Handbuch zur DERhotel-Verwaltung

Transkript

1 Handbuch zur DERhotel-Verwaltung Verzeichnis 1. Wie bekomme ich mein Passwort Seite 2 2. Produktlinienauswahl Seite 3 3. Verfügbarkeit Seite Änderungen über den Eingabe-Assistenten Seite Änderungen über den Kalender Seite 4 4. Raten Seite Änderungen über den Eingabe-Assistenten Seite Änderungen über den Bearbeiten -Button Seite 6 5. Hotelbeschreibung Seite 6 6. Bilder Seite Bilder hochladen Seite Hauptbild definieren und Bilder löschen Seite 7 7. Änderungsstatistik Seite 8 8. Benutzer Seite 8 9. Buchungen Seite Buchungsübersicht Seite Kreditkartenabfrage Seite Allgemeine Informationen Seite 10 Seite 1 von 10

2 Herzlich Willkommen in der DERhotel-Verwaltung Anbei finden Sie einige wichtige Tipps und Tricks rund um Ihre Arbeit in der DERhotel- Verwaltung. 1. Wie bekomme ich mein Passwort Bitte klicken Sie hier. Bitte geben Sie hier Ihren Login Namen ein und klicken auf Abschicken. Bitte geben Sie danach den Zugangscode, welchen Sie per erhalten haben, hier ein und klicken auf Abschicken. Sie bekommen nun Ihr Passwort angezeigt. Seite 2 von 10

3 2. Produktlinienauswahl Bitte wählen Sie hier das Produkt aus, welches Sie bearbeiten möchten. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Produkte bearbeiten können, für die Sie einen Vertrag abgeschlossen haben. Bitte beachten Sie weiterhin, dass Preise nur für DERhotel.com verändert werden können. 3. Verfügbarkeit Sie können flexibel steuern welchem Ihrer Vertragspartner Sie Verfügbarkeiten anbieten möchten. Sollten Sie also Verträge mit mehreren Firmen und mit DERhotel.com haben, ist die Aktualisierung der Verfügbarkeiten für jede Produktlinie einzeln vorzunehmen. Zunächst sind alle Daten für das laufende Vertragsjahr automatisch auf C für Closed gesetzt. Sie können Daten entweder direkt im Kalender oder über den Eingabe-Assistenten öffnen und schließen. Weiterhin können Sie dort auch Kontingente pflegen. Seite 3 von 10

4 3.1 Änderungen über den Eingabe-Assistenten Bitte wählen Sie zunächst aus, ob Sie Ihre Verfügbarkeiten öffnen, schließen oder ein Kontingent einstellen möchten. Geben Sie den Zeitraum entweder direkt oder über den Kalender ein. Bitte wählen Sie den Zimmertyp aus, für welchen Sie Änderungen vornehmen möchten. EZ = Einzelzimmer, DZ = Doppelzimmer Änderungen werden nur für angekreuzte Wochentage aktiv, das heißt Sie können z.b. Änderungen für alle Montage im Jahr etc. vornehmen. Sobald Sie auf Speichern klicken, werden die Änderungen in unserem System aktiv. Bei Auswahl Kontingenteingabe öffnet sich ein weiteres Fenster. Tragen Sie hier bitte die Anzahl der Zimmer ein, die Sie zur Verfügung stellen möchten. 3.2 Änderungen über den Kalender Geben Sie den Tag entweder direkt oder über den Kalender ein. Hier können Sie den Zimmertyp wählen, für welchen Sie Änderungen vornehmen möchten. EZ = Einzelzimmer, DZ = Doppelzimmer Um ein Datum zu öffnen, überschreiben Sie das C mit einem O Um ein Kontingent einzugeben, überschreiben Sie das O bzw. C mit der entsprechenden Anzahl an Zimmern, welche Sie für das Kontingent freigeben möchten. Sobald Sie auf den Button Speichern klicken, werden Ihre Änderungen in unserem System aktiv. Seite 4 von 10

5 4. Raten Sie können Raten entweder über den Eingabe-Assistenten oder die Funktion Bearbeiten ändern. 4.1 Änderungen über den Eingabe-Assistenten Bitte wählen Sie zunächst den Zimmertyp aus, für welchen Sie die Raten ändern möchten. EZ= Einzelzimmer, DZ = Doppelzimmer Wählen Sie den Ratentyp aus, den Sie ändern bzw. erfassen möchten. Vertragsrate= Rate, die Sie in Ihrem Vertrag abgegeben haben R1 Promotion = Sonderrate R2 14:00 = Last-Minute Rate, buchbar am Anreisetag ab 14Uhr R3 18:00 = Last-Minute Rate, buchbar am Anreisetag ab 18Uhr Vertragsrate = im Vertrag übermittelte Rate Geben Sie an, ob Sie die Raten ändern oder löschen möchten. Geben Sie den Zeitraum entweder direkt oder über den Kalender ein. Bitte geben Sie die gewünschte Rate ein. Bitte beachten Sie, dass die Vertragsrate nur für die Produktlinie DERhotel.com verändert werden kann. Die Ratentypen R1, R2 und R3 müssen günstiger als die hinterlegte Vertragsrate sein. Wählen Sie aus, ob das Frühstück inklusive oder exklusive ist. Änderungen werden nur für angekreuzte Wochentage aktiv. Das heißt Sie können z.b. Änderungen für alle Montage im Jahr etc. vornehmen. Sobald Sie auf Speichern klicken, werden die Änderungen in unserem System aktiv. Seite 5 von 10

6 4.2 Änderungen über den Bearbeiten -Button Hier sehen Sie das Datum, für welches Sie Änderungen vornehmen. Sie können Änderungen für Einzel- und / oder Doppelzimmer vornehmen. Hier können Sie Sonderraten eingeben bzw. Vertragsraten ändern. Sie können Ihre Vertragsrate außerdem als Messerate kennzeichnen. Bitte beachten Sie, dass die Vertragsrate nur für die Produktlinie DERhotel.com verändert werden kann. Die Ratentypen R1, R2 und R3 müssen günstiger als die hinterlegte Vertragsrate sein. Bitte geben Sie hier weiterhin an, ob das Frühstück inklusive oder exklusive ist. Sobald Sie auf Speichern klicken, werden die Änderungen in unserem System aktiv. 5. Hotelbeschreibung Wählen Sie die Sprache aus, in welcher Sie eine Hotelbeschreibung erfassen möchten und klicken anschließend auf Suchen. Ihnen wird der existierende Text angezeigt. Sie können den Text nun bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass Ihnen nicht mehr als 320 Zeichen zur Verfügung stehen. Nachdem Sie den gewünschten Text eingetragen haben, klicken Sie abschließend auf den Button Speichern. Anschließend können Sie erneut eine Sprache auswählen. Seite 6 von 10

7 6. Bilder 6.1 Bilder hochladen Um neue Bilder hochzuladen, klicken Sie auf Bild hinzufügen. Im folgenden Fenster können Sie mit einem Klick auf Durchsuchen, aus den Dateien auf Ihrem PC das gewünschte Foto auswählen. Abschließend klicken Sie auf Bild hinzufügen, um das Foto hochzuladen. 6.2 Hauptbild definieren und Bilder löschen Um ein Bild als Hauptbild festzulegen, klicken Sie bitte unterhalb des jeweiligen Bildes das Kästchen Hauptbild an und anschließend auf den Button Speichern. Das Hauptbild sollte eine Außenansicht Ihres Hotels darstellen. Um ein Bild zu löschen, markieren Sie das gewünschte Bild mit Klick auf Zum Löschen markieren und anschließend auf den Button Bilder löschen. So können auch mehrere Bilder gleichzeitig gelöscht werden. Seite 7 von 10

8 7. Änderungsstatistik In der Änderungsstatistik können Sie sehen, welche Änderungen wann durch wen durchgeführt wurden. Bitte wählen Sie aus, ob Sie Änderungen an Verfügbarkeiten oder Raten einsehen möchten. Anschließend wählen Sie den Zimmertyp aus. EZ= Einzelzimmer, DZ = Doppelzimmer Das Anreisedatumtragen Sie entweder direkt ein oder wählen es über den Kalender aus. Nachdem Sie auf Suchen geklickt haben, bekommen Sie eine Liste aller Änderungen für das entsprechende Anreisedatum angezeigt. 8. Benutzer Im Bereich Benutzer können Sie Ihre Benutzerdaten einsehen und ändern. Auch Ihr Login Name und Ihr Passwort können Sie hier überarbeiten. Sobald Sie auf Speichern klicken, werden die Änderungen in unserem System aktiv. Seite 8 von 10

9 9. Buchungen 9.1 Buchungsübersicht Zunächst wählen Sie den Status der anzuzeigenden Buchungen aus. OK = aktive Buchungen, XX = stornierte Buchungen Die optionale zeitliche Begrenzung der Buchungsanzeige können Sie sowohl nach Reisezeitraum als auch nach Buchungszeitraum vornehmen. Eine Kombination beider Kriterien ist ebenfalls möglich. Geben Sie den Zeitraum entweder direkt oder über den Kalender ein. Bei der Auswahl eines bestimmten Reisezeitraums, können Sie außerdem zwischen Anreise, Abreise oder Aufenthaltszeitraum unterscheiden. Zur Anzeige Ihrer Auswahl klicken Sie auf den Button Suchen. Die nach Ihren Kriterien ausgewählten Buchungsübersicht enthält die DERhotel.com Referenznummer, den Kundennamen, Anreise-, Abreise- und Buchungsdatum sowie den Status der Buchung (OK = aktive Buchungen, XX = stornierte Buchungen). Beim Klick auf das weiß-grüne CSV Icon steht Ihnen diese Liste zum Download bereit. 9.2 Kreditkartenabfrage Um die vollständigen Kreditkarteninformationen zu Ihren Buchungen abzurufen, klicken Sie bitte in der Buchungsübersicht auf die entsprechende DERhotel.com Referenznummer. Bitte beachten Sie, dass auf Grund der geltenden Datenschutzrichtlinien die Kreditkartennummer nur bis 1 Monat nach Abreise des Kunden unmaskiert dargestellt werden kann. Seite 9 von 10

10 Bitte tragen Sie hier den Zugangscode aus der per Fax oder übermittelten Buchung ein. Sie finden Ihn auf dem Buchungsavis unterhalb der maskierten Kreditkartennummer. Klicken Sie auf Suchen um die Abfrage zu starten. Im folgenden Fenster wird Ihnen das gesamte Buchungsavis angezeigt. Am unteren Seitenrand folgt die Anzeige der vollständigen Kreditkarteninformationen. 10. Allgemeine Informationen Änderungen, die Sie in der DERhotel-Verwaltung vornehmen, werden sofort aktiv. Unsere Mitarbeiter können Ihnen aus Sicherheitsgründen NIEMALS Ihr Passwort nennen. Bitte rufen Sie dies anhand Ihres Login Namens wie oben beschrieben ab. Raten können nur für das Produkt DERhotel.com geändert werden. Für die Firmenprogramme ist eine unterjährige Ratenänderung nicht möglich. Sonderraten etc. müssen immer NIEDRIGER als die Vertragsrate sein. Stornierungsbedingungen und Kreditkartengarantie können sie nicht eigenhändig mit Ihrem Login für die DERhotel-Verwaltung ändern. Es können bis zu sechs Hotelfotos kostenfrei eingestellt werden. Bitte beachten Sie, dass unser System nur Dateien im.jpg Format verarbeiten kann, welche nicht größer als 50 KB sind. Aufgrund der geltenden Datenschutzrichtlinien kann die Kreditkartennummer nur bis 1 Monat nach Abreise des Kunden unmaskiert dargestellt werden. Viel Spaß beim Arbeiten in der DERhotel-Verwaltung wünscht Ihnen Ihr DERhotel.com Team DER Touristik Frankfurt GmbH & Co. KG Abteilung TIH-4 / DERhotel.com Emil-von-Behring-Str Frankfurt am Main t: f: Hotels@DERhotel.com Seite 10 von 10