3123 Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen SAP Mittelbewirtschaftung - Einnahmen

Transkript

1 Finanzmanagement / SAP Mittelbewirtschaftung Einnahmen Aus- und Fortbildungszentrum Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen SAP Mittelbewirtschaftung - Einnahmen Debitoren Annahmeanordnungen Mahnwesen und Forderungsmanagement Anordnungen ändern Verrechnungsanordnungen Allgemeine Anordnungen Dauerannahmeanordnungen Dozent: Torsten Hentrop Freie Hansestadt Bremen

2 Finanzmanagement / SAP Mittelbewirtschaftung Einnahmen Inhalt 1. Einführung Bearbeitungsablauf Annahmeanordnung Struktur der Buchungsdaten Zahlungseingänge und Verwahrkonten Liste der Belegarten (Auszug) Mahnwesen und Forderungsmanagement Ablauf des Mahnwesens Mahnstufen Kulanztage Kleinbetragsregelungen Mahngruppierungsschlüssel Mahnverfahren in den Debitor-Stammdaten Mahnverfahren ohne Zinsen und Säumniszuschläge Mahnverfahren mit Säumniszuschlägen Mahnverfahren mit täglich berechneten Zinsen ab Fälligkeit Zinskennzeichen Mahnsperre Mahnsachbearbeitung in den Dienststellen Mahnformulare Insolvenzverfahren Rückstandsanzeigen, Wiedervorlagemeldungen, Zahlungsmitteilungen Vollstreckung Nebenforderungen Reihenfolge beim Einzug von Forderungen Zugriff auf gemahnte Forderungen Mahndaten ändern Forderungsmanagement Daten suchen und auswählen F4 - Suchhilfe Mehrfachselektion Freie Abgrenzung Platzhalter und Vergleichsoperatoren Debitoren Debitor anlegen Feldbeschreibung Debitor Seite 2 von 155

3 Finanzmanagement / SAP Mittelbewirtschaftung Einnahmen 4.3. Daten der Debitoren anzeigen Debitordaten ändern, löschen, sperren Debitorenverzeichnis Debitoren Einzelpostenliste Verwahrkonten Lastschriftverfahren (SEPA-Mandat) Annahmeanordnung Annahmeanordnung / Buchung anlegen Auswahl der Druckformulare Annahmeanordnungen mit Umsatzsteuer Feldbeschreibung Annahmeanordnung Texte in der Rechnung Sammelanordnung (Mehrfachkontierung) Tabellenanzeige anpassen Anordnung genehmigen / ablehnen Annahmeanordnungen anzeigen Anordnungen ändern Überblick Annahmeanordnung ändern Annahmeanordnung löschen Absetzung auf Annahmeanordnung Anordnung mit Vorlage anlegen Stundung Niederschlagung / Erlass Verrechnungsanordnung Allgemeine Anordnung Allgemeine Anordnung anlegen Allgemeine Anordnung ändern Dauerannahmeanordnung anlegen Dauerannahmeanordnung anlegen Dauerannahmeanordnung anzeigen Dauerannahmeanordnung ändern / löschen Bewirtschaftungsreport Eingrenzung der Daten Budgetübersicht Anhang: Abstimmkonten für Debitoren Seite 3 von 155

4 Finanzmanagement / SAP Mittelbewirtschaftung Einnahmen 11. Anhang: Debitorenkontenpflege der LHK Anhang: Formulare Änderungsformular 580M EE Rechnung mit Überweisungsträger Verwahrgelder Mahnung ohne Einzugsermächtigung Mahnung mit Einzugsermächtigung Ankündigung der Vollstreckung Rückstandsanzeige Einziehungsersuchen (für Gerichtskosten u.a.) Stichwortverzeichnis Creative Commons Licence Seite 4 von 155

5 Bearbeitungsablauf Annahmeanordnung 1. Einführung 1.1. Bearbeitungsablauf Annahmeanordnung 1.2. Struktur der Buchungsdaten Belege Jeder Buchungsvorgang im SAP-System wird in Form eines Beleges abgelegt. Beispiele sind - Annahmeanordnung, - Zahlungseingang, - Mahnbeleg... Belege werden über jahresbezogene Nummernkreise identifiziert. Um die verschiedenen Geschäftsvorfälle zu klassifizieren, wird jeder Beleg einer Belegart (zweistelliger Schlüssel) zugeordnet. Die Zuordnung zu einer Belegart erfolgt bei vielen Transaktionen automatisch, zum Teil muss die Belegart aber auch erfasst werden. In den verschiedenen Reports (Auswertungen, Listen) und im Anordnungsjournal wird auf die Belegarten Bezug genommen Seite 5 von 155

