apentia online Mai 2006 Erfolgreiche Migration führt zu Verbesserung der Geschäftsprozessabwicklung

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1 Umstieg auf optimierte Systemarchitektur bei InterCard Erfolgreiche Migration führt zu Verbesserung der Geschäftsprozessabwicklung Zur Abbildung ihrer Geschäftsprozesse setzt die InterCard GmbH Systemelectronic sowohl im eigenen Unternehmen als auch in der zwischenzeitlich aus der Firmengruppe ausgegliederten InterCard GmbH Kartensysteme seit 2001 SAP R/3 ein. Aufgrund der auslaufenden Wartungsmöglichkeiten entschied sich InterCard GmbH Systemelectronic für einen Releasewechsel auf mysap ERP Damit sollten auch Anforderungen der Fachabteilungen nach zusätzlichen Funktionalitäten entsprochen werden. Der Releasewechsel war für Roland Hujjon, Leiter IT bei InterCard GmbH Systemelectronic, eine besondere Herausforderung: In nur drei Monaten erfolgte gemeinsam mit den Beratern des SAP- Mittelstandspartners ASS.TEC GmbH die Migration sowohl der Hard- als auch der Software. SAP R/3 steuert Geschäftsprozesse in zwei Unternehmen IT-Systeme sind der Motor jedes Unternehmens - damit dieser immer rund läuft und die Geschäftsprozesse reibungslos in der Systemlandschaft verarbeitet werden können, werden alle Komponenten in regelmäßigen Abständen vom System-Anbieter einer Optimierung unterzogen. Bei der InterCard GmbH Systemelectronic sowie bei der aus der OTI-Firmengruppe in ein rechtlich selbständiges Unternehmen unter neuen Eigentümern ausgegliederten InterCard GmbH Kartensysteme als zweitem Mandanten wurden sämtliche Kernprozesse mit dem ERP-System SAP R/3 abgewickelt. Insgesamt 35 User haben direkten Zugriff auf die Applikation. Die InterCard GmbH Systemelectronic, Bad Dürrheim, stellt seit mehr als 25 Jahren ihre Kompetenz in Entwicklung sowie in der elektronischen und mechanischen Fertigung erfolgreich unter Beweis. Die Zugehörigkeit zur OTI On Track Innovations Firmengruppe ermöglicht es dem Unternehmen, seinen Partnern ein breites Spektrum an modernsten Ressourcen vom SMD-Automaten bis zum In-Circuit- und Funktionstester sowie umfassendes Know-how zur Verfügung zu stellen. Das Team mit 60 hochqualifizierten Mitarbeitern garantiert die Produktion hochwertiger Elektronik-Baugruppen und Geräte am Standort Bad Dürrheim (ca SMD-Platinen Jahresdurchsatz) für Kunden aus Industrieunternehmen bis hin zu Kleinfirmen in den Branchen Büro- und Datentechnik, Gebäude- und Sicherheitstechnik, Automotive, Maschinenbau, Mess- und Regeltechnik, Umwelt- oder Medizintechnik. Ein zertifiziertes Qualitätsmanagement-System nach DIN EN ISO 9001:2000 ist darüber hinaus Leitfaden für die Absicherung aller Prozesse. Die InterCard GmbH Kartensysteme, Villingen-Schwenningen, wurde 1978 unter dem Namen CopyTex gegründet. Mit einer fälschungssicheren Wertkarte mit Magnetstreifen wurde das Unternehmen weltweit Marktführer für Kopienabrechnungssysteme erfolgte die Umfirmierung zur InterCard GmbH Kartensysteme, die sich mit Systemberatung, Projektierung und Entwicklung von multifunktionalen Kartensystemen und Systemlösungen für die unterschiedlichsten Einsatzgebiete und Märkte beschäftigt.

