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1 Jahrestagung E-Akte 19. November 2014 Wege aus der Projektfalle Ein pragmatischer Ansatz zur E-Akte Diplom-Informatiker Wolfgang Bruns Leiter der Bundesanstalt für IT-Dienstleistungen (im Ruhestand) Ilmenau

2 Inhalt - Ausgangssituation, Gesetzeslage - Die Projektfalle - Handlungsbedarf - Vorgehensstrategie - Resümee 2

3 Anforderung des E-Governmentgesetzes 6 EGovG Elektronische Aktenführung Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen. Satz 1 gilt nicht für solche Behörden, bei denen das Führen elektronischer Akten bei langfristiger Betrachtung unwirtschaftlich ist. Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden. 3

4 Inkrafttreten Wann treten die Regelungen des EGovG in Kraft? 1. Januar 2020: Pflicht für Bundesbehörden, ihre Akten elektronisch zu führen. Hinweis: Die die Behörden des Bundes betreffenden Regelungen zum sogenannten ersetzenden Scannen und zur Akteneinsicht treten am Tag nach der Verkündung in Kraft. 4

5 Modalverben und Minikommentar müssen, können, dürfen, wollen, sollen, mögen Was sagt der Minikommentar? Zur Soll-Regelung : - E-Akte kann auch vor dem eingeführt werden - Rücksichtnahme auf besondere Regelungen (z.b. Personalakte, Verschlusssachen) möglich - notwendigen individuellen Bedarfslagen einzelner Behörden angemessen Rechnung zu tragen. 5

6 Weitere Regelungen des EGovG 7 Übertragung und Vernichtung des Papieroriginals 8 Akteneinsicht 9 Optimierung der Verfahrensabläufe und Information zum Verfahrensstand 6

7 Die Projektfalle Umsetzung der 6 bis 9 EGovG Durchführung Wirtschaftlichkeitsbetrachtung gem. 7 (2) BHO Anmeldung von Haushaltsmitteln Beteiligung Personalvertretung Aufbau einer Projektorganisation Geschäftsprozessoptimierung Durchführung von Vergabeverfahren Aufrechterhaltung des Betriebs 7

8 Handlungsbedarf Wer muss tätig werden? - Bedarf der Fachbehörden - IT-Abteilungen bzw. IT-Dienstleister - Lieferant von Basiskomponenten - Wer sonst noch? 8

9 Vorgehensstrategie 1 Es ist gar nicht mehr so viel Zeit Fangen Sie an! - Wirtschaftlichkeitsbetrachtung - Analyse des Geforderten und des Benötigten - Geschäftsprozessanalyse und optimierung ( 9 EGovG) - Grobplanung (Zeitplanung, Kostenplanung, Personalplanung, Abhängigkeiten, Risiken) Erarbeitung eines Grobbebauungsplans 9

10 Vorgehensstrategie 2 Analyse dessen, was bereits vorhanden ist Keiner fängt auf der grünen Wiese an! - Office-System - DMS - Vorgangsbearbeitungssystem - Recherchesystem - Archivsystem - Verfeinerung des Bebauungsplans 10

11 Vorgehensstrategie 3 Verfügbarkeit und Einsetzbarkeit von Basiskomponenten prüfen - Eigene, bereits vorhandene Komponenten - Zentral entwickelte bzw. zu entwickelnde Basiskomponenten - Auf dem Markt angebotene Komponenten Ausfüllen des Bebauungsplans 11

12 Vorgehensstrategie 4 Realisierung in (kleinen) Schritten - Die Entwicklung muss beherrschbar sein - Die Umsetzung muss verkraftbar sein - Erfolge müssen kurzfristig erkennbar sein - Welche Felder im Bebauungsplan lassen sich am leichtesten füllen? 12

13 Vorgehensstrategie 5 Einsatz von (externen) Beratern - Berater ergänzt die Behördenarbeit und kompetenz - Berater wird nicht vorn im Projekt eingesetzt - Berater verfügt über Vorgehensmodelle, Blaupausen, Produkt- Informationen und darf und soll unorthodoxe Vorschläge machen. - Berät bei der Schrittauswahl und bei der Bewertung (vorhandener) Komponenten - Begleitet möglichst über die gesamte Projektlaufzeit 13

14 Exkurs Meinung und Vorurteil: Die Technik steht zur Verfügung, sie muss nur von der (häufig hinterherhinkenden) Verwaltung eingesetzt und genutzt werden Prof. Dr. Klaus Lenk: Die Verwaltung wird von ständig neuen Entwicklungen und Ideen getrieben, mit denen sie sich bei Strafe des Prangers auseinander setzten muss. Vielfach kann sie kaum noch der vermeintlichen Innovationsdynamik folgen, so dass auch gute Ideen nicht mehr zur Umsetzung gelangen. Über die Hektik geht die grundlegende Orientierung verloren, Klaus Lenk, Die Informationstechnik ein ewig ruhendes Potential in der öffentlichen Verwaltung? S aus Dieter Klumpp /Klaus Lenk /Günter Koch (Hg.): Überwiegend Neuland Zwischenbilanzen der Wissenschaft zur Gestaltung der Informationsgesellschaft. Berlin: Edition sigma,

15 Resümee - Schnell anfangen - Vorhandenes nutzen - Egoistisch vorgehen - Mitarbeiter mitnehmen - Auf in sich geschossene, überschaubare Realisierungsschritte achten - Schnelle Erfolge feiern - Bebauungsplan im Auge behalten - Nicht treiben lassen 15