Bewertungsmethoden in der öffentlichen Vergabe

Transkript

1 Fachreport Bewertungsmethoden in der öffentlichen Vergabe Vanessa Hennig Inhalt 1 Vom Finden des wirtschaftlichsten Angebots 2 Der Bewertungsmethoden-Dschungel 3 Bewertungsmethoden auf einen Blick 4 Der Weg zum Ziel 5 Ein Wort der Autorin

2 1 2 Vom Finden des wirtschaftlichsten Angebots Kennen Sie das? Sie möchten IT-Leistungen ausschreiben, können aber gar nicht so genau sagen, wieviel Ihnen eine gute Leistung Wert ist? Wie findet man das optimal für den eigenen Bedarf zugeschnittene Angebot? Darf es auch etwas teurer sein, wenn die Leistung sehr viel besser ist? Für die verschiedenen Zwecke und Möglichkeiten hat das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Inneren die Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB V) in der Version 2.0 herausgebracht. Der Bewertungsmethoden-Dschungel Mit jeder Version der UfAB ändern sich die empfohlenen Bewertungsmethoden. So war in früheren Versionen von einfacher, erweiterter Richtwertmethode oder Mittelwertmethode die Rede, während besonders letztere heute als ungeeignet zur Bewertung bezeichnet wird. Durch die Vor- und Nachteile der verschiedenen, heute empfohlenen Methoden durchzublicken ist gar nicht so einfach. Die Texte sind lang, trocken und komplex formuliert, die Nachvollziehbarkeit von Beispiel-Rechnungen oft schwierig. Oberste Prämisse muss jedoch in Vergabeverfahren immer sein: klare und transparente Darstellung der Bewertung. Intransparente Bewertungen können eine Ausschreibung angreifbar machen. Die wichtigsten Bewertungsmethoden Leider gibt es keine klare Empfehlung Welche Methode nutze ich für welche Beschaffung?. Im Folgenden möchten wir Ihnen daher kurz die zur Verfügung stehenden Bewertungsmethoden aufzeigen und deren sinnvollen Einsatz beschreiben. Derzeit werden folgende Bewertungsmethoden seitens UfAB V Version 2.0 empfohlen: wird bei dieser Methode als das wirtschaftlichste Angebot angesehen. Der Einsatzzweck ist damit auch klar. Diese Methode kommt zum Einsatz, wenn Leistung und Preis die gleiche Gewichtung bekommen sollen. Ein Angebot mit sehr guter Leistung, jedoch einem hohen Preis kann besser abschneiden, als ein Angebot mit schlechter Leistung, aber einem niedrigen Preis. Ein Beispiel: Koeffizient bilden Angebot Leistungspunkte durch 1400 = 0,71 Angebot Leistungspunkte durch 1000 = 0,60 Angebot Leistungspunkte durch 1300 = 0,62 Angebot Leistungspunkte durch 1200 = 0,75 Angebot 4 hat die höchste Kennzahl im Beispiel und erhält den Zuschlag. Auch hier gilt: Sollte der Koeffizient mehrerer Angebote gleich sein, so muss es ein Entscheidungskriterium (meist der Preis) geben. Die erweiterte Richtwertmethode Die erweiterte Richtwertmethode basiert auf der einfachen Richtwertmethode. Auch hier wird zunächst ein Leistungs-Preis Koeffizient gebildet. Um das führende Angebot wird ein Schwankungsbereich von wenigen Prozent festgelegt. Unter den Angeboten, welche innerhalb des Schwankungsbereiches liegen, wird auf Basis eines explizit vorher festgelegten Entscheidungskriteriums zugeschlagen, unabhängig davon, ob es das Angebot das mit dem höchsten Koeffizienten war. Bewertungsmethoden Die vereinfachte Leistungs-/Preismethode Dies ist die einfachste Bewertungsmethode. Wenn Sie diese Methode einsetzen, müssen lediglich die Mindestanforderungen an die Leistung beschrieben werden. Alle Bieter, Produkte oder Leistungen, welche diese Mindestanforderungen (A-Kriterien) erfüllen, sind gleich gut geeignet. Die Zuschlagsentscheidung wird hier ausschließlich über den Preis gefällt. Lediglich bei exakt gleichen Preisen muss man für ein Entscheidungskriterium sorgen dies kann aber im Zweifel auch eine zufällige Auslosung sein. Diese Bewertungsmethode eignet sich nur für sehr standardisierte Beschaffungsgegenstände, bei denen nicht viel schief gehen kann. Möchten Sie beispielsweise LAN-Kabel (ohne Einbau/ Verlegung) beschaffen, so geben Sie deren technische Spezifikation und die gewünschte Menge an und entscheiden dann rein über den Preis. Die einfache Richtwertmethode Die einfache Richtwertmethode gewichtet Leistung und Preis gleich hoch. Es wird ein einfacher Koeffizient (Leistung geteilt durch Preis) gebildet. Das Angebot mit dem höchsten Koeffizienten So ist es möglich, auf Basis eines Kriteriums zuzuschlagen, welches die Eignung eines Angebotes besonders hervorhebt. Dies kann z.b. auch das Ergebnis einer technischen Teststellung sein. Ein Beispiel: 1) Koeffizient bilden Angebot Leistungspunkte durch 1400 = 0,71 Angebot Leistungspunkte durch 1000 = 0,60 Angebot Leistungspunkte durch 1300 = 0,62 Angebot Leistungspunkte durch 1200 = 0,75 2) Schwankungsbereich feststellen Schwankungsbereich: 6% um 0,75 (Nur Angebote größer 0,70) Die Angebote 2 und 3 scheiden also direkt aus. 3) Zuschlagskriterium prüfen Zuschlagskriterium ist die höhere Leistung. Damit gewinnt Angebot 1.

3 Gewichtete Richtwertmethoden Es gibt zwei empfohlene, gewichtete Richtwertmethoden: die Medianmethode und die Referenzwertmethode. Früher nutzte man auch oft die Mittelwertmethode, welche aber zu empfindlich auf extreme Ausreißer bei Preis oder Leistung war. Beide gewichteten Richtwertmethoden ermöglichen es, Preis oder Leistung auf Basis eines Bezugswertes entsprechend hoch oder niedrig zu gewichten. Bewertungsmethoden auf einen Blick Angebote 3 Bei der Medianmethode wird der Median von Preis bzw. Leistung als Bezug genommen, bei der Referenzwertmethode wird ein vorher geschätzter Referenzwert in der Formel verwendet. Diese Richtwertmethoden kommen immer dann zum Einsatz, wenn Leistung und Preis unterschiedlich hoch gewichtet werden sollen. Dabei ist es immer einfacher den Median zu verwenden, als vorher einen Referenzwert zu schätzen. Ein Beispiel für die Medianmethode: 1) Gewichtung festlegen Gewichtung: 30% Leistung und 70% Preis Ergänzung für erweiterte Richtwertmethode Ergänzung für gewichtete Richtwertmethode Angebot Leistungspunkte bei 1400 Angebot Leistungspunkte bei 1000 Angebot Leistungspunkte bei 1300 Angebot Leistungspunkte bei 1200 Angaben Schwankungsbereich 6% Zuschlagskriterium Leistungspunkte Preis 70% Leistung 30% Gewichtung Der Median für die Leistung liegt bei 800 Punkten. Der Median für den Preis liegt bei ) Gewichtete Formel anwenden Als Ergebnis der Berechnungsformel kommen negative Zahlen zustande: Angebot 1-0,431 Angebot 2-0,348 Angebot 3-0,446 Angebot 4-0,354 Angebot 2 hat in diesem Beispiel die höchste Kennzahl und erhält den Zuschlag. Einfache Richtwertmethode Kennzahl 0,71 0,60 0,62 0,75 Rang Fazit Wie Sie sehen, hat in den drei Beispielen aufgrund der angewendeten Bewertungsmethode trotz gleicher Zahlen immer ein anderes Angebot gewonnen. Man sollte sich also vorher darüber im Klaren sein, welche Angebote man erwartet und welches Angebot im Beschaffungsverfahren das geeignetste ist.