2 Strategische Überlegungen führten zum Releasewechsel Bereits im Jahr 2001 entschied sich InterCard nach einem umfassenden Auswahlverfahren für den Einsatz von SAP R/3 - damals noch für beide zur OTI-Firmengruppe gehörenden Unternehmen, der Produktions-GmbH Systemelectronic und der Vertriebsgesellschaft Kartensysteme. Begonnen wurde die Implementierung im Bereich Finanz- und Rechnungswesen mit den Modulen FI und CO für beide Firmen, direkt im Anschluss folgte bei der Systemelectronic der Logistikbereich mit SD, PP, MM und WM wurde die Logistik bei Kartensysteme mit den Modulen SD, PP und MM nachgezogen. Über die Jahre hat sich so eine Installation entwickelt, die - durch ergänzende Anwendungen noch zusätzlich verbessert - alle Kerngeschäftsprozesse bei beiden Gesellschaften optimal unterstützte. Ausschlaggebend für die Entscheidung zur Migration des R/3-Releases 4.5B auf mysap ERP 2004 war zum einen die Ankündigung der SAP, ältere Releasestände nur noch über eine bestimmte Zeit zu warten, zum anderen aber auch Anforderungen der Fachabteilungen nach zusätzlichen Funktionalitäten - die bestehende Konfiguration entsprach im Produktionsumfeld nicht mehr den Bedürfnissen des Unternehmens - die im neuen Releasestand bereits abgebildet waren. Aber auch Optimierungspotenziale innerhalb der Geschäftsprozesse sollten erkannt und bewertet werden. Dazu Norbert Heil, Geschäftsführer der ASS.TEC GmbH, Villingen-Schwenningen: Anbieter einer IT-Gesamtlösung unterziehen ihre Lösungs-Komponenten in regelmäßigen Abständen einer Prüfung und passen diese dem aktuellen Stand von Technik und Gesetzgebung an. Der Anwender steht dann vor der Wahl, die im neuen Release angebotenen Verbesserungen zu übernehmen oder aber Folgeentwicklungen abzuwarten. Der Entscheidungsspielraum wird dabei umso enger, je näher das vom Softwareanbieter festgelegte Ende der Software- Wartung rückt. Es gilt also, einen Releasewechsel in Hinblick auf die betriebswirtschaftlichen Ziele zu überprüfen. Eine veraltete Software kann z.b. die Neuordnung der Geschäftsprozesse empfindlich behindern und so das Unternehmen im Vergleich zum Wettbewerb benachteiligen. Je mehr die IT zum Erfolgsfaktor wird, umso kritischer ist die Abkopplung von der technischen Entwicklung. Ein Releasewechsel ist im übrigen immer auch ein geeigneter Zeitpunkt, um weitere Geschäftsprozesse auf dem System abzubilden. Das bedeutet mehr Funktionalität plus Wachstumsoption. Roland Hujjon, IT-Leiter bei InterCard ergänzt: Wir erhofften uns durch die Reorganisation der IT langfristig auch einen höheren Return on Investment. Eine Migration auf mysap ERP 2004 war für uns daher strategisch und vom Funktionsumfang her betrachtet sinnvoller als eine Neuausrichtung mit Programmen anderer Hersteller.

3 ASS.TEC GmbH: Migrations-Partner mit profunder Erfahrung Auch wenn jedes Releasewechselprojekt ähnlich aufgebaut ist und nach erprobten und bekannten Schritten abläuft, garantiert allein die Einhaltung solcher logischen Abfolgen noch keinen Projekterfolg. Ein Systemwechsel stellt für ein Unternehmen immer ein kritisches Projekt dar und hat in der Regel einen negativen Nebeneffekt: Während der Umstellung stehen die Anwendungen und damit auch die Geschäftsprozesse für einen gewissen Zeitraum, die Downtime, für den laufenden Betrieb nicht zur Verfügung. Um diese Downtime möglichst gering zu halten, ist für die Migration der gesamten Anwendungsumgebung eine sehr genaue Planung erforderlich. Roland Hujjon: Wir können dabei die Zusammenarbeit mit einem externen Partner, der sowohl die Anforderungen eines mittelständischen Unternehmens kennt als auch Erfahrungen aus zahlreichen Migrationsprojekten aufweisen kann, nur empfehlen. Probleme, die immer wieder auftreten können, kann ein Spezialist sehr viel schneller beheben. Am Migrationsprojekt beteiligt waren neben den InterCard-Key-Usern Berater der ASS.TEC Beratungsgesellschaft für Anwendungen, Systeme, Strategien und Technologien mbh. Roland Hujjon weiter: Um eine erfolgreiche Umstellung sicherzustellen, entschied unsere Geschäftsführung, das Migrationsprojekt mit ASS.TEC durchzuführen, einmal weil dort eine hohe Fachkompetenz bezüglich des gesamten SAP-Programmangebots für den Mittelstand gegeben ist, zum anderen auch wegen der einschlägigen Kenntnisse unseres organisatorischen und informationstechnischen Umfelds, die sich aus der langjährigen Betreuung der SAP-Implementation bei InterCard entwickelt haben. Im Vorfeld: Technischer Releasewechsel Vordringlichstes Projekt zur Durchführung der Migration war ein technischer Releasewechsel mit neuer Hardware, die so Roland Hujjon auch ohne Releasewechsel hätte erneuert werden müssen. Die Entscheidung fiel auf HP - vom Server bis zum Switch - wegen des umfassenden Technologie-Angebots für die IT-Infrastruktur, das Personal Computing, zum Drucken und zur Bildbearbeitung. Roland Hujjon: Seit ich IT-Leiter bin, kann ich mich an keinen ungeplanten Stillstand der bei uns installierten HP-Hardware erinnern. Da die Hardware bis zum tatsächlichen Produktivstart des neuen Systemstandes unverändert weiterarbeiten musste, wurde im Vorfeld des eigentlichen Releasewechsels der neue Server parallel zur Tagesarbeit konfiguriert und aufgebaut. Deltaschulung macht gezielt mit neuen Funktionen bekannt

4 Auf die Installation der neuen Hardware folgte dann die Phase der Deltaschulung. ASS.TEC informierte die Key User von InterCard über die neuen Funktionen. Die neuen Prozesse wurden in Live-Demos online in Direktverbindung mit dem ASS.TEC-Rechenzentrum erklärt. So war für die Key- User schnell ein praxisnahes Verständnis für die Neuerungen gegeben. Die für die Deltaschulung, eine bausteinbezogene Nachschulung geänderter Funktionen der bereits eingeführten und der neu einzuführenden SAP-Module, aufgewendete Zeit war gut investiert, so Roland Hujjon. Denn im Anschluss konnte schnell der Business Blueprint erarbeitet werden. Dieser zentrale Teil des ganzen Projekts diente der Festlegung des gesamten Projektumfangs. Im nächsten Schritt nahmen die ASS.TEC-Berater dann die im Blueprint beschlossenen Einstellungen am System vor. Im Deltacustomizing wurde so aus einem Standardsystem mit vielen neuen Funktionalitäten das individuelle System für die InterCard-Firmen generiert. Danach folgten die Integrations- und Schnittstellentests. Dabei legte ASS.TEC besonderen Wert darauf, dass die testenden Personen mit ihren Originalberechtigungen am Testsystem arbeiteten. Die neue ERP-Generation mysap ERP 2004 Die neue Software-Generation