6 Struktur der Buchungsdaten Anordnungen Anordnungen sind die haushaltsrechtlichen Anweisungen zu Einzahlungsvorgängen. Beispiele sind: - Annahmeanordnung, - Absetzungsanordnung, - Stundung, - Niederschlagung, - Erlass,... Anordnungen werden über jahresbezogene Anordnungsnummern identifiziert Kontierungsangaben Bei den Angaben zur Kontierung geht es darum, im Sinne einer ordnungsgemäßen Buchführung, eine klare und eindeutige Zuordnung von Buchungen und den zugehörigen Originalbelegen zu einer vorgegebenen numerischen Ablagesystematik vorzunehmen. Im kameralen System steht hierfür der Gruppierungsplan und im doppischen System ein Kontenplan zur Verfügung. Bei jeder Auszahlungs- oder Annahmeanordnung müssen Kontierungsangaben gemacht werden. Im bremischen SAP-System existieren einige Pflichtfelder. Im Kontierungsblock gehören dazu: - die Finanzposition (Haushaltsstelle), - das Sachkonto und - Kostenstelle oder Kostenträger (Auftrag) Finanzposition (Haushaltsstelle) Sachkonto Kostenart Kassenzeichen Projektstrukturplan-Element Kostenstelle Auftrag (Kostenträger) Das Feld PSP-Elm zur Abrechnung von Projekten wird von Dienststellen kaum genutzt Seite 6 von 155

7 Struktur der Buchungsdaten Als Hilfsmittel für die richtige Kontierung wird teilweise ein Kontierungsstempel verwendet. Eine Vorkontierung durch eine haushaltsrechtlich geschulte Person minimiert somit Fehler in der Erfassung der Anordnungen. Kontierungsstempel Fehlerhafte Kontierungsangaben in bereits genehmigten Anordnungen können nur über eine Verrechnungsanordnung bereinigt werden Seite 7 von 155

8 Struktur der Buchungsdaten Kassenzeichen Eine Kassen- bzw. Änderungsanordnung im Rahmen der Mittelbewirtschaftung wird über ein Kassenzeichen (Datenfelder "Referenz" und "Zuordnung") identifiziert. Das Kassenzeichen ist nach der Finanzposition das wichtigste Ordnungsmerkmal für die Ablage der Belege und zum Auffinden von Buchungsbelegen im SAP-System. Zu einem Vorgang mit gleichem Kassenzeichen können diverse Anordnungen und Belege gehören. Bei den aus SAP vergebenen Kassenzeichen ist an der ersten Zahl zu erkennen, um welchen Anordnungstyp es sich handelt: 1 = Allgemeine AO 2 = VerrechnungsAO 3 = Sachkontenbuchung 4 = AnnahmeAO 5 = DauerannahmeAO 6 = AuszahlungsAO 7 = DauerauszahlungsAO 8 = Avivso-Belege 9 = Verwahrgeldzahlungen Neben den über SAP vergebenen Kassenzeichen existieren noch weitere bezogen auf Fachverfahren. Beispiele: - Zu einer Forderung können eine Annahmeanordnung mit mehreren (Teil-)Belegen, eine Absetzungsanordnung, der Beleg über die Einzahlung usw. gehören. Alle Belege sind demselben Kassenzeichen zugeordnet. - Bei einer Daueranordnung sind alle sich daraus ergebenden Annahmeanordnungen und alle dazu gehörenden Belege einem Kassenzeichen zugeordnet. Das Kassenzeichen wird in den Datenfeldern "Referenz" und "Zuordnung" dargestellt. Es gibt jedoch Fälle, in denen der Inhalt dieser Felder nicht identisch ist. Beispiele zu den Feldern Referenz und Zuordnung: - Ein Debitor begleicht mehrere Forderungen in einer Summe. Der Betrag wird zunächst auf einem Kassenzeichen gebucht. Die Teilbeträge werden dann von der LHK entsprechend umgebucht. Im Feld "Referenz" steht dann das Kassenzeichen der Gesamtbuchung, im Feld "Zuordnung" stehen die konkreten Kassenzeichen. - Eine Zahlung kann nicht unmittelbar zugeordnet werden und wird zunächst auf einem Verwahrkonto gebucht. Hier steht das Kassenzeichen der Verwahrbuchung im Feld "Referenz", das Kassenzeichen der endgültigen Buchung im Feld "Zuordnung". - Der Betrag der Forderung und der Zahlbetrag sind nicht identisch (z. B. bei Teilzahlungen). Um derartige Buchungen richtig zuordnen zu können, blenden Sie in Reports oder in der Debitoren-Einzelpostenliste (siehe Seite 61) beide Datenfelder ein Seite 8 von 155

9 Struktur der Buchungsdaten Sachkonten und Kostenarten Durch die Buchung auf Haushaltsstellen (Finanzpositionen) ergibt sich der Verwendungszweck einer Ausgabe bzw. die Herkunft einer Einnahme. Verwendungszweck bzw. Herkunft werden zusätzlich durch die Angabe von Sachkonten konkretisiert. Dadurch wird transparenter, wofür Mittel eingesetzt werden bzw. woher sie kommen. Die Zuordnung von Finanzpositionen und Sachkonten ergibt sich aus dem Bremer Kontenplan. Für konsumtive Ausgaben und Einnahmen entsprechen die Sachkonten 1 : 1 den Kostenarten in der Kosten- und Leistungsrechnung Zuordnung zu Perioden Perioden sind die Monate des Haushaltsjahres einschließlich des 13. und des 14. Monats. Mit Ausnahme der Buchungen für den 13. und 14. Monat erfolgt die Zuordnung einer Buchung zu einer Periode und damit auch zu einem Haushaltsjahr über das Buchungsdatum des jeweiligen Beleges. Im Normalfall ist das Buchungsdatum das aktuelle Datum; es kann jedoch auch voroder zurückdatiert werden. Buchungen können grundsätzlich nur für geöffnete Perioden vorgenommen werden. Der aktuelle Monat ist geöffnet. An jedem dritten Werktag eines Monats wird die vergangene Periode geschlossen und die Periode des darauf folgenden Monats geöffnet. Damit sind immer zwei Perioden geöffnet. Für den Monat Dezember wird die Periode zu einem früheren Zeitpunkt geschlossen. Dazu gibt es jeweils gesonderte Mitteilungen des Senators für Finanzen (Jahresabschlussverfügung). Belege, die in einer inzwischen geschlossenen Periode gebucht worden sind, können nicht mehr geändert werden. Dies betrifft auch die Genehmigung (Freigabe). Ab dem dritten Werktag können Buchungen für die folgende Periode vorgenommen werden. So ist es z. B. möglich, Ende September Buchungen für den Monat Oktober vorzunehmen, indem das Buchungsdatum auf einen Tag im Oktober vordatiert wird. Um Kassenreste zu vermeiden, sollen das Jahr des Buchungsdatums und das Jahr des Fälligkeitsdatums (Basisdatum) übereinstimmen Seite 9 von 155

10 Zahlungseingänge und Verwahrkonten 1.3. Zahlungseingänge und Verwahrkonten Einzahlungen der Debitoren werden auf den Konten der Landeshauptkasse gebucht. Wenn die Zuordnung zu einem Kassenzeichen eindeutig ist, wird die Buchung automatisch dem Debitorenkonto zugeordnet. Wenn die Einzahlung der Forderung entspricht, wird der Posten ausgeglichen. Wenn die Zuordnung nicht möglich ist, wird die Einzahlung auf einem Verwahrkonto gebucht. Die Dienststelle erhält eine "Buchungsanzeige für Verwahrgelder". Auf der Rückseite dieser Mitteilung wird das Kassenzeichen notiert, unter dem die Buchung erfolgen soll. Das Formular wird an die Landeshauptkasse zurückgeschickt. Hier wird die Umbuchung vorgenommen. Eine Einzahlung, die zwar keinem Kassenzeichen aber einer Dienststelle (BKZ) zugeordnet werden kann, wird auf einem Verwahrkonto der Dienststelle gebucht. Dieses Konto kann von den Dienststellen mit der Debitoren Einzelpostenliste eingesehen werden, um Zahlungen überprüfen zu können (siehe Seite 70). Die zentralen Verwahrkonten können von den Dienststellen nicht eingesehen werden Seite 10 von 155