CSI Informationstechnik. consulting solutions. Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 1

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1 CSI Informationstechnik consulting solutions it-education Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 1

2 consulting Organisationsberatung und IT-Dienstleistungen Projektmanagement Prozessoptimierung SAP R/3 Business Solutions SAP-Implementierungen Softwareentwicklungen Web-basierende Entwicklungen IT- und SAP-Support Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 2

3 solutions Lösungen auf Basis Personalakte Debitorenakte Digitales Büro Kundenakte GDPdU Center Vertragsmanagement Digitale Poststelle Archivierungen Offline-Archiv Formularmanagement Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 3

4 it - Education Trainings und Workshops SAP Aus- und Weiterbildungen Change Management Trainings IT-Ausbildung Personalentwicklung Controlling- & Rechnungswesen-Seminare Role based Education Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 4

5 Was ist ECM? Werkzeuge und Methoden für die ganzheitliche Verwaltung, Erfassung, Bearbeitung und Archivierung sämtlicher Unternehmensinformationen Dokumenten- Management Archivierung Workflow Enterprise Content Management Ziel: Insellösungen abschaffen, Info-Unabhängigkeit, Contentwarehouse Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 5

6 Welche Vorteile bietet ein Vertragsmanagement? Prozessbeschleunigung, Reduzierte Administrationskosten. Verringerte Vertragsrisiken Fehlerreduzierung bei der Eingabe Revisionssichere Langzeitarchivierung. Nie mehr Aktenkeller! Sogar in Anhängen archivierter recherchieren... Rechtssicherheit, Rollenspezifische Zugriffsrechte, Dokumentenverschlüsselung. Druckdaten- Archivierung Weltweite Verfügbarkeit elektronischer Vertragsakten Ob Papier oder Datei Alles wird erfasst! Zugriffssicherheit, Revisionssicherheit, Gesetzeskonformität, Höchste Sicherheit und Vertraulichkeit. Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 6

7 Die Gesetzeslage Seit Anfang 2002 (GDPdU) Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen steuerrelevante Daten 10 Jahre maschinell auswertbar (sonstige 6 Jahre) alle betriebswirtschaftlich und steuerrechtlich relevanten s mit Anhängen gesetzeskonform archiviert und jederzeit verfügbar bei lückenhafter Dokumentation Zwangsschätzung der Unternehmenswerte Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 7

8 Die Anforderung Die richtige Information zur richtigen Zeit im richtigen Format beim richtigen Anwender, überall! Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 8

9 Dokumenten Management auch eine Frage kaufmännischen Denkens Quantitative Nutzenpotentiale Reduzierung von Transport-, Ablage- und Zugriffszeiten Reduzierung der Sachmittel Reduzierung der Personalkosten Qualitative Nutzenpotentiale Erhöhung der Prozesseffizienz Erhöhung der Ressourceneffizienz Verbesserung der Auskunftsfähigkeit und Servicequalität Return on Investment (ROI) Fall manuell mit DMS Unterstellung Aufwand bei 25 /Std Suche 3 Min 0,5 Min 100 pro Tag 300/50 Min 125,-/ 20,83 Transport 15 Min 0,08 Min 100 pro Tag 1500/8 Min 625,-/ 3,33 Zugriff/Ablage 4 Min 0,5 Min 100 pro Tag 400/50 Min 166,67/ 20,83 Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 9

10 Welche Vorteile bietet ein Vertragsmanagement? Fristenkalender Wiedervorlage Verträge und Dokumente nur einmal vorhanden Vertragsverwaltung kein Aktenkeller Dokumente schnell finden kein Dokumenten Verlust Vertragscontrolling Vertreterregelung Zugriffssicherheit Eskalations-Verwaltung immer die aktuelle Version schnelle und transparente Geschäftsprozesse Vertragsarchivierung bedarfabhängige Zusammenstellung der Dokumente Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 10

11 Lizenzkosten 5 User 10 User 20 User SAPERION Server mit AdHoc-Workflow 3.980, , ,00 Query/Index-Client (ã 490,00 ) 2.450, , ,00 MS-Office Integration (ã 150,00 ) 750, , ,00 Lösung Vertragsmanagement (ã 500,00 ) 2.500, , ,00 Kosten für manuelle Indexierung aus vorliegenden Dateien 9.680, , ,00 Projektspezifische Aspekte Manuelles Indexieren mit Saperion-Scan-Client auf Anfrage auf Anfrage auf Anfrage OCR und Volltext-Recherche auf Anfrage auf Anfrage auf Anfrage Vertragspartner-Datenübernahme aus SAP auf Anfrage auf Anfrage auf Anfrage Betriebssystem MS Windows SBS 2003 MS Windows SBS 2003 * Datenbanken MS SQL-Express MS SQL-Express * * abhängig von vorhandener IT-Landschaft Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 11

12 Verträge ablegen Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 12

13 Fristenkalender Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 13

14 die Masken Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 14

15 Zugriffssicherheit auf Teildokument Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 15

16 Zugriffssicherheit auf Dokument Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 16

17 Verträge wieder finden Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 17

18 Vertragscontrolling Alle Kauf- /Miet- /Leasingvertäge Stand Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 18

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! CSI Informationstechnik Frankfurter Straße D Köln Tel.: / Fax: / Internet: consulting solutions it-education Vertragsmanagement: Fragen Idee Sicherheit Ablegen Wiederfinden Verteilen Verwalten 19

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