mysap ERP basiert auf der offenen Technologieplattform SAP NetWeaver, mit der die Unternehmenstransparenz erhöht und die Mitarbeiterproduktivität verbessert werden kann. Ein großes Plus von mysap ERP 2004 gegenüber SAP R/3 sind die neuen Funktionalitäten, die zusätzliche Prozesse zur Geschäftsabwicklung in Echtzeit sowie integrierte und personalisierte Funktionen umfassen. Zum Beispiel ist die elektronische Rechnungslegung inklusive digitaler Signatur neu und einfacher implementierbar. Auch rechtliche Anforderungen lassen sich optimal umsetzen. Konzernabschlüsse Fast Close`, die nach den neuen europäischen Rechnungslegungsvorschriften (IFRS) durchzuführen sind, werden in mysap ERP unterstützt. Der Produktumfang enthält darüber hinaus Anwendungen für die Unternehmensführung wie Strategic Enterprise Management, Business Analytics oder Financial Supply Chain Management. Außerdem bietet mysap ERP Self-Service-Anwendungen wie Manager s Desktop und Beschaffung per Self-Service, die je nach Bedarf beliebig zugeschaltet und separat upgegradet werden können. Durch die NetWeaver-Technologie wurde außerdem die Voraussetzung geschaffen, Portale zu integrieren. In nur drei Monaten: Vom Kick-off zum Produktivbetrieb auf neuer Hard- und Software Kick-off für das Gesamtprojekt war Mitte Juli 2005, am , Uhr, wurde der produktive Betrieb auf dem neuen System aufgenommen. Wir hatten

5 zu keiner Zeit Befürchtungen, dass etwas schief gehen würde. Dass alles aber so reibungslos klappen würde, hat uns doch überrascht. Die fundierten Erfahrungen der ASS.TEC-Mitarbeiter haben sich in diesem Projekt wieder bewährt, so Roland Hujjon. Die neue ERP-Generation ermöglicht es den InterCard-Firmen nun, Schritt für Schritt auch zusätzliche Lösungen und Erweiterungen zu implementieren. Der Grundstein für die Modernisierung der Geschäftsprozesse ist damit gelegt. mysap ERP beschleunigt und integriert unsere internen Prozesse und verschafft uns eine bisher nicht erreichte Flexibilität. An erster Stelle steht die Optimierung der Geschäftsprozesse - einmal durch Vereinheitlichung der Prozessabläufe, zum anderen durch Vereinfachung des täglichen Doings, das durch die Personalisierungsfunktionen im neuen Release erheblich unterstützt wird. Noch wichtiger erscheint uns aber, unseren Kunden direkten Zugriff auf die SAP-Lösung ermöglichen zu können. Damit erreichen wir durchgängige Prozesse mit unseren Partnern und Kunden, ein beträchtlicher Wettbewerbsvorteil, so das Fazit von Roland Hujjon. Mit ASS.TEC auf den Punkt kommen Die ASS.TEC Beratungsgesellschaft für Anwendungen, Systeme, Strategien und Technologien mbh, Villingen-Schwenningen, wurde 1993 als Beratungsund Softwareunternehmen gegründet. Zur Firmenphilosophie gehört die ganzheitliche Unterstützung der Kunden von der Konzeption bis zur Produktivsetzung und Betreuung ihrer Informationsverarbeitung. Dementsprechend umfasst das Angebot der ASS.TEC GmbH folgende Leistungsbereiche: Methodik und Managementberatung Komplettlösungen für SAP-Anwender Migration, IT-Services und Koexistenz In Villingen-Schwenningen betreuen 45 Mitarbeiter mit meist mehrjähriger Beratungs- und Projekterfahrung in SAP- sowie anderen Standardanwendungen die Kunden der ASS.TEC GmbH: mittelständische Unternehmen und namhafte Großunternehmen vorwiegend aus Industrie und Handel. Kontaktadressen: Autor Volker A. Holzapfel, Johannesstrasse 51, Villingen-Schwenningen Tel.: redaktion@maxximum-pr.de InterCard GmbH Systemelectronic Roland Hujjon, Mühlenstrasse 2, Bad Dürrheim Tel.: info@intercard-se.de ASS.TEC Beratungsgesellschaft für Anwendungen, Systeme, Strategien und Technologien mbh Norbert Heil, Eichendorffstrasse 33, Villingen-Schwenningen Tel.: consulting@asstec.com

6 Abbildung 1: Abbildung 2: Abbildung 3: