Grundlagen der Videokommunikation

Transkript

1 Grundlagen der Videokommunikation Rahmenbedingungen

2 Rahmenbedingungen für Videokonferenzen Die von Videokonferenzen en für eine Videokonferenz mit neuen Partnern Technische und organisatorische en Der Moderator in einer Mehrpunktkonferenz Gestaltung von visuellen Hilfsmitteln o Allgemeine o Akustik o Farben o Beleuchtung o Sonstiges Zubehör Die Videokonferenz

3 einer Videokonferenz Gefühl des direkten Kontaktes mit dem Gesprächspartner allerdings Eindrücke vom Partner eingeschränkt (meist sind nur das Gesicht und ein kleiner Teil des Hintergrundes zu sehen) Verhalten in der Videokonferenz bedarf etwas Übung lokales Bild lenkt oft ab vom Gesprächspartner Interaktion ist wichtigster Aspekt der Konferenz; Technik setzt aber enge Grenzen und stellt Anforderungen

4 en für eine Videokonferenz mit neuen Partner große Bedeutung, da es Einfluß auf die Qualität der weiteren Zusammenarbeit haben wird Klärung, welche Endgeräte teilnehmen vor dem ersten Kontakt per Videokonferenz kurze Vorstellung mit Hilfe eines anderen Mediums durchführen bei komplexen Themen kurze Zusammenfassung an die anderen Teilnehmer per Post oder senden

5 en für eine Videokonferenz Technische und organisatorische en (1) Umgang mit dem System sollte vertraut sein etwa 24 Stunden vor Beginn der Konferenz noch einmal alle Verbindungen überprüfen (bei internationalen Konferenzen möglichst noch früher) Verfügbarkeit der Teilnehmer und des Videokonferenzraumes prüfen Bei Verwendung einer Multipoint Control Unit (MCU): - Einwahlnummern testen - Konferenzleiter wählen, der im Umgang mit der MCU geübt ist - Wer ruft wen an? - Telefonnummern aller Teilnehmer austauschen

6 en für eine Videokonferenz Technische und organisatorische en (2) eine Videokonferenz maximal eine Stunde, längere Konferenzen in zwei oder mehr Sitzungen aufteilen übersichtliche Agenda mit angestrebten Zielen des Treffens aufstellen Tagesordnungspunkte nach ihrer Wichtigkeit ordnen Tagesordnung, Skripts, Präsentationen und Folien rechtzeitig vorher allen Teilnehmern zustellen überraschende Änderungen der Themen oder des es vermeiden! Application-Sharing / H.239 nutzen Verbindung spätestens Minuten vor dem vereinbarten Starttermin aufbauen

7 en für eine Videokonferenz Technische und organisatorische en (3) falls VC-System auf einem PC läuft, alle nicht benötigten Anwendungen schliessen; Bildschirmschoner und die Energiesparfunktion des PC ebenfalls deaktivieren während der Konferenz vor äußeren (z.b. durch andere Personen) und internen Störungen (z.b. Handy) schützen bei MCU-Nutzung vor sich ein Schild mit dem eigenen Namen oder dem Standort platzieren

8 en für eine Videokonferenz Der Moderator in einer Mehrpunktkonferenz MCU-Konferenzen durch einen Moderator leiten lassen, dieser sollte sowohl sehr genau über das Thema Bescheid wissen, als auch viel Erfahrung mit Videokonferenzen haben falls sich die Teilnehmer nicht kennen, allen die Gelegenheit geben, sich kurz vorzustellen nach der Vorstellungsrunde noch einmal kurz die Tagesordnung besprechen voice-switching führt bei ungeübten Teilnehmern anfangs zur Irritation Moderator stellt in geeigneter Weise (beispielsweise Fragerunden) in regelmäßigen Abständen sicher, daß noch alle Teilnehmer in der Konferenzschaltung sind