4 Erweiterte Richtwertmethode Kennzahl 0,71 0,60 0,62 0,75 Schwankungsbereich 0,71 bis 0,75 Der Weg zum Ziel Wir beraten und begleiten Sie gerne bei der Auswahl der für Sie geeigneten Bewertungsmethode. Hierbei können Sie nicht nur auf unsere jahrelange Erfahrung mit mehreren öffentlichen Ausschreibungen in jedem Jahr zählen, sondern auch auf ausgeklügelte Tools, welche Ihnen in einer Simulation die zu erwartenden Ergebnisse darstellen. Möchten Sie unsere Simulation einmal testen? Dann schicken Sie uns bitte eine kurze Anfrage per an und wir stellen Ihnen diese gerne zur Verfügung. 4 In Wertung Ja Nein Nein Ja Zuschlagskriterium: Leistungspunkte 1 N/A N/A 2 Gewichtete RWM - Medianmethode Bieter1 Bieter2 Bieter3 Bieter4 Median 1.250, Kennzahl -0,431-0,348-0,446-0,354 Rang Ein Wort der Autorin Sie wünschen sich Unterstützung bei Ihrer nächsten Ausschreibung? Dann vertrauen Sie meinem umfangreichen Wissens- und Erfahrungsschatz. Seit vielen Jahres berate ich Einrichtungen der öffentlichen Hand bei IT Ausschreibungen und begleite auch Sie gerne im Vergabeverfahren von der Anforderungsanalyse bis zum Zuschlag. Neben der Auswahl der geeigneten Bewertungsmethode gehört es zu meinen Stärken Anforderungen im Vorfeld so zu strukturieren, dass sie mit am Markt angebotenen Lösungen korrespondieren. Lassen Sie mich wissen, wenn ich etwas für Sie tun kann, am besten per an v.hennig@dup.de. Ich bin gespannt auf Ihre Herausforderung. Ihre Vanessa Hennig (Beraterin der DUP) 5 Möchten Sie unsere Simulation einmal testen? Dann schicken Sie uns bitte eine kurze Anfrage per an verwaltung@dup.de und wir stellen Ihnen diese gerne zur Verfügung.

5 Dierichsweiler Unternehmens- und Prozessberatung Die Dierichsweiler Unternehmens- und Prozessberatung GmbH unterstützt seit dem Jahr 2007 Kunden aus der Privatwirtschaft sowie der öffentlicher Hand bei der Realisierung komplexer IT Projekte. Dabei liegt die Kernkompetenz auf der herstellerneutralen, unabhängigen Beratung der Unternehmen zur Effizienzsteigerung in der IT. Langjährige Erfahrung und fundiertes Fachwissen gepaart mit hoher Methoden- und Sozialkompetenz zeichnen die Berater der Dierichsweiler Unternehmens- und Prozessberatung aus. In der Arbeit mit unseren Kunden verstehen wir uns als langfristiger Partner auch über die Grenzen eines Projektes hinaus. Dabei sehen wir Prozesse stets ganzheitlich und nehmen verschiedene Perspektiven ein, um unseren Kunden alle wichtigen Aspekte umfassend zu beleuchten und Entscheidungen zu erleichtern. Was unsere Arbeit auszeichnet ist die Flexibilität, mit welcher wir in jeder Projektphase die passende Rolle einnehmen und im Sinne unseres Kunden ausfüllen. So agieren wir als Analyst, der die Erhebung von Anforderungen und eine Analyse der IST-Situation vornimmt und als IT-Architekt, der einen Bebauungsplan erarbeitet. Aber auch als Lotse, der auch in schwierigem Fahrwasser den Überblick behält und die Richtung weist und als Qualitätsmanager, der an der Schnittstelle zwischen Kunde und Lieferant die Implementierung überwacht, die Leistungserbringung prüft und bei der Abnahme unterstützt. Egal in welcher Phase wir Sie unterstützen sollen, wir stehen Ihnen mit unserem fachlichen und menschlichen Know-How zur Seite. Dierichsweiler Unternehmens- und Prozessberatung GmbH Alexander-Diehl-Straße 2a, Mainz V.i.S.d.P.: Marc. A. Dierichsweiler Telefon: