Anlage 1 Leistungsbeschreibung zum Beratungsvertrag SEPA Umstellung GES ERP

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1 Anlage 1 Leistungsbeschreibung zum Beratungsvertrag SEPA Umstellung GES ERP

2 Inhaltsverzeichnis 1 Präambel/Einleitung/Zielsetzung Leistungsumfang Rahmenbedingungen Allgemeine Systemknfiguratin Leistungsbeschreibung Beratung (SEPA-Prjektgespräch): Kundenindividuelle SEPA - Dienstleistung Leistungsabgrenzung Mitwirkungspflichten des Auftraggebers Vergütung Aufwand Aufwand individuelle Beratung Reiseksten... 9 Seite 2 vn 9

3 1 Präambel/Einleitung/Zielsetzung Am 30. März 2012 wurde die Verrdnung (EU) Nr. 260/2012 des eurpäischen Parlaments und des Rates vm 14. März 2012 zur Festlegung der technischen Vrschriften und der Geschäftsanfrderungen für Überweisungen und Lastschriften in Eur und zur Änderung der Verrdnung (EG) Nr. 924/2009 veröffentlicht und trat damit in Kraft. Durch die EU-Verrdnung wird im Wesentlichen festgelegt: Abschaffung der natinalen Zahlungsverkehrssysteme zum Neu: IBAN-nly-Pflicht zum (natinal) bzw. zum (grenzüberschreitend) Umwidmung Einzugsermächtigung in Mandat Die Umstellung auf die SEPA-Zahlungsverkehrsverfahren führt zu umfangreichen Przessanpassungen, u.a. aus den neuen Regelungen zur Mandatsverwaltung, der Vrankündigung der Lastschrift der den Vrlagefristen, die beachtet werden müssen. Die vrliegende Leistungsbeschreibung enthält die Beschreibung des Leistungsumfangs und der vraussichtlichen Aufwände zur Unterstützung durch das Aaren Cnsulting bei der Umstellung auf das SEPA Verfahren. Seite 3 vn 9

4 2 Leistungsumfang In Vrbereitung zur Umsetzung des einheitlichen Eur-Zahlungsverkehrsraumes (SEPA) wird Aaren in einem persönlichen Beratungsgespräch über die für den Auftraggeber individuellen ntwendigen Schritte infrmieren, die Vraussetzungen erläutern und den Umstellungsablauf abstimmen. In den nachflgenden Punkten der Leistungsbeschreibung wird erläutert, vn welchen Rahmenbedingungen Aaren ausgeht und welche Leistungen Aaren erbringt. 2.1 Rahmenbedingungen Aaren geht vn flgenden Rahmenbedingungen aus: Benennung eines Ansprechpartners zum Thema SEPA beim Auftraggeber Rechtliche Vrschriften und aktuelle Gesetzmäßigkeiten sind dem Auftraggeber bekannt 2.2 Allgemeine Systemknfiguratin Bei der Nutzung vn Fremdbanken im Zahlungsverkehr (nicht BK01 mit Aareal Bank) ist das NetOffice Update 2011 Vraussetzung für SEPA. 2.3 Leistungsbeschreibung Aaren erbringt die nachflgend beschriebenen Leistungen: Beratung (SEPA-Prjektgespräch): Im Rahmen eines SEPA-Prjektgesprächs werden flgende Themen besprchen: Erläuterung der frmellen, technischen und datenspezifischen Vraussetzungen für die SEPA Umstellung Vrstellung der Aaren Migratinswerkszeuge Generierung vn IBAN und BIC aus bestehender Bankverbindung Migratin der bestehenden Einzugsermächtigungen in gültige Mandate Identifikatin der relevanten zentralen individuellen Krrespndenz Erläuterung der anstehenden Geschäftsprzessänderungen Fristen und Vrankündigungen Krrespndenz Mandatsverwaltung Seite 4 vn 9

5 Besnderheiten bei Verwaltung Dritter bzw. Whnungseigentumsverwaltung Festlegung des Umstellungsablaufes (SEPA Leitfaden) inklusive Terminierung Abstimmung über die Einbindung der relevanten Geschäftsbereiche (Mitarbeiterinfrmatin und -wrkshps) Ggf. Festlegung des Beratungsumfanges der Aaren innerhalb der Umstellung: Anpassung der zentralen und lkalen Krrespndenz Umstellung der abweichenden Kntinhaber Testmigratin mit anschl. Datenbereinigung Knzipierung und Durchführung vn Mitarbeiterwrkshps Erstellung einer individuellen SEPA Unterlage mit den relevanten Geschäftsprzessen Kundenindividuelle SEPA - Dienstleistung Nach der Durchführung des SEPA-Prjektgesprächs, bietet Aaren gerne eine individuelle SEPA-Dienstleistung zu den nachflgenden Punkten an: Unterstützung bei Aktualisierung der lkalen und zentralen Krrespndenz Hinweise auf Ergänzung vn IBAN/BIC in der eigenen Krrespndenz Hinweise zur Ergänzung des Schriftverkehrs um die Infrmatinen zur Vrankündigung (pre ntificatin) Mieterhöhung Betriebskstenabrechnung Ratenvereinbarungen etc. Hinweise zur gesnderten Vrankündigung bei Erneutem Einzug nach Lastschrift-Rückläufer Stundung etc. Unterstützung bei der Anpassung des bestehenden Schriftverkehrs nach Aufwand Unterstützung bei der Anpassung vn Przessen Vrlagefristen Vrankündigung Mandatsverwaltung Unterstützung bei der Datenaktualisierung des abweichenden Kntinhabers Seite 5 vn 9

6 Przess zur Erstellung neuer Mandate Przess der Mandatsänderungen Ablage der Mandate Vrstellung des Mduls für die Mitarbeiter 2.4 Leistungsabgrenzung Die nachflgend aufgeführten Punkte werden im Rahmen des Beratungsvertrages SEPA- Umstellung vn Aaren n i c h t erbracht: Beratung zu rechtlichen und steuerlichen Sachverhalten der SEPA Umstellung Seite 6 vn 9

7 3 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers Ergänzend zu den in den Allgemeinen Vertragsbedingungen für Beratungs- und Serviceleistungen beschriebenen allgemeinen Mitwirkungspflichten werden hier weitere zu erbringende Mitwirkungspflichten im Rahmen der Umstellung genannt. Aaren setzt die Erbringung dieser Mitwirkungsleistungen verbindlich vraus. Sfern diese Leistungen nicht der unzureichend erbracht werden, sind Auswirkungen auf den Zeit- und Ablaufplan zu erwarten. Insbesndere geht Aaren vn flgenden Mitwirkungspflichten des Auftraggebers aus: Sicherstellung der Geschäftsprzessanpassungen durch die SEPA Umstellung Rechtzeitige interne Kmmunikatin an die betrffenen Mitarbeiter Rechtzeitiger Versand der Bankdatei Rechtzeitiger Versand der Pre-Ntificatin Seite 7 vn 9

8 4 Vergütung Der Kunde zahlt eine Vergütung, deren Höhe sich nach dem tatsächlich vn Aaren erbrachten Beratungsleistungen bemisst. Bei dem angegebenen Aufwand und der daraus abgeleiteten Höhe der dargestellten Vergütung handelt es sich um eine Schätzung. Die Schätzung beruht darauf, dass die Organisatinsgespräche knzeptinell s geplant sind, dass sie innerhalb eines Tages durchgeführt sind. Individuelle Abweichungen sind jedch möglich. Die nachflgenden Werte errechnen sich aus einem Tagessatz vn 1.200,- Eur (zzgl. MwSt.). Aaren berechnet die Leistungen nach tatsächlich geleistetem Aufwand ab. Tätigkeiten, die über den in dieser Leistungsbeschreibung definierten Umfang hinausgehen, müssen gesndert vereinbart werden. 4.1 Aufwand lfd. Nr. Objekt Kurzbeschreibung Aufwand in Persnentagen (PT) Aufwand in (zuzgl. MwSt.) 1 SEPA-Prjektgespräch Individuelles Beratungsgespräch über Vraussetzungen, Verfahren und Terminierung der anstehenden SEPA Umstellung ,- Eur Summe ,- Eur 4.2 Aufwand individuelle Beratung lfd. Nr. Objekt Kurzbeschreibung 1 Unterstützung bei Aktualisierung der lkalen und zentralen Krrespndenz 2 Unterstützung bei der Anpassung der Przesse 3 Anpassung der unternehmenseigenen Schriftstücke Musterschreiben zu SEPA Hinweise auf Ergänzungen vn IBAN/BIC und Infrmatinen zur Vrankündigung Vrlagefristen u. Vrankündigungen Mandatsverwaltung spezifische Fragestellungen Anpassung vn unternehmensindividuellen Schreiben Bei individuellem Bedarf des Auftraggebers an der vrgenannten Leistung nimmt Aaren einem individuelle Aufwandsschätzung nach durchgeführtem SEPA Prjektgespräch vr. Seite 8 vn 9

9 4.3 Reiseksten Die anfallenden Reisezeiten und Reiseksten (inklusive Spesen) werden nach Aufwand berechnet. Reisezeiten gelten als Arbeitszeit und werden entsprechend (Tagessatz 1.200,- Eur) berechnet. Seite 9 vn 9