9 en für eine Videokonferenz Gestaltung von visuellen Hilfsmitteln bei der Gestaltung von Folien oder Präsentationen einige Punkte beachten: - ein dunkler Hintergrund mit großen hellen Buchstaben ist gut lesbar (z.b. Weiß auf Blau) - die Schriftgröße mindestens 24 - klare Schriften, z.b. Helvetica oder Arial verwenden - Großbuchstaben sind schlechter als Kleinbuchstaben zu lesen - Querformat ist besser als Hochformat (auf Grund der Abmessungen der Ausgabegeräte) - eine Seite sollte nicht zu viele Informationen beinhalten - ein Bild sagt mehr als 1000 Worte für den Beginn einer Diskussion den Vortrag noch einmal kurz zusammenfassen

10 en für eine Videokonferenz Allgemeine geeignete Sitzgelegenheiten in ausreichender Zahl bereitstellen alle Monitore sollen für alle Beteiligten gut sichtbar sein Sitzordnung so gestalten, daß niemand seinen Nachbarn blockiert den Eindruck nicht einzusehender Stellen für die Gegenstelle vermeiden Mikrofon so platzieren, dass alle gehört werden können; gegebenenfalls mehrere Mikrofone verwenden Alle diese Forderungen lassen sich mit einem parabolischen oder halbkreisförmigen Tisch erfüllen. Das offene Ende ist dabei in Richtung Kamera zu stellen.

11 en für eine Videokonferenz Akustik (1) äußere Lärmquellen, wie Verkehrsgeräusche, Büromaschinen, Klimaanlagen, Aufzugsschächte und angrenzende Gänge, so stark wie möglich abgeschirmen Raum nach außen akustisch isolieren Einsatz geräusch-absorbierender Materialien (wie z.b. Vorhänge, Teppiche oder akustische Deckenmaterialien) im Raum Raumhöhe und Einrichtung des Raumes sollten ebenfalls die Schallwellen minimieren Oberflächen, welche den Schall gut reflektieren (z.b. Fenster, glatte Wände oder gekachelte Böden) vermeiden

12 en für eine Videokonferenz Akustik (2) Lautsprecher in Richtung der geringsten Empfindlichkeit des Mikrofons aufstellen (meist hinter dem Mikrofon) Abstand zwischen Lautsprecher und Mikrofon 5x Abstand zwischen Sprecher und Mikrofon Einzelpersonen sollten Headset benutzen; konstanter Mikrofonabstand bei nahezu keinen Rückkopplungen wird gewährleistet Gruppen sollten nahempfindliches Standmikrofon (dynamisches Mikro) benutzen, an das der Sprecher herantritt. Richtmikrofone sind ungeeignet, weil diese zu viele Hintergrundgeräusche aufnehmen Tischmikrofone mit aktiver Echounterdrückung koppeln Einsatz mehrerer Tischmikrofone erfordert automatischen Mischer

13 en für eine Videokonferenz Akustik (3) Beim Einsatz von Grenzflächenmikrofonen ist es erforderlich, das alle Personen direkt an dem Tisch sitzen und Stöße am Tisch durch Stühle, Füße, Stifte, usw. vermieden werden. Ein Ein Grenzflächenmikrofon ist ist ein ein Kondensatormikrofon, welches welches mit mit seiner seiner Membran Membran bündig bündig in in eine eine Platte Platte eingebaut eingebaut ist ist und und zusammen zusammen mit mit dieser dieser Platte Platte auf auf eine eine möglichst möglichst große große Fläche, Fläche, z.b. z.b. auf auf den den Tisch, Tisch, gestellt gestellt wird. wird. Das Das Mikrofon Mikrofon erhält erhält so so den den maximalen maximalen Schalldruck Schalldruck ohne ohne Überlagerungen Überlagerungen von von Hallanteilen Hallanteilen und und führt führt zu zu einem einem akustisch akustisch guten guten Raumeindruck Raumeindruck bei bei ausgewogenewogenem Frequenzgang. ausge- Frequenzgang.

14 en für eine Videokonferenz Akustik (4) Zeitverzögerung bei Übertragung beachten: 1 bis 3 Sekunden falls Rückkopplung vom Lautsprecher zum Mikrofon zu groß ist, kann es zu lautem rhythmischem Pfeifen führen Audiosignal am Rechner hoch aussteuern für gute Tonqualität, da die Übertragung mit 8 Bit Auflösung kaum Reserven hat

15 en für eine Videokonferenz Farben Kontrastverhältnis der Farbtöne insgesamt niedrig halten Hintergrund sollte blau, ein warmes beige, grau oder blaugrau sein ein schwarzer oder weißer Hintergrund sind nicht empfehlenswert stark reflektierende Oberflächen vermeiden

16 en für eine Videokonferenz Beleuchtung Raum sehr gut ausleuchten Mindestbeleuchtung Lux alle Lichtquellen sollten die gleiche Lichttemperatur ausstrahlen; Mischung verschiedener Quellen (z.b. Normlichtlampen mit Leuchtstoffröhren) vermeiden Plazierung des Lichtes so gestalten, daß die Gesichter nicht im Schatten eines Lichteinfalls von oben liegen (z.b. Schatten der Augenbrauenpartie, welcher auf die Augen fällt). verteiltes (diffuses) Licht ist besser als einzelne Spots aber auch nicht den Eindruck eines "reinen" TV-Studios erwecken Licht nicht direkt auf die Kamera richten und Reflektion in den Monitoren vermeiden

17 en für eine Videokonferenz Sonstiges Zubehör (1) Mischpult Wenn mehrere Mikrofone zum Einsatz kommen oder mehr als ein Rechner an einem Platz verwendet wird, so wird ein Mischpult zur Verteilung der Audiosignale notwendig. Ein Ein Mischpult Mischpult ist ist ein ein Gerät Gerät zum zum Zusammenführen, Zusammenführen, Überblenden Überblenden und und Mischen Mischen mehrerer mehrerer Tonsignale. Tonsignale. Heutige Heutige Geräte Geräte besitzen besitzen bis bis zu zu und und mehr mehr Eingangskanäle. Eingangskanäle. Daneben Daneben bieten bieten sie sie Beeinflussungsmöglichkeiten für für Pegel, Pegel, Klang, Klang, Hall Hall und und Dynamik Dynamik Beein- des des Tones. Tones.

18 en für eine Videokonferenz Sonstiges Zubehör (2) Mischpult Signale in beiden Richtungen durch professionellen Mixer mit regelbarem Monitorkanal steuerbar Absenken der Tiefen und leichtes Anheben der mittlere Frequenzen verbessert die Verständlichkeit von Sprache Mischpulte ermöglichen es, Aussteuerungskorrekturen direkt und ohne Software vorzunehmen

19 Die Videokonferenz (I) Ein echter Blickkontakt ist während der Videokonferenz nicht möglich. Wenn man auf den Monitor blickt, um den Partner zu sehen, hat dieser den Eindruck, dass man an ihm vorbeischaut. Nur ein direkter Blick in die Kamera vermittelt das Gefühl, direkt in die Augen des Gesprächspartners zu sehen, allerdings sieht man so den Partner selbst nicht mehr. Dieses Dilemma läßt sich ein wenig beheben, indem die Kamera direkt über dem Video des Partners auf dem Monitor plaziert wird. Beim Sprechen sollte man in die Kamera schauen, beim Zuhören auf das Videobild des Gegenüber. Dies ist zwar nur ein Kompromiß, jedoch die beste Methode, um einen Blickkontakt zu simulieren.

20 Die Videokonferenz (II) bei längeren Sprechpausen das Mikrofon abschalten, um nicht ständig alle Hintergrundgeräusche zu übertragen Ausschalten aber der Gegenseite mitteilen normale Lautstärke beim Sprechen reicht, keinesfalls muß man schreien für eine ordnungsgemäße Kommunikation bei einer Videokonferenz mit voice-activated (Umschaltung des Bildes auf den aktuellen Sprecher) kann es bei den Gegenstellen durch diesen Vorgang zu einer kurzen Verzögerung kommen häufige und schnelle Bewegungen möglichst vermeiden Sendung eines Standbildes vorher ankündigen nach dem Ende der Konferenz vergewissern, dass die Verbindung auch wirklich getrennt wurde.