Prüfung einer mehrstufigen Datenmigration ein Fall aus der Praxis

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1 Prüfung einer mehrstufigen Datenmigration ein Fall aus der Praxis Peter Steuri Partner / Leiter IT-Prüfung und -Beratung BDO AG, Solothurn

2 Ausgangslage / Zielsetzungen Ausgangslage Sehr grosses, global tätiges Handelsunternehmen in Deutschland löst im Frühjahr 2012 das ERP-System SoftM durch MS Dynamics NAV und das Lagerverwaltungssystem plstore ab. Auftrag an BDO Solothurn, die Migration der Artikel-Bestände zu prüfen. Zielsetzungen Aufzeigen, welche Schwierigkeiten vom Projektteam des Kunden und von den Prüfern von BDO zu überwinden waren, sowie, welche Lehren daraus zu ziehen sind. Schwergewicht liegt nicht auf der Erläuterung von IDEA, sondern bei der Thematik Datenmigration sowie bei deren projekt-begleitender Prüfung. 2

3 Inhalts-Übersicht Migrations-Projekt und -Ablauf Prüfungs-Auftrag und Prüffelder / Vorbereitung der Prüfung Prüffeld-1: Bestandsabgleich SoftM plstore Prüffeld-2: Bestandsabgleich plstore Dynamics NAV Prüffeld-3: Bestands- und Wertabgleich SoftM Dynamics NAV Fazit / Handlungsbedarf Kunde Lehren für den Kunden und den Prüfer Abschluss (Fragen, Ergänzungen, Diskussion) 3

4 Migrations-Projekt 4

5 Migrations-Ablauf Migration ursprünglich auf Anfang September 2011 geplant, aber x- fach verschoben, obwohl "umfangreiche Tests erfolgreich durchgeführt". Ende März / Anfang April 2012 letzte Test-Migration; gemäss Aussagen "werden 99,9% der Bestände korrekt übernommen". Produktive Migration vom April 2012; für Prüfung relevante Daten standen am Oster-Samstag um auf FTP-Server zur Verfügung. Produktive Verarbeitung mit neuen Anwendungen ab 11. April 2012; zuvor hat Projektteam noch "abschliessende Kontrollen" durchgeführt. 5

6 Prüfungs-Auftrag Prüfung Bestandes-Migration basierend auf zur Verfügung gestellten Datenextrakten aus SoftM (Quellsystem), plstore (LVS-Zielsystem) und Dynamics NAV (ERP-Zielsystem). Verantwortung von BDO: Prüfung der vom Kunden und dessen Projektpartner zur Verfügung gestellten Datenextrakte sowie sachgerechte Ermittlung und Darstellung der Prüfungsergebnisse. Kunde ist verantwortlich für Erstellung Datenextrakte aus SoftM, plstore und Dynamics NAV sowie für Bearbeitung der Rückmeldungen von BDO, v.a. die Abklärung von allfälligen Differenzen. 6

7 Prüffelder Prüffeld-1 Abgleich Bestandes-Daten Warenwirtschafts-System SoftM (Quellsystem) mit Lagerverwaltungs-System plstore (Zielsystem). Prüffeld-2 Abgleich Bestandes-Daten Lagerverwaltungs-System plstore (Quellsystem) mit ERP-System Dynamics NAV (Zielsystem). Prüffeld-3 Abgleich Bestandes-Daten und -Werte Warenwirtschafts-System SoftM (Quellsystem) mit ERP-System Dynamics NAV (Zielsystem). 7

8 Vorbereitung der Prüfung Aufgrund von Ende März 2012 zur Verfügung gestellten Datenextrakten wurden Fragen zu Datenstrukturen und inhalten geklärt sowie das Prüf-Verfahren entwickelt. Anfang April 2012 haben wir das Prüf-Verfahren anhand der zur Verfügung gestellten Datenextrakte aus der letzten Test-Migration überprüft und verfeinert. Auftauchende Fragen und Erkenntnisse wurden laufend mit Ansprechpartnern des Kunden und dessen Projektpartner besprochen. 8

9 Prüffeld-1: SoftM plstore (1) 9

10 Prüffeld-1: SoftM plstore (2) 9. April 2012 Daten aus der produktiven Migration geprüft: Über 300 Artikel haben Bestand nur in plstore (Zielsystem)! 17. April Bestandsabgleich zwischen SoftM und plstore verifiziert; nochmals darauf hingewiesen, dass über 300 Artikel einen Bestand nur in plstore (Zielsystem) haben. 23. April Mitteilung von Kunde, dass bei produktiver Daten-Migration irrtümlich falsche Version der Quelldaten aus SoftM verarbeitet wurde; daraus resultierten im Lagerort 29x zu hohe Bestände in plstore. 10

11 Prüffeld-1: SoftM plstore (3) 25. April Bestandsabgleich zwischen SoftM und plstore mit "richtiger" Datei aus SoftM wiederholt. Nach Ausschluss der inaktiven Artikel wird definitiver Bestandsabgleich erstellt und dokumentiert. Bei rund 300 von 3'738 Artikeln geringfügige Differenz (kleiner als 1% des SoftM-Bestandes): Rundungs-Differenzen aus mehrfacher Umrechnung von Einheiten (Karton Stück Karton) in Daten-Migration. Bei 9 Artikeln wesentliche Differenz, die mehr als 1% des Bestandes im Quellsystem (SoftM) ausmacht. 11

12 Prüffeld-1: SoftM plstore (4) Prüfungsschritte 1. Einlesen "Bestand csv" (SoftM) und kumulieren der Spalte MENGE_IST pro Artikel 2. Einlesen "Bestand 29x mit zu vielen Datensätzen2012.xls" (SoftM) und kumulieren der Spalte MENGE_IST pro Artikel 3. Verbinden der beiden Dateien aus Schritten 1 und 2 sowie kumulieren der Spalte MENGE_IST pro Artikel 4. Einlesen "Artikelbuchblattzeilen.csv" (plstore) und kumulieren der Spalte MENGE pro Artikel; eliminieren derjenigen Artikel mit kumulierter MENGE = null 5. Verbinden der beiden Dateien aus Schritten 3 und 4 über die Artikelnummer (alle Datensätze aus beiden Dateien) 12

13 Prüffeld-1: SoftM plstore (5) 6. Ermittlung der Differenzen bei der Menge (MENGE_IST pro Artikel kumuliert aus SoftM - MENGE pro Artikel kumuliert aus plstore) und Errechnung der Differenz in Prozent (der Menge aus SoftM) 7. Einlesen "MIG0100_4.csv" (SoftM) 8. Ergänzen der Datei aus Schritt 6 mit dem Feld 137 (inaktiv) der Datei aus Schritt 7 9. Export aller aktiven Artikel der Datei aus Schritt 8 in die Datei "Diff_oInaktive.XLS" resp. die unseren Ansprechpartnern zugestellte Liste "PSt_Differenzen_ohne_Inaktive.pdf". 13

14 Prüffeld-1: SoftM plstore (6) 14

15 Prüffeld-2: plstore Dynamics NAV (1) 15

16 Prüffeld-2: plstore Dynamics NAV (2) 9. April 2012 Daten aus der produktiven Migration geprüft: Rund 700 Artikel haben Bestand nur in Dynamics NAV (Zielsystem)! 10. April Mitteilung von Kunde, dass Lagerort 275 in Dynamics NAV manuell bebucht wird, d.h. nicht in Prüfung Bestandes-Migration einzubeziehen ist. Verifikation der Erklärung, wonach Differenzen aus manuellen Buchungen für den Lagerort 275 stammen: Korrekt! 23. April Mitteilung von Kunde, dass bei produktiver Daten-Migration irrtümlich falsche Version der Quelldaten aus SoftM verarbeitet wurde; daraus resultierten zu hohe Bestände in plstore und Dynamics NAV. 16

17 Prüffeld-2: plstore Dynamics NAV (3) 25. April Bestandsabgleich zwischen plstore (mit "richtiger" Datei aus SoftM) und Dynamics NAV wiederholt; definitiver Bestandsabgleich erstellt und dokumentiert. Unter Ausschluss der in Dynamics NAV manuell erfassten Bestände des Lagerortes 275 wurden keine Differenzen in den Beständen zwischen plstore und Dynamics NAV festgestellt. 17

18 Prüffeld-3: SoftM Dynamics NAV (1) 18

19 Prüffeld-3: SoftM Dynamics NAV (2) 26. April Bestandes- und Wertabgleich zwischen SoftM und Dynamics NAV durchgeführt mit "richtiger" Datei aus SoftM und Ausschluss der inaktiven Artikel. Bei 103 Artikeln, darunter die Artikel mit Bestandes-Differenz, wesentliche Wert-Differenz, die mehr als 1% des Wertes im Quellsystem (SoftM) ausmacht. 19

20 Prüffeld-3: SoftM Dynamics NAV (3) 20

21 Prüffeld-3: SoftM Dynamics NAV (4) 3. Mai Kunde begründet Wert-Differenzen damit, dass - die Bestände von drei Lagerorten in SoftM zu einem Lagerort in NAV zusammengefasst und damit - die in SoftM pro Lagerort geführten, teilweise unterschiedlichen Einstandspreise "ebenfalls zusammengefasst" wurden. Einstandspreis des "letzten" Lagerortes in SoftM wird zu Einstandspreis in Dynamics NAV, was zu "Abwertung" des Lagers um rund Euro führt. 21

22 Fazit / Handlungsbedarf Kunde 1. Bestandes-Differenzen in plstore klären / bereinigen sowie die bei der Daten-Migration irrtümlich eingelesenen Bestände der Lagerorte 29x (1'542 Buchungen vom ) korrigieren. 2. Bestandes-Differenzen in Dynamics NAV klären / bereinigen sowie die bei der Daten-Migration irrtümlich (in plstore) eingelesenen Bestände der Lagerorte 29x korrigieren. 3. "Abwertung" des Lagers (um Euro) formell akzeptieren. 22

23 Lehren für den Kunden Sicherstellen, dass relevante Daten- und Werteflüsse im Vorfeld vollständig erkannt werden und in die Kontrollen einfliessen: Erst bei der Kontrolle der produktiven Migration wurde erkannt, dass die Bestände des Lagerortes 275 in Dynamics NAV manuell erfasst werden. Die Abwertung des Lagers aus dem Zusammenführen von Lagerorten resp. Einstandspreisen wurde erst durch BDO erkannt. Sicherstellen, dass die vom Projektteam und den Anwendern vorgenommenen Kontrollen wirksam sind: Erst zwei Wochen nach der produktiven Migration wurde erkannt, dass in plstore eine falsche SoftM-Datei eingelesen wurde (Bestände der Lagerorte 29x). 23

24 Lehren für den Prüfer (1) Im Idealfall sollte der Prüfer Mitglied des Projektteams vor Ort sein Die räumliche Distanz zwischen dem Prüfer (in der Schweiz) sowie dem Kunden und dessen Projektteam (in Deutschland) erschwerte die Zusammenarbeit. Ein aktiver und einfacher Informationsaustausch zwischen dem Prüfer sowie dem Kunden und dessen Projektteam erleichtert die projekt-begleitende Prüfung wesentlich. Das Projektteam des Kunden steht in der "heissen Phase" unter hohem Zeitdruck - dieser erschwert das Eingehen auf die Erkenntnisse des Prüfers. 24

25 Lehren für den Prüfer (2) Die Kenntnis der Datenstrukturen und inhalte ist unabdingbare Voraussetzung für die Prüfungs-Vorbereitung und -Durchführung Auch wenn ein Test-Datenbestand zur Verfügung gestellt wird: Datenstrukturen und -inhalte sind nicht selbst-erklärend; Spalten- und Feld-Beschreibungen helfen nur teilweise. Test-Daten müssen in sich konsistent sein, wenn die Prüfverfahren effizient entwickelt werden sollen inkonsistente Testdaten führen zu Fehl-Interpretationen von Testergebnissen. 25

26 Lehren für den Prüfer (3) IDEA ist ein gutes Tool die vom Prüfer vorgenommenen Prüfungsschritte können anhand der History exakt nachvollzogen werden; es ermöglicht, die einzelnen Prüfungsschritte in Macros aufzuzeichnen und diese bei der Wiederholung von Prüfungen "abzuspielen" dadurch werden die Effizienz und auch die Zuverlässigkeit der Datenanalysen gestärkt; auch grosse Datenvolumen, mehrere Hunderttausend oder Millionen Datensätze, können effizient bearbeitet und ausgewertet werden; ist "revisions-fähig", d.h. die ursprünglich eingelesenen Daten und berechnete Werte können nicht verändert werden. 26

27 Lehren für den Prüfer (4) IDEA ist ein gutes Tool, ABER ein Tool allein macht keine sinnvolle Prüfung; damit die vom Prüfer vorgenommenen Analysen und Ergebnisse nachvollzieh- und wiederholbar sind, muss der Prüfer die von ihm verwendeten Datenbestände, die durchgeführten Analysen und die erhaltenen Ergebnisse sorgfältig verwalten und bezeichnen die History von IDEA allein genügt nicht; wenn der Kunde und dessen Projektteam aufgrund von festgestellten Fehlern, Differenzen, Abweichungen und Inkonsistenzen "aktiv" werden soll resp. muss, müssen die Ergebnisse der Analysen in der Regel zusätzlich aufbereitet (bspw. in Excel) und erläutert werden. 27

28 Abschluss Fragen Ergänzungen Diskussion 28

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